Delivery order menjadi dokumen penting bagi perusahaan yang terlibat dalam logistik dan distribusi. Dokumen ini membantu memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan mengatur koordinasi antar pihak yang terlibat.
Seringkali, proses pengiriman menghadapi tantangan seperti keterlambatan, kesalahan pengiriman, atau kurangnya informasi status barang. Dengan pengelolaan delivery order yang tepat, risiko tersebut bisa diminimalkan dan alur distribusi berjalan lebih lancar.
Artikel ini akan menjelaskan pengertian delivery order dan manfaatnya bagi operasional bisnis. Selain itu, dibahas juga tahap-tahap penting dalam proses pengiriman. Pembahasan ini membantu perusahaan mengelola logistik lebih efisien melalui solusi digital atau otomatisasi pengiriman.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa itu Delivery Order?
Delivery order adalah dokumen resmi yang menginstruksikan pengiriman barang dari pemasok kepada pembeli. Dokumen ini memastikan barang dikirim sesuai pesanan dan menjadi proof of delivery sebagai bukti penerimaan yang sah bagi pihak penerima.
Fungsi DO tidak hanya penting dalam menjaga akurasi pengiriman, tetapi juga dalam menjaga hubungan bisnis yang baik antara penjual dan pembeli.
Dalam konteks logistik, dokumen ini juga bertindak sebagai instruksi kepada pihak pengangkut atau jasa kurir untuk menyerahkan barang kepada pihak yang berhak menerimanya. Selain itu, DO dapat menjadi acuan penting selama proses distribusi.
Dengan semakin berkembangnya teknologi, proses pembuatan dan pengelolaan DO kini sering kali dilakukan secara digital. Penggunaan delivery management system berbasis cloud atau software manajemen logistik dapat mengotomatiskan pembuatan DO, mengurangi kesalahan manual.
Manfaat Delivery Order untuk Bisnis
Delivery order (DO) adalah dokumen yang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran proses pengiriman dan memastikan akurasi dalam distribusi barang. Berikut beberapa manfaat utama dari penggunaan surat delivery order dalam bisnis:
1. Meningkatkan kejelasan dan transparansi
Dengan adanya dokumen ini, setiap pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, mulai dari penjual, kurir, hingga pembeli, memiliki pemahaman yang jelas mengenai detail pesanan.
DO memuat informasi rinci terkait barang yang dikirim, jumlahnya, serta alamat tujuan, sehingga mengurangi risiko kesalahpahaman atau pengiriman yang salah.
2. Memudahkan pelacakan pengiriman
DO membantu perusahaan dan pelanggan dalam melacak status pengiriman barang secara real-time. Dengan dokumen ini, perusahaan dapat memastikan bahwa barang telah dikirim sesuai jadwal, sementara pelanggan bisa mengetahui kapan barang tersebut tiba. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memberikan rasa aman bagi penerima barang.
3. Sebagai bukti resmi pengiriman
Delivery order berfungsi sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim dan diterima. Jika terjadi perselisihan terkait jumlah atau kualitas barang, DO dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk menyelesaikan masalah. Hal ini membantu meminimalisir risiko sengketa antara pemasok dan pembeli serta menjaga kepercayaan dalam hubungan bisnis.
Dengan manfaat tersebut, penggunaan dokumen tersebut menjadi bagian krusial dalam rantai pasokan, memastikan pengiriman barang berlangsung dengan lancar dan akurat. Penggunaan sistem pembelian dalam bisnis Anda juga akan membantu memaksimalkan manfaat-manfaat yang telah disebutkan di atas.
Proses dan Alur Pembuatan Dokumen Pengiriman
Berikut adalah tujuh tahap penting dalam proses delivery order yang memastikan pengiriman barang berlangsung lancar dan sesuai dengan pesanan:
1. Pembuatan pesanan oleh pembeli
Proses dimulai dengan pembeli yang mengajukan pesanan kepada pemasok. Pesanan ini mencakup informasi detail seperti jumlah barang, deskripsi produk, dan alamat tujuan pengiriman.
2. Verifikasi pesanan oleh pemasok
Setelah menerima pesanan, pemasok akan melakukan verifikasi untuk memastikan detail pesanan akurat dan dapat dipenuhi. Pada tahap ini, pemasok juga memeriksa ketersediaan stok dan menyetujui pesanan sebelum membuat dokumen delivery order.
3. Pembuatan delivery order
Setelah pesanan diverifikasi, pemasok akan menyusun DO dan delivery note yang berisi informasi penting seperti detail barang, jumlah pesanan, serta alamat pengiriman. Proses ini berfungsi sebagai panduan bagi semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman.
4. Persiapan dan pengecekan barang
Barang yang sesuai dengan pesanan disiapkan, diperiksa, dan dikemas dengan hati-hati. Pengecekan ulang terhadap kondisi dan jumlah barang sangat penting di tahap ini untuk memastikan kesesuaian dengan delivery order.
5. Pengiriman barang
Barang yang sudah siap kemudian dikirimkan menggunakan jasa kurir atau armada pengangkut. Dokumen ini digunakan sebagai panduan pengiriman oleh pihak pengangkut, yang memastikan barang tiba di alamat tujuan sesuai jadwal.
6. Pelacakan pengiriman
Selama proses pengiriman, baik pemasok maupun pembeli dapat melacak status barang secara real-time melalui sistem pelacakan. Hal ini membantu memastikan bahwa pengiriman berjalan lancar dan tepat waktu, sekaligus memberikan transparansi bagi semua pihak.
7. Verifikasi dan tanda terima
Setelah barang tiba di lokasi, penerima akan memeriksa kesesuaian barang dengan DO. Jika semuanya sesuai, penerima akan menandatangani dokumen sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik, menandai selesainya proses pengiriman.
Dengan mengikuti ketujuh tahap ini, proses delivery order dapat berjalan secara sistematis, meminimalisir kesalahan, dan memastikan bahwa barang sampai dengan tepat waktu dan dalam kondisi baik.
Fungsi Delivery Order dalam Hubungan Bisnis di Indonesia
Dalam hubungan bisnis di Indonesia, Delivery Order (DO) berperan penting sebagai penghubung antara kesepakatan transaksi dan realisasi pengiriman barang. Berikut 5 fungsi utama Delivery Order yang paling relevan untuk operasional dan administrasi bisnis.
1. Bukti Resmi Serah Terima Barang
Delivery Order menjadi bukti tertulis bahwa barang telah dikirim dan diterima sesuai kesepakatan, sehingga membantu mencegah klaim sepihak dan sengketa antar pihak.
2. Penghubung Proses Penjualan dan Pengiriman
DO menjembatani sales order dengan proses pengiriman fisik, memastikan barang yang keluar dari gudang sesuai dengan pesanan pelanggan.
3. Alat Kontrol dan Validasi Operasional Gudang
Dengan Delivery Order, tim gudang dapat melakukan pengecekan kuantitas dan spesifikasi barang sebelum pengiriman, sehingga risiko salah kirim dapat diminimalkan.
4. Dokumen Pendukung Penagihan dan Pembayaran
Delivery Order sering digunakan sebagai dasar administrasi invoicing karena menandakan bahwa kewajiban pengiriman dari penjual telah dipenuhi.
5. Pendukung Kepatuhan Administrasi Perpajakan
Dalam praktik perpajakan di Indonesia, Delivery Order kerap menjadi dokumen pendukung penerbitan faktur pajak, di mana tanggal DO dapat dijadikan acuan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) dan berdasarkan PMK No. 18/PMK.03/2021 serta ketentuan e-Faktur, DO dapat digunakan sebagai bukti pendukung saat pemeriksaan pajak.
Keuntungan Menggunakan Delivery Order
Penggunaan delivery order (DO) dalam bisnis menghadirkan berbagai keuntungan yang mendukung kelancaran proses pengiriman serta kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penggunaan delivery order:
1. Meminimalisir kesalahan pengiriman
Dengan adanya dokumen ini, seluruh detail pesanan seperti jumlah, jenis barang, dan alamat pengiriman tercatat dengan jelas. Hal ini mengurangi risiko kesalahan pengiriman, seperti barang yang salah atau jumlah yang tidak sesuai.
2. Meningkatkan efisiensi operasional
Delivery order membantu meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan pengiriman. Pemasok, kurir, dan pembeli memiliki panduan yang jelas dalam proses pengiriman, sehingga memudahkan koordinasi antara pihak-pihak yang terlibat.
Selain itu, dengan DO yang terintegrasi dalam sistem manajemen, proses pengiriman dapat dilakukan dengan lebih cepat dan terorganisir.
3. Menjadi bukti hukum dan akuntabilitas
DO berfungsi sebagai bukti resmi yang sah dalam transaksi pengiriman barang. Jika terjadi perselisihan mengenai pesanan, seperti kualitas atau kuantitas barang, DO dapat digunakan sebagai dokumen acuan untuk menyelesaikan masalah.
Hal ini juga mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam hubungan bisnis antara pemasok dan pembeli.
Anda juga dapat membaca lebih lanjut terkait rekomendasi yang dapat Anda pertimbangkan dalam memilih sistem e-procurement yang tepat untuk bisnis Anda.
Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan
Terdapat beberapa perbedaan penting antara delivery order dengan surat jalan yang perlu dipahami. Berikut adalah lima poin utama yang membedakan delivery order dengan surat jalan:
- Fungsi utama: Bertindak sebagai instruksi resmi untuk memulai proses pengiriman barang kepada pembeli, sementara surat jalan digunakan oleh pengangkut sebagai bukti bahwa barang sedang dalam perjalanan menuju alamat tujuan.
- Waktu dikeluarkan: Dokumen ini dikeluarkan sebelum pengiriman dilakukan, biasanya setelah pesanan diverifikasi oleh pemasok, sedangkan surat jalan dibuat dan diberikan kepada kurir atau pengangkut saat barang sudah siap dikirim ke penerima.
- Informasi yang dicantumkan: Delivery order mencakup detail pesanan seperti jumlah, jenis barang, dan instruksi pengiriman, sementara surat jalan mencantumkan daftar barang yang sedang diangkut, termasuk kondisi barang dan tanggal pengiriman.
- Peran dalam proses pengiriman: DO membantu mempersiapkan dan mengatur logistik pengiriman barang, sedangkan surat jalan menjadi dokumen penting selama perjalanan barang untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan yang tertera.
- Tanda terima: Dokumen ini tidak selalu ditandatangani oleh penerima, namun surat jalan biasanya ditandatangani oleh penerima barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik sesuai dengan pengiriman.
Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan dapat mengelola dokumen pengiriman dengan lebih baik, meminimalkan risiko kesalahan, dan memastikan setiap tahapan pengiriman berjalan sesuai prosedur.
Contoh Format Surat Pengiriman Barang
Sebagai ilustrasi lebih lanjut tentang penerapan delivery order dalam praktik, berikut ini adalah contoh dokumen delivery order yang menampilkan format serta isi yang umum digunakan. Dokumen ini juga memperlihatkan perbedaannya dengan contoh surat jalan, baik dari segi tujuan maupun informasi yang dicantumkan.
Contoh ini mencakup informasi penting yang diperlukan untuk memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok kepada pelanggan.
Dengan contoh di atas, Anda dapat melihat bagaimana delivery order disusun dan informasi apa saja yang harus disertakan untuk memastikan semua pihak memahami rincian pengiriman.
Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti pengiriman, tetapi juga sebagai referensi untuk pengecekan dan administrasi di masa mendatang.
Kesimpulan
Delivery Order (DO) adalah dokumen penting yang menghubungkan proses pemesanan, pengiriman, dan penerimaan barang. Dokumen ini membantu memastikan barang dikirim sesuai pesanan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Selain mendukung kelancaran logistik, delivery order juga meningkatkan transparansi dan efisiensi operasional. Dengan alur DO yang jelas, risiko kesalahan pengiriman dan sengketa bisnis dapat ditekan.
Dalam praktik bisnis di Indonesia, delivery order memiliki peran strategis dalam penagihan dan administrasi perpajakan. Pengelolaan DO yang rapi, terutama secara digital, membantu bisnis lebih patuh, profesional, dan siap berkembang.
Pertanyaan (FAQ) Seputar Delivery Order
-
Apa perbedaan delivery order dan delivery note?
Delivery order adalah dokumen yang digunakan untuk mengatur pengiriman barang dari pemasok kepada pelanggan, mencantumkan rincian seperti jenis dan jumlah barang yang dikirim. Sementara itu, delivery note adalah dokumen yang menyertai pengiriman dan berfungsi sebagai bukti penerimaan barang oleh pelanggan. Delivery note biasanya mencantumkan informasi yang sama dengan delivery order, tetapi lebih fokus pada konfirmasi bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik.
-
Apa perbedaan delivery dan shipping?
Delivery mengacu pada proses pengiriman barang dari satu lokasi ke lokasi lain, biasanya berfokus pada pengantaran barang kepada pelanggan akhir. Sedangkan shipping adalah istilah yang lebih luas yang mencakup semua langkah dalam proses pengiriman, mulai dari pengemasan, pengangkutan, hingga pengiriman barang, baik melalui jalur darat, laut, maupun udara. Dengan kata lain, shipping mencakup semua aspek pengiriman, termasuk delivery.
-
Apa maksud DO dalam jual beli?
DO atau Delivery Order dalam konteks jual beli merujuk pada instruksi atau dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pengiriman untuk mengantarkan barang kepada pembeli. DO berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi jual beli telah dilakukan dan berisi informasi penting mengenai barang yang akan dikirim, termasuk detail seperti jenis, jumlah, dan alamat pengiriman.
