Apakah Anda bekerja di divisi Purchasing dan ingin memahami lebih dalam tentang RFI (Request for Information)?
Sebelum membahas lebih jauh, penting untuk memahami peran krusial divisi Purchasing dalam perusahaan. Divisi ini bertanggung jawab memastikan kelancaran operasional dengan melakukan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan, karena mengelola hingga 50–70% dari total pengeluaran perusahaan.
Lebih dari sekadar mencari harga terbaik, tugas Purchasing mencakup perencanaan, seleksi supplier, negosiasi, hingga pengelolaan dokumen pembelian. Di tahap ini, HashMicro Procurement dapat membantu merapikan proses dan mempermudah evaluasi vendor.
Melalui panduan ini, Anda akan mempelajari bagaimana RFI dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi proses pengadaan. Jika Anda ingin memahami cara kerja RFI dan manfaatnya, panduan ini adalah tempat yang tepat untuk memulai.
Key Takeaways
RFI (Request for Information) adalah permintaan resmi yang untuk mengumpulkan informasi komprehensif tentang produk, layanan, atau solusi yang ditawarkan.
Tujuan RFI adalah untuk memperoleh informasi yang cukup tentang penyedia barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Perusahaan melewati tahapan-tahapan proses pengadaan baran dan jasa pengadaan yang melibatkan RFI.
RFI adalah singkatan dari Request for Information, yaitu dokumen resmi yang digunakan untuk mengumpulkan data awal dari vendor sebelum pengadaan dilakukan. RFI membantu perusahaan mengevaluasi potensi vendor dan memahami solusi yang ditawarkan di pasar.
Umumnya, perusahaan memakai RFI untuk mengumpulkan informasi komprehensif tentang produk, layanan, atau solusi yang ditawarkan calon penyedia.
Tujuan RFI adalah untuk memperoleh informasi yang cukup untuk mengevaluasi dan memilih penyedia barang atau jasa yang terbaik untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Selain itu, perusahaan menggunakan RFI untuk mengidentifikasi calon penyedia, memahami pasar atau industri, dan mengumpulkan data untuk mempersiapkan pengadaan selanjutnya.
Apa Tujuan dan Manfaat RFI (Request for Information)?
Tujuan utama RFI adalah untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan dalam membuat keputusan yang lebih baik dalam memilih penyedia barang atau jasa. Dengan mengajukan RFI, Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang pasar, produk, atau solusi yang penyedia tawarkan.
Manfaat RFI meliputi:
Mendapatkan pengetahuan yang lebih luas tentang penawaran produk atau layanan
Membantu dalam pemilihan dan penilaian penyedia barang atau jasa
Menentukan kebutuhan dan persyaratan yang lebih spesifik
Membantu dalam perencanaan pengadaan selanjutnya
Mengumpulkan data dan informasi yang dapat Anda gunakan untuk mengembangkan strategi pengadaan yang lebih efektif.
Meningkatkan transparansi dalam proses pengadaan dan mengurangi risiko pemilihan penyedia yang salah
Perusahaan menggunakan RFI untuk memahami calon penyedia secara lebih dalam dan memastikan pengambilan keputusan itu berdasarkan pada informasi yang lengkap dan relevan. Dengan demikian, Anda dapat meningkatkan peluang kesuksesan dalam pengadaan barang atau jasa yang Anda butuhkan.
Tertarik untuk mengetahui bagaimana sistem ini bekerja? Pertama-tama, ketahui terlebih dahulu skema harga software purchasing terbaik dengan klik banner ini tanpa syarat dan ketentuan khusus!
Proses RFI (Request for Information)
Proses RFI melibatkan beberapa langkah yang perlu diikuti dengan teliti. Langkah-langkah tersebut antara lain:
1. Menyusun dokumen RFI
Di tahap ini, perusahaan merumuskan kebutuhan dan tujuan RFI, lalu menyusunnya dalam dokumen yang jelas.
Dokumen RFI biasanya berisi ruang lingkup kebutuhan, spesifikasi umum produk/jasa, informasi perusahaan, serta daftar pertanyaan yang harus dijawab calon penyedia. Jangan lupa menetapkan batas waktu pengiriman respons dan format jawaban yang diinginkan.
2. Membagikan RFI ke calon penyedia
Setelah dokumen siap, RFI dikirimkan ke calon penyedia yang relevan, misalnya vendor yang sudah terdaftar atau hasil market search awal. Pengiriman bisa dilakukan melalui email, portal pengadaan, atau platform e-procurement yang digunakan perusahaan.
3. Menerima dan mengelola respons
Calon penyedia kemudian mengisi dan mengembalikan RFI sesuai format yang diminta. Di tahap ini, perusahaan mengumpulkan seluruh respons dan, jika perlu, menjawab pertanyaan klarifikasi dari vendor agar informasi yang masuk lebih akurat.
4. Evaluasi respons
Tim pengadaan dan pemilik kebutuhan menganalisis jawaban yang diterima. Evaluasi bisa mencakup kecocokan solusi, kapabilitas teknis, pengalaman proyek, dan risiko kerja sama. Tujuannya adalah memfilter penyedia yang tidak sesuai dan mengidentifikasi kandidat yang paling potensial.
5. Menyusun shortlist penyedia
Berdasarkan evaluasi, perusahaan menyusun shortlist beberapa penyedia yang dinilai paling memenuhi kebutuhan. Mereka inilah yang biasanya akan diundang ke tahap berikutnya. Misalnya penyampaian proposal lebih detail, demo, atau presentasi.
6. Melanjutkan ke tahap pengadaan berikutnya
Setelah shortlist terbentuk, proses dilanjutkan ke langkah pengadaan selanjutnya, seperti Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ), atau negosiasi awal. Di sini, informasi dari RFI menjadi dasar untuk menyusun dokumen dan kriteria yang lebih rinci.
Contoh Penulisan RFI (Request for Information)
Berikut adalah contoh format penulisan RFI (Request for Information) yang dapat Anda gunakan sebagai acuan:
Judul dan Identifikasi: RFI (Request for Information) – [Nama Proyek/Pekerjaan]
Kontak Informasi: Nama Perusahaan, Alamat, Kontak Person, Email, dan Telepon
Deskripsi Singkat Proyek/Pekerjaan: Menggambarkan latar belakang, tujuan, lingkup, dan batasan proyek/pekerjaan.
Kriteria Evaluasi: Spesifikasi teknis, persyaratan kualifikasi, dan kriteria penilaian penyedia.
Pertanyaan dan Jawaban: Calon penyedia mengisi daftar pertanyaan terperinci dan mengikuti instruksi untuk mengirimkan respons.
Batas Waktu Pengiriman Respons: Tanggal dan waktu batas bagi calon penyedia untuk mengirimkan responsnya.
Informasi Tambahan: Informasi tambahan yang relevan, seperti batasan biaya, kebijakan perlindungan data, atau persyaratan kontrak.
Penulisan RFI yang Efektif dalam Pengadaan
Agar RFI efektif, jelaskan kebutuhan dan persyaratan perusahaan secara spesifik sejak awal. Semakin jelas ruang lingkup dan tujuan Anda, semakin mudah vendor menyusun respons yang relevan.
Caranya bagaimana? Berikut tips yang dapat Anda terapkan.
Jelaskan kebutuhan dan persyaratan perusahaan secara spesifik (ruang lingkup, tujuan, jenis barang/jasa yang dicari).
Gunakan bahasa yang sederhana, ringkas, dan tidak multitafsir agar vendor mudah memahami isi RFI.
Susun pertanyaan yang terarah dan relevan, misalnya tentang kapasitas produksi, lead time, dukungan purna jual, atau pengalaman proyek serupa.
Tetapkan tenggat waktu pengiriman respons yang jelas dan realistis.
Cantumkan kontak yang bisa dihubungi jika vendor membutuhkan klarifikasi tambahan.
Berikan instruksi pengiriman respons yang tegas (format jawaban, kanal pengiriman: email atau platform e-procurement).
Untuk hasil yang lebih optimal, pertimbangkan menggunakanaplikasi purchasing guna mendukung pengelolaan RFI dan proses pengadaan Anda.
Bagaimana Menanggapi RFI?
Menanggapi RFI memerlukan ketelitian agar setiap permintaan informasi dijawab dengan tepat. Mulailah dengan membaca dokumen secara menyeluruh untuk memahami kebutuhan buyer. Jika ada poin yang membutuhkan detail teknis, libatkan divisi terkait agar respons lebih akurat.
Saat menyusun jawaban, ikuti urutan pertanyaan dan berikan informasi yang relevan saja. Data pendukung perlu disampaikan secukupnya agar evaluasi berjalan mudah, serta pastikan respons dikirim tepat waktu untuk menjaga kelancaran proses procurement.
Untuk menjaga seluruh RFI tetap terorganisir, perusahaan dapat memanfaatkan sistem procurement seperti solusi dari HashMicro. Sistem ini membantu mencatat RFI, memantau statusnya, dan memberi pengingat tenggat waktu sehingga tidak ada permintaan yang terlewat.
Kelola RFI Lebih Terstruktur dengan HashMicro
Dalam proses pengadaan yang melibatkan banyak vendor, dokumen RFI yang tercecer di email dan spreadsheet bikin evaluasi jadi lambat dan rawan miss.
HashMicro Purchasing membantu menyatukan seluruh proses RFI dalam satu sistem, sehingga tim pengadaan lebih mudah mengirim, mengumpulkan, dan membandingkan respons vendor.
Selain itu, setiap RFI yang masuk terdokumentasi dengan rapi dan terhubung dengan tahapan pengadaan berikutnya. Alhasil, shortlist vendor, analisis opsi, hingga pengambilan keputusan bisa dilakukan lebih cepat dan berbasis data.
Fitur HashMicro yang mendukung pengelolaan RFI:
Template & form RFI terstandar: Membuat dokumen RFI dengan format yang konsisten, sehingga jawaban vendor lebih mudah dibandingkan.
Workflow persetujuan internal: Setiap RFI dapat melalui alur review dan persetujuan sesuai struktur organisasi sebelum dikirim ke vendor.
Portal vendor online: Vendor mengisi RFI dan mengunggah dokumen pendukung lewat portal, bukan lewat email terpisah.
Penyimpanan & riwayat dokumen terpusat: Semua RFI dan responsnya tersimpan di satu sistem, lengkap dengan histori perubahan dan akses.
Integrasi dengan PR, RFQ, dan PO: RFI yang sudah disetujui dapat menjadi dasar untuk menyusun RFQ, PR, atau PO tanpa input ulang data.
Laporan & analisis vendor: Mendukung evaluasi vendor berdasarkan respons RFI, performa harga, dan rekam jejak kerja sama sebelumnya.
Kesimpulan
Proses pengadaan yang transparan dan efisien sangat penting untuk kelancaran operasional perusahaan. Salah satu cara untuk memudahkan pemilihan penyedia adalah dengan menggunakan RFI (Request for Information), yang membantu perusahaan memperoleh informasi mendalam tanpa komitmen langsung.
RFI memungkinkan pemilihan penyedia yang lebih tepat dengan memberikan gambaran jelas tentang opsi yang ada. Untuk meningkatkan efisiensi lebih lanjut, pertimbangkan menggunakan sistem procurement HashMicro.
Dengan fitur otomatisasi pembelian dan manajemen vendor yang praktis, HashMicro memungkinkan perusahaan menghemat waktu dan biaya. Jangan lewatkan kesempatan untuk mencoba free demo kami dan rasakan langsung bagaimana sistem ini dapat menyederhanakan proses pengadaan bisnismu sekarang!
Pertanyaan Seputar RFI (Request for Information)
Apa itu RFI dan kapan sebaiknya digunakan?
RFI adalah permintaan resmi untuk mengumpulkan informasi dari calon penyedia barang atau jasa.Biasanya digunakan pada tahap awal proses pengadaan ketika perusahaan masih dalam fase penjelajahan dan belum memiliki spesifikasi yang lengkap.
Bagaimana cara menyusun dokumen RFI yang efektif?
Dokumen RFI yang efektif harus mencakup informasi tentang kebutuhan, tujuan, spesifikasi produk atau layanan, serta pertanyaan untuk calon penyedia.Pastikan juga untuk menetapkan batas waktu pengiriman respons agar calon penyedia dapat merespons tepat waktu.
Apakah HashMicro menyediakan solusi untuk mengelola proses RFI?
Ya, HashMicro menyediakan Procurement Management Software yang dapat membantu mengelola proses RFI secara otomatis, termasuk pembuatan dokumen, distribusi, dan evaluasi respons dari calon penyedia.
Reno adalah HRM Specialist dan senior content writer dengan pengalaman lebih dari 5 tahun di industri teknologi dan manajemen sumber daya manusia. Secara konsisten mengangkat topik artikel seputar performance management, rekrutmen dan pengembangan SDM, manajemen talenta, dan sistem HRIS untuk pengelolaan karyawan.
Anandia adalah seorang praktisi dengan gelar Master of Business Administration dari Universitas Bina Nusantara, serta memiliki kemampuan kuat dalam strategi bisnis dan manajemen pemasaran. Pengalaman lebih dari lima tahun di bidang marketing telah membentuk keahliannya dalam pengembangan strategi pemasaran, analisis pasar, dan pengelolaan tim lintas wilayah. Perjalanan karirnya di industri teknologi dan software enterprise memperkuat kemampuannya dalam memahami kebutuhan pelanggan B2B, mengelola kampanye pemasaran digital, serta mengoptimalkan performa tim untuk mencapai target pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
HashMicro berpegang pada standar editorial yang ketat dan menggunakan sumber utama seperti regulasi pemerintah, pedoman industri, serta publikasi terpercaya untuk memastikan konten yang akurat dan relevan. Pelajari lebih lanjut tentang cara kami menjaga ketepatan, kelengkapan, dan objektivitas konten dengan membaca Panduan Editorial kami.
