7 Langkah Stock Opname Inventaris Kantor di Akhir Tahun

Dias Marendra
inventaris kantor

Akhir tahun adalah waktu yang tepat untuk menjalankan stock opname inventaris kantor. Banyak perusahaan dan bisnis yang memilih akhir tahun untuk melakukan perhitungan inventaris kantor berbarengan dengan tutup buku tahunan.

Buat perusahaan manufaktur atau retail yang secara rutin melakukan pembelian barang, maka stock opname adalah hal penting yang harus dijalankan dari waktu ke waktu. Kendalanya, proses ini membutuhkan waktu yang tak sedikit.

Artikel terkaitStock Opname: Pengertian dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda

Untuk membuat proses penghitungan jadi lebih efektif dan efisien, dibutuhkan perencanaan yang matang. Dengan demikian stock opname bisa berjalan dengan lancar dan sukses. Berikut ini 7 langkah yang harus dijalankan untuk menyukseskan perhitungan inventaris kantor.

Pilih waktu di luar jam operasional

Untuk mencegah ketimpangan data, disarankan untuk memilih waktu di luar jam sibuk untuk menjalankan stock opname. Ambil waktu di hari libur seperti sabtu atau minggu. Bisa juga di saat sebelum atau sesudah jam operasional bisnis Anda.

Jika bisnis Anda berjalan 24 jam terus menerus, pertimbangkan untuk melakukan stock opname di waktu-waktu sepi. Misalnya di tengah malam saat kecil sekali kemungkinan pelanggan berbisnis dengan Anda.

Saat perhitungan berlangsung, jangan tambahkan stok barang ke inventory atau mencatat penjualan. Jika Anda sudah menggunakan sistem akuntansi, usahakan untuk dinonaktifkan sementara sampai proses stock opname selesai.

Tentukan inventaris kantor mana yang harus dihitung

Sebelum memulai, pastikan kondisi gudang atau kantor Anda sudah tertata rapi, dan barang yang dihitung berada di tempat yang mudah terlihat. Ini penting untuk membuat proses stock opname berjalan dengan lancar dan cepat.

Selain itu, pisahkan barang-barang yang baru datang namun belum dicatat, dan barang yang sudah terjual namun belum dikirim ke pelanggan. Berikan label pada barang-barang tersebut untuk memudahkan pencatatan.

Gunakan sistem untuk menghitung

Sistem penghitungan sangatlah penting jika Anda memiliki banyak gudang yang tersebar di beberapa lokasi. Tentukan gudang mana yang ingin dihitung lebih dulu. Pastikan paling tidak masing-masing gudang punya dua staf untuk mengerjakan stock opname. Yang pertama untuk menghitung, satu lagi untuk mencatat.

Jika Anda masih menghitung secara manual, disarankan untuk menambah satu orang staf lagi untuk melakukan pengecekan. Jika terjadi perbedaan antara jumlah barang di gudang dengan catatan, orang ketiga bisa menghitung ulang untuk mencari di mana kesalahan perhitungan terjadi.

Berikan petunjuk jelas

Sebelum mulai menghitung, berikan instruksi yang jelas pada staf yang mengerjakan stock opname. Dari mana mereka mulai menghitung, barang apa yang harus dihitung terlebih dahulu, hingga pergerakan mereka nantinya saat menghitung.

Pastikan juga para staf sudah menyiapkan peralatan yang dibutuhkan. Seperti lembar catatan stock opname, barcode scanner, hingga pulpen harus sudah disiapkan sebelum memulai penghitungan.

Hitung semua inventaris kantor, ya, semuanya!

Jangan cuma memberi asumsi jumlah pada stok inventaris Anda. Misalnya, Anda menemukan satu kotak pulpen, buka kotaknya dan lihat apakah jumlah pulpen yang ada di dalam kotak sama dengan yang ada di catatan atau di label kotak pulpen tersebut.

Cek juga kondisi barang yang dihitung. Jangan dicatat jika barang tersebut rusak. Pisahkan di tempat lain untuk diretur ke vendor atau dibuang/dimusnahkan. Dengan ini Anda akan tahu berapa jumlah barang yang masih layak jual/pakai dan mana yang tidak.

Perbarui catatan stock inventaris kantor

Setelah stock opname selesai, langkah berikutnya adalah memperbarui catatan stock di pembukuan Anda. Bandingkan data stock opname yang baru dengan yang ada di pembukuan. Cek lagi di mana terjadi perbedaan dan temukan solusinya.

Di saat pengecekan sudah selesai, langkah selanjutnya adalah menyerahkan data tersebut ke staf yang bertugas menginput data tersebut ke sistem akuntansi Anda, atau ke spreadsheet jika Anda masih menggunakan cara manual.

Manfaatkan teknologi

Sangatlah tidak praktis jika Anda masih menghitung inventaris kantor atau perusahaan sementara barang yang harus dihitung ribuan jumlahnya. Tak hanya makan waktu, stock opname secara manual membutuhkan tenaga staf yang tidak sedikit.

Inilah sebabnya banyak perusahaan dan kantor mengadopsi teknologi barcode scanner. Dengan bantuan barcode scanner, data yang di-scan bisa langsung dikirimkan ke sistem akuntansi yang Anda pakai. Bayangkan berapa langkah di atas yang bisa Anda lewati hanya dengan bantuan barcode scanner.

Tak hanya memudahkan, teknologi juga membuat pekerjaan stock opname menjadi lebih cepat, dibandingkan dengan metode manual. Akurasi perhitungan stock pun akan meningkat dan informasi yang dihasilkan akan lebih uptodate.

Artikel menarik lainnyaMengenal Apa Itu Sistem Barcode

Kesimpulan

Dengan metode dan alat yang tepat, Anda tak perlu lagi melakukan stock opname di luar jam operasional bisnis. Stock opname bisa dilakukan kapan saja saat diperlukan. Cukup tunjuk barcode scanner, data stock pun bisa terupdate langsung ke sistem.

Apakah perusahaan Anda sedang kesulitan menghadapi perhitungan inventaris kantor di akhir tahun? Atau kah Anda sedang mencari barcode system terbaik untuk dipakai di perusahaan Anda? Silahkan isi form di bawah ini untuk berkonsultasi dengan staf kami.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles