Pengukuran kinerja gudang menggunakan metrik yang tepat dapat memberikan wawasan yang berharga untuk evaluasi dan analisis kinerja yang lebih baik.
Dengan memahami indikator kinerja gudang dan melakukan pengukuran yang akurat, Anda dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan merumuskan strategi yang efektif untuk optimisasi kinerja gudang.
Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana mengukur performa warehouse melalui KPI warehouse. Performa yang diukur di warehouse meliputi ketersediaan barang, waktu pengiriman barang, efisiensi operasional, kualitas barang, biaya operasional, dan tingkat keselamatan dan keamanan.
Daftar Isi:
Performa yang Diukur di Warehouse
Performa warehouse biasanya diukur dari kemampuan gudang menjaga ketersediaan stok, memproses pesanan tepat waktu, serta menjalankan operasional secara efisien dan aman. Indikatornya dapat disusun dalam beberapa kategori KPI berikut.
1. Ketersediaan Barang
Ketersediaan barang menunjukkan seberapa siap gudang memenuhi permintaan tanpa keterlambatan karena stok kosong. KPI yang umum dipakai antara lain:
- Stock availability rate (persentase item tersedia saat dibutuhkan)
- Stockout rate (frekuensi/tingkat kehabisan stok)
- Reorder point compliance (kepatuhan terhadap batas minimum stok)
- Inventory accuracy (kecocokan stok fisik vs sistem)
2. Waktu Pengiriman dan Pemenuhan Pesanan
Aspek ini mengukur kecepatan gudang memproses order dari diterima hingga dikirim/diambil. KPI yang sering digunakan:
- Order cycle time (waktu dari order masuk hingga siap dikirim)
- Picking & packing time (durasi pengambilan dan pengepakan)
- On-time delivery/dispatch rate (ketepatan waktu pengiriman/keluar gudang)
- Dock-to-stock time (waktu dari barang diterima sampai siap disimpan/tersedia)
3. Efisiensi Operasional
Efisiensi operasional melihat seberapa optimal gudang menggunakan tenaga kerja, ruang, dan alur kerja. KPI yang relevan:
- Labor productivity (misalnya lines picked per hour)
- Space utilization (pemanfaatan kapasitas rak/area)
- Putaway efficiency (kecepatan dan ketepatan penempatan barang)
- Warehouse throughput (jumlah order/unit yang diproses per periode)
4. Kualitas dan Akurasi Proses
Kualitas tidak hanya soal kondisi barang, tetapi juga akurasi proses gudang. KPI yang bisa dipakai:
- Picking accuracy rate (ketepatan item/qty saat picking)
- Order accuracy rate (akurasi pesanan yang dikirim)
- Return rate karena salah kirim (mis-pick/mis-ship)
- Damage rate (kerusakan barang selama penyimpanan/handling)
5 Biaya Operasional
Pengukuran biaya fokus pada efisiensi biaya per aktivitas, bukan sekadar total pengeluaran. KPI yang umum:
- Cost per order (biaya per pesanan diproses)
- Cost per line/item (biaya per item/line)
- Storage cost per pallet/bin (biaya penyimpanan per unit kapasitas)
- Overtime cost (biaya lembur karena bottleneck proses)
6. Keselamatan dan Keamanan
Gudang yang produktif tetap harus aman bagi pekerja dan barang. KPI yang sering dipantau:
- Accident/incident rate (tingkat kecelakaan kerja)
- Near-miss reporting rate (insiden nyaris celaka yang dilaporkan)
- PPE compliance (kepatuhan penggunaan APD)
- Loss/shrinkage rate (kehilangan barang/penyusutan karena keamanan)
Mengukur performa warehouse sebaiknya dilakukan lewat KPI yang konsisten dan bisa dibandingkan dari waktu ke waktu. Dengan begitu, manajemen dapat melihat bottleneck yang paling sering terjadi dan menentukan perbaikan yang paling berdampak.
Ingin mengukur KPI dengan akurat? Anda bisa menggunakan HashMicro, yang dapat menyatukan KPI pegawai dengan tolok ukur gudang Anda. Coba demo gratis dengan klik banner di bawah!
Cara Mengukur Performa Warehouse
Berikut indikator utama yang bisa dipakai beserta cara mengukurnya:
1. Tingkat ketersediaan barang (stock availability / fill rate)
Bandingkan jumlah permintaan yang bisa dipenuhi dari stok dengan total permintaan yang masuk. Jika sering ada permintaan tertunda karena stok tidak tersedia, berarti kontrol persediaan perlu diperbaiki.
2. Waktu penerimaan hingga siap disimpan (receiving-to-putaway time)
Hitung durasi sejak barang diterima di area inbound sampai barang tercatat dan ditempatkan di lokasi rak/bin. Angka yang tinggi biasanya menunjukkan proses receiving, pengecekan, atau penempatan barang masih lambat.
3. Pemanfaatan ruang (space utilization)
Ukur persentase kapasitas gudang yang terpakai dibanding kapasitas total (misalnya per rak, bin, atau area). Tujuannya bukan selalu ‘semakin penuh semakin baik’, tetapi memastikan penempatan barang tidak membuat pergerakan jadi sempit atau tidak efisien.
4. Akurasi inventaris (inventory accuracy)
Bandingkan stok di sistem dengan stok fisik saat cycle count/stock opname. Selisih yang sering muncul menandakan ada masalah di proses pencatatan barang masuk, barang keluar, atau penyesuaian stok.
5. Kecepatan pemenuhan pesanan (order cycle time)
Hitung waktu dari order masuk sampai order siap dikirim/diambil. KPI ini membantu mengevaluasi proses picking, packing, dan antrian kerja saat volume permintaan meningkat.
Dengan memantau KPI di atas secara rutin (misalnya mingguan atau bulanan), warehouse bisa memiliki gambaran performa yang lebih objektif. Dari sana, perbaikan bisa difokuskan pada proses yang paling sering membuat keterlambatan atau menimbulkan selisih stok.
5 KPI yang Sering Digunakan di Warehouse
Untuk meningkatkan efisiensi operasi warehouse, terdapat lima rumus penilaian KPI warehouse yang sering digunakan.
1. Order Fulfillment Accuracy
- Mengukur: seberapa sering item & qty yang dikirim sesuai pesanan.
- Rumus: (Jumlah pesanan benar ÷ total pesanan) × 100%
- Sumber data: data picking/packing, retur karena salah kirim.
2. Order Cycle Time
- Mengukur: durasi dari order masuk sampai order siap dikirim/keluar gudang.
- Rumus: Waktu “order diterima” → “order dispatched/ready to ship”
- Sumber data: timestamp order, picking, packing, dispatch.
3. Receiving-to-Putaway Time
Mengukur: seberapa cepat barang inbound jadi ‘siap stok’ di lokasi penyimpanan.
- Rumus: Waktu “barang diterima” → “barang selesai putaway”
- Sumber data: GRN/receiving log, putaway confirmation.
4. Inventory Accuracy (Akurasi stok sistem vs fisik)
- Mengukur: selisih stok catatan vs stok nyata saat cycle count/stock opname.
- Rumus: (Jumlah item akurat ÷ total item dihitung) × 100%
- Sumber data: hasil cycle count, stock opname, adjustment log.
5. Labor Productivity
- Mengukur: output kerja per jam/shift agar kebutuhan manpower lebih terukur.
- Rumus: Total lines/items/orders diproses ÷ total jam kerja
- Sumber data: output picking/packing/receiving + timesheet/shift log.
Peran Sistem WMS dalam Pengukuran KPI dan Peningkatan Performa Gudang
Untuk mempermudah dan mengoptimalkan pengukuran KPI, Anda bisa menerapkan sistem Warehouse Management yang memiliki banyak manfaat lainnya untuk operasional gudang Anda.
Warehouse Management System (WMS), seperti dari HashMicro, memiliki peran yang krusial dalam mengukur Key Performance Indicators (KPI) dan meningkatkan performa kinerja gudang. Berikut adalah beberapa cara di mana WMS membantu dalam proses tersebut:
- Monitoring Real-Time: WMS HashMicro menampilkan data operasional gudang secara real-time, sehingga manajer bisa memantau KPI dan cepat mendeteksi selisih atau hambatan proses.
- Pelaporan dan Analisis Data: Sistem menyediakan laporan penerimaan, pengeluaran, penyimpanan, dan stok untuk evaluasi KPI. Dari sini, perusahaan bisa melihat tren dan menentukan area perbaikan yang paling berdampak.
- Optimasi Operasional: WMS membantu merapikan alur putaway, picking, hingga pemrosesan pesanan. Dampaknya biasanya terlihat pada cycle time yang lebih singkat, akurasi pengiriman meningkat, dan biaya operasional lebih terkendali.
- Manajemen Persediaan yang Tepat: Stok lebih mudah dipantau per lokasi dan pergerakan barang tercatat jelas, sehingga risiko stockout maupun overstock bisa ditekan.
- Pelatihan Karyawan: HashMicro mendukung pelatihan dan panduan penggunaan agar tim gudang lebih cepat terbiasa dengan alur kerja di sistem.
Dengan memanfaatkan kemampuan sistem WMS dari HashMicro perusahaan dapat secara efektif mengukur KPI dan terus meningkatkan performa kinerja gudang mereka, menghasilkan operasi yang lebih efisien, efektif, dan responsif terhadap kebutuhan pasar dan pelanggan.
Jika Anda ingin menerapkan sistem WMS dari HashMicro, silahkan klik gambar di bawah ini untuk melihat skema harganya.
Kesimpulan
Pengukuran kinerja gudang melalui KPI yang tepat sangat penting untuk evaluasi dan analisis yang lebih baik. Sistem Warehouse Management (WMS) dari HashMicro adalah solusi yang tepat untuk membantu dalam proses pengukuran KPI dan meningkatkan performa kinerja gudang.
Dengan WMS, Anda dapat melakukan monitoring real-time, menghasilkan laporan dan analisis yang mendalam, mengoptimalkan operasional gudang, mengelola persediaan dengan lebih efisien, dan melatih karyawan dengan lebih baik.
Tunggu apa lagi? Dapatkan demo gratis-nya sekarang!
Pertanyaan (FAQ) Seputar KPI Gudang
-
KPI gudang apa yang paling penting untuk dipantau duluan?
Mulai dari KPI yang paling berdampak ke layanan dan biaya, yaitu inventory accuracy, order cycle time, dan order fulfillment accuracy. Tiga KPI ini membantu melihat apakah masalah utama ada di akurasi stok, kecepatan proses, atau ketepatan pemenuhan pesanan.
-
Seberapa sering KPI warehouse sebaiknya dievaluasi?
Pantau KPI operasional seperti cycle time dan akurasi order secara harian atau mingguan untuk kontrol kerja sehari-hari. Lakukan evaluasi bulanan untuk melihat tren, membandingkan performa antar periode, dan menentukan prioritas perbaikan proses.
-
Kenapa inventory accuracy sering jadi KPI gudang yang paling berpengaruh?
Karena banyak keputusan gudang bergantung pada data stok yang benar. Jika stok di sistem tidak akurat, risiko salah picking, stockout “palsu”, keterlambatan pemenuhan pesanan, dan selisih saat stock opname akan meningkat.
