Seiring meningkatnya kompleksitas operasional, perusahaan membutuhkan sistem yang mampu menyatukan seluruh proses bisnis secara efisien. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software terintegrasi yang mengelola fungsi utama seperti keuangan, SDM, produksi, logistik, dan penjualan dalam satu platform.
Memahami tahapan ERP life cycle, termasuk peralihan dari pendekatan tradisional ke modern, menjadi langkah penting untuk keberhasilan implementasi.
Meski demikian, penerapan ERP tetap memerlukan perencanaan yang matang agar sistem benar-benar selaras dengan kebutuhan bisnis.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Traditional ERP Life Cycle?
Traditional ERP life cycle adalah pendekatan yang melibatkan serangkaian tahapan yang terjadi dalam implementasi dan pengelolaan sistem ERP secara tradisional. Traditional ERP life cycle adalah serangkaian tahap yang harus melalui penerapan ERP, dan mirip dengan siklus pengembangan perangkat lunak (SDLC).
Setiap tahap dalam siklus ini akan ditinjau oleh manajemen agar bisa menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau tidak. Selain itu, fokus utama dalam implementasi ERP adalah menyesuaikan perangkat lunak standar ERP dengan proses bisnis dan kebutuhan pengguna di perusahaan.
Perbedaan Traditional ERP Life Cycle vs Cloud ERP
Sistem ERP adalah solusi yang memiliki dua jenis berbeda: on-premise (traditional) dan cloud. Berikut adalah tabel penjelasan mengenai Perbedaan utama antara Traditional ERP life cycle dan cloud ERP terletak pada infrastruktur dan cara implementasinya.
| Perbedaan | Traditional ERP | Cloud ERP |
|
Implementasi melibatkan proses yang panjang dan kompleks, karena masih menggunakan sistem manual. | Proses implementasi yang lebih cepat dan sederhana. |
| 2. Biaya | Biaya cenderung memiliki biaya awal yang tinggi. | Memiliki model biaya berlangganan, jadi lebih terjangkau. |
| 3. Skalabilitas | Sulit untuk diskalakan, (diperlukan investasi tambahan agar bisa meningkatkan kapasitas dan juga kemampuan sistem). | Lebih mudah untuk diskalakan. Karena penyedia biasanya memiliki infrastruktur yang fleksibel dan dapat menyesuaikan diri. |
| 4. Pembaruan dan pemeliharaan | hal ini menjadi sistem tanggung jawab internal, melibatkan pengaturan waktu, sumber daya serta dukungan teknis. | pemeliharaan akan secara otomatis mendapatkan akses ke versi terbaru tanpa perlu melibatkan sumber daya internal. |
| 5. Aksesbilitas dan kolaborasi | Aksesbilitas masih menggunakan sistem manual | Memberikan aksesbilitas yang lebih baik melalui internet. Dan juga pengguna dapat mengakses secara real-time |
5 Tahapan dalam Traditional ERP Life Cycle
Tahapan implementasi ERP melalui traditional ERP life cycle melibatkan lima tahapan penting yang membentuk kerangka kerja keseluruhan. Tahapan ini dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan operasional bisnis mereka. Berikut tahapan dalam traditional ERP life cycle:
1. Tahap scope and commitment
Tahap pertama, dalam mengembangkan ruang lingkup implementasi ERP adalah dengan mempertimbangkan kebutuhan sumber daya dan waktu serta menentukan karakteristik ERP yang akan diimplementasikan. Pada tahap ini, perlu perushaan tentukan komposisi dan struktur tim implementasi, termasuk peran dan tanggung jawab anggota tim.
Selain itu, penting untuk menentukan peran konsultan eksternal dan keterlibatannya dalam hal waktu dan ruang lingkup. Selanjutnya, karyawan internal dan ahli subjek akan berperan penting dalam memberikan arahan terkait aturan bisnis dan menciptakan antarmuka yang baik. Mereka akan membantu memastikan bahwa implementasi ERP dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan.
Pada tahap ini, perusahaan akan membuat laporan terkait dengan proses implementasi ERP dan pelaksanaan instalasi, konfigurasi, dan pengujian sistem secara menyeluruh. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, implementasi ERP dapat perusahaan lakukan dengan lebih efisien dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Tahap analysis and design
Pada tahap kedua, untuk menganalisis kebutuhan pengguna ERP, tim harus membuat keputusan tentang perangkat lunak yang perusahaan perlukan berdasarkan hasil konsultasi dan diskusi dengan para ahli subjek (SMEs). Pada tahap ini, tim implementasi perlu menentukan gap analysis software ERP dalam jangka panjang.
Dengan menggunakan analisis kesenjangan (gap analysis), tim akan melakukan pengembangan desain yang mencakup rencana manajemen perubahan, daftar proses perusahaan, antarmuka pengguna, dan laporan yang akan digunakan dalam implementasi. Selain itu, pada tahap ini tim juga harus mengatur konversi data, sistem konversi, dan pelatihan untuk pengguna.
3. Tahap acquisition and development
Tahap ketiga, akuisisi dan pengembangan merupakan salah satu tahapan dalam ERP life cycle. Tahapan ini dimulai dengan identifikasi kebutuhan organisasi terkait sistem ERP yang akan diimplementasikan. Tim proyek akan melakukan analisis mendalam terhadap proses bisnis yang ada, identifikasi kelemahan dan kebutuhan yang perlu teratasi dengan sistem ERP, serta mengumpulkan persyaratan yang jelas agar dapat pengembangan sistem.
4. Tahap implementation
Setelah sistem ERP dikembangkan, tahap keempat, melibatkan pelaksanaan sistem dalam lingkungan operasional organisasi. Tahap implementasi membutuhkan perencanaan yang cermat, koordinasi yang baik, dan keterlibatan semua pemangku kepentingan terkait. Pada tahap ini, beberapa kegiatan kunci akan perusahaan lakukan.
Tahap ini terdiri dari beberapa step. Pertama, perusahaan melakukan pengujian sistem untuk memastikan bahwa semua fungsi dan fitur berjalan dengan baik dan sesuai dengan persyaratan yang telah perusahaan tetapkan. Pengujian ini mencakup pengujian integrasi, pengujian fungsional, dan pengujian kinerja.
5. Tahap operation
Tahap yang terakhir setelah implementasi, tahap berikutnya dalam rangkaian ERP Life Cycle adalah tahap operation. Pada tahap ini, sistem ERP secara resmi diluncurkan dan digunakan dalam lingkungan operasional organisasi. Tujuan dari tahap operation adalah agar dapat menjaga sistem berjalan dengan baik, mendukung operasi bisnis sehari-hari, dan memastikan bahwa sistem memenuhi kebutuhan organisasi.
Selain itu, pemeliharaan rutin juga dilakukan pada tahap operasi. Adapun pemeliharaan yang dimaksud meliputi pembaruan sistem, perbaikan bug, dan peningkatan fitur sesuai dengan perkembangan organisasi atau kebutuhan bisnis. Pemeliharaan ini penting agar dapat memastikan bahwa sistem ERP tetap relevan, aman, serta dapat menunjang pertumbuhan dan perubahan organisasi.
Kesimpulan
Secara keseluruhan, tahap implementasi dan operasi dalam ERP life cycle sangat penting dalam mengadopsi dan menggunakan sistem ERP, seperti software HashCore ERP. Tahap implementasi melibatkan pengujian, migrasi data, dan pelatihan pengguna, sementara tahap operasi melibatkan pemantauan kinerja sistem, dukungan pengguna, dan juga pemeliharaan rutin.
Terlebih lagi, Software HashCore ERP adalah salah satu solusi yang dapat digunakan dalam traditional ERP life cycle ERP. Dengan menggunakan software ini, organisasi dapat mengoptimalkan proses bisnis mereka, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan pengambilan keputusan berdasarkan data yang akurat.
Terakhir, tahap implementasi HashCore ERP akan melibatkan konfigurasi sistem, migrasi data, dan pelatihan pengguna agar dapat memastikan keberhasilan implementasi. Jadwalkan demo gratis dari HashMicro sekarang!
Pertanyaan Seputar Traditional ERP Life Cycle
-
Apa saja tahapan utama dalam Traditional ERP Life Cycle?
Tahapan umumnya meliputi perencanaan dan analisis kebutuhan, desain sistem, pengembangan dan konfigurasi, implementasi, pelatihan pengguna, serta pemeliharaan dan evaluasi sistem.
-
Apa tantangan utama dalam Traditional ERP Life Cycle?
Tantangan yang sering muncul meliputi waktu implementasi yang panjang, biaya infrastruktur tinggi, serta keterbatasan fleksibilitas saat terjadi perubahan kebutuhan bisnis.
-
Kapan perusahaan perlu mengevaluasi penggunaan Traditional ERP?
Evaluasi perlu dilakukan saat sistem mulai sulit dikembangkan, biaya operasional meningkat, atau kebutuhan bisnis berubah secara signifikan.
