Pernahkah Anda mengalami situasi ketika pelanggan mencari produk di toko Anda, tetapi stoknya ternyata kosong? Kondisi ini menandakan bahwa inventaris barang di perusahaan Anda belum terkelola dengan baik.
Menariknya, sekitar 70–90% kasus kehabisan stok justru disebabkan oleh praktik pengisian rak yang keliru, bukan karena pasokan dari pemasok yang terhambat (hanya 10–30%).
Ketika masalah ini terus berulang, pelanggan cenderung beralih ke kompetitor yang lebih siap memenuhi kebutuhan mereka. Akibatnya, bisnis Anda berisiko kehilangan pendapatan sekaligus kepercayaan pelanggan dalam jangka panjang.
Untuk mencegah hal tersebut, penting bagi setiap bisnis menerapkan pengelolaan inventaris yang efektif. Nah, pada artikel ini, Anda akan menemukan 10 tips praktis yang dapat membantu Anda mengelola inventaris dengan lebih optimal.
Daftar Isi:
Apa Itu Inventaris Barang?
Inventaris barang adalah catatan yang berisi daftar lengkap seluruh aset atau barang milik perusahaan. Kesalahan dalam pencatatan inventaris bisa menimbulkan dampak serius terhadap jalannya bisnis, baik untuk perusahaan besar maupun usaha kecil yang baru berkembang.
Proses pencatatan inventaris ini dikenal dengan istilah inventarisasi. Biasanya, pencatatan dilakukan melalui buku inventaris khusus yang memuat informasi detail, mulai dari jenis, jumlah, harga, tanggal pembelian, kode barang, hingga lokasi penyimpanan.
Oleh karena itu, penting bagi setiap pemilik usaha untuk menyiapkan sistem pendataan inventaris sejak tahap perencanaan bisnis. Dengan begitu, arah perencanaan menjadi lebih jelas dan setiap langkah ke depan dapat dijalankan secara terstruktur.
Apa Saja Jenis-Jenis Inventaris Barang?
Inventaris barang memiliki beragam jenis dengan karakteristik yang berbeda. Berikut adalah dua kategori utama yang perlu Anda ketahui.
1. Inventaris Barang Bergerak
Jenis pertama adalah inventaris barang bergerak, yaitu barang yang mudah dipindahkan atau dialihkan. Contohnya meliputi perhiasan, televisi, komputer, hingga sepeda motor.
2. Inventaris Barang Tidak Bergerak
Jenis kedua adalah inventaris barang tidak bergerak, yaitu barang yang sulit atau bahkan mustahil dipindahkan. Biasanya, kelompok barang ini dapat dijadikan jaminan untuk pinjaman jangka panjang karena nilai dan sifatnya yang tetap. Contoh yang paling umum dari inventaris tidak bergerak adalah tanah.
10 Tips Manajemen Inventaris Dengan Efektif
Berikut 10 tips untuk membantu manajemen inventaris barang Anda:
1. Buat skala prioritas dengan ABC analysis
Menyusun skala prioritas melalui metode ABC Analysis membantu Anda memahami barang mana yang harus lebih diperhatikan. Dengan cara ini, perusahaan bisa memutuskan stok mana yang perlu disediakan lebih banyak atau dikontrol lebih ketat.
Dalam metode ini, barang dibagi menjadi tiga kelompok:
- Tipe A → jumlahnya sedikit tetapi nilainya tinggi, sehingga perlu pengawasan ekstra.
- Tipe B → berada di tengah, dengan nilai dan perputaran moderat.
- Tipe C → nilainya rendah, namun perputarannya cepat dan jumlahnya besar.
Pendekatan ini mempermudah fokus pengendalian stok, menjaga ketersediaan barang bernilai tinggi, sekaligus mengoptimalkan modal kerja.
Baca Juga: Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
2. Catat setiap informasi produk Anda
Anda harus mengetahui informasi barang-barang, antara lain SKU (Stock Keeping Unit), data barcode, dibeli dari siapa barang tersebut, berasal dari negara mana, dan lain-lainnya.
Informasi produk yang harus Anda ketahui lainnya adalah harga dari setiap barang. Dengan mengetahui hal ini, Anda bisa menyesuaikan harga barang tersebut jika terjadi perubahan. Misalnya terjadi kelangkaan barang sehingga harganya naik tinggi, dan sebagainya.
3. Stock opname secara berkala
Setiap perusahaan memiliki jadwal stock opname berbeda, mulai dari mingguan, bulanan, hingga tahunan. Tujuan utama kegiatan ini adalah mencocokkan jumlah barang fisik di gudang dengan data yang tercatat di sistem.
Dengan pemeriksaan rutin, Anda dapat mendeteksi selisih stok lebih cepat, mencegah kehilangan barang, serta menjaga validitas data inventaris. Jika jumlah barang mencapai ribuan, gunakan sistem manajemen inventaris modern untuk mempercepat proses penghitungan dan meningkatkan akurasi.
4. Perhatikan lagi kinerja supplier
Selain faktor internal, Anda juga perlu meninjau kembali faktor eksternal perusahaan. Seperti misalnya kinerja supplier barang Anda.
Apakah pengiriman barangnya dilakukan secara on-time? Apakah ketika ada pengajuan retur supplier menanggapi dengan baik dan cepat? Poin-poin tersebut bisa Anda jadikan penilaian bagi supplier.
Diskusikan kembali dengan staf Anda apakah kinerja supplier Anda memuaskan. Jika tidak, maka jangan ragu untuk mencari alternatif. Karena makin buruk kinerja supplier pastinya akan memengaruhi ketersediaan barang Anda.
5. Terapkan rumus 80/20 (Pareto)
20% produk menyumbang
80% keuntungan
Sisanya 80% produk → hanya 20% keuntungan
Dalam bisnis, sering kali 20% barang menyumbang hingga 80% keuntungan perusahaan. Dengan mengenali produk-produk tersebut, Anda bisa menjadikannya prioritas utama dalam pengelolaan inventaris.
Pantau secara rutin pergerakan barang prioritas ini, baik mingguan maupun bulanan, untuk memastikan ketersediaannya selalu terjaga. Fokus pada kelompok produk tersebut akan membantu menjaga profitabilitas dan mendukung strategi penjualan yang lebih efektif.
6. Standardisasi proses penerimaan barang
Sekilas memang terlihat sederhana, namun cara staf gudang menerima barang sangat memengaruhi kualitas inventaris. Jika proses pemindahan barang dari kurir ke gudang tidak dilakukan dengan benar, risiko kerusakan dan tingginya angka retur akan meningkat.
Oleh karena itu, susun standar operasional (SOP) penerimaan barang dan latih staf agar prosedur ini berjalan sesuai aturan. Dengan langkah ini, kualitas produk tetap terjaga dan jumlah retur dapat ditekan seminimal mungkin.
7. Analisis laporan penjualan
Melihat peningkatan atau penurunan angka penjualan saja tidak cukup. Anda perlu memahami alasan di balik perubahan tersebut, misalnya pengaruh tren musiman, perilaku konsumen, atau pola pembelian barang tertentu secara bersamaan.
Wawasan ini akan sangat membantu dalam menyusun strategi promosi yang lebih efektif, seperti memberikan penawaran khusus saat periode gajian atau membuat paket bundling untuk produk yang sering dibeli bersamaan.
Seperti contohnya promo khusus gajian, atau buy one get one (B1G1) untuk barang-barang yang selalu terjual bersamaan.
8. Lakukan restock barang sendiri
Ada beberapa perusahaan yang menggunakan jasa vendor untuk pemesanan barang. Namun kami menyarankan agar Anda tidak melakukan hal demikian. Sebabnya? Seringkali vendor tersebut tidak mengerti mana barang yang masuk prioritas tinggi atau tidak.
Akibatnya Anda sendiri yang keteteran saat permintaan barang dari konsumen mendadak naik. Oleh karena itu kami menganjurkan Anda untuk melakukan pekerjaan ini sendiri. Gunakan software manajemen inventaris barang untuk memudahkan proses pemesanan agar tidak terjadi kekosongan dalam inventaris barang yang laku di pasaran.
9. Berinvestasi di software inventaris barang
Jika pada saat ini Anda baru saja memulai bisnis Anda, mungkin pengelolaan inventaris barang tak terlalu memakan banyak waktu. Jumlah barang yang tak terlalu banyak memungkinkan Anda mengontrolnya menggunakan spreadsheet secara manual.
Seiring dengan tumbuhnya perusahaan Anda, maka akan bertambah banyak pula jumlah inventaris Anda. Pada saat ini, sudah pasti melakukan pengelolaan inventaris barang secara manual tidak mungkin lagi. Inilah waktunya Anda berinvestasi pada aplikasi stok barang.
Namun, sebelum Anda memutuskan software apa yang ingin Anda gunakan, pastikan software tersebut memenuhi kriteria sebagai berikut; mempunyai kelengkapan seperti analisis yang komprehensif, dan yang paling penting yakni mudah memiliki penggunaan.
10. Gunakan software yang bisa terintegrasi dengan software lainnya
Menggunakan software yang bisa mengelola inventaris barang sudah pasti sangat membantu perusahaan Anda. Namun, alangkah lebih baiknya jika software inventaris Anda tersebut bisa terintegrasikan dengan software lainnya, seperti misalnya akunting dan POS.
Dengan mengintegrasikan beberapa software, maka keseluruhan proses bisnis Anda dari hulu hingga hilir akan berjalan lebih baik. Mulai dari proses purchasing yang secara otomatis berjalan saat ketersediaan barang sudah berada pada ambang batas.
Lalu, melakukan pencatatan dalam sistem inventaris sehingga terkontrol dengan seksama, penjualan yang tercatat menggunakan POS, hingga membuat laporan keuangan perusahaan dibuat dengan detail menggunakan software akunting.
Berikut adalah rangkuman 10 tips manajemen inventaris yang efektif, disajikan dalam bentuk tabel agar lebih mudah dipahami dan diterapkan:
| Tips | Deskripsi | Manfaat bagi Bisnis |
|---|---|---|
| Buat Skala Prioritas (ABC Analysis) | Klasifikasikan barang ke dalam tiga kategori: A (nilai tinggi, volume rendah), B (nilai dan volume sedang), C (nilai rendah, volume tinggi). | Mempermudah fokus pengendalian stok, menjaga barang bernilai tinggi tetap tersedia, dan mengoptimalkan modal kerja. |
| Catat Setiap Informasi Produk | Simpan detail SKU, barcode, pemasok, asal barang, serta harga agar data produk lengkap dan akurat. | Memudahkan pelacakan barang, penyesuaian harga saat terjadi perubahan pasar, serta meningkatkan transparansi inventaris. |
| Lakukan Stock Opname Berkala | Tentukan jadwal stock opname (mingguan, bulanan, tahunan) sesuai kebutuhan perusahaan untuk mencocokkan data sistem dengan kondisi riil. | Mengurangi selisih stok, mencegah kehilangan barang, dan memastikan data inventaris tetap valid. |
| Mengevaluasi Kinerja Supplier | Tinjau ketepatan waktu pengiriman, kualitas layanan, serta kecepatan tanggapan supplier terhadap retur. | Menjamin kelancaran rantai pasok, mengurangi risiko keterlambatan, serta menjaga kepuasan pelanggan. |
| Terapkan Rumus 80/20 (Pareto Principle) | Identifikasi 20% barang yang menyumbang 80% keuntungan perusahaan untuk dijadikan prioritas utama. | Menjaga ketersediaan barang terlaris, meningkatkan profitabilitas, dan mendukung strategi penjualan. |
| Standarisasi Proses Penerimaan Barang | Susun SOP penerimaan barang di gudang serta latih staf agar memastikan kualitas barang tetap terjaga. | Mengurangi risiko kerusakan saat penerimaan, menekan jumlah retur, dan menjaga kepuasan pelanggan. |
| Analisis Laporan Penjualan Secara Mendalam | Evaluasi tren penjualan, pola musiman, serta hubungan antarbarang untuk strategi promosi. | Mendukung pengambilan keputusan berbasis data, memaksimalkan peluang penjualan, dan merancang promosi yang tepat sasaran. |
| Lakukan Restock Barang Secara Internal | Hindari ketergantungan pada vendor untuk pemesanan; lakukan restock sendiri menggunakan sistem inventaris. | Memastikan stok prioritas selalu tersedia, mengurangi risiko keterlambatan, dan meningkatkan kendali penuh atas inventaris. |
| Tinjau Strategi Inventaris Secara Berkala | Lakukan evaluasi rutin terhadap kebijakan dan prosedur inventaris agar tetap relevan dengan kondisi pasar. | Menjaga sistem inventaris tetap adaptif, mendukung pertumbuhan bisnis, dan meningkatkan daya saing. |
| Berinvestasi di Software Inventaris | Gunakan sistem manajemen inventaris modern dengan fitur analisis, pelacakan real-time, dan integrasi modul. | Efisiensi lebih tinggi, mengurangi human error, serta memudahkan pengelolaan stok dalam skala besar. |
Kelola Inventaris Barang Secara Optimal dengan HashMicro
Sistem ini dirancang untuk membantu bisnis mengendalikan stok secara real-time, mengurangi human error, dan memastikan setiap barang tercatat dengan akurat.
Dengan teknologi yang terintegrasi, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya, sekaligus menjaga kepuasan pelanggan tetap tinggi.
HashMicro Inventory Software menawarkan berbagai fitur unggulan yang relevan untuk bisnis skala kecil hingga besar:
- Multi-warehouse management → memudahkan pengelolaan stok di berbagai lokasi gudang.
- Real-time stock monitoring → memantau ketersediaan barang kapan saja secara akurat.
- Barcode & RFID integration → mempercepat proses pencatatan dan meminimalisir kesalahan manual.
- Automatic stock replenishment → sistem otomatis melakukan reorder saat stok mencapai batas minimum.
- Comprehensive reporting → menghasilkan laporan inventaris lengkap untuk analisis bisnis.
- System integration → terhubung dengan modul lain seperti akuntansi dan POS untuk alur kerja terpadu.
Dengan fitur-fitur tersebut, HashMicro membantu perusahaan menjaga inventaris tetap terkontrol, mengoptimalkan modal kerja, dan meningkatkan produktivitas operasional.
Dapatkan demo gratis software sekarang! Baca tips dan trik lainnya seputar manajemen inventaris dengan klik tombol berikut ini.
