Surat Penawaran Harga Proyek: Contoh & Cara Membuatnya

Ketika memulai proyek baru, salah satu tantangan terbesar adalah memastikan penawaran harga yang Anda ajukan diterima oleh klien. Sering kali, ketidakjelasan dalam penulisan surat penawaran harga proyek dapat menimbulkan kebingungan atau bahkan penolakan dari calon klien. 

Sebagai solusi bisnis modern, banyak perusahaan kini memanfaatkan sistem ERP seperti HashMicro untuk membantu menyiapkan dokumen, mengelola data harga, hingga menjaga konsistensi administrasi proyek. Dengan dukungan software semacam ini, proses penawaran bisa dilakukan lebih cepat, akurat, dan profesional. 

Lalu, bagaimana cara membuat surat penawaran harga proyek dan poin apa saja hal yang harus dicantum dalam surat tersebut? Seperti apa juga contoh dari surat tersebut? Semua pertanyaan Anda akan terjawab dalam artikel ini. Jadi, pastikan Anda membaca artikel ini sampai habis! 

Apa itu Surat Penawaran Harga Proyek?  

Surat penawaran harga proyek adalah dokumen resmi yang disusun penyedia jasa atau kontraktor untuk menawarkan produk atau layanan tertentu beserta rincian harga. Dokumen ini menjadi dasar komunikasi awal dengan calon klien dan sering dijadikan referensi dalam berbagai contoh penawaran harga proyek. 

Di dalam surat penawaran harga proyek, umumnya tercantum detail harga, spesifikasi layanan, durasi pengerjaan, metode pembayaran, serta syarat-syarat yang perlu disepakati. Elemen-elemen ini juga terlihat pada contoh surat penawaran harga proyek maupun contoh surat penawaran harga kontraktor yang banyak digunakan di industri.

Fungsi utama dokumen ini adalah memberikan informasi yang jelas dan transparan kepada calon klien terkait biaya dan manfaat layanan. Surat penawaran pekerjaan proyek umumnya dikeluarkan saat perusahaan atau pengguna jasa mengajukan request for quotation, sekaligus menjadi acuan negosiasi dan perbandingan antar penawaran.

Fungsi Surat Penawaran Harga Proyek 

Sebagai sebuah dokumen, surat penawaran harga proyek tidak hanya berfungsi sebagai sumber informasi mengenai rincian biaya dan dari layanan atau produk yang ditawarkan. Lalu, apa saja fungsi dokumen ini? Berikut adalah penjelasan lengkapnya: 

1. Alat bantu negosiasi

Pertama, surat penawaran menjadi dasar tawar-menawar karena memuat BoQ per item, volume dan satuan, harga satuan/markup, total biaya per paket, timeline dan milestone, serta batas validitas harga.

Selain itu, di suratnya ada opsi value engineering, klausul variation order, dan termin pembayaran, agar negosiasi fokus pada angka dan ruang lingkup yang terukur.

2. Membangun kepercayaan dan profesionalisme

Adanya penjelasan mengenai inklusi/eksklusi pekerjaan, asumsi perhitungan, standar mutu, SLA respons, hingga garansi pekerjaan membantu klien menilai kredibilitas penyedia jasa.

Identitas legal perusahaan seperti NPWP/NIB, nama PIC teknis, tanda tangan pejabat berwenang, dan cap perusahaan semakin menguatkan kesan resmi dan terpercaya.

3. Menjadi referensi hukum dan kontrak

Isi surat penawaran sering dijadikan rujukan saat penyusunan SPK atau kontrak kerja.

Data seperti ruang lingkup final, harga yang disetujui, jadwal pelaksanaan, termin pembayaran, denda keterlambatan (liquidated damages), retensi, garansi, ketentuan K3, serta prosedur addendum dapat langsung diimplementasi.

4. Membantu klien dalam membuat keputusan

Struktur yang jelas memungkinkan klien membandingkan penawaran antar vendor secara objektif. Informasi seperti spesifikasi teknis, merek atau kualitas material, perbandingan biaya per unit dan total, item opsional, lead time pengadaan, dan portofolio proyek sejenis membantu klien melakukan evaluasi secara objektif.

Dari sini, mereka dapat menilai apakah penawaran tersebut sesuai dengan kebutuhan, anggaran, serta risiko proyek.

Komponen Penting yang Harus Ada dalam Surat Penawaran Harga Proyek 

Sama seperti dokumen penting lain dalam sebuah bisnis, surat penawaran harga juga memiliki beberapa komponen penting yang harus dicantumkan. Berikut adalah penjelasan komponen penting dalam surat penawaran harga proyek:

1. Identitas Perusahaan

Memuat nama badan usaha sesuai legalitas, alamat kantor, email dan nomor telepon, situs web, serta informasi PIC yang bisa dihubungi. Jika memungkinkan, tambahkan juga NPWP/NIB untuk menunjukkan legalitas perusahaan.

2. Tanggal Surat dan Nomor Referensi

Berisi tanggal penerbitan surat dan nomor unik dokumen. Elemen ini penting untuk keperluan arsip, audit internal, dan pelacakan korespondensi.

3. Deskripsi Proyek

Menjelaskan secara ringkas tujuan proyek, lokasi pekerjaan, ruang lingkup (scope of work), dan estimasi waktu pelaksanaan. Bila relevan, dapat dilengkapi dengan milestone utama.

4. Rincian Harga dan Spesifikasi

Berisi daftar pekerjaan atau BoQ (Bill of Quantity) lengkap dengan volume, satuan, harga per unit, dan total biaya. Bagian ini juga mencakup spesifikasi teknis material, tenaga kerja, hingga biaya tambahan seperti mobilisasi atau peralatan.

5. Syarat dan Ketentuan

Mencakup skema pembayaran (termin), masa berlaku penawaran, garansi pekerjaan, ketentuan K3, serta aturan terkait perubahan pekerjaan (variation order) dan addendum. Jika ada, tambahkan juga retensi, SLA, atau denda keterlambatan.

6. Ketentuan Pajak dan Mata Uang

Menjelaskan apakah harga sudah termasuk atau belum termasuk PPN 11%, pemotongan PPh, serta mata uang yang digunakan. Pada proyek multinasional, bagian ini juga bisa mencantumkan asumsi kurs.

7. Inklusi, Eksklusi, dan Asumsi

Menjabarkan secara jelas pekerjaan atau komponen apa saja yang termasuk (included) dan tidak termasuk (excluded) dalam penawaran, serta asumsi teknis/logistik yang digunakan dalam perhitungan.

8. Jadwal dan Lead Time Pengadaan

Berisi estimasi waktu pengadaan material penting dan durasi pelaksanaan pekerjaan per tahap. Informasi ini membantu klien memahami kesiapan dan alur kerja vendor.

9. Lampiran Pendukung

Bisa berupa gambar kerja, spesifikasi teknis, portofolio proyek, sertifikasi, atau dokumen legal lain yang relevan. Lampiran ini membantu proses evaluasi agar lebih objektif.

10. Penandatangan dan Masa Berlaku Penawaran

Menampilkan nama, jabatan, dan tanda tangan pejabat berwenang dari perusahaan, disertai batas tanggal berlakunya penawaran agar klien mengetahui sampai kapan harga dan syarat berlaku.

Sistem yang Membantu Anda Merancang Surat

Mulai dari draft penawaran, approval, sampai arsip kontrak, semua bisa otomatis. Surat penawaran rapi, termin pembayaran tercatat, progres proyek ke-monitor. Jadwalkan demo gratis sekarang.

Coba Demo Gratis Sekarang!

Cara Membuat Surat Penawaran Harga Proyek

Berikut langkah-langkah mudah dalam membuat surat penawaran harga:

1. Tetapkan scope & asumsi sejak awal

Ringkas tujuan, lokasi, dan ruang lingkup (scope). Tulis asumsi teknis/logistik (jam kerja, akses lokasi, standar mutu) agar ekspektasi seragam.

2. Susun BoQ yang terukur

Buat daftar item/pekerjaan per baris: deskripsi, volume, satuan, harga satuan, total. Pisahkan material, tenaga kerja, alat, mobilisasi, dan overhead.

3. Validasikan harga satuan

Bandingkan dengan HSP/price list pemasok, proyek serupa, dan margin wajar. Jika ada alternatif (value engineering), sediakan opsi A/B dengan dampak biaya dan mutu.

4. Tautkan ke timeline dan milestone

Lampirkan durasi pekerjaan per fase, milestone, dan lead time material kritikal. Ini memengaruhi komitmen biaya dan termin.

5. Definisikan termin dan mekanisme pembayaran

Jelaskan persentase per termin, dokumen pendukung (BAST/MC), dan syarat jatuh tempo. Hindari ambigu dan tulis contoh seperti “30% DP, 40% progress 50%, 30% saat serah terima.”

6. Tegaskan pajak dan mata uang

Nyatakan PPN 11% (termasuk/di luar), potensi PPh, mata uang, serta kurs acuan jika relevan. Cantumkan kalimat valid: “Harga belum termasuk PPN 11%.”

7. Cantumkan inklusi/eksklusi secara eksplisit

Tuliskan apa yang termasuk (material, uji mutu, pengiriman) dan tidak termasuk (perizinan, utilitas sementara, PJU, landscape). Inilah penangkal sengketa scope.

8. Atur klausul perubahan dan risiko

Sertakan mekanisme variation order (VO), addendum, retensi, garansi/defect liability, denda keterlambatan (LD), dan ketentuan K3. Singkat, tapi spesifik.

9. Tambahkan masa berlaku dan identitas legal

Tulis masa berlaku harga (misal 30 hari), NPWP/NIB, alamat, kontak PIC teknis, serta tanda tangan pejabat berwenang serta cap perusahaan.

10. Lampirkan bukti pendukung

Sisipkan gambar kerja ringkas, spesifikasi teknis, portofolio proyek sejenis, dan sertifikasi. Ini memudahkan evaluasi apple-to-apple antar vendor.

Contoh Surat Penawaran Harga Proyek

Anda dapat mendownload contoh surat penawaran proyek berikut.

Contoh Surat Penawaran Harga Proyek

Berikut adalah salah satu contoh surat penawaran harga proyek yang bisa Anda gunakan sebagai rujukan.

Butuh Platform Untuk Membuat dan Menyimpan Data Proyek?

Gunakan template siap pakai, ekspor DOCX/PDF, lalu hubungkan ke data vendor dan proyek Anda. Mau? Klik tombol di bawah ini sekarang untuk mendaftar demo gratis dan mencoba sistemnya!

Coba Demo Gratis Sekarang!

Kesulitan Umum yang Sering Dihadapi saat Penyusunan Surat Penawaran Harga 

Berikut adalah beberapa kesulitan yang sering ditemui saat menyusun surat penawaran harga: 

1. Penentuan harga yang tepat

Menyusun harga yang kompetitif namun tetap menguntungkan adalah tantangan utama. Perhitungan yang terlalu rendah dapat mengurangi margin keuntungan, sementara harga yang terlalu tinggi bisa membuat penawaran ditolak.

2. Detail spesifikasi proyek

Menguraikan spesifikasi proyek dengan tepat agar sesuai dengan kebutuhan klien tanpa meninggalkan aspek penting sering kali rumit, terutama jika proyek melibatkan banyak detail teknis.

3. Perkiraan volume dan satuan pekerjaan

Memperkirakan volume pekerjaan dengan akurat sangat penting, tetapi kesalahan bisa terjadi karena kurangnya informasi atau perubahan dalam skala proyek yang belum diperhitungkan.

4. Kesesuaian dengan anggaran klien

Klien sering kali memiliki anggaran tertentu, dan membuat penawaran sesuai batas anggaran ini bisa menjadi tantangan. Terkadang, perusahaan perlu menyesuaikan pekerjaan atau mengeliminasi beberapa bagian proyek agar sesuai anggaran.

5. Klarifikasi dan konsistensi istilah

Penggunaan istilah yang berbeda dalam industri atau keinginan klien yang berbeda bisa menyebabkan kesalahpahaman. Surat penawaran perlu konsisten dan jelas untuk menghindari interpretasi yang salah.

Kelola Surat Penawaran Proyek Lebih Akurat dengan HashMicro! 

Software Procurement HashMicro membantu tim menyusun penawaran berbasis BoQ secara presisi, lengkap dengan price book, diskon bertingkat, pajak, multi-currency, dan masa berlaku. Dokumen bisa diekspor ke DOCX/PDF, diajukan ke approval, dan dikirim langsung ke klien tanpa salin-tempel.

Ketika penawaran disetujui, sistem mengonversinya menjadi Sales Order lalu menautkan biaya ke Project/Job Costing. Jika perlu melibatkan pemasok, detailnya tersinkron dengan Procurement dan Vendor agar harga komponen dan lead time tetap terkendali.

Fitur andalan HashMicro untuk membantu Anda:

• Quotation & CPQ: Susun penawaran atau quotation per item/BoQ, atur margin, diskon, pajak, masa berlaku, dan versi revisi (versioning + audit trail).
• Multi Price List: Terapkan daftar harga berbeda per prospek/segmen; kirim quotation sesuai price list yang dipilih.
• Template & Output: Gunakan template perusahaan; ekspor DOCX/PDF; sisipkan syarat & ketentuan, termin pembayaran, dan inklusi/eksklusi.
• Approval & e-Sign: Alur persetujuan multi-level; dukung e-signature dan read receipt agar status jelas.
• Project/Job Costing Link: Tarik angka ke WBS/milestone untuk mengontrol budget vs actual.
• Procurement & Vendor: Sinkron spesifikasi, vendor kandidat, HPP komponen, dan lead time untuk penawaran yang realistis.
• Payment Follow-Up: Setelah deal, otomatisasi reminder jatuh tempo dan penagihan.
• Analytics: Laporan win/loss, margin per item/proyek, dan aging quotation untuk tindakan cepat.
• User Policy: Akses unlimited users dengan role/permission, meningkatkan transparansi tanpa biaya per seat.

Kesimpulan 

surat penawaran harga proyek merupakan elemen penting dalam negosiasi bisnis karena memberikan gambaran jelas mengenai rincian biaya dan lingkup pekerjaan. Dokumen ini membantu calon klien menilai kesesuaian penawaran dengan kebutuhan dan anggaran mereka.

Penyusunannya memerlukan ketelitian pada perhitungan harga serta spesifikasi yang detail agar tidak menimbulkan kebingungan. Dengan dukungan sistem seperti HashMicro, perusahaan dapat mengelola penawaran harga, term of payment, hingga administrasi proyek secara lebih efisien dan profesional.

Jika Anda ingin merasakan bagaimana teknologi dapat mempermudah proses bisnis, kini saatnya mencoba HashMicro secara langsung. Jadwalkan demo gratis hari ini dan temukan bagaimana solusi ini dapat membantu bisnis Anda menawarkan penawaran yang lebih kompetitif.

Pertanyaan Seputar Surat Penawaran Harga Proyek

• Apa saja isi surat penawaran?

  Dalam surat penawaran, umumnya terdapat beberapa komponen yang tercantum, seperti identitas perusahaan, tanggal dan nomor surat, deskripsi proyek, rincian harga, syarat ketentuan, dan tanda tangan.

• Apa saja langkah-langkah dalam membuat surat penawaran?

  Sebelum membuat surat penawaran, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan penawaran dengan jelas, seperti apakah untuk penjualan produk, jasa, atau kerjasama. Lalu, cantumkan detail-detail penting seperti rincian harga, identitas perusahaan, dan lainnya.

• Apa saja dokumen penawaran proyek?

  Dokumen penawaran proyek biasanya mencakup surat penawaran harga proyek, proposal teknis, dan rincian administrasi perusahaan. Beberapa perusahaan juga melampirkan jadwal pengerjaan, portofolio pengalaman, serta dokumen pendukung lain sesuai permintaan request for quotation

• Bagaimana struktur surat penawaran proyek?

  Struktur surat penawaran proyek umumnya terdiri dari kop surat perusahaan, tanggal, identitas penerima, pembukaan, deskripsi proyek, rincian harga, syarat dan ketentuan, serta penutup dengan tanda tangan resmi. Format ini dapat ditemukan pada berbagai contoh surat penawaran harga proyek atau contoh surat penawaran harga kontraktor yang digunakan di industri.