Perusahaan memperoleh berbagai aset untuk menambah nilai dan pendapatan mereka. Mereka menghadapi beberapa masalah pelacakan aset secara teratur dan akhirnya menurunkan produktivitas mereka.
Di era digital, bisnis harus mengelola dan melacak lebih banyak aset daripada sebelumnya. Sistem manajemen aset terbaik memudahkan Anda melacak aset, menjadwalkan maintenance, dan menghitung ROI serta pengeluaran dari tiap item secara otomatis.
Dengan adanya teknologi cloud yang semakin kompleks, perangkat lunak berbasis lisensi, dan pembaruan yang terus-menerus, pengelolaan dan pelacakan aset menjadi jauh lebih rumit.
Manajemen biaya aset yang kurang sesuai, kesalahan proses pengelolaan atau penempatan dapat berdampak buruk pada laba perusahaan. Oleh karena itu diperlukan asset management system yang terpusat.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Manajemen Aset?
Manajemen aset adalah proses terstruktur untuk mencatat, mengendalikan, dan mengoptimalkan aset, baik berwujud (mesin, kendaraan, bangunan) maupun tidak berwujud (merek, hak cipta, lisensi) sepanjang siklus hidupnya agar selaras dengan tujuan bisnis, efisien, dan sesuai regulasi.
Praktisnya, Anda pegang tiga hal:data akurat, jadwal perawatan yang disiplin, dan keputusan akhir-umur berbasis biaya-manfaat. Itu yang membuat aset tetap bernilai dan bisnis lebih cepat beradaptsi.
Mengapa Manajemen Aset Penting?
Aset berwujud sebagian besar terdaftar sebagai properti dan peralatan pabrik sedangkan aset tidak berwujud terdiri dari paten dan nama merek. Aset bisnis tidak berwujud bernilai lebih dari sekedar uang dan memiliki kemampuan untuk menambah prospek pertumbuhan di masa depan.
Semua jenis alat dan perlengkapan yang dimiliki organisasi perlu dilacak. Ini dapat Anda lakukan dengan merancang barcode atau QR code untuk aset. Tag ini dapat membantu meringankan masalah pelacakan aset dengan memungkinkan Anda memantau siapa yang menggunakan aset Anda dan bagaimana caranya.
Mengelola aset secara efektif dan memaksimalkan efektivitas aset adalah kunci untuk mencapai target produksi, mengontrol biaya pengeluaran, dan memenuhi tujuan perusahaan dan organisasi. Cara terbaik untuk mengatasi celah dalam strategi manajemen aset Anda adalah dengan mengidentifikasi tantangan dan mencari cara untuk mengatasinya.
Tantangan yang Sering Ditemukan dalam Manajemen Aset
1. Hilangnya Aset karena Kesalahan Penempatan
Masalah paling umum dalam manajemen aset adalah hilangnya barang akibat salah tempat atau kurangnya pencatatan yang akurat. Banyak perusahaan kehilangan pendapatan tanpa sadar hanya karena sistem pelacakan asetnya lemah. Akibatnya, aset yang seharusnya masih aktif justru tidak tercatat atau malah dilaporkan ganda.
Untuk menghindarinya, perusahaan perlu menerapkan sistem pelacakan yang efektif seperti barcode atau RFID (Radio Frequency Identification). Dengan metode ini, setiap aset dapat dilabeli dan dilacak secara real time.
Solusi yang bisa diterapkan:
- Gunakan pelabelan digital (barcode/RFID) pada seluruh aset.
- Lakukan audit fisik secara berkala untuk menyesuaikan data di pembukuan.
- Simpan seluruh catatan aset dalam satu sistem terpusat yang mudah diakses.
2. Stok Habis atau Produksi Berlebih
Menentukan jumlah stok yang ideal sering kali menjadi dilema. Kekurangan stok bisa menghambat operasional, sedangkan kelebihan stok menyebabkan ruang penyimpanan penuh dan barang cepat usang. Kedua hal ini sama-sama merugikan bisnis.
Kesalahan umum biasanya berasal dari sistem yang tidak mampu membaca pola permintaan atau memprediksi kebutuhan stok dengan tepat. Karena itu, banyak bisnis mulai beralih ke software aset yang memiliki fitur notifikasi minimum stock dan purchase automation.
Langkah perbaikan yang disarankan:
- Gunakan sistem yang mengatur batas stok minimum otomatis.
- Aktifkan pengingat pembelian saat stok mendekati ambang batas.
- Analisis pola penggunaan aset untuk memproyeksikan kebutuhan masa depan dengan software manajemen inventaris.
3. Kerusakan Tools yang Sering Terjadi
Peralatan rusak sebelum waktunya sering kali disebabkan kurangnya perawatan rutin. Ketika perawatan dilakukan secara reaktif—baru diperbaiki setelah rusak—biaya perbaikan melonjak dan waktu produksi ikut terganggu.
Dengan software manajemen aset, perusahaan dapat menjadwalkan preventive maintenance dan memantau kondisi alat secara real time. Langkah ini membantu memastikan seluruh peralatan selalu dalam kondisi optimal dan siap digunakan kapan saja.
Cara mengatasinya:
- Buat jadwal servis berkala untuk setiap aset.
- Simpan catatan riwayat perawatan dan perbaikan di satu sistem.
- Pantau kondisi alat dengan dashboard performa agar potensi kerusakan bisa diantisipasi.
4. Kegagalan acara karena tidak tersedianya aset
Kegiatan perusahaan seperti rapat, pameran, atau acara internal sering kali gagal karena aset yang dibutuhkan sedang digunakan atau dalam perawatan. Masalah ini muncul karena tidak adanya sistem reservasi aset yang jelas.
Sistem manajemen aset modern dapat membantu perusahaan mengetahui status ketersediaan aset secara langsung—apakah sedang digunakan, dalam perawatan, atau siap pakai. Dengan begitu, perencanaan acara dapat dilakukan lebih cepat dan efisien.
Solusi praktis:
- Gunakan sistem peminjaman atau reservasi aset terpusat.
- Tandai setiap aset dengan status ‘tersedia’, ‘dipinjam’, atau ‘maintenance’.
- Sinkronkan jadwal acara dengan sistem aset untuk menghindari bentrok penggunaan.
Baca juga: 5 Tips Manajemen Aset Paling Efektif untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis
Strategi Manajemen Aset yang Efektif
Setelah memahami pentingnya pengelolaan aset, langkah berikutnya adalah menerapkan strategi manajemen aset yang tepat. Berikut beberapa tahapan yang dapat membantu perusahaan menjaga performa dan umur aset secara optimal:
1. Menentukan Prioritas Aset
Langkah pertama adalah mengidentifikasi aset yang paling berpengaruh terhadap kelancaran bisnis. Dengan menilai tingkat risiko dan dampak kegagalan aset, perusahaan dapat menentukan mana yang harus menjadi prioritas utama.
Beberapa pertanyaan yang dapat membantu dalam proses ini:
- Seberapa besar kemungkinan aset tersebut mengalami kerusakan?
- Apa konsekuensi bisnis jika aset tersebut gagal berfungsi?
Pendekatan ini memungkinkan perusahaan menetapkan tingkat toleransi risiko dan menyusun daftar aset berdasarkan tingkat urgensinya.
2. Pencatatan Aset Secara Akurat
Pemahaman mendalam terhadap aset—mulai dari kondisi, usia pakai, hingga lokasi—menjadi dasar pengambilan keputusan yang efektif. Jika perusahaan masih menggunakan spreadsheet untuk pencatatan, kini saatnya beralih ke sistem manajemen aset otomatis.
- Menyimpan dan memperbarui data aset secara real-time.
- Menyusun rencana pemeliharaan yang lebih terarah.
- Mengoptimalkan alokasi sumber daya dan evaluasi berkala.
3. Perencanaan dan Jadwal Maintenance
Setiap aset memiliki kebutuhan pemeliharaan berbeda tergantung lokasi, kondisi, dan perannya dalam operasional. Misalnya, aset produksi dengan intensitas tinggi memerlukan perawatan preventif, sedangkan aset berisiko rendah dapat dilakukan perawatan korektif.
Tujuannya adalah menjaga efisiensi dan mengurangi downtime. Melibatkan seluruh tim, bukan hanya staf maintenance, juga meningkatkan efektivitas pemeliharaan aset.
4. Pemantauan Kinerja Aset
Pemantauan real-time penting untuk menjaga kinerja aset tetap optimal. Mengacu pada standar ISO 55000, perusahaan perlu menerapkan pendekatan proaktif dan reaktif dalam evaluasi aset:
- Pemantauan Proaktif: Menelusuri faktor yang memengaruhi keandalan aset dan mencegah kerusakan.
- Pemantauan Reaktif: Melakukan audit berkala untuk menemukan ketidaksesuaian dan kegagalan yang mungkin terjadi.
Gunakan indikator seperti konsumsi energi per unit atau jam kerja untuk mengetahui aset mana yang membutuhkan perhatian lebih.
5. Pengelolaan Siklus Hidup Aset
Manajemen siklus hidup mencakup pemeliharaan, penggantian, hingga penghapusan aset berdasarkan biaya, energi, dan risiko operasional. Dengan memahami seluruh tahapan ini, perusahaan dapat mengatur anggaran pemeliharaan (O&M) lebih efisien serta memastikan aset tetap berfungsi sesuai standar keselamatan kerja.
6. Perencanaan Anggaran
Strategi manajemen aset yang baik harus memperhitungkan kemampuan finansial perusahaan. Pastikan anggaran pemeliharaan cukup untuk menjaga tingkat layanan yang diinginkan. Catat semua transaksi dan perubahan nilai aset agar penyusutan dan revaluasi dapat dilakukan secara akurat untuk laporan fiskal.
7. Manajemen Risiko
Setiap aset memiliki risiko yang harus dikelola. Tetapkan kebijakan toleransi risiko yang mencakup keselamatan, dampak lingkungan, dan rencana darurat jika terjadi gangguan. Dengan begitu, perusahaan dapat mempertahankan kualitas layanan, menghindari kerugian operasional, dan menjaga stabilitas pendapatan.
Kesimpulan
Sistem aset mengotomatiskan proses pengelolaan aset Anda, mulai dari pemantauan, pengecekkan depresiasi, penjadwalan pemeliharaan, pengelolaan kontrak, hingga pembuatan laporan aset yang akurat.
Sebab itu, bisnis dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas operasionalnya. Anda juga dapat mengintegrasikan sistem akuntansi dengan sistem manajemen aset untuk membantu mengestimasi jumlah aset dan membuat laporan keuangan bisnis Anda.
Software manajemen asset HashMicro membantu Anda dalam mengelola seluruh aset perusahaan Anda secara efisien, baik itu kantor, IT, alat berat, dan lain sebagainya. Coba demo gratis sekarang!
