Purchase Order Adalah: Pengertian, Fungsi, Penerapan, dan Contohnya dalam Bisnis

Melakukan pendataan inventori dan pengadaan barang mungkin bukanlah pekerjaan yang Anda sukai sebagai pemilik usaha, tetapi hal ini merupakan sesuatu yang penting bagi  bisnis Anda. Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis pun menjadi semakin kompleks. Bagi sebuah bisnis yang sering melakukan transaksi pembelian dari pihak lain, tentunya sangat memerlukan beberapa dokumen-dokumen penting. Purchase order (PO) atau disebut juga dengan pesanan pembelian adalah dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli. Selain itu, dokumen ini juga dapat membantu bisnis Anda memastikan bahwa setiap pembelanjaan yang dilakukan sesuai dengan anggaran bisnis Anda.

HashMicro menghadirkan solusi terbaik membantu operasional perusahaan Anda, dengan software akuntansi terbaik di Indonesia optimalkan kinerja perusahaan dengan dokumen-dokumen keuangan yang jelas dan rapi. Beralih ke HashMicro sekarang, dan otomatiskan pengelolaan arus kas, pembuatan laporan keuangan, rekonsiliasi bank, jurnal penyesuaian, pembuatan faktur, dan lain-lainnya dengan Accounting Software unggulan.

Baca juga: Pengertian Aplikasi Inventory dan Kelebihannya bagi Bisnis

Apa Saja Komponen Purchase Order?

Dikutip pada Harvard Business Review article, purchase order adalah sebuah dokumen yang dikirim oleh pembeli ke penjual yang berisikan apa saja produk atau layanan yang akan dipesan. Dalam pembuatan dokumen purchase order, pembeli harus menyertakan nomor pemesanan unik yang berguna untuk melacak pesanan tersebut dengan mudah.

Pada umumnya mirip seperti invoice, pada dokumen atau surat purchase order harus mencantumkan komponen-komponen seperti di bawah ini:

• Nama produk atau barang yang dipesan (SKU)
• Kuantitas setiap produk atau barang yang dipesan
• Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan
• Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan
• Jumlah barang yang dibeli
• Lokasi pengiriman
• Metode pengiriman
• Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
• Nomor dokumen pembelian
• Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran serta pengiriman
• Alamat tagihan
• Ketentuan pembayaran
• Informasi tambahan seperti nomor telepon dan email
• Kolom otorisasi

Berikut adalah contoh dokumen purchase order:

Gunakan software supply chain management untuk mendapatkan pengaturan jadwal notifikasi jika persediaan Anda sudah sedikit dan kirim purchase order secara otomatis ke vendor Anda. Software Supply Chain Management juga memudahkan Anda untuk melacak dan memenuhi pesanan pelanggan. Dapatkan demonya sekarang!

Semuanya tersimpan di dalam sistem secara aman. Tentunya dengan sistem ini Anda dapat dengan mudah melacaknya kapanpun Anda mau. Selain itu, sistem ini juga dapat menghubungkan Anda dengan supplier melalui sebuah portal sehingga mempercepat proses pemesanan.

Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition

Dalam dunia usaha banyak digunakan istilah-istilah untuk suatu penyebutan suatu hal tertentu. Tujuannya adalah agar mempermudah serta membuat seragam penyebutan yang dimaksud agar lebih praktis dalam berkomunikasi saat membahas istilah tersebut. Istilah seperti PO, PR, invoice, quotation dan lain sebagainya digunakan hampir tiap hari dalam pekerjaan sehari-hari untuk berkomunikasi tentang objek tertentu dari pekerjaan tersebut. Penting juga bagi Anda untuk mengetahui lebih detail perbedaan PO atau PR dalam bisnis Anda. 

Pengertian

Berdasarkan dari pengertiannya, purchase order adalah dokumen yang berisi permintaan pembelian produk tersebut. Dimana dokumen ini akan dikirim oleh pihak pembeli kepada vendor atau pemasok barang atau penjual. Sedangkan, purchase requisition adalah dokumen yang berisi permintaan pembelian yang diajukan oleh pihak tertentu untuk pengadaan barang. Secara praktis PR adalah PO yang belum disetujui dan masih bisa mendapat dan jika sudah deal maka akan dijadikan PO.

Baca juga: Kenali Apa Itu E-Procurement dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda

Tujuan pembuatan

Walaupun berbeda, tujuan utama PO dan PR saling berhubungan yaitu untuk melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berhubungan dengan pencatatan dan keuangannya khususnya pencatatan mengenai persediaan barang. Persediaan barang sendiri merupakan sesuatu yang penting yang harus sesuai kebutuhan oleh suatu usaha karena barang juga merupakan aset.

Contoh

Komponen dari purchase order telah jelas sebelumnya di atas. Purchase requisition merupakan dokumen internal yang dibuat oleh divisi manapun untuk mengajukannya ke divisi keuangan dan pembelian. Untuk itu, ada beberapa detail yang harus ada dalam dokumen PR seperti:

• Nama vendor yang menyediakan barang tersebut
• Divisi yang membutuhkan barang
• Daftar barang yang sesuai dengan kebutuhan
• Estimasi harga barang
• Jumlah atau kuantitas barang yang sesuai kebutuhan

Berikut ini adalah contoh tampilan purchase requisition secara umum :

Apa saja Fungsi Purchase Order?

Banyak pengusaha yang memilih untuk tidak menggunakan PO karena pembuatan PO memperlambat alur transaksi. Alasan lainnya, pengusaha merasa memiliki hubungan dekat dengan vendor sehingga merasa tidak membutuhkan dokumen resmi seperti PO. Untuk memahami  pentingnya PO dalam menjalankan usaha, berikut adalah fungsi-fungsi dari purchase order:

• Menghindari kekeliruan pesanan

Fungsi pertama dari purchase order adalah menghindari kekeliruan pesanan, terutama dalam kasus ketika Anda menerima kiriman pesanan barang, tetapi ternyata tidak sesuai dengan yang Anda harapkan. Terbayang jelas betapa sulitnya membereskan kekeliruan tersebut sebab bukan tidak mungkin vendor mengklaim barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan yang Anda sampaikan secara lisan.

Baca juga: Hindari 6 Kesalahan Paling Umum dalam Bisnis Grosir Ini!

• Mencegah adanya pesanan ganda

Purchase order berisi informasi terkait pesanan secara detail. Hal ini tentunya bermanfaat untuk mencocokkan dan mendata pesanan, terutama bila Anda memesan barang yang beragam dalam jumlah banyak. Dengan adanya purchase order, Anda dapat memeriksa barang mana yang sudah dipesan dan dari pemasok mana. Dengan demikian, Anda dapat mencegah resiko adanya pesanan ganda untuk barang yang sama.

• Melacak pesanan yang sudah masuk

Terkait informasi detail tentang pesanan barang yang tercantum di purchase order, Anda dapat melacak pesanan yang sudah masuk. Memastikan jumlah pesanan sesuai, jenis barang tepat, harga sesuai perjanjian, dan seterusnya. Tidak hanya itu, purchase order juga berfungsi sebagai dokumen hukum untuk menyelesaikan perselisihan atau gap dalam transaksi. Hasil akhirnya, inventory dan stok pun dapat terkelola dengan baik.

• Memberikan perlindungan hukum

Purchase order dapat memberikan perlindungan hukum bagi pihak pembeli dan penjual. salah satu contoh kasusnya jika perusahaan Anda memesan 100 laptop dari sebuah vendor. Namun pada kenyataannya yang terkirim oleh vendor hanya sembilan puluh sembilan laptop saja. Dengan mengirimkan purchase order dan pihak vendor menyetujuinya, maka hal tersebut sudah merupakan kontrak yang mengikat secara hukum. Jadi, saat pihak vendor mengirimkan barang yang tidak sesuai dengan pesanan maka hal tersebut dapat terproses ke ranah hukum.

• Menghindari masalah audit

Hal terakhir sebagai pembeli Anda harus membuat purchase order untuk menghindari masalah saat proses audit. Proses ini akan berjalan dengan lancar jika setiap pembelian tercatat dengan rapi dan teliti. Tanpa memiliki dokumen yang satu ini, maka staf harus melakukan proses panjang untuk mempersiapkan dokumen lain seperti invoice, kontrak, hingga email dengan vendor.

Baca juga: Menghitung Purchase Price Variance dalam Sistem Manufaktur

Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Pembuatan PO

Beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam pembuatan purchase order adalah sebagai berikut:

• Jika Anda sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan Anda dengan jelas
• Perhatikan detail apa saja yang harus tercantum dalam pesanan Anda, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya
• Memilih dan mencantumkan produsen atau supplier dengan jelas
• Jika perlu, menyebutkan media sebagai tempat iklan produk yang ada tidak kalah penting
• Membuat daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya dengan menyebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail
• Menyebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan
• Mencantumkan kontak yang dapat dihubungi jika terjadi kekeliruan atau permasalahan lain

Contoh Purchase Order

Jika Anda menggunakan purchase order manual artinya menggunakannya dalam format kertas. Cara ini memang terlihat baik-baik saja, akan tetapi sebenarnya tidak efisien. Untuk setiap siklus pembelian, biasanya ada banyak dokumen yang dilibatkan, termasuk akuisisi, PO, penawaran, goods received note, faktur, dan lain-lain. Jika Anda menyimpan semua itu dalam tumpukan kertas, maka ada banyak konsekuensi yang bisa timbul.

Dokumen kertas dapat dengan mudah hilang dan rusak. Jika ada pembelian atau permintaan yang double, Anda mungkin akan kesulitan menemukannya. Anda mungkin juga bisa kehilangan dokumen-dokumen transaksi terdahulu Anda sewaktu-waktu. Penggunaan sistem pembelian otomatis merupakan solusi yang tepat untuk masalah-masalah tersebut. Ketahui juga besar pengeluaran untuk mendapatkan sistem tersebut, unduh skema perhitungan harganya agar Anda dapat mengetahui gambarannya secara lebih detail.

Berikut ini merupakan dua jenis purchase order yang wajib Anda ketahui:

Manual

Jika dalam pembuatan surat purchase order Anda masih melakukannya secara manual menggunakan kertas, hal itu tidak menjadi masalah. Namun di era modern sekarang ini, hal tersebut kurang efisien dalam aspek biaya dan waktu. Berikut ini contoh surat purchase order manual:

HashMicro bangga menjadi bagian dari kisah sukses Anda, kami paham bahwa untuk terus tumbuh dan berkembang adalah mimpi bagi setiap perusahaan. Namun, pertumbuhan ini tak jarang menjadikan pengelolaan bisnis menjadi semakin kompleks. Itulah mengapa HashMicro terus mengembangkan produk-produk yang dapat menyederhanakan proses bisnis dari berbagai lini industri di Indonesia.

Digital

Seiring dengan perkembangan zaman, digitalisasi segala aspek pun mulai terus berkembang. Salah satunya dari sistem pengadaan barang, purchase order mengalami proses perkembangan digitalisasi dari manual menjadi sistem digital. Hal ini bertujuan untuk mengefisienkan biaya dan waktu, serta memberikan manfaat bagi pembeli dan penyedia barang agar data tidak hilang dengan begitu saja. Berikut ini contoh surat purchase order digital:

Selain mengizinkan Anda membuat purchase order secara digital, sistem pembelian otomatis juga memungkinkan Anda untuk dapat membuat request for quotation, blanket order (kontrak), persetujuan pembelian, dan berbagai dokumen penting lainnya secara digital.

Kesimpulan

PO penting bagi bisnis sebab dokumen ini berisi informasi mengenai pesanan secara detail. Ini sangat berguna terutama jika kamu memesan barang yang berbeda dalam jumlah banyak. PO juga berperan sebagai kontrak antara kamu dengan pemasok sekaligus acuan ketika ada masalah yang timbul, misalnya jumlah pesanan yang tidak sesuai.

Jika perusahaan Anda sudah memiliki transaksi dengan intensitas yang sangat banyak, tentu akan sangat memakan banyak waktu jika Anda membuat purchase requisition secara manual. Solusi terbaik adalah Anda bisa menggunakan software akuntansi terbaik dari HashMicro untuk memudahkan kegiatan PR dan PO pada bisnis Anda.

Sistem Akuntansi yang memiliki fitur pembelian terlengkap mulai dari proses pembuatan PR, PO, penerimaan barang, pembuatan faktur, pencatatan uang muka, retur pembelian, dan masih banyak lagi. Tunggu apa lagi? Coba sekarang.