Proses dan tugas purchasing seperti yang sudah dijelaskan di dua artikel sebelumnya tidak bisa dibilang pekerjaan yang mudah. Anda harus hati-hati, teliti, dan transparan selama proses procurement berlangsung.

Tips-tips yang diberikan untuk manajemen internal dan eksternal departemen Anda bisa semakin efisien jika Anda mengikuti inovasi-inovasi dan tren yang menggunakan teknologi untuk mempermudah pekerjaan Anda.

Salah satu dari tren ini adalah menggunakan software pembelian. Artikel kali ini akan membahas software pembelian mulai dari definisi, fitur, dan manfaatnya.

Apa itu software purchasing?

Software purchasing atau sering juga disebut dengan software procurement merupakan program komputer yang dapat mengotomatiskan seluruh proses procurement perusahaan perusahaan.

Software procurement dapat membuat purchase order, melakukan proses pemesanan online, menyesuaikan invoice dengan barang yang diterima, dan melakukan pembayaran secara elektronik.

Dengan demikian, tugas-tugas purchasing menjadi lebih cepat, transparan, dan hemat biaya.

Software purchasing untuk membantu tugas purchasing

Dengan banyaknya proses procurement dari awal sampai akhir, software purchasing memiliki berbagai fitur. Beberapa penyedia software ini, misalnya EQUIP dari HashMicro, menawarkan sistem yang fleksibel sehingga Anda bisa memilih fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Inilah daftarnya.

Manajemen produk dan vendor

Terdapat banyak jenis vendor sesuai dengan barang yang Anda butuhkan. Vendor tersebut bisa berasal dari manufaktur, supplier, kontraktor, industri kreatif, atau bidang apapun yang perusahaan Anda tidak Anda miliki.

Manajemen vendor adalah sistem yang mengatur seluruh hubungan dengan para vendor – mulai dari pemesanan, pengiriman barang, penentuan deadline, pembayaran invoice, dan fungsi-fungsi lainnya – secara otomatis.

Selain itu, Anda bisa membuat dan mengelola blanket order berdasarkan harga yang telah Anda sepakati dengan vendor dan juga melakukan pembelian dalam jumlah besar secara berkala.

Sistem ini juga menyimpan seluruh database produk yang dipesan dan memantau produk yang dipesan.

Quotation & purchase order

Software ini memudahkan proses purchase request. Setelah mendapatkan persetujuan, purchase request ini akan berubah menjadi purchase order dengan sendirinya.

Setelah vendor telah mendapatkannya, Anda bisa melakukan pembayaran dan melacak produk pesanan Anda. Untuk melacaknya, Anda bisa mengurutkan dan memfilter purchase order berdasarkan berbagai karakteristik purchasing yang Anda lakukan.

Proses ini terlaksana secara otomatis dan semua dokumen berbentuk digital sehingga Anda tidak harus menghabiskan tempat untuk menyimpan kertas-kertas ini atau menghilangkannya.

Persetujuan

Purchase request akan membutuhkan persetujuan dari orang yang berwenang di perusahaan Anda. Tiap perusahaan membutuhkan jumlah persetujuan yang berbeda-beda.

Terlepas dari berapa banyak orang yang dibutuhkan untuk persetujuan, proses procurement sering terkendala karena orang yang bersangkutan tidak bisa diminita persetujuannya.

Dengan sistem procurement, Anda bisa menyusun level persetujuan dan mengajukan kepada orang yang bersangkutan tanpa menggunakan dokumen kertas.

Setelah Anda memasukan purchase request, pihak-pihak tersebut dapat langsung memeriksanya dan menyetujui atau menolak. Semua dalam satu platform!

Penganggaran pembelian

Sistem procurement akan memudahkan Anda dalam memantau pembiayaan procurement. Jika ada departemen yang melakukan pengadaan barang dengan jumlah anggaran melebihi biaya yang telah ditetapkan, sistem akan otomatis memberikan peringatan.

Jika perusahaan Anda sering lepas kontrol atas anggaran pengadaan, maka sistem ini akan sangat membantu Anda dan dapat memangkas biaya yang seharusnya tidak perlu.

Invoice

Setelah barang diterima, Anda bisa mengelola invoice yang telah vendor berikan dan mengajukannya ke bagian keuangan.

Sistem ini juga memiliki sistem notifikasi jika ada invoice yang belum terbayar. Dengan demikian, Anda bisa tepat waktu membayarnya dan menjalin hubungan baik dengan vendor karena kedisiplinan Anda dalam pembayaran.

Pembuatan laporan

Pada akhir proses purchasing, Anda pasti akan membuat laporan. Pada sistem ini, Anda dapat menyusun laporan pembelian menggunakan tabel pivot yang interaktif.

Anda dapat mengeluarkan bermacam-macam laporan seseuai metriks yang Anda butuhkan. Oleh karena itu Anda tidak perlu mengeluarkan banyak dokumen untuk membuat sebuah laporan. Keakuratan dan kelengkapan laporan dapat terproses hanya dengan beberapa klik.

Itulah fitur-fitur yang harus Anda miliki jika proses procurement yang produktif dan efisien. Anda juga dapat mengintegrasikannya dengan sistem inventaris atau sistem akuntansi. Penting untuk memperhatikan lagi bahwa sebuah sistem seharusnya tidak mengubah cara Anda bekerja. Justru, sistemlah yang seharusnya mengikuti cara kerja perusahaan Anda.

Terus mencari kesempatan untuk belajar 

Ini adalah bagian akhir dari artikel tentang tips meningkatkan efisiensi procurement. Berawal dari perbaikan manajemen internal, manajemen vendor, dan teknologi dalam purchasing.

Namun demikian, tips-tips dari tiga artikel di atas seharusnya tidak membatasi Anda untuk mempraktikan apa yang menurut Anda cocok dengan pola kerja Anda. Anda harus sering-sering mengevaluasi proses purchasing dan mencari celah untuk meningkatkan atau memperbaiki proses-proses yang berjalan.

Peralatan, teknologi, atau prosedur baru yang akan membantu pekerjaan Anda pasti akan selalu hadir. Tren dan kondisi tertentu akan memaksa Anda untuk berubah. Jangan merasa terlalu nyaman dengan apa yang Anda lakukan. Teruslah evaluasi, belajar, dan buat perubahan.

Baca artikel sebelumnya: Panduan Meningkatkan Produktivitas Tugas Purchasing – Bagian 2