Panduan Meningkatkan Produktivitas Tugas Purchasing – Bagian 2

Syifa Fadiyah
tugas purchasing

Di artikel sebelumnya, kami telah membahas bagaimana cara meningkatkan produktivitas tugas purchasing di lingkup internal. Kini kami akan membahas bagaimana memaksimalkan koordinasi Anda dengan vendor sebelum dan saat proses tugas purchasing berlangsung.

Manajemen vendor sendiri berarti proses yang mencakup aktivitas yang mengatur keuangan, mengurangi risiko saat bekerja sama dengan vendor, dan memastikan perusahaan mendapatkan pelayanan yang terbaik dari vendor.

Tips-tips di bawah ini akan membantu Anda mengoptimalkan manajemen vendor.

Bangun hubungan baik dengan vendor

Image result for business relationship hd pictures

Mungkin butuh waktu lama untuk membangun dan menjaga hubungan baik dengan vendor Anda. Hal ini penting karena hubungan yang baik dengan vendor Anda merupakan aset bagi perusahaan.

Jika Anda sudah lama bertransaksi dengan vendor, maka akan lebih mudah ke depannya untuk memahami kebiasaan vendor Anda dan bernegosiasi dengan mereka.

Memang ada kesempatan untuk mencari vendor baru. Tetapi, proses mencari vendor yang sesuai dengan kebutuhan Anda sangat meghabiskan waktu dan uang.

Oleh karena itu, lebih baik Anda mempertahankan profesionalitas Anda ketika berurusan dengan vendor, memastikan bahwa mereka dibayar tepat waktu dan apresiasi kinerja mereka yang baik.

Sampaikan ekspektasi dan deadline di awal

Image result for business goal hd pictures

Saat berhubungan dengan vendor, Anda harus secara jelas menyampaikan tujuan yang ingin dicapai dengan bantuan vendor. Vendor Anda harus mengetahui kebutuhan perusahaan Anda saat ini dan di masa yang akan datang.

Dengan demikian, vendor dan perusahaan Anda dapat berjalan beriringan dan berkolaborasi dengan baik dalam jangka panjang.

Selain itu, Anda juga harus menentukan deadline yang harus dicapai bersama. Target tersebut harus realistis karena jika tidak, kerja sama Anda dengan vendor tersebut akan penuh risiko dan manfaatnya tidak akan maksimum.

Kontrol invoice Anda

Image result for business invoice hd pictures

Invoice merupakan dokumen penting dalam manajemen purchasing. Sebagai pembeli, Anda wajib memahami betul seluk-beluk invoice, terlebih jika Anda membayar atau meminta barang yang tak biasa. Oleh karena itu, kerja sama Anda dan vendor juga sangat bergantung pada benda ini.

Ada beberapa hal yang bisa Anda tingkatkan dalam manajemen invoice. Pertama, Anda harus membuat jadwal pembayaran invoice. Pembayaran invoice yang tepat waktu akan membangun rasa kepercayaan vendor terhadap perusahaan Anda.

Kedua, pastikan jumlah invoice yang harus dibayar benar. Jangan sampai Anda hanya memperhatikan jumlah total dari seluruh item atau jasa yang dibeli. Anda harus membandingkan harga-harga atau perubhan harga yang tertera di invoice dengan persetujuan kontrak.

Dengan demikian, memvalidasi invoice akan mengurangi kesalahan pembayaran dan berpotensi menghemat pengeluaran.

Tetapkan KPI untuk mengukur kinerja vendor

Image result for business kpi hd pictures

Anda akan membutuhkan Key Performance Indicator (KPI) untuk mengukur apakah vendor yang Anda pilih bekerja secara efektif.

KPI tiap perusahaan berbeda-beda berdasarkan apa yang mereka prioritaskan dalam kerja sama dengan vendor. Tetapi ada 3 cara kualitatif untuk menetapkan KPI dan mengukur performa vendor yaitu:

  • Manajemen kerja sama; diukur bedasarkan komitmen, fleksibiliatas, dan inovasi vendor
  • Manajemen biaya; diukur berdasarkan potongan harga, biaya pemesanan, dll.
  • Kualitas; diukur berdasarkan keprofesionalan staf, keakuratan pesanan, kesesuaian permintaan, garansi, dll.
  • Pengiriman; diukur berdasarkan ketepatan waktu pengiriman, respon terhadap masalah dan komplain, dll.
  • Kepuasan pelanggan

Mengatur proses pengajuan biaya

Image result for business bidding hd pictures

Jika pengajuan biaya tidak dibuat dengan benar, Anda akan mendapatkan banyak masalah. Terlebih lagi jika Anda bekerja di sektor pemerintahan. Anda bisa saja ditanyai oleh para auditor dan manajer mengenai pengajuan biaya yang mencurigakan.

Untuk itu Anda perlu betul-betul seksama membaca permintaan pembelian perusahaan Anda. Sesuaikan juga dengan peraturan perusahaan Anda seperti template dokumen tertentu, kriteria vendor, dan banyak lainnya.

Selain itu Anda juga harus mendokumentasikan proses pembelian ini karena Anda akan diminta laporan pertanggunjawabannya. Laporan tersebut mencakup proses scoring, konsultan Anda, dan alasan mengapa vendor lain ditolak.

Kesimpulan

Hubungan baik dengan vendor memang bisa sangat menguntungkan. Tetapi jika Anda salah langkah dan mengabaikan kewajiban Anda sebagai pembeli, nama baik perusahaan bisa dipertaruhkan. Oleh karena itu, Anda harus sangat berhati-hati dalam proses dan tugas purchasing ketika vendor sudah mulai terlibat.

Lantas, seperti apa inovasi-inovasi terbaru yang dapat memudahkan tugas purchasing?  Simak penjelasannya di artikel selanjutnya.

Artikel sebelumnya: Panduan Meningkatkan Produktivitas Purchasing – Bagian 1

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles