Software payroll dan Software HRIS merupakan software yang diperlukan untuk segala perusahaan. Dikarenakan, keberadaan divisi human resources (HR) merupakan komponen penting dari bisnis apapun, terlepas dari ukuran perusahaannya.
Mungkin Anda kerap mendengar tentang HRIS dan payroll yang bisa membantu menyederhanakan tugas manajemen HR.
Meskipun kedua sistem ini serupa, namun keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Jika Anda salah memilih sistem untuk kebutuhan bisnis yang ada, maka sistem tidak bisa beroperasi secara optimal.
Ingin mengetahui perbedaan dari kedua sistem ini? Simak terus artikel ini yang mana akan membahas secara lengkap perbedaan fungsi dan fitur kedua sistem ini agar Anda tidak salah pilih.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Perbedaan Software HRIS dan Software Payroll?
HRIS menyimpan, memproses, dan mengelola data karyawan, seperti nama, alamat, nomor identitas, informasi visa atau izin kerja, dan informasi tanggungan. Selain itu, HRIS menyediakan fungsi sumber daya manusia, seperti rekrutmen, pelacakan kandidat, manajemen waktu dan kehadiran, penilaian kinerja, dan pengelolaan tunjangan.
Tidak hanya itu, HRIS juga menyediakan basis data yang komprehensif mengenai karyawan, memfasilitasi pengambilan keputusan strategis dan perencanaan tenaga kerja.
Berbeda dengan HRIS, payroll memiliki fokus pada administrasi gaji dan manajemen penggajian karyawan. Sistem ini akan mengotomatiskan perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan pembayaran kepada karyawan.
Dengan menggunakan Software Payroll, perusahaan dapat menghindari kesalahan perhitungan gaji, menghemat waktu, dan meningkatkan akurasi dalam proses penggajian.
Walaupun keduanya berkaitan dengan sumber daya manusia, software HRIS dan software payroll memiliki beberapa perbedaan. Software HRIS cakupannya lebih luas, seperti pengelolaan database karyawan, pembuatan laporan, manajemen pengeluaran, kontrak, dan cuti. Sementara, HR payroll fokus kepada perhitungan tunjangan dan gaji karyawan.
Fakta Menarik
Permasalahan yang Terjadi Jika Tidak Menggunakan Software HRIS dan Payroll
Berikut merupakan beberapa permasalahan yang mungkin dihadapi perusahaan yang tidak menggunakan HRIS dan Payroll:
1. Kesulitan manajemen data karyawan
Data dan dokumen milik karyawan perusahaan menjadi hal yang penting terutama bagi HR. Dengan dokumen yang ada, pihak manajemen mampu membantu dalam berbagai kegiatan operasional seperti penggajian.
Tanpa menggunakan sistem HRIS, data karyawan akan dikelola secara manual, yang mana hal ini masih memiliki risiko terjadi human error yang tinggi. Dengan mengelola secara manual, pihak manajemen bisa mengalami kehilangan informasi dan dokumen penting yang ada.
Tidak hanya itu, data yang tidak terkelola dengan baik ini akan berdampak pada salah satunya cara penggajian perusahaan. Ketidakmampuan untuk dengan cepat mengakses dan memperbarui informasi karyawan dapat menghambat efisiensi operasional.
2. Proses penggajian manual yang rentan kesalahan
Dalam melakukan penggajian karyawan yang ada, tentu proses ini membutuhkan waktu yang banyak. Jika proses ini dilakukan secara manual, tentu pihak manajemen akan mengalami kewalahan terutama jika karyawan dalam perusahaan memiliki jumlah yang banyak.
Tanpa menggunakan software payroll, hal seperti kesalahan dalam perhitungan dan ketidakakuratan dalam pembayaran gaji sangat mungkin terjadi.
Tidak hanya itu, pemotongan pajak dan pemenuhan peraturan penggajian yang kompleks dapat menjadi tugas yang sulit tanpa otomatisasi.
3. Kurangnya akurasi dan kepatuhan
Dalam mengelola seluruh data milik karyawan yang ada, pihak manajemen harus bisa melakukan secara teliti.
Tanpa HRIS, risiko kesalahan dalam manajemen kinerja, pelatihan, dan pengembangan dapat meningkat, menyebabkan penurunan produktivitas dan motivasi karyawan.
Tidak hanya itu, jika manajemen juga tidak menggunakan payroll, bisa terjadi risiko pelanggaran regulasi pajak yang berpotensi mengakibatkan sanksi dan masalah hukum.
4. Kesulitan pelacakan kinerja karyawan
Pihak manajemen harus melakukan pelacakan kinerja untuk dapat melihat apakah karyawan sudah bekerja sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Tanpa menggunakan HRIS, manajemen kinerja dan pengembangan karyawan menjadi lebih sulit.
Dimana hal ini dapat menghambat kemampuan perusahaan untuk membuat keputusan strategis terkait dengan sumber daya manusia.
5. Ketidaktransparan dalam pengelolaan sumber daya manusia
Tanpa sistem yang terintegrasi, informasi terkait karyawan seperti data personal, riwayat pekerjaan, dan penggajian tersebar di berbagai dokumen dan platform, menyulitkan akses dan pemantauan secara efisien.
Ketidaktransparan ini dapat menyebabkan kesulitan dalam pengambilan keputusan strategis terkait manajemen karyawan dan alokasi sumber daya.
Selain itu, tanpa software payroll yang terotomatisasi, proses penggajian manual bisa menjadi rumit dan rentan terhadap kesalahan perhitungan, yang pada gilirannya dapat mengakibatkan ketidakpuasan karyawan dan potensi masalah kepatuhan perpajakan.
Untuk membantu mengatasi permasalahan ini, Anda dapat menggunakan salah satu software payroll terbaik, yaitu sistem HRIS dari HashMicro. Jika Anda sudah mempertimbangkan ingin menggunakan sistem ini, tetapi ingin melihat skema harganya terlebih dahulu, silahkan klik banner di bawah sini.
Fitur Software HRIS dan Software Payroll
Software HRIS yang baik telah dilengkapi berbagai fitur yang dapat membantu Anda dalam menjalankan fungsi HR. Oleh karena itu, berikut ini fitur software HRIS dan software Payroll bagi perusahaan.
- Manajemen penggajian. Software ini dapat menghitung gaji secara akurat berdasarkan waktu kerja, jam lembur, dan kehadiran karyawan.
- Database karyawan. Penyimpanan informasi karyawan, mulai dari data pribadi hingga keuangan, di platform yang tersentralisasi.
- Manajemen pengeluaran. Pengelolaan cash advance, allowance, reimbursement, dan lainnya dengan mudah beserta pembuatan laporan dalam hitungan detik.
- Kontrak karyawan. Pengelolaan kontrak karyawan kapan saja dan di mana saja serta pengingat jika masa kontrak akan habis. Pengelolaan ini dapat menggunakan sistem manajemen kontrak dari HashMicro. Sistem ini dapat membantu perusahaan untuk mengelola berbagai kontrak dengan satu sistem.
- Manajemen kehadiran. Pelacakan kehadiran karyawan dan pencatatan data dari mesin absensi kapan saja dan di mana saja dan secara otomatis.
- Manajemen cuti. Penyederhanaan proses pengajuan cuti, termasuk sakit, liburan, dan cuti melahirkan secara otomatis. Sehingga tugas HR akan menjadi semakin ringan.
Kesimpulan
Software HRIS dan software payroll merupakan dua perangkat lunak yang berbeda. HRIS memiliki cakupan yang lebih luas seperti mengelola database karyawan, gaji karyawan, dan lain-lain. Di sisi lain, Software Payroll hanya mencakup tunjangan dan gaji karyawan.
Maka dari itu, jika Anda ingin meningkatkan pengelolaan SDM yang ada dengan baik, harus digunakan sistem HRIS yang terintegrasi dengan sistem payroll, salah satunya adalah sistem HRIS dari HashMicro.
Integrasi ini memungkinkan perusahaan mengelola informasi karyawan secara efisien, sehingga adanya keselarasan antara data karyawan, evaluasi kinerja, pelatihan, dan proses penggajian.
Hal inilah mengapa setiap perusahaan harus memiliki kedua software ini untuk menunjang perusahaanya. Software tersebut dapat membantu HR dalam mengerjakan administrasi karyawan. Dapatkan demo gratis software HRIS dari HashMicro sekarang juga!
