BerandaSoftware/BusinessPentingnya Purchase Order (PO) dalam Bisnis

Pentingnya Purchase Order (PO) dalam Bisnis

Dalam membeli sebuah barang, pihak pembeli harus membuat sebuah dokumen permintaan barang kepada pihak penjual. Banyak orang mengenal dokumen ini dengan istilah purchase order atau PO. Dokumen purchase order merupakan komponen yang penting ketika bertransaksi selain invoice. PO dapat menghindari dari kesalahan transaksi. Purchase order juga berperan dalam memberikan perlindungan hukum bagi pihak-pihak yang melakukan transaksi. Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai pentingnya purchase order atau PO dalam bisnis.

Apa itu Purchase Order (PO)?

PO
Sumber: Rawpixel.com

Purchase order atau PO adalah sebuah dokumen berisikan permintaan pembelian barang yang dibuat oleh pihak pembeli dan diajukan kepada pihak penjual. Purchase order dapat dikatakan sebagai sebuah kontrak kesepakatan pembelian barang antara pihak pembeli dan pihak penjual. Dengan kata lain, purchase order merupakan bentuk komitmen dari kedua belah pihak, yakni pihak pembeli dalam memperoleh barang serta pihak penjual dalam menyediakan barang yang diminta. Dalam transaksi, purchase order merupakan dokumen yang sangat penting agar tehindar dari kesalahan dalam pengadaan serta penyerahan barang.

Baca juga: Apa itu Purchase Order dan Apa Kegunaanya bagi Bisnis Anda?

Aspek-aspek pada Purchase Order

PO
Sumber: Rawpixel.com

Pembuatan PO tentunya harus memenuhi beberapa aspek penting. Aspek-aspek ini dapat membantu pihak penjual dalam menyediakan barang dibeli. Aspek pertama, identitas pembeli yang lengkap. Identitas pembeli meliputi nama perusahaan/orang, alamat pembeli, dan kontak pembeli. Kelengkapan identitas pembeli menjadi sangat penting dalam dokumen purchase order agar terhindar dari kejadian salah pengiriman barang. Lalu aspek yang kedua adalah tanggal dibuatnya purchase order. Aspek ketiga, waktu pengiriman barang oleh penjual. Kemudian aspek keempat adalah tanggal jatuh tempo pembayaran. Pembeli harus memperhatikan tanggal jatuh tempo pembayaran ini agar terhindar dari keterlambatan pembayaran. Pembeli akan dapat harga spesial bila melakukan pembayaran secara langsung. Aspek yang kelima, pembeli harus memberikan detail informasi barang kepada penjual. Terakhir, pembeli harus mencantumkan total harga transaksi dengan sesuai.

Fungsi Purchase Order

PO
Sumber: Rawpixel.com

PO sebagai komponen penting dalam transaksi tentunya memiliki beberapa fungsi. Pertama, purchase order dapat dijadikan sebagai bukti transaksi dari penjual kepada pembeli. Dengan kata lain, bukti transaksi ini bisa menjadi bukti komitmen dari penjual dalam pengadaan barang dan pembeli dalam melakukan transaksi pembelian. Fungsi yang kedua dari purchase order adalah menghindari pembeli dari kesalahan dalam pembelian barang. Dalam hal ini, kesalahan dalam pembelian barang meliputi pada barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi serta jumlah kuantitas barang yang tidak semestinya. Oleh karena itu pembeli dapat membuat purchase order secara detail agar tidak terjadi kesalahan dalam pembelian barang. Fungsi yang ketiga dari purchase order adalah mendapatkan barang dengan harga yang diinginkan oleh pembeli. Terakhir, fungsi dari purchase order atau PO adalah menghindari terjadinya tindak penipuan.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan saat Pembuatan PO

po
Sumber: HashMicro

Dalam membuat sebuah purchase order atau PO, pembeli harus memperhatikan beberapa hal berikut agar tidak terjadi kesalahan dalam pembelian barang. Pertama, pembeli harus mencantumkan identitas secara detail pada purchase order. Kedua, detail barang pemesanan harus tercantum lengkap. Sehingga barang dapat terkirim sesuai permintaan pembeli. Ketiga, pembeli harus mencantumkan metode dan waktu pengiriman. Pembeli dapat memberikan informasi kepada penjual apabila ingin mengirimkannya ke beberapa tempat.

Keempat, pembeli harus memberikan informasi mengenai metode pembayaran. Pembeli dapat menggunakan metode bayar tunai atau transfer via bank. Tak kalah penting, dalam purchase order harus mencantumkan nomor purchase order. Nomor ini berperan penting bagi kedua belah pihak ketika terjadi permasalahan dalam transaksi pengadaan barang.

Apa Bedanya PO dengan Invoice?

po
Sumber: Rawpixel.com

Purchase order dan invoice jelas berbeda, meski keduanya adalah komponen penting dalam sebuah transaksi. Purchase order adalah konfirmasi permintaan barang oleh pembeli. Sedangkan invoice adalah permintaan pembayaran oleh penjual. Perbedaan dapat terlihat dari pelaku pembuat dokumen. Pembeli membuat purchase order dalam rangka permintaan barang. Sementara itu, penjual membuat invoice untuk permintaan pembayaran.

Berdasarkan penerima dokumen, purchase order akan diterima oleh penjual jika telah selesai dibuat oleh pembeli. Sedangkan untuk invoice akan diterima oleh pembeli. Mengenai waktu pengiriman dokumen, pembeli mengirimkan purchase order kepada penjual ketika melakukan pemesanan barang. Berbeda dengan purchase order, penjual akan mengirimkan invoice kepada pembeli apabila apabila pesanan telah selesai.

Baca juga: Purchase Order dan Invoice, Apa Bedanya?

Istilah-Istilah PO selain Purchase Order

po
Sumber: Rawpixel.com

Ada beberapa istilah PO lainnya dalam dunia bisnis selain purchase order. Istilah lain tersebut yaitu pay-out dan pre-order. Berikut adalah penjelasan dari kedua istilah tersebut:

Pay-Out

Istilah pay-out ini mungkin belum familiar di telinga masyarakat. Pay-out memiliki pengertian sebagai kegiatan pembayaran yang dilakukan oleh platform online atau e-commerce kepada mitra toko pada platformnya. Mitra toko tidak bisa menerima hasil penjualan secara langsung. Hasil penjualan terlebih dahulu masuk ke rekening milik e-commerce. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya tindak penipuan. Mitra toko dapat melakukan klaim atas hasil penjualan secara online pada platform tersebut. Nantinya, mitra toko akan mendapatkan hasil penjualan melalui rekening bank pribadi apabila berhasil melakukan klaim. Dalam menjelaskan lebih detail mengenai istilah pay-out dapat mengambil contoh dari perusahaan e-commerce Shopee. Dimana Shopee menyimpan terlebih dahulu hasil penjualan dari setiap penjual atau mitra toko agar mencegah terjadinya tindak penipuan. Para penjual atau mitra toko dapat melakukan klaim atas hasil penjualannya secara online melalui aplikasi Shopee. Jika berhasil, hasil penjualan akan masuk ke rekening pribadi penjual.

Pre-Order

Pre-order adalah sebuah sistem yang memungkinkan bagi pembeli untuk dapat memesan sebuah barang dan membayarnya terlebih dahulu meskipun barangnya belum tersedia. Pihak penjual akan terbantu dengan sistem pre-order ini karena hanya memproduksi barang dengan jumlah yang sesuai. Sistem pre-order memiliki mekanisme pembayaran bayar penuh di awal atau dalam beberapa termin. Contoh dari pre-order adalah ketika brand sepatu memberlakukan sistem pre-order untuk koleksi sepatu terbarunya. Calon pembeli dapat memesan koleksi sepatu terbaru tersebut dan membayarnya diawal, meskipun barang belum tersedia. Hal ini salah satunya guna mengamankan stok barang. Pesanan akan dikirim oleh brand sepatu tersebut ketika barang sudah tersedia. 

Kesimpulan

Purchase order atau PO merupakan sebuah dokumen penting dalam proses pembelian barang. Dengan adanya purchase order, maka tindak penipuan dapat dihindari. Penting bagi penjual untuk memperhatikan aspek-aspek dalam purchase order agar dapat mencegah terjadinya kesalahan dalam pembelian barang.

Pembuatan purchase order dalam melakukan transaksi pembelian barang akan semakin mudah secara digital dengan procurement system dari HashMicro. Fitur-fitur terbaik dan terintegrasi dengan modul pilihan hadir menunjang sistem ini. Segera hubungi kami untuk mendapatkan penawaran terbaik dan demo gratis.

Artikel terkait:

Sistem Procurement Adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Muhammad Ezra Ambiar Ganesha
A Junior Content Writer that willing to learn new thing.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.

spot_img

Butuh Software untuk Bisnis Anda?

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan mengisi form ini dan dapatkan demo GRATIS!

Novia

Novia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Butuh Bantuan?

Hubungi tim ahli kami untuk konsultasi gratis melalui WhatsApp.
+6287888000015
×
Butuh Bantuan?