5 Manfaat Penerapan ERP pada Perusahaan Jasa Profesional

Kanya Anindita
5 Manfaat Penerapan ERP pada Perusahaan Jasa Profesional

Bisnis jasa profesional pada umumnya menghadapi banyak tantangan, mulai dari menangani klien dengan kebutuhan yang berbeda hingga mengelola aspek-aspek internal seperti keuangan dan SDM. Sebagai entrepreneur yang menekuni bidang ini, Anda tentu tahu betapa sulitnya mengelola seluruh proses bisnis Anda secara terpisah. Apalagi Anda harus mengelola berbagai proses tersebut secara manual. 

Namun, Anda tidak perlu khawatir, karena sistem ERP menyediakan solusi yang tepat untuk mengatasi berbagai tantangan yang Anda hadapi dalam bisnis jasa Anda. Penerapan ERP pada perusahaan jasa tidak hanya dapat membantu mengintegrasikan seluruh aktivitas operasional, tetapi juga memberikan informasi yang lebih lengkap tentang seluruh aspek bisnis yang dapat membantu Anda untuk terus melakukan pengembangan. 

Berikut ini adalah lima manfaat penerapan ERP pada perusahaan jasa yang perlu Anda ketahui. 

1. Peningkatan Efisiensi & Produktivitas

Sistem ERP membantu mengotomatiskan berbagai proses yang kompleks dalam perusahaan jasa, mulai dari manajemen pelanggan dan manajemen keuangan hingga manajemen karyawan. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan data apa pun secara real time dengan tingkat akurasi tinggi. Anda tidak perlu khawatir pada kesalahan informasi atau kalkulasi (misalnya dalam laporan keuangan). Anda juga tidak perlu lagi menghabiskan biaya operasional untuk pembelian kertas dan alat tulis atau aplikasi-aplikasi terpisah.

Karena proses bisnis menjadi lebih sederhana, maka efisiensi dan produktivitas pun dapat ditingkatkan. Karyawan Anda dapat bekerja dengan lebih produktif. Anda dapat lebih fokus pada aspek-aspek bisnis yang menguntungkan lainnya ketimbang mengurus aktivitas bisnis yang berulang dan melelahkan. Ini pada akhirnya akan berdampak positif pada revenue bisnis jasa Anda. 

2. Layanan Pelanggan yang Optimal

ERP membantu perusahaan jasa meningkatkan layanan mereka melalui modul-modulnya seperti sistem CRM dan sistem booking. Namun, tidak semua sistem ERP memiliki sistem booking. Hanya sistem ERP yang lengkap saja yang menyediakan modul ini. 

Sistem CRM memudahkan Anda mengakses data lengkap klien yang tersimpan dalam lokasi terpusat. Anda dapat mengaksesnya untuk mengecek jadwal pertemuan, memantau dan memperbarui status prospek, mengetahui siapa yang harus ditindaklanjuti (dan mengenai apa), dan melihat perkembangan dalam penjualan Anda. Ini tentunya akan membantu Anda memahami klien Anda dengan lebih baik sehingga Anda dapat memberikan layanan yang maksimal.

Sistem booking dalam ERP memungkinkan pemilik bisnis jasa mengotomatiskan manajemen reservasi. Sistem ini menyediakan customer portal yang mengizinkan klien untuk melakukan reservasi sesuai time slot yang tersedia. Sistem memungkinkan Anda mengirimkan reminder secara otomatis kepada klien melalui email untuk janji temu yang akan datang. Sistem juga menyediakan online payment gateway yang memudahkan klien melakukan pembayaran.

Baca artikel terkait: 6 Tips Efektif Mengoptimalkan Customer Experience dalam Bisnis Jasa

3. Komunikasi & Kolaborasi Tim yang Lebih Baik

Sistem ERP mengintegrasikan seluruh proses dalam perusahaan dan memungkinkan setiap orang di dalamnya saling berkolaborasi melalui satu sistem terpusat. Dengan adanya sistem terpusat, setiap divisi dan bahkan kantor cabang dapat saling berkoordinasi tanpa harus saling menginterupsi satu sama lain. 

Tim pemasaran dapat memberikan data prospek yang mereka dapatkan dari iklan kepada tim penjualan melalui CRM. Tim penjualan dapat memberi tahu tim pemasaran tentang prospek mana yang potensial dan mana yang tidak sehingga tim pemasaran dapat lebih fokus pada sumber prospek (lead source) yang lebih efektif. Departemen keuangan dapat mengetahui berapa banyak biaya yang dihabiskan oleh setiap divisi atau staf tanpa harus menanyakannya langsung kepada mereka. Sementara itu, departemen HR dapat memonitor aktivitas staf dalam setiap divisi termasuk kehadiran, cuti, penggunaan jam kerja, permintaan dana untuk keperluan tertentu, dan lain-lain. 

4. Visibilitas Keuangan yang Lebih Besar

Keuangan merupakan salah satu aspek yang paling penting dalam perusahaan mana pun. ERP membantu Anda mendapatkan visibilitas yang lebih besar terhadap seluruh aspek bisnis, terutama akuntansi. Sistem memungkinkan Anda mengetahui arus kas perusahaan secara real time, menginformasikan tentang kondisi keuangan Anda yang sebenarnya. 

Anda mungkin sudah terbiasa membuat laporan keuangan untuk mengetahui laba rugi bisnis Anda. Akan tetapi, Anda mungkin belum bisa melacaknya secara terperinci. Sistem ERP memungkinkan Anda mengetahui laba rugi secara lebih detail, berdasarkan lokasi bisnis (jika Anda memiliki beberapa cabang bisnis), klien yang Anda layani, jenis layanan yang Anda berikan, dan lain-lain. Ini akan membantu Anda memahami sumber laba rugi dengan lebih baik, sehingga Anda dapat memangkas pengeluaran yang tidak menghasilkan profit untuk bisnis Anda.

5. Tingkat Fleksibilitas & Skalabilitas yang Lebih Tinggi

Anda ingin berlibur di tempat yang jauh dari kantor, namun Anda harus menangani begitu banyak permintaan janji temu? Atau klien Anda tidak hanya datang dari dalam negeri tetapi berbagai negara lain dengan bahasa dan mata uang yang berbeda? Tidak masalah. Karena sistem ERP memungkinkan pemilik perusahaan jasa untuk mengelola bisnis mereka dari mana saja dan memudahkan mereka untuk melayani klien dari negara mana pun.

Sistem ERP berbasis cloud memudahkan Anda mengakses berbagai informasi secara real time dari mana saja menggunakan perangkat seluler apa pun dengan koneksi internet. Anda tidak perlu selalu berada di kantor untuk memberikan tugas kepada staf, melacak jadwal janji temu dengan klien, mengirim tagihan, dan lain-lain. Sistem ERP yang baik juga hadir dengan fitur-fitur seperti multi-currency dan multi-language management sehingga Anda dapat melakukan kerja sama dengan siapa pun tanpa batasan.

Langkah-Langkah Penerapan ERP pada Perusahaan Jasa Profesional

Untuk membantu memudahkan proses penerapan ERP pada perusahaan jasa Anda, berikut ini kami memberikan langkah-langkah singkat dan sederhana yang dapat Anda ikuti:

  1. Pahami kebutuhan bisnis Anda terlebih dengan melibatkan tim Anda
  2. Lakukan riset mengenai harga sistem ERP dan cari vendor berdasarkan kebutuhan & anggaran Anda
  3. Sisihkan anggaran yang lebih bila Anda ingin melakukan kustomisasi pada sistem ERP Anda
  4. Temui beberapa vendor ERP dengan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan & anggaran Anda
  5. Konsultasi dengan ahli perangkat lunak bisnis jika Anda bingung dalam mengambil keputusan
  6. Pastikan vendor selalu memberikan dukungan baik ketika proses deployment berjalan maupun setelah sistem sudah dapat digunakan

Untuk langkah-langkah penerapan ERP pada perusahaan jasa yang lebih lengkap, silakan baca artikel ini:

Langkah-Langkah Implementasi Sistem ERP | dalam 5 Bab

 

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

latest articles

Dapatkan Update Gratis dari Kami