Inventaris kantor adalah daftar aset atau perlengkapan yang dimiliki perusahaan untuk menunjang aktivitas kerja karyawan. Sarana dan prasarana ini berperan penting dalam meningkatkan produktivitas karena memudahkan karyawan dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Untuk memastikan pengelolaan berjalan efisien, perusahaan dapat menggunakan aplikasi inventaris yang membantu mencatat, memantau, dan mengatur penggunaan barang secara otomatis. Integrasinya dengan aplikasi stok barang juga mempermudah pengawasan aset secara real-time.
Anda dapat mencoba demo gratisnya untuk melihat bagaimana proses pengelolaan aset dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien. Simak pembahasan berikut untuk mengetahui pengertian, manfaat, dan cara mengelola inventaris kantor secara efektif.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Inventaris Kantor?
Yang dimaksud dengan inventaris kantor adalah daftar barang yang umumnya digunakan oleh karyawan di dalam perusahaan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor. Beberapa contoh barang yang dikategorikan sebagai inventaris kantor adalah printer, alat tulis kantor (ATK), meja dan kursi kantor, dan lain sebagainya.
Sedangkan yang dimaksud dengan inventarisasi kantor adalah proses penyusunan daftar barang di perusahaan yang dilakukan secara berkala dengan ketentuan yang berlaku di dalam kantor.
Proses ini biasanya juga melibatkan pencatatan di dalam buku inventaris yang memuat informasi seperti nama barang, jenis, jumlah, tahun pembelian, harga hingga kode barang inventaris tersebut.
Berikut ini beberapa alasan pentingnya mengelola inventaris kantor di perusahaan Anda:
Meminimalkan Budgeting Perusahaan
Pentingnya budgeting suatu perusahaan membuat proses anggaran menjadi mudah dan efektif untuk menjaga bisnis dan alat-alat pembayarannya agar tetap pada jalur.
Perusahaan menyusun rencana anggaran sebagai dasar pelaksanaan seluruh aktivitas usahanya dalam periode satu tahun. Dengan begitu, memudahkan kegiatan kontrol inventaris terhadap penggunaan budget perusahaan.
Menciptakan Transparansi
Transparansi adalah keterbukaan karyawan dalam pelaksanaan proses pengambilan keputusan dan penyampaian informasi yang relevan tentang perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
Menciptakan transparansi sangat penting karena hanya melalui keterbukaan semua anggota tim dapat saling percaya, tidak merasa curiga, dan menjauhi segala persepsi negatif antar anggota tim. Hal ini penting karena membangun kepercayaan di antara setiap anggota tim bukanlah hal yang mudah.
Menjaga Keamanan Aset Kantor
Keselamatan adalah salah satu hal yang harus Anda perhatikan. Apalagi jika inventaris kantor perusahaan Anda memiliki banyak persediaan di gudang yang cukup besar. Anda dapat menggunakan CCTV untuk memantau lingkungan Anda.
Berikan izin khusus kepada penanggung jawab untuk masuk dan keluar gudang, sehingga tidak semua orang bisa berkeliaran bebas di dalam gudang. Hal ini untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya pencurian atau penipuan yang akan menyebabkan persediaan menyusut.
Mencatat Aset Perusahaan
Setiap perusahaan perlu mengelola aset yang dimiliki dengan melakukan manajemen aset yang tepat. Aset adalah sumber daya atau kekayaan yang perusahaan miliki.
Aset merupakan bagian terpenting dari sebuah perusahaan yang harus Anda kelola dengan baik untuk mendapatkan manfaat bagi perusahaan, sekaligus mendorong tercapainya tujuan perusahaan.
Mencatat aset perusahaan penting karena akan mengetahui stock opname jumlah fisik persedian stok barang yang telah terverifikasi dengan catatan inventaris perusahaan sebelum didistribusikan.
Membantu Pengambilan Keputusan Terhadap Pemangku Kepentingan Perusahaan
Setiap perusahaan pasti punya banyak pihak yang terlibat di dalamnya, baik itu secara langsung maupun tidak. Setiap pihak memiliki peran masing-masing yang memengaruhi perkembangan dari perusahaan itu sendiri.
Stakeholder adalah salah satu peran yang paling penting dalam perkembangan sebuah perusahaan. Dalam sebuah perusahaan, minimal ada satu orang yang memangku peran penting sebagai stakeholder.
Baca juga: Manfaat Sistem Manajemen Inventaris Untuk Perusahaan – HashMicro
Meningkatkan Layanan Konsumen
Ketika Anda mengelola inventaris Anda dengan baik dan benar, inventaris Anda akan selalu terpantau secara otomatis. Hal ini berdampak pada pelayanan kepada konsumen yang tentunya lebih memuaskan. Konsumen akan lebih loyal terhadap produk yang ada stoknya. Bahkan, tak jarang mereka rela membayar lebih ketika Anda bisa memenuhi kebutuhannya dengan cepat.
Ini bisa menjadi bentuk pemasaran dari mulut ke mulut dengan meningkatkan layanan kepada konsumen dan membuat mereka senang. Konsumen dapat merekomendasikan produk bisnis Anda kepada orang-orang di sekitarnya. Dengan cara ini, penjualan cenderung meningkat, dan keuntungan perusahaan juga akan meningkat.
Untuk melihat bagaimana software inventory dari HashMicro berhasil membantu aktivitas operasional bisnis Banban Tea secara nyata, Anda dapat klik banner di bawah ini!
Kesimpulan
Secara umum, pengertian inventaris adalah semua barang yang perusahaan punya untuk melaksanakan kegiatan operasional. Aplikasi Inventaris Barang dapat membantu Anda dalam mengelola barang gudang agar lebih efisien dan akurat.
Kegiatan tersebut menata segala perlengkapan secara teratur dan sistematis sesuai peraturan dari inventarisasi. Umumnya, proses inventarisasi ini dilakukan untuk meningkatkan proses pemantauan dan pengelolaan baik sarana maupun prasarana perusahaan secara efektif.
Dapatkan demo gratis software HashMicro sekarang juga!
Pertanyaan Seputar Inventaris Kantor
-
Apa yang dimaksud inventaris kantor?
Inventaris kantor adalah seluruh aset, perlengkapan, dan peralatan yang dimiliki perusahaan untuk menunjang kegiatan operasional sehari-hari. Barang-barang ini digunakan oleh karyawan dalam menjalankan tugasnya, mulai dari alat kerja utama hingga perlengkapan pendukung.
-
Contoh inventaris kantor apa saja?
Contoh inventaris kantor meliputi meja, kursi, komputer, printer, mesin fotokopi, alat tulis kantor (ATK), hingga perlengkapan pendukung seperti lemari arsip atau proyektor. Semua barang tersebut termasuk aset tetap perusahaan yang perlu dikelola dan dicatat secara berkala.
-
Langkah inventarisasi kantor?
Inventarisasi kantor dilakukan dengan mendata seluruh barang yang dimiliki perusahaan, memberi kode pada setiap aset, mencatatnya ke dalam sistem, lalu melakukan pemeriksaan dan pembaruan data secara berkala agar informasi inventaris selalu akurat.
