Gudang yang penuh dengan barang mati atau rak kosong saat permintaan melonjak adalah masalah nyata yang sering merugikan perusahaan. Biaya penyimpanan membengkak, cash flow tersendat, dan tim operasional harus bekerja ekstra hanya untuk menambal kekacauan stok.
Vendor Managed Inventory (VMI) menawarkan pendekatan berbeda. Alih-alih perusahaan mengelola semuanya sendiri, vendor ikut bertanggung jawab memantau pergerakan barang, mengisi ulang persediaan sesuai data penjualan, dan menjaga rotasi produk tetap sehat.
Artikel ini akan membahas bagaimana VMI bekerja, manfaat yang bisa langsung dirasakan bisnis, serta kapan perusahaan perlu mempertimbangkan penerapannya. Dengan begitu, Anda bisa menilai apakah strategi ini cocok untuk mengatasi persoalan inventori yang sedang dihadapi.
Daftar Isi:
Proses Vendor Managed Inventory
Berikut adalah proses vendor managed inventory secara umum, walau dari satu gudang ke gudang lain pasti memiliki pendekatan berbeda.
1. Kesepakatan awal
Perusahaan dan vendor menentukan aturan kerja sama: produk yang dikelola, harga, level persediaan minimum–maksimum, serta mekanisme berbagi data (penjualan, stok, dan forecast).
2. Akses data oleh vendor
Vendor diberi akses ke sistem atau laporan persediaan perusahaan. Dari data ini, vendor bisa memantau pergerakan barang secara berkala.
3. Perencanaan replenishment
Berdasarkan data stok aktual dan proyeksi permintaan, vendor menghitung kebutuhan pengisian ulang. Keputusan replenishment ini biasanya otomatis dengan bantuan software inventory atau supply chain.
4. Pengiriman barang
Vendor mengatur pengiriman barang sesuai kebutuhan aktual di gudang, bukan menunggu purchase order manual dari perusahaan. Pengiriman bisa dilakukan dalam jumlah kecil tapi sering, sesuai dengan kesepakatan level stok.
5. Pencatatan dan monitoring
Barang yang masuk dicatat ke dalam sistem, baik oleh vendor maupun perusahaan. Monitoring ini penting untuk memastikan rotasi barang berjalan sesuai standar, khususnya untuk produk dengan masa simpan terbatas.
6. Penagihan dan pembayaran
Vendor mengeluarkan invoice sesuai dengan barang yang sudah dikirim. Perusahaan membayar berdasarkan jumlah aktual yang diterima, sehingga cash flow lebih terkendali.
Baca juga: Pentingnya Just in Time Inventory untuk Bisnis
Keuntungan Vendor Managed Inventory
Apa saja keuntungan vendor managed inventory?
1. Bagi pemasok
Dengan akses langsung ke data penjualan dan stok pelanggan, pemasok dapat merencanakan produksi serta distribusi dengan lebih baik. Hal ini membuat mereka lebih proaktif dalam memenuhi kebutuhan pasar.
- Perencanaan produksi lebih akurat berdasarkan data aktual.
- Distribusi lebih efisien karena tahu kapan dan berapa banyak barang harus dikirim.
- Promosi lebih efektif dengan penyesuaian pengiriman sesuai periode promo atau musim.
2. Bagi pelanggan
Bagi pelanggan, VMI membantu menjaga ketersediaan barang tanpa harus menanggung biaya persediaan yang terlalu besar. Stok selalu tersedia ketika dibutuhkan, tetapi tetap terkontrol.
- Ketersediaan barang lebih terjamin karena vendor menjaga level stok minimum.
- Biaya penyimpanan lebih rendah karena tidak perlu stok berlebih.
- Rantai pasok lebih fleksibel berkat replenishment yang sesuai kebutuhan nyata.
3. Bagi pemasok dan pelanggan
Kolaborasi melalui VMI juga menguntungkan kedua belah pihak sekaligus. Hubungan bisnis menjadi lebih erat karena transparansi data dan tujuan yang sama.
- Kesalahan input data berkurang berkat sistem otomatis.
- Pemrosesan lebih cepat mulai dari pemantauan hingga pengiriman.
- Hubungan kemitraan lebih kuat karena kedua pihak fokus pada kelancaran supply chain.
Contoh Vendor Managed Inventory (VMI)
Misalkan Home World, toko perlengkapan rumah, menjual lemari es ICY. Home World memiliki kontrak VMI dengan ICY, sehingga setiap hari mereka berbagi data penjualan dan tingkat inventaris melalui sistem EDI.
Dengan data tersebut, ICY dapat menghitung kebutuhan pengisian ulang secara otomatis. Tim ICY kemudian menjadwalkan pengiriman produk ke gudang Home World tanpa perlu purchase order manual dari pihak toko.
Hasilnya, stok lemari es selalu tersedia sesuai permintaan, biaya penyimpanan lebih terkendali, dan kedua pihak sama-sama diuntungkan melalui kolaborasi yang lebih transparan.
Faktor yang Perlu Diperhatikan dalam Strategi Vendor Managed Inventory
Strategi Vendor Managed Inventory (VMI) menuntut kerjasama erat antara pemasok dan pelanggan. Agar implementasi berjalan efektif, ada beberapa faktor kunci yang perlu diperhatikan:
1. Komunikasi dan berbagi informasi
Komunikasi yang terbuka antara kedua pihak penting untuk meminimalkan risiko mismatch stok. Data permintaan, inventaris, dan proyeksi kebutuhan harus dibagikan secara rutin.
- Membantu meningkatkan akurasi peramalan.
- Menjamin ketersediaan produk tepat waktu.
2. Penentuan parameter persediaan
Parameter stok yang jelas menjadi dasar strategi VMI. Ini mencakup penetapan reorder point, jumlah pemesanan ulang, dan tingkat layanan yang diinginkan.
- Menghindari kelebihan maupun kekurangan stok.
- Menjaga efisiensi gudang dan cash flow.
3. Keandalan sistem teknologi informasi
Sistem IT yang terintegrasi memudahkan pertukaran data real-time antara vendor dan pelanggan.
- Sistem bisa berupa software inventory, e-commerce, barcode, atau teknologi RFID.
- Memberikan visibilitas penuh pada arus barang.
4. Hubungan kemitraan yang kuat
VMI hanya berhasil jika didukung trust dan komitmen jangka panjang.
- Evaluasi kinerja dilakukan bersama secara transparan.
- Masalah diidentifikasi dan diselesaikan dengan kolaborasi.
Dengan memperhatikan faktor-faktor di atas, perusahaan dapat mengoptimalkan manfaat VMI: efisiensi rantai pasokan, biaya persediaan yang lebih rendah, dan rotasi stok yang lebih sehat.
Risiko dalam Vendor Managed Inventory (VMI)
Meskipun VMI menawarkan banyak keuntungan, ada sejumlah risiko yang harus diperhatikan agar implementasi tidak menimbulkan masalah baru. Berikut beberapa risiko utama:
1. Slow moving items
VMI kurang cocok untuk produk dengan pergerakan lambat. Jika item jarang terjual atau stoknya kecil (misalnya < 4 unit), vendor kesulitan menentukan jadwal replenishment yang efisien.
- Produk bisa menumpuk tanpa perputaran.
- Supplier biasanya meminta inventarisasi manual jika tidak ada pergerakan lebih dari 3–4 bulan.
2. Ketidaksesuaian jumlah fisik persediaan
Perbedaan antara catatan sistem dengan stok fisik bisa menimbulkan masalah serius.
- Baik vendor maupun pelanggan harus melakukan rekonsiliasi stok secara rutin.
- Jika selisih tidak terdeteksi, bisa memengaruhi akurasi replenishment dan cash flow.
3. Pengenalan atau penghapusan produk baru
Saat produk baru diluncurkan atau produk lama dihentikan, koordinasi dalam VMI menjadi tantangan.
- Vendor mungkin belum punya data historis untuk menentukan level stok ideal.
- Tanpa komunikasi jelas, stok bisa berlebihan atau justru kosong.
4. Perbedaan catatan bulanan (monthly exception)
Dalam praktiknya, laporan stok vendor dan pelanggan tidak selalu sinkron.
- Selisih kecil bisa muncul akibat perbedaan pencatatan atau waktu update sistem.
- Jika tidak segera diklarifikasi, bisa menurunkan kepercayaan kedua belah pihak.
Untuk memperjelas pembahasan, mari simak tabel berikut yang memaparkan jenis-jenis risiko dalam VMI beserta ringkasannya secara sederhana:
| No. | Risiko dalam VMI | Deskripsi |
| 1. | Slow moving items | Item dengan pergerakan lambat tidak cocok masuk VMI karena bisa menimbulkan stok berlebih. |
| 2. | Jumlah fisik persediaan | Ketidaksesuaian stok fisik dengan catatan bisa menimbulkan masalah serius dalam manajemen persediaan. |
| 3. | Item pengenalan/penghapusan produk baru | Produk baru atau yang dihapus butuh strategi khusus agar tidak mengganggu ketersediaan stok. |
| 4. | Monthly exception | Perbedaan data antara aplikasi stok barang pemasok dan pelanggan dapat menimbulkan ketidakcocokan catatan. |
Istilah Terkait Vendor Managed Inventory Yang Perlu Diketahui
Untuk memahami VMI lebih dalam, ada beberapa istilah yang sering muncul dalam konteks pengelolaan persediaan berbasis vendor:
1. Vendor Held Stock
Persediaan barang yang secara fisik disimpan di gudang milik pemasok. Dalam konteks VMI, vendor tetap bertanggung jawab memastikan ketersediaan stok sesuai permintaan pelanggan meskipun barang belum berada di lokasi pelanggan.
2. Vendor Managed Stock (VMS)
Merupakan inti dari VMI, di mana vendor mengelola persediaan langsung di gudang pelanggan. Vendor memantau level stok, menentukan waktu pemesanan ulang, dan mengatur pengiriman berdasarkan data permintaan aktual.
3. Vendor Risk Management
Proses identifikasi, evaluasi, dan mitigasi risiko yang timbul dari hubungan dengan vendor, seperti kualitas produk, kepatuhan kontrak, hingga keamanan data. Walaupun bukan bagian utama VMI, konsep vendor risk management penting untuk menjaga stabilitas rantai pasok yang melibatkan vendor.
4. Vendor Management System
Vendor management system adalah sebuah platform atau software yang digunakan perusahaan untuk mengelola hubungan dengan vendor. Sistem ini mencakup pencatatan kontrak, kinerja vendor, kepatuhan, hingga pengelolaan risiko, dan bisa mendukung implementasi strategi VMI agar lebih terstruktur.
Solusi Tepat dengan HashMicro Inventory Software
Banyak warehouse manager pusing karena stok di sistem dan fisik sering tidak sinkron, cycle count makan waktu lama, dan shrinkage susah dilacak.
HashMicro Inventory Software dirancang untuk mengatasi masalah ini dengan visibilitas penuh atas pergerakan barang, dari receiving sampai dispatch. Dengan sistem otomatis, Anda bisa pastikan level stok akurat tanpa harus bergantung pada pencatatan manual.
Selain itu, software ini mendukung manajemen multi-gudang, batch, dan expiry date, sehingga Anda bisa kontrol produk fast moving maupun slow moving dengan lebih presisi. Tidak ada lagi masalah stok menumpuk di rak belakang atau barang hilang di jalur picking.
Lalu, apa saja fitur HashMicro? Berikut daftarnya:
- Stock opname otomatis → memudahkan cycle counting dan audit inventaris tanpa gangguan operasional.
- Batch & expiry tracking → melacak barang per batch dan masa simpan untuk menghindari dead stock.
- Multi-warehouse management → kontrol beberapa gudang sekaligus dengan dashboard terintegrasi.
- Barcode & RFID integration → percepat receiving, picking, dan dispatch dengan scan otomatis.
- Real-time stock visibility → pantau pergerakan barang secara live untuk menghindari overstock/stockout.
- Integration dengan modul lain → sinkron dengan procurement, finance, dan sales untuk rantai pasok yang lebih efisien.
Kesimpulan
Vendor managed inventory menjadi penting untuk perusahan yang bergelut dalam bidang pengadaan barang atau jasa. Salah satu bagian perusahaan yaitu purchasing harus mengetahui tentang vendor dan mempertimbangkan kemampuan vendor.
Lalu, perusahaan juga perlu adanya Software Inventory Management dari HashMicro sebagai vendor aplikasi inventory terbaik dalam mengelola tingkat persediaan antara pemasok dan pelanggan.
Dapatkan demo gratis software terbaik dari HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar Vendor Sistem Inventory
-
Apa Yang Dimaksud Dengan Vendor Managed Inventory?
Vendor Managed Inventory (VMI) merupakan salah satu sistem manajemen persediaan yang fokus pada kerjasama antara pihak pemasok dan pembeli. Dalam sistem VMI ini, pemasok mengawasi dan bertanggung jawab atas persediaan yang ada di pihak pembeli.
-
Apa Fungsi Vendor?
Vendor memiliki peran utama dalam memastikan ketersediaan dan pemenuhan barang dan jasa. Dalam konteks ini, perusahaan sebagai produsen mungkin tidak mampu memenuhi kebutuhan bahan baku untuk proses produksi sendiri, sehingga mereka memerlukan bantuan dari vendor.
-
Apa Fungsi Fitur Manajemen Supplier Dalam Sistem Manajemen Inventaris?
Fitur ini memiliki peran dalam menyimpan seluruh informasi terperinci tentang pemasok. Dengan menggunakan fitur dari sistem inventaris gudang, pengguna dapat dengan mudah mengakses data pemasok dan membandingkan penawaran dari berbagai pemasok dengan mudah. Baca selengkapnya di sini!
-
Apa Pentingnya Manajemen Inventory Dalam Perusahaan?
Memastikan kelancaran pergerakan barang dan menjaga stabilitas perusahaan. Dengan mengelola persediaan barang secara baik, operasional perusahaan dapat berjalan lancar tanpa hambatan, dan perusahaan tetap mampu memenuhi permintaan pasar. Baca selengkapnya di sini!
-
Bagaimana Cara Melakukan Manajemen Persediaan Yang Efektif Dan Optimal?
Terdapat lima metode yang tepat dan efektif untuk mengelola manajemen persediaan, antara lain:
1. Merencanakan dengan baik.
2. Memahami sistem persediaan yang digunakan.
3. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) yang jelas.
4. Membuat jadwal persediaan yang teratur.
5. Menyusun anggaran secara rinci.
