Apa itu Warehouse? Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya

Warehouse adalah area gudang luas yang perusahaan fungsikan untuk menyimpan stok produk. Meskipun demikian, kontras dengan fungsi luarnya yang terlihat sederhana, mekanisme warehouse sangat jauh dari kata sederhana.

Keberhasilan manajemen pengelolaan gudang menjadi kunci dari lancarnya alur penjualan dan produksi perusahaan. Untuk itu, di era industri modern seperti saat ini, kontrol gudang yang luas tidak lagi dapat berjalan secara manual. Selain membuang-buang waktu, pebisnis andal seperti Anda akan beresiko kehilangan peluang keuntungan akibat terlalu fokus pada are kontrol warehouse.

Lalu, apa solusi yang patut Anda pertimbangkan? Aplikasi manajemen gudang menjadi jawabannya. Ketahui lebih lengkap mengenai software warehouse ini beserta penjelasan detail terkait jenis-jenis gudang beserta fungsinya dalam artikel berikut ini.

Pengertian Warehouse?

Warehouse adalah sistem pergudangan atau logistik yang perusahaan gunakan untuk menyimpan dan menyediakan barang. Sejalan dengan konsep warehouse, WMS atau sistem gudang menjadi penyedia informasi ketersediaan stok barang warehouse serta berperan dalam manajemen rantai pasokan.

Mengapa rantai pasok terlibat dalam pembahasan warehouse? Faktanya, warehouse adalah bagian yang tidak terpisahkan dari rantai pasokan modern yang melibatkan proses sumber, produksi, dan distribusi barang atau produk.

Warehouse management sendiri melibatkan beberapa prinsip, seperti kecepatan distribusi, kelancaran rantai pasok, kemudahan akses produk bagi pelanggan, dan informasi persediaan yang lebih transparan.

Baca juga: Sistem Resi Gudang dan Manfaatnya Bagi Bisnis Anda!

Tujuan Sebuah Warehouse

Berikut adalah tujuan-tujuan dari sebuah warehouse:

• Warehouse adalah lokasi yang bertujuan untuk mengendalikan dan mengefisiensi transportasi serta biaya produksi. Perusahaan memanfaatkan ruang dalam gudang untuk menyimpan stok yang berguna dalam memenuhi permintaan pasar.
• Gudang bertujuan untuk mengoordinasikan supply dengan demand, artinya gudang sebagai tempat penyimpanan barang yang aman saat permintaan di pasar berfluktuasi.
• Berfungsi sebagai kebutuhan produksi, tidak hanya menyimpan barang tetapi berperan hingga proses produksi akhir.
• Warehouse adalah lokasi yang juga memiliki tujuan sebagai pertimbangan pemasaran. Maksudnya, gudang menjadi solusi distribusi produk dan mempercepat pengiriman barang.

Mengetahui empat tujuan adanya warehouse ini mungkin membantu Anda untuk menyadari bahwa manajemen gudang bukan lagi proses sepele. Anda juga tentu memahami bahwa setiap gudang memiliki karakteristiknya masing-masing.

Gudang wine membutuhkan perlakuan yang berbeda dengan gudang olahan karet. Untuk itu, pastikan warehouse management system Anda selalu berada dalam kondisi prima. Namun, bagi Anda yang belum mengimplementasikan sistem ini, tidak perlu khawatir.

Ambil langkah terbaik Anda dengan mengetahui skema harga aplikasi gudang terbaik di Indonesia. Klik banner berikut untuk mengakses informasinya!

Manfaat Warehouse

Warehouse memiliki berbagai manfaat penting yang dapat mendukung kegiatan operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa diantaranya:

1. Meningkatkan efektivitas

Efektivitas yang memungkinkan pelanggan atau pengguna untuk dengan mudah mengakses atau mendapatkan produk milik perusahaan perusahaan.

2. Mengurangi pengeluaran

Seluruh peralatan yang perusahaan gunakan secara manual tidak terlalu mereka butuhkan sehingga dapat menekan biaya operasional bisnis. Karena warehouse yang mereka telah buat sudah terstruktur.

3. Proses bisnis lebih cepat

Salah satu strategi kompetitif perusahaan adalah memasok produk sedekat mungkin dengan pasar agar proses pemasaran atau pengiriman jadi lebih cepat.

4. Kepuasan pelanggan meningkat

Meningkatkan kepuasan pelanggan karena dalam melakukan persiapan barang tidak memerlukan waktu yang lama.

Fungsi Warehouse

Warehouse memiliki fungsi selain sebagai tempat penyimpanan barang juga memiliki beberapa fungsi lain. Ada empat fungsi gudang, yaitu:

1. Penyimpanan barang

Fungsi utama gudang adalah sebagai tempat penyimpanan barang. Dalam menyimpan barang harus rapi dan sesuai denah agar dalam proses pengambilan tidak bingung apalagi di gudang yang menampung banyak barang.

2. Sebagai keamanan produk

Selanjutnya sebagai pengaman persediaan atau barang yang dikirim, dan pesanan agar tetap utuh dapat mereka gunakan kembali. Fungsi gudang tidak hanya dalam hal pencegahan pencurian tetapi mitigasi bencana.

3. Sebagai pembuat kemasan

Fungsi ketiga sebagai packing builder, gudang akan perusahaan gunakan sebagai fasilitas perakitan atau tempat packing dan bundling. Barang setengah jadi atau produk dapat mereka sempurnakan dalam gudang untuk selanjutnya mereka kirim ke pelanggan.

4. Untuk meningkatkan inventory dan re-order

Salah satu kesulitan dalam mengelola gudang adalah menentukan waktu pemesanan kembali barang karena stok barang yang tersedia berada di berbagai lokasi gudang.

Jenis-jenis Warehouse

Jenis-jenis warehouse tergolong ke dalam 3 jenis yang masing masingnya memiliki karakteristiknya tersendiri. Berikut penjelasan dari masing masing jenis warehouse:

1. Raw material warehouse (ruang persediaan)

Jenis pergudangan ini berfungsi untuk menyimpan setiap material yang dibutuhkan oleh proses produksi. Gudang tipe ini terbagi menjadi dua tipe ruangan, yaitu di dalam gedung pabrik atau ruangan produksi (indoor) dan ada beberapa material yang disimpan di luar gedung (outdoor).

2. Working process storage

Barang yang disimpan di gudang jenis ini adalah barang atau bahan yang sedang dalam proses pengerjaan atau produksi. Anda dapat menemukan jenis penyimpanan proses kerja gudang di industri manufaktur.

Pasalnya, dalam industri bahan-bahan yang dibutuhkan harus melewati seleksi operasi dan pekerjaan produksi terlebih dahulu.

3. Finish goods storage

Sesuai dengan namanya, warehouse jenis penyimpanan barang jadi menyimpan produk atau barang yang sudah jadi, atau barang yang telah selesai dikerjakan.

Baca juga: Warehouse Management System: Pengertian, Manfaat, dan Fitur

Tanggung Jawab Staf Warehouse dalam Perusahaan

Selain fungsi dan berbagai jenisnya, warehouse juga memiliki beberapa tanggung jawab. Kewajiban ini tentunya berada dalam ranah naungan staf gudang. Berikut adalah daftar tanggung jawab staf warehouse yang perlu Anda ketahui:

• Mengontrol dan bertanggung jawab atas penyimpanan barang, kerusakan, pencurian,  kebakaran, dan kerusakan dari kondisi barang di gudang.
• Memiliki tanggung jawab atas bongkar muat barang di gudang dan penandatanganan bersama tanda terima barang dan dokumen perjalanan.
• Bertanggung jawab atas kebersihan di area gudang barang.
• Memiliki tanggung jawab atas keakuratan dari laporan gudang.
• Menandatangani dokumen surat jalan atau legalitas dokumen lainnya dari pemasok.
• Menolak untuk mengeluarkan barang dari gudang jika mereka tidak tidak sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
• Mencegah orang yang tidak berwenang memasuki area gudang.
• Mengorganisir kebutuhan terkait dengan fasilitas gudang.
• Mengatur posisi dan letak produk-produk yang ada di gudang.
• Menawarkan promosi, penurunan pangkat, mutasi kepada bawahannya.

Metode Penyimpanan Barang dalam Warehouse

Penyimpanan dalam gudang dapat Anda lakukan dengan lima cara, sebagai berikut:

1. Dedicated storage

Cara menyimpan barang di gudang yang pertama adalah metode dedicated storage atau fixed location. Metode penyimpanan barang di gudang ini berarti setiap produk memiliki tempat atau lokasi yang tetap dalam penyimpanan di gudang. Lokasi tidak bisa diubah atau digunakan oleh produk jenis lain walaupun ada tempat kosong.

2. Randomized storage

Kedua, terdapat metode randomized storage atau floating lot storage adalah cara penyimpanan barang yang merupakan kebalikan dari metode dedicated storage. Metode randomized storage berarti  penyimpanan di gudang dapat dilakukan dengan cara acak. Barang atau produk mungkin mengalami perpindahan lokasi penyimpanan. Penyimpanan juga bisa dilakukan di sembarang tempat yang memungkinkan.

3. Class-based storage

Ketiga, metode penyimpanan barang di gudang selanjutnya adalah metode class based storage. Metode ini merupakan metode gabungan antara dedicated storage dan randomized storage. Metode class based storage yaitu mengatur lokasi penyimpanan barang di gudang dengan lebih fleksibel tetapi tetap rapi.

4. Shared storage

Keempat, penggunaan metode shared storage, yang merupakan metode penyimpanan barang di gudang yang bertujuan mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan barang. Metode shared storage mengutamakan keuntungan dari perbedaan waktu penyimpanan barang di gudang. Dalam metode ini penting untuk menentukan barang dengan teliti berdasarkan ruang penyimpanan. 

5. Cube per order index policy

Terakhir, ada metode penyimpanan barang di gudang terakhir adalah cube per order index policy. Metode cube per order index policy adalah cara menyimpan barang di gudang dengan memperhatikan tingkat kebutuhan ruang penyimpanan barang di gudang dengan jumlah transaksi produk. Metode cube per order index policy berarti mengatur lokasi produk berdasarkan kategori produk dan jarak perpindahan produk. 

Mudahkan Pengelolaan Gudang Anda dengan Warehouse Management System (WMS) HashMicro

Berdiri sejak 2015 di Singapura, HashMicro adalah perusahaan asli Indonesia yang menyediakan software inventaris terbaik di Asia Tenggara. Warehouse management system dari HashMicro merupakan bagian dari manajemen stok gudang canggih yang ada di Indonesia.

Dipercaya oleh 2000+ perusahaan, seperti Marimas, Banban, Brinks, dan Pertamina, HashMicro menawarkan demo gratis. Tanpa perlu berinvestasi tinggi, Anda dapat mengetahui bagaimana software gudang beroperasi dalam perusahaan Anda.

• RFID warehouse: Penggunaan teknologi RFID untuk mengotomatisasi proses pelacakan pergerakan stok yang masuk dan keluar dari rak gudang.
• Stock forecasting: Sistem yang menganalisis data historis penjualan, tren musiman, dan faktor lainnya untuk memprediksi permintaan barang di masa depan.
• Fast & slow moving: Analisis data historis terkait  stok barang di gudang untuk mengidentifikasi barang yang bergerak cepat (fast moving) lambatl (slow moving) dalam inventaris.
• Packaging management: Fitur yang digunakan untuk manajemen dan pelacakan kontainer atau wadah yang digunakan untuk menyimpan barang di gudang.

Sebagai contoh, Banban mempercayai HashMicro Warehouse Management System untuk mendapatkan insight menyeluruh pada stok mereka. Simak selengkapnya pada video berikut!

Kesimpulan

Itulah pembahasan singkat mengenai warehouse. Warehouse merupakan sistem pergudangan atau logistik yang digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan dan menyediakan barang. Memiliki berbagai fungsi, jenis, dan metode menjadikannya sesuatu yang sangat penting untuk perusahaan yang berkutat dalam industri warehouse dan retail.

Jika perusahaan Anda sedang membutuhkan software yang dapat membantu kegiatan operasional sebuah warehouse jangan ragu untuk hubungi kami. Aplikasi gudang terbaik HashMicro menyediakan Software Manajemen Gudang yang siap membantu mengoptimalkan penggunaan ruangan gudang Anda dan memungkinkan Anda untuk mengkalkulasi serta melacak kapasitas gudang secara otomatis. Jadwalkan demo gratis sekarang bersama tim marketing kami!

Pertanyaan Seputar Warehouse Adalah

• Kenapa harus ada warehouse?

  Warehouse diperlukan untuk menyimpan, mengelola, dan mendistribusikan barang dengan efisien. Ini membantu menjaga ketersediaan stok dan mempercepat pengiriman. Selain itu, warehouse mendukung kelancaran rantai pasok.

• Apa itu warehouse helper?

  Warehouse helper adalah pekerja yang membantu operasional gudang. Tugasnya mencakup penerimaan, penyimpanan, dan pengambilan barang. Mereka juga memastikan kebersihan dan keteraturan gudang.

• Apa itu layanan warehouse?

  Layanan warehouse mencakup penyimpanan, pengelolaan, dan distribusi barang. Layanan ini memastikan stok tetap terorganisir dan mudah diakses. Beberapa warehouse juga menawarkan layanan tambahan seperti pengemasan dan pelabelan.

• Bagaimana cara kerja gudang?

  Gudang beroperasi dengan menerima, menyimpan, dan mengelola stok barang. Barang kemudian diproses sesuai permintaan dan dikirimkan ke tujuan. Sistem manajemen gudang membantu mengoptimalkan efisiensi kerja.