SPSE atau Sistem Pengadaan Secara Elektronik adalah sebuah aplikasi e-procurement yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah di seluruh Indonesia untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Tujuan dari penggunaan SPSE adalah untuk mempercepat dan mempermudah proses pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel.
Salah satu contoh dari aplikasi e-procurement yang serupa dengan SPSE adalah HashMicro E-Procurement Software. HashMicro E-Procurement Software adalah sebuah aplikasi yang terancang khusus untuk membantu instansi pemerintah maupun swasta dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Dalam aplikasi ini, terdapat fitur-fitur yang memungkinkan pengguna untuk mengelola proses pengadaan secara lengkap.
Daftar Isi
Apa itu SPSE?
Sistem Pengadaan Secara Elektronik atau SPSE adalah sebuah aplikasi berbasis sistem elektronik yang dimanfaatkan oleh institusi pemerintah di Indonesia untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara digital. Berbeda dengan LPSE, tujuan dari penerapan SPSE adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah dengan cara mempercepat proses pengadaan.
Dengan menggunakan SPSE, seluruh tahapan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah dapat dilakukan dengan mudah secara online. Mulai dari tahap permintaan pengadaan hingga tahap pelaksanaan kontrak, semuanya dapat terajses dan dapat terlaksana secara transparan dan akuntabel dengan bantuan teknologi digital.
Manfaat SPSE
Dalam era digitalisasi saat ini, penggunaan teknologi semakin merambah ke berbagai sektor, termasuk dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Salah satu teknologi yang diaplikasikan dalam pengadaan tersebut adalah SPSE atau Sistem Pengadaan Secara Elektronik. Dalam konteks ini, peran SPSE sebagai aplikasi e-procurement semakin penting. Untuk mengetahui apa saja manfaat SPSE, berikut penjelasannya!
- Mengurangi kontak fisik yang dapat menimbulkan risiko KKN baik antar Penyedia, maupun antara Penyedia dengan PPK/Pokja. Dengan melakukan proses pengadaan secara online melalui SPSE, interaksi antara para pihak dalam pengadaan barang dan jasa dapat melaksanakannya dengan minim kontak fisik, sehingga mengurangi risiko terjadinya praktek KKN.
- Membuat proses interaksi antara pengguna dan penyedia jasa, serta masyarakat menjadi lebih mudah dan cepat. Para pihak dapat mengakses informasi tentang tender, prosedur pengadaan, dan persyaratan yang harus terpenuhi secara online melalui portal SPSE. Selain itu, proses pengadaan barang dan jasa juga dapat terlaksana dengan lebih cepat.
- Meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan. Melalui sistem elektronik yang terintegrasi dalam SPSE, seluruh proses pengadaan dapat termonitor dengan baik oleh pihak yang berwenang. Hal ini dapat mengurangi risiko terjadinya praktek-praktek yang merugikan negara.
- Meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan. Seluruh proses pengadaan, mulai dari tahap pengajuan permintaan, pengumuman tender, pendaftaran peserta, pembuatan dokumen penawaran, evaluasi penawaran, hingga pelaksanaan kontrak, dapat tercatat secara elektronik dan dapat terkases oleh pihak-pihak yang berwenang.
Cara Kerja Sistem Pengadaan Secara Elektronik atau E-Procurement
SPSE memiliki cara kerja yang unik dan efisien dalam mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan pengadaan, pengumuman tender, pendaftaran peserta, pembuatan dokumen penawaran hingga pelaksanaan kontrak, yang semuanya dapat dilakukan secara online. Lalu untuk mengetahui cara kerjanya simak penjelasan berikut ini!
1. Identifikasi kebutuhan dalam SPSE
Dalam tahap ini, instansi pemerintah harus melakukan analisis kebutuhan yang jelas dan terperinci sehingga dapat menentukan jenis barang atau jasa yang sesuai kriteria dan spesifikasi kebutuhanmya. Namun, dengan melakukan identifikasi kebutuhan yang tepat, maka proses pengadaan barang dan jasa dapat terlaksana dengan lebih efisien dan efektif serta dapat menghindari terjadinya ketidakcocokan antara barang atau jasa.
2. Penyetujuan dalam sistem SPSE
Tahap ini memastikan bahwa dalam SPSE proses pengadaan barang dan jasa telah terlaksana sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan memenuhi standar kualitas yang sesuai. Dalam proses ini, pihak yang berwenang akan melakukan pengecekan dan verifikasi terhadap dokumen dan proses pengadaan yang telah terlaksana sehingga dapat memastikan bahwa proses tersebut telah terlaksana secara transparan dan akuntabel.
3. Pemesanan
Tahap selanjutnya dalam SPSE adalah melakukan pemesanan atau pengadaan barang yang dibutuhkan. Dalam tahap ini, pihak yang berwenang akan membuat dan mengirimkan surat pesanan atau purchase order kepada penyedia barang atau jasa yang telah terpilih. Dengan adanya tahap pemesanan yang terlaksana secara online, hal ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam penulisan dan pengiriman surat pesanan.
4. Penelusuran
Dalam tahap ini, pihak yang berwenang akan memonitor dan mengecek proses pengiriman barang atau jasa dari penyedia, termasuk estimasi waktu pengiriman, serta informasi lain yang berkaitan dengan pengiriman tersebut. Namun, adanya tahap penelusuran ini harapannya adalah dapat memastikan bahwa pesanan barang atau jasa telah tiba dan diterima oleh pihak yang berwenang dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan yang telah ditentukan.
5. Pembayaran
Setelah menerima barang atau jasa dan telah terverifikasi sesuai dengan permintaan, pihak yang berwenang akan melakukan pembayaran kepada penyedia. Pembayaran bisa secara online melalui sistem pembayaran yang terintegrasi dengan aplikasi e-procurement. Sehingga melalui sistem ini pembayaran dapat terlaksana secara tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan yang telahada sebelumnya.
6. Pembuatan laporan
Setelah seluruh tahap pengadaan selesai pelaksanaannya, maka langkah selanjutnya adalah pembuatan laporan sebagai bentuk akhir dari proses tersebut. Laporan ini berisi informasi mengenai hasil pengadaan, biaya yang keluar, dan evaluasi atas kinerja penyedia. Penyajian laporan tersebut bisa dalam berbagai bentuk seperti laporan keuangan, laporan kinerja, atau laporan audit.
Pembuatan laporan sangat penting karena dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang telah selesai. Dengan demikian, instansi pemerintah dapat mengevaluasi efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan SPSE sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Baca juga: Sistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat
Fitur-fitur Aplikasi SPSE HashMicro
Aplikasi SPSE HashMicro menyediakan berbagai fitur e-procurement yang membantu instansi pemerintah dalam melakukan pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efisien. Beberapa fitur utama yang disediakan oleh aplikasi ini antara lain:
Manajemen PO, RFQ dan PR
Aplikasi ini menyediakan fitur untuk mengelola Purchase Order (PO), Request for Quotation (RFQ), dan Purchase Request (PR) secara terintegrasi. Hal ini memudahkan pengguna untuk melakukan proses pengadaan barang dan jasa dari awal hingga akhir.
Kalkulasi otomatis biaya pembelian
Aplikasi ini juga menyediakan fitur kalkulasi otomatis biaya pembelian, yang memungkinkan pengguna untuk menghitung biaya total yang diperlukan untuk membeli suatu barang atau jasa. Hal ini memudahkan pengguna untuk membuat perencanaan anggaran yang akurat dan meminimalkan risiko kesalahan perhitungan.
Manajemen blanket order
Aplikasi ini juga menyediakan fitur untuk manajemen blanket order, yang memudahkan pengguna untuk melakukan pengadaan barang dan jasa secara berkala. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengatur jadwal pengiriman barang dan jasa secara otomatis, sehingga mempercepat proses pengadaan.
Rating vendor/supplier
Aplikasi ini juga menyediakan fitur rating vendor/supplier, yang memungkinkan pengguna untuk memberikan penilaian terhadap kinerja vendor/supplier. Sehingga hal ini membantu pengguna untuk memilih vendor/supplier yang terbaik dan memperbaiki kinerja vendor/supplier yang kurang baik.
Manajemen persetujuan pembelian
Aplikasi ini juga menyediakan fitur untuk manajemen persetujuan pembelian, yang memungkinkan pengguna untuk melakukan persetujuan pembelian secara terintegrasi. Sehingga hal ini memudahkan pengguna untuk melakukan koordinasi dengan tim yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Tender pembelian
Aplikasi ini juga menyediakan fitur tender pembelian, yang memungkinkan pengguna untuk melakukan proses lelang secara online. Sehingga hal ini memudahkan pengguna untuk menawarkan harga yang lebih kompetitif dan memperoleh harga terbaik untuk barang dan jasa.
Otomatisasi pesanan
Aplikasi ini juga menyediakan fitur otomatisasi pesanan, yang memungkinkan pengguna untuk mengotomatisasi proses pengiriman barang dan jasa. Hal ini mempercepat proses pengiriman dan mengurangi risiko kesalahan pada saat pengiriman.
Implementasi E-Procurement HashMicro sebagai Alternatif SPSE
HashMicro E-Procurement adalah software e-procurement yang dapat mengimplementasikannya sebagai alternatif SPSE. HashMicro E-Procurement menawarkan solusi end-to-end untuk proses pengadaan barang dan jasa secara online yang dapat terakses oleh pihak internal dan eksternal organisasi. Dalam sistem ini, proses pengadaannya mulai dari pengajuan hingga pengumuman pemenang tender.
Seluruh proses pengadaan barang dan jasa perlu terlaksana secara transparan dan akuntabel. Hal ini dapat mengurangi potensi terjadinya korupsi dan penyelewengan anggaran. Selain itu, HashMicro E-Procurement juga lengkap dengan berbagai seperti evaluasi penyedia dan pengadaan, manajemen kontrak, dan analisis. Sehingga membantu instansi pemerintah dalam mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa.
Kesimpulan
Secara keseluruhan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) membawa manfaat besar dalam proses pengadaan barang dan jasa pada sektor publik dan swasta. Penggunaan SPSE dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pengadaan, sehingga mengurangi risiko korupsi dan pengeluaran yang tidak perlu.
Oleh karena itu, bagi perusahaan yang ingin memperbaiki proses pengadaan dan meningkatkan efisiensi dalam bisnis mereka, HashMicro menyediakan sistem E-Procurement yang dapat membantu perusahaan dalam pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efisien. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghemat waktu dan biaya dalam proses pengadaan, serta menghindari kesalahan dan kecurangan dalam pengelolaan anggaran. Ingin mengetahui lebih lanjut terkait sistem E-Procurement ini? Segera dapatkan demo gratisnya sekarang!
