Di gudang sebuah toko bahan bangunan di Bekasi, staf menemukan selisih 15 sak semen saat menghitung stok mingguan. Catatan di kartu stok barang menunjukkan ada 200 sak, tetapi fisiknya hanya tersisa 185. Tidak ada yang tahu kapan selisih itu terjadi. Apakah karena pencatatan terlupa, barang rusak, atau ada transaksi yang tidak tercatat.
Situasi seperti ini sering dialami bisnis yang mengandalkan pencatatan manual. Semakin banyak transaksi keluar-masuk, semakin besar risiko data stok tidak akurat. Di sinilah kartu stok menjadi alat penting untuk mencatat setiap pergerakan barang secara rapi dan terstruktur.
Artikel ini akan membahas fungsi, format, dan cara membuat kartu inventaris yang efektif, lengkap dengan tips agar pencatatan stok selalu akurat, baik menggunakan format fisik maupun sistem digital.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Kartu Stok Barang?
Kartu stok barang adalah dokumen fisik maupun digital yang mencatat pergerakan persediaan di perusahaan, mulai dari pembelian, penjualan, retur, pemesanan, hingga perbaikan. Isinya mencakup nama dan kode barang, jumlah masuk dan keluar, saldo akhir, harga per unit, serta kapasitas stok.
Catatan ini menjadi acuan utama untuk memastikan jumlah persediaan di gudang sesuai dengan data yang ada. Jika ada perbedaan antara stok fisik dan catatan di kartu, tim gudang atau audit internal dapat segera menelusuri penyebabnya.
Selain membantu mengontrol ketersediaan barang, kartu stok juga berperan dalam menjaga perputaran modal, menentukan kebutuhan restock, menghitung harga pokok penjualan (HPP), hingga mengidentifikasi tren permintaan pasar. Cakupannya meliputi semua jenis persediaan, baik bahan baku, barang dalam proses, maupun barang jadi.
Apa Saja Fungsi Kartu Stok Barang?
Kartu stok barang berperan sebagai acuan utama dalam pencatatan dan pengendalian persediaan di perusahaan. Fungsinya meliputi:
1. Menjadi sumber data stok resmi
Berfungsi sebagai referensi utama jumlah persediaan yang dimiliki pada satu waktu tertentu, baik untuk keperluan internal maupun eksternal seperti audit. Misalnya, ketika bagian pembelian membutuhkan data stok cat tembok, mereka dapat melihat angka yang tercatat di kartu sebagai acuan sebelum memesan ulang.
2. Menyediakan histori transaksi persediaan
Menyimpan riwayat lengkap pergerakan barang dari awal periode hingga akhir, sehingga memudahkan pelacakan perubahan stok. Contohnya, jika ditemukan selisih 10 unit pada stok paku, staf gudang dapat menelusuri transaksi terakhir untuk mencari penyebabnya.
3. Mendukung sinkronisasi antarbagian
Menjadi titik acuan yang sama antara bagian gudang, pembelian, produksi, dan penjualan untuk menghindari perbedaan data. Sebagai contoh, jumlah stok bahan baku yang dilihat tim produksi harus sama dengan yang tercatat di bagian pembelian dan penjualan.
4. Memfasilitasi rekonsiliasi stok fisik
Memudahkan proses pencocokan antara jumlah persediaan fisik di gudang dengan catatan administrasi. Misalnya, saat melakukan stock opname bulanan, staf cukup mencocokkan data kartu dengan jumlah barang yang ada di rak.
5. Mengatur prioritas penyaluran barang
Membantu menentukan barang mana yang harus dikeluarkan lebih dahulu (misalnya berdasarkan metode FIFO) untuk menghindari stok kadaluarsa atau rusak. Contohnya, di gudang makanan beku, stok yang masuk lebih dulu akan diambil lebih dulu untuk menjaga kualitas produk.
Kartu stok barang dapat dibuat secara manual atau menggunakan sistem otomatisasi seperti HashMicro Inventory yang menawarkan fitur pencatatan real-time dan laporan terperinci. Automasi ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam pengelolaan stok barang.
Klik banner di bawah ini untuk melihat skema harga yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan mulai tingkatkan efisiensi manajemen inventaris Anda sekarang!
Keuntungan dan Kekurangan Menggunakan Kartu Stok Barang
Kartu stok barang adalah alat penting bagi perusahaan. Namun, seperti sistem pencatatan lainnya, dokumen ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum diimplementasikan.
Keuntungan menggunakan kartu catatan stok
- Meningkatkan akurasi pencatatan
Setiap transaksi, seperti 50 unit cat masuk dari pemasok atau 20 unit keluar untuk pesanan pelanggan, tercatat jelas sehingga angka di catatan selalu sesuai dengan stok fisik. - Mempermudah pengawasan stok
Catatan harian memudahkan tim gudang mengetahui jika persediaan tinggal 5 dus atau bahan baku hampir habis, sehingga restock bisa dilakukan tepat waktu. - Mendukung pengambilan keputusan
Data yang terbarui setiap transaksi membantu manajemen menentukan kapan memesan ulang barang populer atau mengurangi pembelian barang yang jarang terjual.
Kekurangan menggunakan kartu stok barang
- Proses manual yang memakan waktu
Pencatatan kartu stok barang secara manual bisa memakan waktu, apalagi jika harus mencatat ratusan transaksi harian, dan rawan kesalahan penulisan. - Risiko kehilangan atau kerusakan data
Kartu stok fisik bisa hilang, basah, atau sobek, sementara versi digital tanpa backup berisiko terhapus sehingga data stok menjadi tidak akurat. - Kurang efektif untuk skala besar
Pada bisnis dengan ribuan SKU atau transaksi kompleks, pencatatan manual sulit mengikuti kecepatan operasional dan biasanya kalah efisien dibandingkan sistem otomatis.
Jenis Kartu Stok Barang
Terdapat dua jenis kartu barang yang dapat Anda gunakan, kartu stok manual dan kartu stok digital.
1. Kartu stok manual
Kartu stok manual adalah jenis kartu yang biasanya digunakan oleh toko atau perusahaan kecil yang masih menggunakan sistem manual.
Kartu jenis ini biasanya terdiri dari kolom-kolom yang harus terisi, seperti tanggal masuk, tanggal keluar, nama barang, jumlah barang, harga, dan saldo akhir. Setiap kali ada barang masuk atau keluar, data yang terisi harus masuk ke dalam kartu stok barang manual ini.
2. Kartu stok digital
Kartu stok digital biasanya digunakan oleh toko atau perusahaan yang lebih besar, yang biasa menggunakan sistem komputerisasi. Contoh kartu barang digital adalah program database atau yang bisa disebut aplikasi stok barang.
Dalam hal ini, informasi yang tercatat sama seperti pada kartu stok manual, tetapi pengisian dan pemantauannya dilakukan secara otomatis oleh program persediaan barang.
Jika Anda ingin tahu lebih lanjut mengenai apa saja aplikasi stok barang terbaik di Indonesia, simak artikel rekomendasi kami mengenai Aplikasi Stok Barang terbaik.
Contoh Kartu Stok Barang
Dalam manajemen inventaris, pencatatan keluar masuk barang sangat penting untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok. Salah satu cara efektif untuk mengontrol persediaan adalah dengan menggunakan kartu stok barang.
Kartu ini mencatat setiap transaksi stok secara terperinci, mulai dari jumlah awal, barang yang masuk, barang yang keluar, hingga jumlah akhir. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan ketersediaan produk sesuai dengan kebutuhan operasional.
Berikut adalah contoh kartu persediaan barang yang telah dimodifikasi:
Kartu Stok Barang
Bagaimana Cara Membuat Kartu Stok Barang?
Salah satu cara untuk mengontrol dan memantau jumlah barang yang tersedia adalah dengan membuat kartu persediaan barang.
Kartu barang adalah alat penting dalam manajemen persediaan yang dapat membantu mengurangi risiko kekurangan barang atau kerugian akibat barang kadaluarsa. Berikut langkah-langkahnya!
1. Desain format kartu
Mulailah dengan mendesain format contoh kartu persediaan barang yang mencakup informasi penting, seperti tanggal masuk, tanggal keluar, nama barang, jumlah barang, harga, dan saldo akhir.
Gunakan format yang sederhana dan mudah dibaca agar siapa pun dapat menggunakannya dengan nyaman.
2. Cetak contoh kartu persediaan barang yang tahan lama
Setelah desain selesai, cetak kartu stok menggunakan kertas atau karton yang tebal agar lebih awet. Jangan lupa menambahkan nomor urut atau kode unik pada setiap kartu untuk memudahkan pelacakan barang.
3. Simpan dalam folder yang terorganisir
Setelah mencetak kartu stok, simpan dalam folder berkualitas baik yang diurutkan berdasarkan abjad atau kode barang.
Dengan pengaturan yang rapi, Anda dapat dengan mudah menemukan kartu yang dibutuhkan kapan saja. Tempatkan folder ini di lokasi yang mudah diakses untuk mempermudah pengelolaan.
4. Isi kartu dengan informasi yang akurat
Cara mengisi dokumen ini sangat mudah, setiap kali ada transaksi masuk atau keluar barang, segera catat informasi tersebut secara lengkap, termasuk tanggal, jumlah, harga, dan saldo akhir.
Akurasi dalam pencatatan sangat penting untuk memastikan persediaan selalu terpantau dengan baik.
5. Komunikasikan penggunaannya kepada tim
Pastikan semua anggota tim yang bertanggung jawab atas persediaan barang memahami cara menggunakan kartu persediaan.
Jelaskan pentingnya mencatat setiap transaksi dengan teliti agar data persediaan selalu akurat. Sampaikan juga manfaatnya kepada atasan untuk mendukung transparansi pengelolaan.
6. Evaluasi persediaan secara rutin
Sebagai langkah tambahan, lakukan evaluasi persediaan setiap kuartal. Dengan membandingkan jumlah barang yang tersedia dengan yang telah terjual, Anda dapat memastikan persediaan cukup tanpa kekurangan atau kelebihan.
Evaluasi ini juga membantu menjaga efisiensi operasional. Anda dapat menggunakan sistem rumah sakit yang terintegrasi dengan software stok barang.
Dengan integrasi ini, Anda mampu mengetahui persediaan secara otomatis dan menghindati kesalahan pencatatan.
Cara Menggunakan Kartu Stok Barang
Lembar stok barang digunakan untuk mencatat setiap transaksi masuk dan keluar barang di gudang. Berikut cara mengisi kartu stok barang:
1. Siapkan format kartu stok
Tentukan format yang memuat informasi penting seperti nama barang, kode, satuan, tanggal, jumlah masuk/keluar, stok akhir, dan keterangan. Jika manual, format ini bisa dicetak di kertas tebal agar tahan lama. Jika digital, siapkan template di spreadsheet atau software inventaris.
2. Buat kartu untuk setiap item
Setiap barang dalam persediaan harus memiliki kartu stok tersendiri. Untuk versi manual, cetak kartu dalam jumlah cukup dan simpan di map atau folder khusus sesuai kategori barang. Hal ini memudahkan pencarian saat dibutuhkan.
3. Catat setiap transaksi secara langsung
Begitu ada barang masuk dari pemasok atau keluar untuk penjualan/produksi, segera tulis di kartu stok. Misalnya, 50 unit paku masuk pada 2 Agustus dan 20 unit keluar pada 5 Agustus. Pencatatan yang dilakukan segera membantu menjaga akurasi data.
4. Atur dan kelompokkan kartu stok
Susun kartu secara terorganisir, misalnya berdasarkan kategori, abjad, atau lokasi penyimpanan barang. Terapkan metode FIFO (First In, First Out) dengan menempatkan barang lama di depan dan barang baru di belakang untuk menghindari kadaluarsa atau penurunan kualitas.
5. Lakukan stok opname berkala
Secara rutin, misalnya bulanan atau kuartalan, cocokkan jumlah yang tercatat di kartu stok dengan kondisi fisik di gudang. Jika ada selisih, segera lakukan penyesuaian dan catat penyebabnya. Sekaligus, periksa tanggal kadaluarsa atau kondisi barang.
6. Gunakan sistem digital untuk efisiensi
Untuk bisnis dengan transaksi tinggi atau jumlah SKU besar, gunakan kartu stok digital yang terintegrasi dengan software inventaris. Sistem ini memperbarui data secara real-time setiap kali ada transaksi, meminimalkan kesalahan, dan menghemat waktu.
7. Evaluasi dan komunikasikan prosedur
Tinjau prosedur pencatatan stok secara berkala agar tetap relevan dengan kebutuhan bisnis. Pastikan semua staf yang terlibat memahami cara mengisi kartu stok dengan benar, dan komunikasikan perubahan prosedur dalam rapat atau pelatihan internal.
Optimalkan Pengelolaan Inventaris Anda dengan HashMicro Inventory Management Software
Mengelola persediaan barang secara manual dengan menggunakan kartu stok barang bisa menjadi tantangan besar, terutama ketika volume barang yang dikelola sangat tinggi dan transaksi berlangsung dinamis.
Untuk itu, HashMicro Inventory Management Software hadir sebagai solusi yang lebih efisien dan akurat dalam mengelola inventaris. Dengan berbagai fitur canggih yang terintegrasi, HashMicro membantu Anda mengelola stok barang dengan lebih cepat, akurat, dan transparan.
Tidak hanya menggantikan fungsi kartu stok barang, tetapi juga memberikan pengelolaan persediaan yang lebih baik dengan meminimalkan kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi operasional.
Fitur-fitur unggulan HashMicro Inventory Management Software:
- Real-Time Stock Tracking: Memantau pergerakan barang secara langsung dan akurat.
- Automated Stock Updates: Pembaruan otomatis untuk setiap transaksi barang masuk dan keluar.
- Integrated Barcode Scanning: Mempermudah pencatatan dan verifikasi stok dengan pemindaian barcode.
- Reorder Point Alerts: Pemberitahuan otomatis saat stok barang mencapai titik pemesanan ulang.
- Comprehensive Inventory Reporting: Laporan persediaan yang lengkap dan mudah dipahami.
Kesimpulan
Dalam mengelola persediaan barang, penggunaan kartu stok menjadi hal yang sangat penting. Hal ini membantu mengatur dan mencatat setiap transaksi masuk dan keluar barang dengan akurat serta memonitor persediaan barang dengan lebih baik.
Dengan melakukan pembuatan kartu stok barang manual secara teratur, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan barang yang dapat berdampak buruk.
Namun, untuk memudahkan dan mempercepat proses pengelolaan persediaan barang, perusahaan dapat menggunakan Software Inventory dari HashMicro.
Software ini lengkap dengan berbagai fitur yang dapat membantu penggunaan kartu stok dan mengoptimalkan pengelolaan persediaan barang secara keseluruhan. Jadwalkan demo gratis sekarang!
Pertanyaan Seputar Kartu Stok Barang
-
Apa saja isi kartu stok?
Kartu stok berisi informasi barang seperti nama barang, kode barang, jumlah awal, tanggal transaksi, barang masuk dan keluar, serta saldo stok. Data ini mencakup pencatatan rinci untuk memantau pergerakan barang secara akurat dalam gudang.
-
Apa tujuan utama kartu stok?
Tujuan utama kartu stok adalah memastikan pencatatan barang masuk dan keluar secara akurat, mempermudah kontrol persediaan, dan menyediakan data real-time untuk pengambilan keputusan. Hal ini membantu menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional.
-
Ada berapa macam kartu persediaan barang?
Kartu persediaan barang umumnya terbagi menjadi tiga jenis: kartu stok manual (dicatat secara fisik), kartu stok digital (menggunakan software), dan kartu stok gabungan (kombinasi manual dan digital). Jenisnya tergantung pada kebutuhan dan sistem perusahaan.
-
Bagaimana cara pengisian kartu stok?
1. Siapkan kartu stok barang yang akan digunakan untuk pencatatan.
2. Isi data awal (Header), termasuk informasi dasar tentang barang yang akan dicatat.
3. Isi kolom tanggal dengan tanggal transaksi barang masuk atau keluar.
4. Isi kolom deskripsi untuk menjelaskan jenis transaksi atau aktivitas yang terjadi.
5. Isi kolom barang masuk dan barang keluar sesuai dengan jumlah barang yang diterima atau dikeluarkan.
6. Hitung dan isi kolom sisa stok setelah penambahan atau pengurangan stok.
7. Tuliskan nama penanggung jawab yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut.
8. Periksa dan update kartu stok secara berkala untuk memastikan data akurat.
