Mengenal Kartu Stok Barang dan Perannya dalam Manajemen Persediaan

Kartu stok barang adalah catatan yang digunakan untuk memantau pergerakan persediaan, mulai dari barang masuk, keluar, hingga sisa stok yang tersedia. Informasi ini biasanya dicatat secara berkala agar jumlah barang di gudang tetap terpantau dan mudah ditelusuri.

Dengan pencatatan yang rapi, bisnis bisa mengetahui kondisi stok tanpa harus selalu menghitung fisik. Kartu stok membantu menjaga keteraturan inventaris, mempermudah pengecekan ulang, serta menjadi rujukan saat terjadi perbedaan antara data dan kondisi di lapangan.

Namun dalam praktiknya, selisih stok tetap bisa muncul, terutama ketika transaksi semakin padat dan pencatatan tidak konsisten. Dari sini, penting untuk memahami bagaimana kartu stok bekerja, apa saja manfaatnya, dan di titik mana potensi ketidaksesuaian biasanya terjadi.

Mengenal Kartu Stok Barang dalam Pengelolaan Persediaan

Kartu stok barang adalah dokumen fisik atau digital yang mencatat pergerakan persediaan di perusahaan, mulai dari pembelian, penjualan, retur, pemesanan, hingga perbaikan. Informasinya mencakup nama dan kode barang, jumlah masuk dan keluar, saldo akhir, harga per unit, serta kapasitas stok yang tersedia.

Pencatatan pada kartu stok berkaitan langsung dengan ketentuan pengelolaan persediaan dalam laporan keuangan. Perusahaan perlu memastikan data stok dapat dipertanggungjawabkan karena nilai persediaan berpengaruh pada perhitungan harga pokok dan laba usaha.

Kartu stok menjadi acuan awal saat terjadi perbedaan antara data dan kondisi fisik di gudang. Tim gudang, akuntansi, atau audit internal dapat menggunakan catatan ini untuk menelusuri penyebab selisih sebelum berdampak pada laporan keuangan.

Selain mendukung pengendalian stok, kartu stok membantu perusahaan menjaga perputaran modal, merencanakan restock, menghitung HPP, serta membaca pola permintaan. Cakupannya meliputi bahan baku, barang dalam proses, hingga barang jadi, sesuai dengan klasifikasi persediaan yang berlaku dalam praktik akuntansi di Indonesia.

Peran Pencatatan Stok dalam Mengontrol Barang Masuk dan Keluar

Kartu stok barang masuk dan keluar berperan sebagai acuan utama dalam pencatatan dan pengendalian persediaan di perusahaan. Fungsinya meliputi:

1. Menjadi sumber data stok resmi

Berfungsi sebagai referensi utama jumlah persediaan yang dimiliki pada satu waktu tertentu, baik untuk keperluan internal maupun eksternal seperti audit. Misalnya, ketika bagian pembelian membutuhkan data stok cat tembok, mereka dapat melihat angka yang tercatat di kartu sebagai acuan sebelum memesan ulang.

2. Menyediakan histori transaksi persediaan

Menyimpan riwayat lengkap pergerakan barang dari awal periode hingga akhir, sehingga memudahkan pelacakan perubahan stok. Contohnya, jika ada selisih 10 unit pada stok paku, staf gudang dapat menelusuri transaksi terakhir untuk mencari penyebabnya.

3. Mendukung sinkronisasi antarbagian

Menjadi titik acuan yang sama antara bagian gudang, pembelian, produksi, dan penjualan untuk menghindari perbedaan data. Sebagai contoh, jumlah stok bahan baku yang dilihat tim produksi harus sama dengan yang tercatat di bagian pembelian dan penjualan.

4. Memfasilitasi rekonsiliasi stok fisik

Memudahkan proses pencocokan antara jumlah persediaan fisik di gudang dengan catatan administrasi. Misalnya, saat melakukan stock opname bulanan, staf cukup mencocokkan data kartu dengan jumlah barang yang ada di rak.

5. Mengatur prioritas penyaluran barang

Membantu menentukan barang mana yang harus dikeluarkan lebih dahulu (misalnya berdasarkan metode FIFO) untuk menghindari stok kadaluarsa atau rusak. Contohnya, di gudang makanan beku, stok yang masuk lebih dulu akan diambil lebih dulu untuk menjaga kualitas produk.

Kartu stok barang dapat dibuat secara manual atau dengan bantuan sistem pencatatan dan pengelolaan persediaan berbasis teknologi yang menyediakan fitur pembaruan data secara real-time serta laporan stok yang lebih terperinci. Pendekatan ini membantu menghemat waktu sekaligus meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam pengelolaan persediaan.

Klik banner di bawah ini untuk melihat skema harga yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan mulai tingkatkan efisiensi manajemen inventaris Anda sekarang!

Plus Minus Pencatatan Stok Menggunakan Kartu

Kartu stok barang adalah alat penting bagi perusahaan. Namun, seperti sistem pencatatan lainnya, dokumen ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum diimplementasikan.

Keuntungan menggunakan kartu catatan stok

1. Meningkatkan akurasi pencatatan
   Setiap transaksi, seperti 50 unit cat masuk dari pemasok atau 20 unit keluar untuk pesanan pelanggan, tercatat jelas sehingga angka di catatan stok yang disusun selalu sesuai dengan stok fisik.
2. Mempermudah pengawasan stok
   Catatan harian memudahkan tim gudang mengetahui jika persediaan tinggal 5 dus atau bahan baku hampir habis, sehingga restock bisa tepat waktu.
3. Mendukung pengambilan keputusan
   Data yang terbarui setiap transaksi membantu manajemen menentukan kapan memesan ulang barang populer atau mengurangi pembelian barang yang jarang terjual.

Kekurangan menggunakan kartu stok barang

1. Proses manual yang memakan waktu
   Pencatatan kartu stok barang secara manual bisa memakan waktu, apalagi jika harus mencatat ratusan transaksi harian, dan rawan kesalahan penulisan.
2. Risiko kehilangan atau kerusakan data
   Kartu stok fisik bisa hilang, basah, atau sobek, sementara versi digital tanpa backup berisiko terhapus sehingga data stok menjadi tidak akurat.
3. Kurang efektif untuk skala besar
   Pada bisnis dengan ribuan SKU atau transaksi kompleks, pencatatan manual sulit mengikuti kecepatan operasional dan biasanya kalah efisien dibandingkan sistem otomatis.

Ragam Jenis Kartu Stok untuk Berbagai Kebutuhan Gudang

Terdapat dua jenis kartu barang yang dapat Anda gunakan, kartu stok manual dan kartu stok digital. 

1. Kartu stok manual

Kartu stok manual adalah jenis kartu yang biasanya digunakan oleh toko atau perusahaan kecil yang masih menggunakan sistem manual.

Kartu jenis ini biasanya terdiri dari kolom-kolom yang harus terisi, seperti tanggal masuk, tanggal keluar, nama barang, jumlah barang, harga, dan saldo akhir. Setiap kali ada barang masuk atau keluar, data yang terisi harus masuk ke dalam kartu stok barang manual ini.

2. Kartu stok digital

Kartu stok digital biasanya digunakan oleh toko atau perusahaan yang lebih besar, yang biasa menggunakan sistem komputerisasi. Contoh kartu barang digital adalah program database atau yang bisa disebut aplikasi stok barang atau kartu stok barang excel.

Dalam hal ini, informasi yang tercatat sama seperti pada kartu stok manual, tetapi pengisian dan pemantauannya sudah secara otomatis oleh program persediaan barang.

Contoh Penerapan Kartu Stok pada Aktivitas Gudang

Dalam manajemen inventaris, pencatatan keluar masuk barang sangat penting untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok. Salah satu cara efektif untuk mengontrol persediaan adalah dengan menggunakan kartu stok barang, termasuk contoh kartu stok barang yang bisa dijadikan referensi dalam pencatatan.

Kartu ini mencatat setiap transaksi stok secara terperinci, mulai dari jumlah awal, barang yang masuk, barang yang keluar, hingga jumlah akhir. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan ketersediaan produk sesuai dengan kebutuhan operasional.

Berikut adalah contoh kartu persediaan barang yang telah dimodifikasi:

Kartu Stok Barang

Download Sekarang

Tahapan Menyusun Kartu Stok Secara Rapi dan Konsisten

Salah satu cara untuk mengontrol dan memantau jumlah barang yang tersedia adalah dengan membuat kartu persediaan barang.

Kartu barang adalah alat penting dalam manajemen persediaan yang dapat membantu mengurangi risiko kekurangan barang atau kerugian akibat barang kadaluarsa. Berikut langkah-langkahnya!

1. Desain format kartu

Mulailah dengan mendesain format contoh kartu persediaan barang yang mencakup informasi penting, seperti tanggal masuk, tanggal keluar, nama barang, jumlah barang, harga, dan saldo akhir.

Gunakan format yang sederhana dan mudah terbaca agar siapa pun dapat menggunakannya dengan nyaman.

2. Cetak contoh kartu persediaan barang yang tahan lama

Setelah desain selesai, cetak kartu stok menggunakan kertas atau karton yang tebal agar lebih awet. Jangan lupa menambahkan nomor urut atau kode unik pada setiap kartu untuk memudahkan pelacakan barang.

3. Simpan dalam folder yang terorganisir

Setelah mencetak kartu stok, simpan dalam folder berkualitas baik yang sudah terurutkan berdasarkan abjad atau kode barang.

Dengan pengaturan yang rapi, Anda dapat dengan mudah menemukan kartu yang dibutuhkan kapan saja. Tempatkan folder ini di lokasi yang mudah diakses untuk mempermudah pengelolaan.

4. Isi kartu dengan informasi yang akurat

Cara mengisi dokumen ini sangat mudah, setiap kali ada transaksi masuk atau keluar barang, segera catat informasi tersebut secara lengkap, termasuk tanggal, jumlah, harga, dan saldo akhir.

Akurasi dalam pencatatan sangat penting untuk memastikan persediaan selalu terpantau dengan baik.

5. Komunikasikan penggunaannya kepada tim

Pastikan semua anggota tim yang bertanggung jawab atas persediaan barang memahami cara menggunakan kartu persediaan.

Jelaskan pentingnya mencatat setiap transaksi dengan teliti agar data persediaan selalu akurat. Sampaikan juga manfaatnya kepada atasan untuk mendukung transparansi pengelolaan.

6. Evaluasi persediaan secara rutin

Sebagai langkah tambahan, lakukan evaluasi persediaan setiap kuartal. Dengan membandingkan jumlah barang yang tersedia dengan yang telah terjual, Anda dapat memastikan persediaan cukup tanpa kekurangan atau kelebihan.

Evaluasi ini juga membantu menjaga efisiensi operasional. Anda dapat menggunakan sistem rumah sakit yang terintegrasi dengan aplikasi pencatatan dan pemantauan stok rumah sakit.

Dengan integrasi ini, Anda mampu mengetahui persediaan secara otomatis dan menghindati kesalahan pencatatan.

Praktik Penggunaan Kartu Stok agar Data Tetap Akurat

Lembar stok barang digunakan untuk mencatat setiap transaksi masuk dan keluar barang di gudang. Berikut cara mengisi kartu stok barang:

1. Siapkan format kartu stok

Tentukan format yang memuat informasi penting seperti nama barang, kode, satuan, tanggal, jumlah masuk/keluar, stok akhir, dan keterangan. Jika manual, format ini bisa dicetak di kertas tebal agar tahan lama. Jika digital, siapkan template di spreadsheet atau software inventaris.

2. Buat kartu untuk setiap item

Setiap barang dalam persediaan harus memiliki kartu stok tersendiri. Untuk versi manual, cetak kartu dalam jumlah cukup dan simpan di map atau folder khusus sesuai kategori barang. Hal ini memudahkan pencarian saat keadaan butuh.

3. Catat setiap transaksi secara langsung

Begitu ada barang masuk dari pemasok atau keluar untuk penjualan/produksi, segera tulis di kartu stok. Misalnya, 50 unit paku masuk pada 2 Agustus dan 20 unit keluar pada 5 Agustus. Pencatatan yang dilakukan segera membantu menjaga akurasi data.

4. Atur dan kelompokkan kartu stok

Susun kartu secara terorganisir, misalnya berdasarkan kategori, abjad, atau lokasi penyimpanan barang. Terapkan metode FIFO (First In, First Out) dengan menempatkan barang lama di depan dan barang baru di belakang untuk menghindari kadaluarsa atau penurunan kualitas.

5. Lakukan stok opname berkala

Secara rutin, misalnya bulanan atau kuartalan, cocokkan jumlah yang tercatat di kartu stok dengan kondisi fisik di gudang. Jika ada selisih, segera lakukan penyesuaian dan catat penyebabnya. Sekaligus, periksa tanggal kadaluarsa atau kondisi barang.

6. Gunakan sistem digital untuk efisiensi

Untuk bisnis dengan transaksi tinggi atau jumlah SKU besar, gunakan kartu stok digital yang terintegrasi dengan software inventaris. Platform stok dan akuntansi yang terintegrasi memastikan setiap transaksi tercatat otomatis di laporan keuangan secara real-time, sehingga lebih efisien dan minim kesalahan.

7. Evaluasi dan komunikasikan prosedur

Tinjau prosedur pencatatan stok secara berkala agar tetap relevan dengan kebutuhan bisnis. Pastikan semua staf yang terlibat memahami cara mengisi kartu stok dengan benar, dan komunikasikan perubahan prosedur dalam rapat atau pelatihan internal.

Hal yang Perlu Diperhatikan agar Kartu Stok Tetap Akurat

Akurasi kartu stok sangat bergantung pada kebiasaan sehari-hari, bukan pada format atau seberapa rapi tabelnya. Kesalahan kecil yang diulang terus justru sering menjadi sumber selisih stok.

• Catat setiap barang masuk dan keluar tepat saat transaksi terjadi. Menunda pencatatan sering membuat detail terlewat dan angka jadi melenceng.
• Gunakan satu satuan yang konsisten sejak awal. Perubahan dari dus ke unit tanpa perhitungan jelas bikin kartu stok sulit dibaca ulang.
• Cocokkan kartu stok dengan kondisi fisik secara rutin. Pengecekan berkala membantu menemukan selisih sejak masih kecil.
• Tulis keterangan transaksi secara singkat tapi jelas. Catatan yang terlalu umum menyulitkan saat perlu penelusuran ulang.
• Batasi jumlah orang yang mengisi kartu stok. Semakin sedikit yang mencatat, semakin kecil risiko data tumpang tindih.

Kesimpulan

Penggunaan kartu stok barang berperan penting dalam pengelolaan persediaan karena membantu perusahaan mencatat arus barang masuk dan keluar secara sistematis serta menjaga akurasi data stok. Dengan pencatatan yang konsisten, risiko kekurangan atau kelebihan persediaan dapat diminimalkan.

Seiring meningkatnya volume transaksi, pengelolaan kartu stok secara manual dapat menjadi kurang efisien. Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai memanfaatkan sistem inventory berbasis digital untuk membantu pencatatan stok secara real-time, meningkatkan visibilitas persediaan, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat. Bagi perusahaan yang ingin menyesuaikan sistem pengelolaan persediaan dengan kebutuhannya, konsultasi gratis dengan penyedia solusi inventory dapat menjadi langkah awal yang relevan.

Pertanyaan Seputar Kartu Stok Barang

• Apa saja isi kartu stok?

  Kartu stok berisi informasi barang seperti nama barang, kode barang, jumlah awal, tanggal transaksi, barang masuk dan keluar, serta saldo stok. Data ini mencakup pencatatan rinci untuk memantau pergerakan barang secara akurat dalam gudang.

• Apa tujuan utama kartu stok?

  Tujuan utama kartu stok adalah memastikan pencatatan barang masuk dan keluar secara akurat, mempermudah kontrol persediaan, dan menyediakan data real-time untuk pengambilan keputusan. Hal ini membantu menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional.

• Ada berapa macam kartu persediaan barang?

  Kartu persediaan barang umumnya terbagi menjadi tiga jenis: kartu stok manual (tercatat secara fisik), kartu stok digital (menggunakan software), dan kartu stok gabungan (kombinasi manual dan digital). Jenisnya tergantung pada kebutuhan dan sistem perusahaan.

• Bagaimana cara pengisian kartu stok?

  1. Siapkan kartu stok barang untuk pencatatan.
  2. Isi data awal (Header), termasuk informasi dasar tentang barang yang akan dicatat.
  3. Isi kolom tanggal dengan tanggal transaksi barang masuk atau keluar.
  4. Isi kolom deskripsi untuk menjelaskan jenis transaksi atau aktivitas yang terjadi.
  5. Isi kolom barang masuk dan barang keluar sesuai dengan jumlah barang yang diterima atau dikeluarkan.
  6. Hitung dan isi kolom sisa stok setelah penambahan atau pengurangan stok.
  7. Tuliskan nama penanggung jawab yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut.
  8. Periksa dan update kartu stok secara berkala untuk memastikan data akurat.