Apakah perusahaan Anda pernah mengalami overstocking (penimbunan barang berlebih), understocking (kekurangan stok), biaya penyimpanan yang tinggi, kesulitan dalam memenuhi permintaan pelanggan, dan potensi kerugian finansial karena barang yang kedaluwarsa atau rusak? Jika hal tersebut terjadi, itu berati perusahaan Anda memiliki inventory control yang buruk.
Maka dari itu, perusahaan Anda harus melakukan inventory control yang baik untuk membantu mengurangi biaya, meningkatkan pelayanan pelanggan, membangun reputasi baik, mengelola kas dengan efisien, dan mengurangi risiko kerugian. Melakukan inventory control sangat penting untuk keberlangsungan bisnis di perusahaan Anda.
Bacalah artikel ini hingga akhir untuk mendapatkan informasi lebih lengkap terkait dengan inventory control.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Inventory Control?
Inventory control adalah proses pengelolaan persediaan yang memastikan stok barang selalu tersedia untuk memenuhi permintaan konsumen secara cepat dan tepat. Proses ini mencakup pengaturan barang jadi, bahan baku, hingga produk setengah jadi yang disimpan di gudang.
Dengan inventory control, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara biaya penyimpanan dan ketersediaan barang. Persediaan selalu siap pakai, risiko kekurangan stok berkurang, dan kepuasan pelanggan tetap terjaga. Hal ini juga berpengaruh langsung pada profitabilitas bisnis.
Tidak heran jika inventory control kini menjadi perhatian utama bagi perusahaan distribusi dan ritel dengan volume persediaan besar. Pengelolaan inventory gudang yang efektif bukan hanya mendukung kelancaran operasional, tetapi juga menjadi faktor penentu daya saing di pasar.
Fungsi Inventory Control
Inventory control memastikan perusahaan dapat mengelola stok serta mematuhi aturan, seperti PSAK 14 untuk perlakuan akuntansi persediaan dan SNI ISO 28000:2009 yang mengatur keamanan rantai pasok.
Berikut fungsi utama dari inventory control:
- Prioritasi Persediaan: Menetapkan barang sesuai tingkat kepentingan dan kebutuhan.
- Otomatisasi Pencatatan dengan Barcode/RFID: Mencatat pergerakan barang secara cepat dengan tingkat akurasi tinggi.
- Identifikasi Barang Lengkap: Memberi nomor identitas, deskripsi, dan lokasi pada setiap item.
- Kesesuaian Stok Operasional: Mengatur jumlah barang agar sesuai dengan kebutuhan proses produksi atau distribusi.
- Antisipasi Restock: Memberikan penanda untuk pemesanan ulang ketika persediaan mulai menipis.
- Laporan Real-time: Menyajikan data inventaris yang selalu terbarui.
- Visibilitas Lintas Divisi: Menyediakan akses data stok yang sama bagi gudang, penjualan, dan distribusi.
Metode Inventory Control
Tanpa metode dan laporan stok barang yang sistematis, perusahaan bisa mengalami stockout (kekurangan barang), overstock (kelebihan barang), dan pemborosan biaya operasional.
Berikut adalah beberapa metode inventory control yang umum digunakan di perusahaan:
1. Tracking Inventory
Metode ini berfokus pada pemantauan lokasi dan jumlah barang di gudang. Perusahaan dapat menggunakan sistem barcode, RFID, atau Warehouse Management System (WMS) untuk melacak pergerakan barang secara real-time.
Pelacakan ini memastikan setiap unit barang dapat diketahui statusnya, baik sedang disimpan, dipindahkan, maupun dikirim ke konsumen.
2. Reorder Point (ROP)
Reorder point adalah metode yang menentukan kapan barang harus dipesan ulang agar tidak kehabisan stok. Perhitungannya didasarkan pada tingkat konsumsi harian (run rate) dan lead time pemasok.
Contoh: jika rata-rata penjualan 100 unit per hari dan lead time pemasok 5 hari, maka ROP ditetapkan di 500 unit. Begitu stok menyentuh angka tersebut, sistem otomatis memberi sinyal untuk restock.
3. Quality Control
Quality control (QC) mengutamakan pemeriksaan kualitas barang sejak penerimaan dari pemasok hingga penyimpanan di gudang. QC dilakukan melalui incoming inspection, uji sampel, dan pencatatan standar mutu.
Tujuannya adalah memastikan barang yang disimpan dan didistribusikan bebas cacat dan sesuai spesifikasi, sekaligus mendukung kepatuhan standar mutu seperti ISO 9001.
4. Inventory Classification (ABC/XYZ)
Inventaris diklasifikasikan berdasarkan nilai dan pergerakannya. Metode ABC membagi barang ke dalam kategori A (nilai tinggi, volume rendah), B (nilai menengah), dan C (nilai rendah, volume tinggi).
Sedangkan metode XYZ mengelompokkan berdasarkan kestabilan permintaan: X (stabil), Y (berfluktuasi), dan Z (tidak menentu). Dengan klasifikasi ini, perusahaan dapat memprioritaskan kontrol pada barang yang paling krusial.
Oleh karena itu, Anda tidak selalu dapat memesan SKU yang sama. Demikian juga, jumlahnya tidak selalu sama. Jika SKU menghasilkan lebih sedikit keuntungan dan mengkonsumsi lebih banyak modal, sebaiknya dibuang.
5. Warehouse Zoning
Metode zonasi digunakan untuk menata tata letak gudang berdasarkan jenis barang atau tingkat pergerakannya. Misalnya, barang fast-moving ditempatkan di area yang mudah dijangkau agar proses pengambilan lebih cepat.
Penerapan zonasi mendukung efisiensi picking list, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan produktivitas staf gudang.
6. Audit teratur
Audit inventaris dilakukan secara rutin untuk memastikan kesesuaian data sistem dengan kondisi fisik di gudang. Ada dua metode populer:
- Cycle Counting: pemeriksaan stok secara berkala pada kelompok barang tertentu.
- Full Physical Count (Stock Opname): pemeriksaan menyeluruh seluruh persediaan, biasanya dilakukan tahunan.
Audit membantu perusahaan menemukan selisih stok sejak dini dan memperbaiki prosedur sebelum menimbulkan masalah serius.
Berikut adalah rangkuman metode inventory control yang dapat Anda gunakan:
| Metode | Penjelasan | Manfaat Utama |
| Tracking Inventory | Memantau lokasi dan jumlah persediaan barang secara real-time, termasuk unit yang siap dikirim. | Memastikan stok selalu terkontrol, mempercepat keputusan pemesanan, dan meningkatkan akurasi pengiriman. |
| Set Reorder Point | Menentukan titik pemesanan ulang (reorder) berdasarkan tingkat konsumsi atau penjualan barang. | Mencegah kehabisan stok, meminimalisir pemantauan manual, dan memastikan pemesanan lebih tepat waktu. |
| Quality Control | Mengawasi kualitas barang dari pemasok, melakukan pengujian, dan memastikan produk sesuai standar. | Menjaga kualitas produk, meningkatkan kepercayaan pelanggan, dan mendukung efisiensi operasional. |
| Menentukan Barang Persediaan | Mengelola SKU dengan memilih produk yang menguntungkan dan menghapus yang membebani modal. | Mengoptimalkan inventaris, menjaga arus kas, dan menstabilkan pendapatan perusahaan. |
| Memberlakukan Zonasi | Mengatur tata letak produk di gudang agar lebih terorganisir berdasarkan jenis atau SKU. | Mempercepat pengambilan barang, meningkatkan produktivitas, dan membuat operasional lebih efisien. |
| Audit Teratur | Melakukan pemeriksaan inventaris secara rutin untuk mendeteksi masalah lebih awal. | Mengurangi risiko kesalahan stok, memperbaiki sistem kontrol, dan menjaga ketersediaan barang tetap optimal. |
Tugas Inventory Control
Pengelolaan inventaris harus dijalankan oleh staf khusus dengan tanggung jawab yang jelas dan terukur. Berikut beberapa tugas utama yang biasa dilakukan oleh inventory control staff:
1. Penghitungan Stok
Staf inventarisasi bertanggung jawab memastikan jumlah barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses ini dilakukan melalui perhitungan stok secara menyeluruh dan berkala agar data yang diperoleh selalu akurat.
Selain itu, hasil perhitungan perlu direkap setiap hari untuk mencegah selisih atau kekurangan stok. Jika tidak dilakukan secara detail, kesalahan kecil bisa berpengaruh besar terhadap kelancaran operasional dan pengiriman barang.
2. Pengecekan Data
Setelah stok direkap, staf wajib melakukan verifikasi ulang antara catatan dan kondisi riil di gudang. Tujuannya agar tidak ada perbedaan jumlah yang bisa menimbulkan masalah pada laporan.
Apabila hasil pemeriksaan sudah sesuai, staf akan menyusun laporan singkat dan menyerahkannya kepada supervisor untuk evaluasi lebih lanjut. Tahap ini juga membantu mendeteksi kesalahan pencatatan sedini mungkin.
3. Pendataan Berkala
Inventory control staff juga bertugas memasukkan data stok ke dalam sistem secara berkala. Dengan dukungan teknologi, pendataan bisa dilakukan secara real-time sehingga posisi persediaan selalu terpantau.
Kegiatan ini penting dilakukan secara rutin agar perusahaan dapat segera mengetahui barang mana yang menipis dan memerlukan restock. Tanpa pendataan berkala, perusahaan berisiko menghadapi kehabisan stok yang menghambat proses produksi maupun distribusi.
4. Penyusunan Laporan
Tugas lain yang krusial adalah menyusun laporan detail terkait status inventaris. Laporan ini biasanya berisi informasi barang masuk dan keluar, jumlah persediaan saat ini, serta estimasi kebutuhan di periode berikutnya.
Dengan laporan yang lengkap, manajemen dapat membuat keputusan strategis, misalnya kapan harus melakukan pembelian ulang atau menambah kapasitas gudang. Laporan juga menjadi dokumen penting untuk audit internal maupun eksternal.
Manfaat Inventory Control untuk Bisnis Anda
Inventory control memberikan banyak keuntungan dalam menjaga kelancaran operasional bisnis. Berikut beberapa manfaat utamanya:
1. Menjaga Perhitungan Lebih Akurat
Dengan inventory control, perusahaan dapat mencatat persediaan secara detail dan real-time. Teknologi seperti sistem barcode, RFID, atau sistem WMS meminimalkan human error, sehingga data stok selalu akurat dan mudah dipantau kapan saja.
2. Membantu Pengambilan Keputusan
Kontrol inventaris yang baik mendukung keputusan strategis, mulai dari perencanaan pembelian hingga penjualan. Data stok yang terperinci (biasanya menggunakan aplikasi untuk stok barang) memungkinkan perusahaan melakukan forecasting, menyesuaikan produksi, dan mengevaluasi kinerja pemasok berdasarkan ketersediaan barang.
3. Mengurangi Risiko Write-off
Write-off sering terjadi karena barang rusak, kedaluwarsa, atau tidak lagi memiliki nilai jual. Dengan inventory control, perusahaan dapat memantau umur simpan produk, mengurangi pemborosan, serta menjaga nilai inventaris agar tetap optimal di laporan keuangan.
4. Memastikan Pesanan Tercukupi
Inventory control membantu perusahaan menjaga jumlah stok yang seimbang: tidak terlalu berlebih, namun cukup untuk memenuhi permintaan pasar. Dengan demikian, pesanan pelanggan dapat dipenuhi tepat waktu tanpa risiko kehabisan barang di gudang.
Untuk mengetahui estimasi biaya penerapan software inventory, Anda dapat meng-klik banner di bawah ini.
Perbedaan dengan Inventory Management
Meskipun sering dianggap sama, inventory control dan inventory management memiliki ruang lingkup yang berbeda.
- Inventory Control berfokus pada aktivitas operasional di gudang, seperti pencatatan stok, pelacakan keluar-masuk barang, hingga penempatan produk di lokasi penyimpanan. Intinya, control lebih ke ‘mengatur apa yang ada sekarang’ agar stok akurat dan terjaga.
- Inventory Management memiliki cakupan yang lebih luas karena melibatkan perencanaan, pengadaan, distribusi, hingga strategi penyimpanan jangka panjang. Management tidak hanya mengatur stok yang ada, tetapi juga menghubungkan aktivitas produksi, pemasok, dan penjualan agar rantai pasok berjalan efisien.
Perusahaan yang ingin bertumbuh membutuhkan sistem inventory management yang terintegrasi, karena mampu menghubungkan kontrol stok dengan strategi bisnis secara keseluruhan.
Solusi Inventory Control dengan HashMicro
Mengelola inventory control secara manual sering menimbulkan kesalahan pencatatan, keterlambatan restock, hingga selisih stok. Dengan HashMicro Inventory Software, semua proses pengendalian persediaan bisa dilakukan otomatis dan real-time.
Sistem ini dilengkapi dengan fitur barcode & RFID tracking, laporan stok terperinci, hingga notifikasi restock otomatis yang memastikan inventory control berjalan akurat dan efisien. Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga stok tetap optimal sekaligus mendukung strategi bisnis jangka panjang.
Berikut adalah testimoni dari Banban, yang telah merasakan langsung manfaat HashMicro ke perusahaan mereka.
Kesimpulan
Inventory control adalah proses yang memaksimalkan penyediaan dan penyimpanan barang agar dapat memenuhi permintaan konsumen secara tepat waktu agar perusahaan dapat memastikan jumlah stok produk cukup untuk memenuhi permintaan konsumen secara tepat waktu.
Pengguna Inventory control yang berupa perusahaan mendapatkan perhitungan persediaan yang lebih akurat, mampu membantu membuat keputusan, menekan terjadinya write-off serta memenuhi pesanan pelanggan secara maksimal.
Dapatkan demo gratis software inventory management dari HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda!
Pertanyaan Seputar Apa Itu Inventory Control
-
Bagaimana cara paling efisien dalam mengelola stok persediaan barang di gudang sehingga dapat menghemat waktu dan biaya?
Mengontrol stok barang dengan efisien melibatkan beberapa langkah, yaitu memiliki ruang penyimpanan yang memadai, memberikan penandaan pada setiap item, menjalankan pencatatan secara teratur, mengelola stok barang yang terjual melalui semua saluran penjualan, dan menentukan ambang batas persediaan yang diperbolehkan.
Baca selengkapnya di sini!
-
Apa dampak negatif apabila inventory control yang dimiliki perusahaan tidak berjalan dengan baik?
Ketika pengendalian persediaan tidak berjalan dengan baik, ini bisa berdampak negatif, termasuk kehilangan pelanggan. Ketidakmampuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akibat pengendalian persediaan yang buruk dapat mendorong mereka untuk mencari alternatif lain yang dapat memenuhi permintaan mereka.
-
Apa tujuan pengelolaan inventory?
Tujuan manajemen inventory adalah mengatur stok barang dengang efisien dan efektif, sehingga dapat meningkatkan operasional bisnis dan menghasilkan keuntungan finansial.
Baca selengkapnya di sini!
-
Inventory control meliputi apa saja?
Pengendalian inventory melibatkan pengawasan berkala terhadap stok barang dengan tujuan memastikan ketersediaan yang memadai. Tindakan ini mencakup pemeriksaan persediaan yang ada, manajemen produk yang telah kedaluwarsa atau rusak, dan penghapusan produk yang tidak diperlukan.
-
Apa tugas inventory control?
Pengendalian inventory bermanfaat dalam mengawasi stok barang. Ini memberikan keyakinan bahwa barang masih tersedia atau tidak, sehingga mengurangi risiko kehabisan stok barang secara mendadak.
