5 Tips Mengatasi Masalah Manajemen Aset Perusahaan

Syifa Fadiyah
aset perusahaan

Manajemen aset perusahaan adalah aktivitas dan praktik sistemetis dan terkoordinasi untuk mengatur aset-aset dan sistem aset, termasuk kinerja, risiko, dan biaya selama masa guna aset untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dilihat dari definisi tersebut, aset terbagi dalam beberapa jenis (aset fisik, keuangan, SDM, informasi, dan aset tidak berwujud lainnya). Mengatur aset-aset ini terkadang mengalami beberapa kendala.

Oleh karena itu, artikel ini akan membahas lima solusi untuk masalah yang kerap terjadi dalam manajemen aset perusahaan, khususnya yang berbentuk aset fisik.

Tidak mengetahui apa yang dimiliki

Seringkali perusahaan menerapkan pendekatan FDH (fat, dumb, and happy) saat mengurusi asetnya. Ya, seperti kedengarannya, manajemen aset kerap dianggap remeh, tidak diperhatikan, dan dilakukan asal-asalan.

Padahal, mendata seluruh aset yang dimiliki merupakan sesuatu yang sangat  penting untuk melakukan manajemen aset yang efisien. Jika tidak, bisa-bisa manajemen aset yang dilakukan hanya membuang waktu tanpa ada hasil yang berarti.

Jika perusahaan ingin serius melakukan program manajemen aset, maka ada beberapa tahapan yang harus dilakukan.

  • Buat daftar aset perusahaan yang dimiliki dan pastikan jumlahnya sesuai dengan yang ada di lapangan.
  • Rencanakan manajemen aset sesuai dengan ketentuan ISO 550001 tentang manajemen aset.
  • Tetapkan kriteria evaluasi untuk aset yang menentukan apakah aset dapat memenuhi tujuan perusahaan.
  • Kembangkan dan terapkan proses manajemen perubahan untuk memastikan manajemen aset tetap efektif meskipun ada perubahan di kemudian hari.

Maintenance yang terlalu sering atau terlalu jarang

Selama masa guna aset, perusahaan pasti sering mengalami masalah pada aset karena maintenance  yang terlalu sering atau terlalu jarang.Terlalu sering melakukan pemeliharaan mengakibatkan manajemen aset perusahaan menjadi tidak efektif karena,

  1. Menghabiskan biaya untuk eksekusi maintenance yang tidak berpengaruh pada aset. Ya, biaya dapat menjadi salah satu penentu apakah manajemen aset efisien atau tidak.
  2. Melakukan perawatan aset secara terus-menerus tidak menjamin aset tidak akan mengalami kerusakan. Jika terjadi, perusahaan tidak hanya menghabiskan uang untuk perawatan aset yang berlebihan, tapi juga biaya kerusakan yang tak terduga.

Sementara itu, terlalu jarang melakukan maintenance akan berakibat lebih buruk. Biaya maintenance yang terkadang tidak sedikit sering diabaikan, ditunda-tunda, atau dilakukan tapi dengan pelayanan yang murah karena perusahaan terlalu fokus meningkatkan keuntungan.

Hal ini tentu saja mempengaruhi kinerja aset. Jika jarang melakukan perawatan, kondisi aset yang memburuk dari hari ke hari akan mengeluarkan biaya yang jauh lebih banyak dari perawatan rutin. Yang terburuk, aset mungkin tidak dapat digunakan lagi sama sekali.

Untuk mengatasinya, mulailah dengan aset yang paling penting dalam operasi bisnis

. Lalu, tentukan kebutuhan maintenance. Kemudian tentukan sumber daya (biaya dan SDM) yang dibutuhkan untuk melakukan perawatan. Terakhir, pastikan ada rencana pelatihan untuk memastikan SDM mampu melakukan maintenance. 

Operasi aset yang tidak sesuai

Perusahaan kadang tidak memahami kegunaan maksimal dari aset-aset yang mereka miliki dan sering menggunakan aset tanpa memikirkan optimisasi masa guna aset. Sebetulnya, menggunakan aset melebihi atau kurang dari fungsi optimumnya berpengaruh pada masa gunanya.

Untuk mengatasinya, perusahaan harus menggunakan asetnya sesuai dengan instruksi, memahami dampak yang ditimbulkan jika menggunakan aset di luar kapasitasnya, dan jika perusahaan tidak bisa beroperasi sesuai kapasitas aset, maka perusahaan harus menyiapkan manajemen mitigasi risiko.

Manajemen risiko yang tidak matang

Manajemen aset perusahaan yang baik adalah manajemen yang tidak hanya mengatur operasi aset dan perawatannya, tapi juga mengatur penanggulangan risiko jika ada permasalahan yang terjadi.

Risiko di sini adalah konsekuensi dari perlakuan terhadap aset. Oleh karena itu, untuk mengatasi risiko, perusahaan harus pertama, melakukan pemeriksaan dan identifikasi. Kedua, mengeksekusi manajemen dan pengontrolan.

Ketika dua hal tersebut tidak dilakukan dengan baik, akan berpengaruh pada manajemen aset yang tidak efektif. Untuk dapat benar-benar menanggulangi risiko, perusahaan dapat mengikuti model manajemen risiko ISO 3100 yang secara singkat meliputi:

  • Mengerti konteks
  • Pemeriksaan masalah: identifikasi, analisis, dan evaluasi
  • Penyelesaian masalah
  • Monitor dan review

Artikel terkait: Tips Manajemen Risiko di Industri Konstruksi

Tidak menggunakan sistem manajemen aset

Belakangan ini, software manajemen aset sedang populer digunakan untuk mengatur aset perusahaan. Sistem manajemen aset memiliki banyak fitur yang dapat mengatur penggunaan aset, menjadwalkan maintenance, penelusuran nilai dan pengeluaran aset, dan masih banyak lagi.

Beberapa software sistem manajemen aset dijual dalam bentuk paket yang dapat diaktivasi tergantung kebutuhan perusahaan. Software ini berguna untuk mengoptimalkan fungsi dan masa guna aset.

Kesalahan yang sering dibuat perusahaan adalah tidak mengimplementasikan sistem manajemen aset dengan berbagai alasan. Ada pula yang mengimplementasikan sistem tapi tidak membeli semua fitur yang dibutuhkan.

Solusi terbaiknya adalah lebih baik mengeluarkan biaya yang mahal  di awal untuk sebuah sistem dengan fitur lengkap daripada harus mengeluarkan biaya terus-menerus di kemudian hari karena sistem manajemen aset yang setengah-setengah.

Selain itu, jika sudah mendapatkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, SDM harus mendapatkan training yang baik agar dapat menggunakannya secara optimal dan menghindari kesalahan teknis.

Kesimpulan

Manajemen aset perusahaan merupakan aktivitas yang bertujuan mengoptimalkan masa guna aset yang dimiliki perusahaan, meliputi konsep, eksekusi, dan penyelesaian. Dengan memperhatikan lima masalah yang umum terjadi di manajemen aset, perusahaan dapat merencanakan mitigasi risiko yang lebih baik.

 

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

latest articles

Dapatkan Update Gratis dari Kami