Manajemen aset perusahaan adalah aktivitas dan praktik sistematis dan terkoordinasi untuk mengatur aset-aset dan sistem aset, termasuk kinerja, risiko, dan biaya selama masa guna aset untuk mencapai tujuan dan target perusahaan. Dari definisi tersebut, aset terbagi dalam beberapa jenis (aset fisik, keuangan, SDM, informasi, dan aset tidak berwujud lainnya). Mengatur aset-aset ini terkadang mengalami beberapa kendala. Salah satu cara meminimalisirnya adalah dengan memanfaatkan solusi teknologi, seperti Software Manajemen Aset.
Artikel ini akan membahas lima solusi untuk masalah yang kerap terjadi dalam manajemen aset perusahaan, khususnya permasalahan aset tetap dan solusinya.
Daftar Isi
Tidak Mengetahui Apa yang Ia Miliki
Permasalahan aset tetap dan solusinya yang pertama adalah perusahaan seringkali menerapkan pendekatan FDH (fat, dumb, and happy) saat mengurusi asetnya. Ya, seperti kedengarannya, manajemen aset kerap dianggap remeh, tidak diperhatikan, dan dilakukan asal-asalan. Masalah manajemen ini perlu perusahaan atasi dengan beberapa langkah, salah satunya pengelolaan aset perusahaan dengan melakukan pendataan. Mendata seluruh aset merupakan sesuatu yang sangat penting untuk melakukan manajemen aset yang efisien. Jika tidak, bisa-bisa manajemen aset hanya akan membuang waktu tanpa ada hasil yang berarti.
Jika perusahaan ingin serius melakukan program manajemen aset, maka ada beberapa tahapan yang harus perusahaan lakukan.
- Buat daftar aset company yang Anda miliki dan pastikan jumlahnya sesuai dengan yang ada di lapangan.
- Rencanakan manajemen aset sesuai dengan ketentuan ISO 550001 tentang manajemen aset.
- Tetapkan kriteria evaluasi untuk aset yang menentukan apakah aset dapat memenuhi tujuan perusahaan.
- Kembangkan dan terapkan proses manajemen perubahan untuk memastikan tidak ada masalah manajemen dan proses tetap berjalan efektif meskipun ada perubahan di kemudian hari.
Baca Juga: 17 Software ERP Terbaik di Indonesia Tahun 2022
Maintenance yang Terlalu Sering atau Terlalu Jarang
Selama masa guna aset, perusahaan pasti sering mengalami masalah manajemen seperti karena maintenance yang terlalu sering atau terlalu jarang. Terlalu sering melakukan pemeliharaan mengakibatkan manajemen aset company menjadi tidak efektif karena,
- Menghabiskan biaya untuk eksekusi maintenance yang tidak berpengaruh pada aset. Ya, biaya dapat menjadi salah satu penentu apakah manajemen aset efisien atau tidak. Masalah perusahaan yang satu ini dapat Anda atasi dengan mengatur keuangan melalui Sistem Akuntansi.
- Melakukan perawatan aset secara terus-menerus tidak menjamin aset tidak akan mengalami kerusakan. Jika terjadi, company tidak hanya menghabiskan uang untuk perawatan yang berlebihan, tapi juga biaya kerusakan yang tak terduga.
Sementara itu, terlalu jarang melakukan maintenance akan berakibat lebih buruk. Biaya maintenance yang terkadang tidak sedikit sering diabaikan, ditunda-tunda, atau dilakukan tapi dengan pelayanan yang murah karena perusahaan terlalu fokus meningkatkan keuntungan.
Hal ini tentu saja mempengaruhi kinerja aset. Jika jarang melakukan perawatan, kondisi aset yang memburuk dari hari ke hari akan mengeluarkan biaya yang jauh lebih banyak dari perawatan rutin. Yang terburuk, aset mungkin tidak dapat digunakan lagi sama sekali.
Untuk mengatasinya, mulailah dengan aset yang paling penting dalam operasi bisnis. Lalu, tentukan kebutuhan maintenance. Kemudian tentukan sumber daya (biaya dan SDM) yang dibutuhkan untuk melakukan perawatan. Terakhir, pastikan ada rencana pelatihan untuk memastikan SDM mampu melakukan maintenance.
Operasi Aset yang Tidak Sesuai
Perusahaan kadang tidak memahami kegunaan maksimal dari aset-aset yang mereka miliki dan sering menggunakan aset tanpa memikirkan optimisasi masa guna aset. Sebetulnya, menggunakan aset melebihi atau kurang dari fungsi optimumnya berpengaruh pada masa gunanya.
Untuk mengatasinya, maka harus menggunakan asetnya sesuai dengan instruksi, memahami dampak yang terjadi jika menggunakan aset di luar kapasitasnya, dan jika perusahaan tidak bisa beroperasi sesuai kapasitas aset, maka perusahaan harus menyiapkan manajemen mitigasi risiko.
Manajemen Risiko yang Tidak Matang untuk Pengelolaan Aset Perusahaan
Manajemen aset yang baik adalah manajemen yang tidak hanya mengatur operasi aset dan perawatannya, tapi juga mengatur penanggulangan risiko jika terdapat masalah manajemen yang terjadi. Risikonya adalah konsekuensi dari perlakuan terhadap aset. Apa yang Anda lakukan terhadap adanya risiko pengembangan aset ini? Hal pertama yang dapat Anda lakukan adalah pemeriksaan dan identifikasi. Kedua, mengeksekusi manajemen dan pengontrolan.
Ketika dua hal tersebut tidak dilakukan dengan baik, akan berpengaruh pada manajemen aset yang tidak efektif. Anda perlu mencari tahu apa yang Anda lakukan terhadap adanya risiko pengembangan aset untuk dapat benar-benar menanggulanginya. Perusahaan dapat mengikuti model manajemen risiko ISO 3100 yang secara singkat meliputi:
- Mengerti konteks
- Pemeriksaan masalah: identifikasi, analisis, dan evaluasi
- Penyelesaian masalah perusahaan
- Monitor dan review
Artikel terkait: Tips Manajemen Risiko di Industri Konstruksi
Tidak Menggunakan Sistem Manajemen Aset Perusahaan
Belakangan ini, software manajemen aset sedang populer untuk mengatur aset dalam perusahaan. Sistem manajemen aset memiliki banyak fitur yang dapat mengatur pengelolaan aset perusahaan, menjadwalkan maintenance, penelusuran nilai dan pengeluaran aset, dan masih banyak lagi. Beberapa software sistem manajemen aset terjual dalam bentuk paket yang dapat teraktivasi tergantung kebutuhan perusahaan. Maka dari itu, untuk mengatasi proses tersebut, solusi penggunaan Software Manajemen Aset dari HashMicro dapat mengelola seluruh aset secara real-time. Software ini berguna untuk mengoptimalkan fungsi dan masa guna aset.
Kesalahan yang sering perusahaan buat adalah tidak mengimplementasikan sistem manajemen aset dengan berbagai alasan. Ada pula yang mengimplementasikan sistem tapi tidak membeli semua fitur yang mereka butuhkan.
Solusi terbaiknya adalah lebih baik mengeluarkan biaya yang mahal di awal untuk sebuah sistem dengan fitur lengkap daripada harus mengeluarkan biaya terus-menerus di kemudian hari karena sistem manajemen aset yang setengah-setengah.
Selain itu, jika sudah mendapatkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, SDM harus mendapatkan training yang baik agar dapat menggunakannya secara optimal dan menghindari kesalahan teknis.
Kesimpulan
Manajemen aset perusahaan merupakan aktivitas yang bertujuan mengoptimalkan masa guna aset, meliputi konsep, eksekusi, dan penyelesaian. Dengan memperhatikan lima masalah perusahaan yang umum terjadi di manajemen aset, perusahaan dapat merencanakan mitigasi risiko yang lebih baik. Maka dari itu, penggunaan software manajemen aset dari HashMicro dapat mengelola seluruh aset secara real-time serta bisa memantau penggunaan aset, menjadwalkan perawatan, dan mengkalkulasi ROI, expense, serta nilai capital asset secara otomatis.
