Macam-macam Sistem ERP untuk Pengelolaan Bisnis Anda

Dalam dunia bisnis, ERP memainkan peranan penting dalam membantu perusahaan mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses-proses bisnis. 

Singkatnya, ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan model sistem informasi atau perangkat lunak terintegrasi yang mampu mengelola proses bisnis dan sumber daya perusahaan secara efisien.

Namun, tahukah Anda bahwa ada berbagai jenis ERP yang dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi spesifik dari setiap perusahaan? Selain itu, lokasi server juga menjadi salah satu faktor yang membedakan jenis-jenis ERP ini.

Sebagai contoh, apakah Anda sedang fokus pada otomatisasi proses tertentu? Berapa jumlah karyawan di perusahaan Anda? Apa sajakah lingkup bisnis Anda? Dan tentu saja, berapa anggaran yang Anda siapkan untuk ERP? Semua pertanyaan ini akan mempengaruhi pilihan ERP yang paling sesuai untuk bisnis.

Key Takeaways Terdapat dua kriteria utama dalam mengkategorikan sistem ERP, yaitu berdasarkan kebutuhan bisnis dan metode hosting. Dilihat dari segi kebutuhan bisnis, ERP dibagi menjadi: Enterprise ERP, SaaS ERP, dan Custom ERP Sedangkan jika dilihat dari metode hosting, ERP dibagi menjadi: On-Premise ERP, Cloud ERP, dan Hybrid ERP. Pemilihan jenis ERP yang tepat bagi suatu bisnis harus mempertimbangkan kebutuhan spesifik, cakupan (scope), serta kesiapan infrastruktur dan sumber daya yang dimiliki oleh bisnis tersebut.

Macam-macam ERP Berdasarkan Kebutuhan Bisnis

Seperti yang sudah kita bahas sebelumnya, tugas Anda sebagai pemimpin bukan hanya sekedar memilih ERP system di Indonesia, tetapi memastikan bahwa sistem yang Anda pilih mampu tumbuh dan beradaptasi sesuai dengan dinamika bisnis. 

Dengan begitu, sistem ini dapat menjadi partner yang mampu mendampingi perjalanan bisnis Anda dalam jangka waktu yang lama. Untuk membantu Anda dalam proses seleksi, berikut adalah beberapa jenis-jenis ERP sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan:

Enterprise ERP

Sebagaimana namanya, “enterprise” menandakan bahwa ERP jenis ini ideal bagi perusahaan berskala besar. Seiring dengan pertumbuhan bisnis, tentu kompleksitas proses bisnis pun meningkat. 

Dalam skenario ini, memilih sebuah sistem yang hanya menawarkan fitur dasar yang tidak dapat dikonfigurasikan maupun disesuaikan dengan bisnis tidaklah cukup. Anda memerlukan solusi yang mampu mengintegrasikan seluruh aliran bisnis Anda. Itulah yang ditawarkan oleh Enterprise ERP.

Terlebih di tengah ketatnya persaingan bisnis, perusahaan skala besar tentunya membutuhkan dukungan teknologi yang tak hanya sekadar ‘baik’, namun ‘terbaik’. Ini adalah alasan mengapa software enterprise hadir sebagai jawaban.

Namun, apa yang membuatnya berbeda dari jenis-jenis ERP lainnya?

• Fleksibilitas dan Kustomisasi

Secara sederhana, Enterprise ERP adalah contoh software ERP yang bisa mengikuti flow bisnis Anda. Ini karena dalam perancangannya, jenis sistem ERP ini melibatkan tahapan yang sangat rinci, membuat proses implementasinya lebih terstruktur dibandingkan dengan jenis sistem ERP lainnya. Dengan begitu, risiko ketidaksesuaian fitur dengan kebutuhan bisnis Anda menjadi sangat kecil. 

Penggunaan Enterprise ERP tidak berarti Anda harus melakukan banyak penyesuaian. Intinya, sistem ini sangat fleksibel dan bisa diatur sesuai dengan kebutuhan unik setiap bisnis.

• Fitur yang lebih detail dan komprehensif 

Lebih dari sekadar modul biasa, sistem ERP jenis ini menyajikan fitur yang sangat komprehensif. Dengan kata lain, fitur yang dimiliki oleh Enterprise ERP bukan hanya fitur standar, melainkan juga lengkap dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda yang terkadang rumit dan kompleks.

• Pilihan metode hosting

Yang juga menjadi keunggulan dari ERP Enterprise adalah opsi hostingnya. Anda dapat memilih menyimpan data pada server cloud atau on-premise, tergantung pada preferensi dan kebutuhan infrastruktur perusahaan Anda.

• Integrasi multimodul

Sementara beberapa solusi ERP mungkin fokus pada satu aspek bisnis, Enterprise ERP mencakup multi modul yang mengintegrasikan seluruh alur bisnis perusahaan, memastikan bahwa tidak ada satu aspek pun yang terlewat

• Komponen biaya investasi

Investasi untuk implementasi dan maintenance sistem ini dapat dikatakan lebih besar, yakni meliputi: upfront cost, licensing cost per pengguna, biaya pemeliharaan tahunan, dan biaya berkelanjutan lainnya seperti sewa cloud dan licensing.

Dengan demikian, bagi Anda yang memimpin perusahaan yang stabil, sedang memasuki fase pertumbuhan pesat, dan memiliki struktur tim yang berkembang, Enterprise ERP merupakan langkah yang tepat.  

Meskipun memerlukan investasi yang cenderung lebih besar, nilai yang diberikannya sepadan, khususnya bagi perusahaan yang mengutamakan efisiensi dan pertumbuhan berkelanjutan. Maka, dapat dikatakan bahwa investasi yang Anda keluarkan pada sistem ERP jenis ini juga akan benar-benar memberikan nilai tambah dan ROI yang optimal. 

SaaS ERP

Dalam dunia bisnis dan teknologi, istilah SaaS ERP mungkin bukanlah sesuatu yang asing bagi Anda. SaaS ERP adalah solusi berbasis cloud yang memungkinkan integrasi proses bisnis Anda secara digital melalui internet. 

Namun, apa yang membedakan SaaS ERP dengan ERP Enterprise? 

• Fleksibilitas dan kustomisasi

Secara singkat, SaaS ERP lebih terbatas dalam hal fleksibilitas dan kustomisasi, menjadikannya pilihan yang cocok untuk bisnis yang baru mulai berkembang.

• Penyesuaian dengan skala bisnis

Saat Anda harus memilih sistem ERP yang paling cocok untuk bisnis Anda, penting untuk mempertimbangkan dengan seksama skala dan kebutuhan bisnis Anda. Dalam situasi seperti ini, SaaS ERP dapat menjadi pilihan yang sangat ideal, terutama jika bisnis Anda memiliki proses yang relatif sederhana dan tidak terlalu kompleks.

• Investasi dan model implementasi

Dari segi biaya, SaaS ERP umumnya lebih rendah dibandingkan dengan ERP Enterprise. Karena, jenis ERP ini menawarkan model pembayaran berlangganan dengan waktu implementasi yang lebih singkat. 

Jadi, apakah Anda berpikir SaaS ERP adalah solusi yang tepat untuk bisnis Anda? Semua kembali kepada kebutuhan dan skala bisnis Anda saat ini. Ingat, dalam memilih solusi teknologi, yang terpenting adalah bagaimana teknologi tersebut bisa mendukung pertumbuhan dan efisiensi bisnis Anda

Custom / In House Developed ERP

ERP yang dikustomisasi atau yang dikembangkan secara in-house, seperti namanya, adalah jenis ERP yang dibangun dari awal agar sesuai dengan kebutuhan bisnis tertentu. Biasanya, perusahaan yang memilih opsi ini memiliki tim IT internal atau bekerja sama dengan pengembang pihak ketiga.

Anda mungkin berpikir bahwa dengan sistem seperti ini, implementasinya akan menjadi lebih sederhana dan keamanan data Anda akan terjamin tanpa perlu intervensi pihak ketiga. Namun, sebelum Anda memutuskan untuk melangkah ke arah ini, ada beberapa hal penting yang perlu Anda pertimbangkan.

• Ketersediaan tim IT yang memadai

Pertama, pastikan Anda memiliki tim IT atau pengembang sistem yang benar-benar berpengalaman dalam hal ERP. Jika tidak, mengelola sistem ERP custom bisa menjadi tantangan besar. Bayangkan, ketika masalah muncul dan tim Anda kesulitan menanganinya, alih-alih efektif nyatanya proses bisnis Anda bisa jadi terganggu.

• Komponen investasi biaya

Mengembangkan ERP secara custom justru memerlukan investasi yang cukup besar. Bukan hanya seorang developer yang harus Anda siapkan, namun juga berbagai hal lainnya seperti server, yang tentunya memerlukan biaya yang cukup besar. Belum lagi biaya pemeliharaan dan, mungkin, sewa jasa pihak ketiga untuk mengelolanya.

• Risiko kegagalan yang cukup besar

Sistem ERP in-house mungkin memberikan kesan bahwa penggunaannya lebih ekonomis dan praktis karena Anda membangun sistem tersebut dari awal sesuai pilihan Anda sendiri, sehingga anggaran dapat dikendalikan. Namun, kenyataannya, tingkat keberhasilan implementasi jenis sistem ini dapat menjadi sangat rendah.

Banyak bisnis yang pada awalnya mencoba mengembangkan ERP in-house akhirnya kembali ke penyedia ERP yang sudah terpercaya karena kesulitan dalam mengimplementasikan sistem mereka sendiri. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk memilih penyedia ERP yang telah memiliki reputasi baik dan tim yang berpengalaman jika Anda berencana untuk melakukan investasi jangka panjang dalam sistem perusahaan Anda.

Sebagai alternatif, banyak vendor ERP yang menawarkan solusi lengkap dengan dukungan teknis. Mereka akan mengatasi sebagian besar tantangan teknis, memungkinkan Anda fokus pada bisnis.

Dalam mencari macam-macam ERP yang cocok untuk bisnis Anda, pastinya harga menjadi faktor yang penting, HashMicro menawarkan berbagai skema harga yang menarik yang dapat Anda lihat dengan mengklik banner di bawah ini!

Macam-macam ERP Berdasarkan Hosting Method (Lokasi Penyimpanan Server)

Setelah kita mendalami ketiga jenis-jenis ERP berdasarkan kebutuhan dan perkembangan perusahaan. Sekarang saatnya kita mendalaminya lebih jauh dengan mempertimbangkan ERP dari perspektif metode hostingnya, yaitu: Cloud, On Premise, dan Hybrid.

Bisa jadi, Anda tengah berada pada titik pertimbangan: “Manakah yang terbaik di antara Cloud, On Premise, atau Hybrid untuk bisnis saya? Bagaimana jika saya membuat pilihan yang tidak tepat?”

Sebenarnya, untuk mendapatkan jawaban yang paling tepat, disarankan untuk berkonsultasi dengan konsultan ERP dari vendor yang Anda pertimbangkan. Mereka akan mampu memberikan rekomendasi yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.

Namun, untuk memberikan Anda gambaran awal, berikut adalah ringkasan singkat dari ketiga metode tersebut:

1. Sistem ERP On-Premise

ERP on-premise adalah model sistem ERP yang Anda pasang langsung pada hardware dan server di lingkungan bisnis Anda sendiri. 

ERP on-premise menjadi pilihan solusi yang ideal terutama jika kantor Anda terletak di wilayah dengan koneksi internet yang tidak stabil. Hal ini dikarenakan, sistem ERP jenis ini memiliki fitur akses remote yang memungkinkan Anda mengaksesnya dari mana saja, bahkan saat koneksi internet mengalami gangguan.

Namun, ada aspek lain yang perlu Anda tinjau sebelum memilih sistem ini. Dalam penjelasan berikut, kami akan menguraikan kelebihan serta kekurangan dari sistem ERP on-premise, agar Anda dapat membuat keputusan yang tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Kelebihan Sistem ERP On-Premise

• Full control: Perusahaan memiliki kendali penuh atas seluruh sistem ERP, termasuk pengelolaan data, konfigurasi, dan keamanan.
• Keamanan Data: Karena data disimpan di server perusahaan Anda, Anda memiliki kendali penuh atas keamanannya, termasuk kebijakan akses dan cadangan.
• Kinerja dan Kestabilan: Tanpa ketergantungan pada koneksi internet, sistem ERP On Premise cenderung menawarkan kinerja yang cukup baik.

Kekurangan Sistem ERP On-Premise

• Biaya investasi yang cukup tinggi: Penggunaan ERP jenis ini membutuhkan biaya awal yang cukup besar untuk server, ditambah lagi dengan pembelian hardware yang diperlukan. Ini berarti bahwa Return on Investment (ROI) dari sistem ini cenderung terjadi dalam jangka waktu yang lebih lama.
• Risiko kehilangan data: Jika server lokal perusahaan mengalami masalah atau tidak ada koneksi internet yang stabil di perusahaan Anda, ada potensi kehilangan data kecuali jika sistem cadangan yang efektif diterapkan.
• Pemeliharaan sistem: Anda bertanggung jawab atas pemeliharaan, pembaruan, dan troubleshooting sistem, yang memerlukan tim IT internal atau kontrak dengan pihak ketiga. Selain itu, mengubah atau meningkatkan sistem kedepannya mungkin memerlukan investasi tambahan dan proses yang panjang.
• Ketergantungan pada Infrastruktur: Jika terjadi kerusakan pada perangkat keras atau server Anda, ada potensi untuk mengalami downtime yang berkepanjangan hingga masalah tersebut terselesaikan.

2. Sistem ERP Cloud

Bila Anda mendengar istilah “cloud”, artinya Anda sedang berbicara tentang menyimpan data dan menjalankan aplikasi dari internet, bukan dari server di kantor Anda. 

Sistem ERP ini menyimpan semua data dan aplikasinya pada server cloud yang dikelola oleh penyedia layanan, memungkinkan pengguna mengakses sistem dari mana saja selama ada koneksi internet.

Bayangkan kemudahan mengakses seluruh data dan sistem kantor Anda hanya dengan satu klik di laptop atau ponsel Anda, tanpa perlu khawatir tentang ‘upgrade‘ atau masalah teknis lainnya. Ini merupakan inti dari apa yang ditawarkan oleh ERP berbasis cloud: sebuah solusi yang memberikan fleksibilitas dan efisiensi luar biasa dalam mengelola operasional bisnis Anda.

Kelebihan Sistem ERP Cloud

• Aksesibilitas dan skalabilitas: Dengan ERP berbasis cloud, Anda dapat mengakses data dan sistem dari mana saja, memudahkan kolaborasi dan mobilitas pekerjaan. Selain itu, saat bisnis Anda sedang berkembang, Anda bisa dengan mudah meningkatkan kapasitas atau fitur tanpa harus mengalami downtime atau proses panjang.
• Pembaruan Otomatis: Seperti pohon yang tumbuh dan berkembang tanpa perlu Anda siram setiap hari. Vendor secara rutin menyediakan pembaruan, menjaga sistem Anda tetap berjalan lancar tanpa perlu campur tangan Anda.
• Keamanan Terjaga: Anggaplah ini sebagai benteng pertahanan yang kuat untuk data Anda. Penyedia cloud biasanya dilengkapi dengan enkripsi dan fitur keamanan canggih untuk melindungi data Anda. Maka dari itu, penting untuk memastikan sejauh mana proteksi keamanan data yang ditawarkan oleh vendor Anda. 

• Opsi kustomisasi: Banyak vendor cloud-based ERP (misalnya, HashMicro) menawarkan modul yang dapat sepenuhnya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, serta kemampuannya untuk berintegrasi dengan berbagai sistem lain memastikan aliran kerja bisnis Anda berjalan lancar dan efisien.

Kekurangan Sistem ERP Cloud

• Membutuhkan koneksi internet yang stabil: Ketergantungan Koneksi Internet: Meski memberikan fleksibilitas akses, namun tanpa koneksi internet yang stabil, Anda mungkin akan mengalami kesulitan mengakses sistem. Hal ini dapat menghambat produktivitas dalam situasi tertentu.

3. Sistem ERP Hybrid

Setelah mengenal metode hosting on-premise dan cloud, Anda mungkin berkesimpulan bahwa ERP Hybrid adalah kombinasi dari keduanya, yang memungkinkan akses secara online dan offline sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. 

Tapi, tunggu dulu. Realitasnya tidak sepenuhnya seperti itu.

ERP Hybrid adalah sebuah sistem yang berbasis server on-premise dengan fitur backup data ke cloud. 

Idealnya, metode hosting seperti ini lebih sesuai bagi perusahaan yang berlokasi di area dengan keterbatasan akses internet. Mengapa demikian? Alasan utamanya adalah karena sistem ini memiliki mekanisme ‘fallback’ ke server on-premise ketika terjadi gangguan koneksi internet. Dengan demikian, titik akses utama beralih ke server fisik yang terletak di lokasi bisnis.

Ketika koneksi internet kembali stabil, pusat data kemudian mengambil informasi dari server on-premise ini dan melakukan sinkronisasi atau backup data ke server cloud pada waktu-waktu tertentu. 

Secara singkat, begitulah cara kerjanya. 

Anda mungkin bertanya, “Kenapa tidak melakukan sinkronisasi data secara real-time agar data selalu ter-backup?” Jawabannya sederhana: Sinkronisasi yang terus-menerus dapat mengakibatkan sistem menjadi lambat. 

Namun, yang perlu diingat, hanya beberapa modul tertentu yang dapat diimplementasikan dengan metode hybrid. Namun, penggunaan ERP Hybrid bisa menyebabkan masalah, salah satunya adalah potensi bentrokan data antara mode online dan offline.

Mari kita bayangkan sebuah skenario nyata untuk memperjelas bagaimana ERP Hybrid bekerja, terutama bagi Anda yang sedang mempertimbangkan solusi ini untuk bisnis Anda:

Bayangkan Anda menggunakan ERP Hybrid untuk sistem inventaris Anda. Ketika Anda sedang memeriksa stok dan koneksi internet terputus, Anda masih bisa melihat data terakhir karena sistem hybrid menyimpannya. 

Jadi, sangat penting untuk mempertimbangkan dengan matang sebelum memutuskan menggunakan ERP Hybrid, terutama untuk modul-modul yang memiliki risiko seperti yang telah dijelaskan.

Pertimbangan saat Memilih Jenis ERP untuk Bisnis

Sekarang Anda telah memahami berbagai jenis ERP, lengkap dengan kelebihan dan kekurangannya masing-masing. 

Maka, langkah selanjutnya adalah memilih ERP dengan cermat untuk meminimalkan risiko kegagalan dan justru memaksimalkan keuntungan bisnis Anda.

Bayangkan jika Anda sudah berinvestasi dalam jumlah besar untuk mengembangkan perusahaan Anda, namun karena kesalahan dalam memilih macam sistem bisnis, semua dana yang telah Anda investasikan menjadi sia-sia.

Ditambah lagi, Anda mungkin harus mencari dan mengimplementasikan sistem baru yang lebih sesuai. Hasilnya, biaya dan waktu yang Anda keluarkan bisa menjadi berlipat ganda. Bukankah ini mimpi buruk bagi setiap perusahaan?

Jadi, untuk membantu membuat keputusan yang tepat, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan ketika menjadi market follower. Antara lain:

• Pertama, tentukan tujuan Anda menggunakan ERP dengan jelas. Apa yang ingin Anda capai dengan sistem ini? 
• Selanjutnya, perhatikan seberapa besar bisnis Anda dan berapa banyak data yang harus ditangani. Semakin besar bisnis dan data yang ada, semakin kompleks juga penerapan ERP. 
• Terakhir, pastikan bahwa solusi ERP yang Anda pilih dapat memberikan hasil yang diinginkan dan sebanding dengan investasi yang Anda lakukan.

Penting untuk melakukan analisis menyeluruh tentang kebutuhan bisnis Anda, kesiapan teknologi, dan tujuan bisnis jangka panjang sebagai dasar dalam mengambil keputusan yang penting ini.

Jadi, Jenis Sistem ERP Mana yang Paling Tepat untuk Bisnis Saya?

Dari penjelasan di atas, ERP memiliki beragam jenis berdasarkan kebutuhan perusahaan dan cara hostingnya. Berdasarkan skala kebutuhan, ada Enterprise ERP, SaaS ERP, dan Custom ERP. Sementara dari sisi hosting, ada Cloud, On Premise, dan Hybrid.

Namun, jangan lupakan esensi utamanya; ERP harus dianggap sebagai rekan bisnis yang adaptif, yang siap mendukung dan tumbuh seiring dengan bisnis Anda. Sebagai pebisnis yang sering melakukan brand guideline, Anda perlu memahami bahwa keputusan ERP hari ini adalah investasi untuk masa depan operasional perusahaan Anda.

Jika Anda masih merasa ini adalah keputusan yang sulit dan memerlukan panduan lebih lanjut dalam memilih jenis ERP yang sesuai untuk bisnis Anda, tim ahli dari HashMicro siap membantu Anda. Jangan ragu berdiskusi dengan kami dan dapatkan Demo Sistem Tanpa Biaya untuk sistem ERP dari HashMicro. 

Tidak ada jenis ERP yang bisa dianggap sempurna untuk semua bisnis; semuanya tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Untuk hasil optimal, sesuaikan pilihan ERP dengan kebutuhan dan pastikan memilih vendor yang tepat.

Selanjutnya, Anda bisa membaca panduan memilih vendor ERP secara lengkap disini!

Pertanyaan Seputar Macam-Macam Sistem ERP

• Apa itu ERP dan apa perbedaan antara ERP lokal dan cloud-based?

  ERP adalah sistem perangkat lunak yang mengintegrasikan dan mengelola berbagai fungsi bisnis di suatu perusahaan. ERP lokal diinstal dan dijalankan dari server perusahaan, sementara ERP berbasis cloud diakses dan dijalankan melalui internet, menggunakan infrastruktur cloud.

• Apakah ada perbedaan antara ERP Open Source dan ERP Proprietary?

  ERP Open Source adalah perangkat lunak yang kode sumbernya dapat diakses, dimodifikasi, dan didistribusikan secara bebas, sementara ERP Proprietary adalah perangkat lunak yang dikembangkan oleh perusahaan tertentu dan memiliki lisensi yang membatasi akses atau modifikasi kode sumbernya.

• Apakah ada ERP yang spesifik untuk industri tertentu?

  Ya, ada ERP yang dirancang khusus untuk kebutuhan industri tertentu, seperti manufaktur, keuangan, layanan kesehatan, ritel, atau konstruksi. Sistem ERP ini memiliki modul dan fitur yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik industri tersebut.

• Bagaimana perbedaan antara ERP horizontal dan vertical?

  ERP horizontal dirancang untuk mendukung proses bisnis umum yang dapat diterapkan di berbagai industri, sementara ERP vertical lebih terfokus dan dirancang khusus untuk kebutuhan industri atau sektor bisnis tertentu.

• Apakah ada ERP yang skala sesuai dengan ukuran perusahaan?

  Ada berbagai jenis ERP yang cocok untuk berbagai ukuran perusahaan, mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar (Enterprise-grade). Beberapa ERP dirancang untuk skalabilitas, yang berarti mereka dapat diadaptasi dan ditingkatkan sesuai dengan pertumbuhan perusahaan.