Kalau stok fisik sering beda dengan catatan, biasanya masalahnya bukan di barangnya, tapi di format pencatatannya. Karena itu, Anda bisa download template laporan stok barang Excel gratis agar data stok lebih rapi dan gampang ditelusuri.
Laporan stok barang membantu Anda melihat item yang menipis, yang terlalu banyak, dan yang pergerakannya tidak wajar. Jadi sangat berguna untuk perencanaan pengadaan dan kontrol keluar–masuk barang.
Agar hasilnya bisa dipercaya, lakukan stok opname rutin dan pastikan setiap transaksi langsung dicatat. Dengan format Excel yang konsisten, proses rekap jadi lebih ringan dan risiko salah input ikut turun.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Perbedaan Laporan Stok Barang dan Laporan Stok Gudang
Laporan stok barang adalah dokumen yang berfokus pada jumlah persediaan per item (SKU) dan pergerakannya, sehingga lebih relevan untuk kebutuhan kontrol ketersediaan barang, perencanaan pengadaan, dan analisis stok per produk. Laporan ini umumnya menampilkan data seperti stok minimum, stok tersedia, dan rekap keluar-masuk per item.
Sementara itu, laporan stok gudang menekankan posisi dan kondisi barang di area penyimpanan, bukan hanya jumlahnya. Fokus utamanya adalah pengelolaan gudang, seperti pelacakan lokasi rak/bin, perpindahan antar gudang, serta pemantauan kapasitas dan penataan barang agar operasional penyimpanan lebih tertata.
Untuk memudahkan perbandingan, berikut perbedaan laporan stok barang dan laporan stok gudang dalam tabel:
Kenapa Perusahaan Butuh Rekap Stok yang Konsisten?

1. Pantau stok per SKU tanpa cek rak satu-satu
Dengan kolom stok awal, masuk, keluar, dan stok akhir, Anda langsung tahu barang mana yang aman dan mana yang menipis. Dengan begitu, pengecekan harian tetap berjalan cepat meski jumlah SKU sudah banyak.
2. Reorder lebih cepat karena ada angka yang jelas
Rekap menunjukkan item yang cepat habis, item yang jarang bergerak, serta pola keluar-masuk yang paling sering terjadi. Karena itu, Anda bisa menentukan waktu pemesanan ulang dan jumlah pembelian dengan lebih terukur.
3. Kontrol stok untuk gudang dan cabang
Jika persediaan tersebar di beberapa lokasi, rekap memudahkan Anda memantau stok per gudang atau cabang secara konsisten. Alhasil, keputusan transfer stok antar lokasi bisa dilakukan lebih tepat, terutama saat ada permintaan yang naik mendadak.
4. Lacak selisih stok dengan lebih rapi
Saat angka catatan tidak sama dengan stok fisik, Anda bisa menelusuri sumber perbedaannya lewat riwayat transaksi, retur, barang rusak, atau adjustment. Oleh sebab itu, koreksi stok tidak perlu berulang karena akar masalahnya bisa ditemukan lebih cepat.
5. Lebih siap untuk audit dan rekonsiliasi
Format laporan stok barang Excel yang lengkap memudahkan pengecekan karena perubahan stok dapat ditelusuri per tanggal dan referensi transaksi. Dengan demikian, proses rekonsiliasi menjadi lebih jelas dan tidak memakan waktu terlalu lama.
Format Laporan Stok Barang Gudang Excel
Contoh laporan pembelian barang dan stok di atas menggambarkan pencatatan harian gudang: setiap barang masuk/keluar langsung tercatat bersama kode item dan lokasi rak, jadi Anda bisa mengecek stok tanpa menebak-nebak.
Dengan format seperti ini, Anda lebih cepat:
- melacak pergerakan stok harian,
- menemukan barang berdasarkan lokasi rak,
- menandai kasus khusus (retur/rusak) supaya tidak tercampur stok layak pakai.
Lalu, elemen yang wajib ada di laporan stok gudang meliputi:
- Tanggal transaksi (kapan terjadi perubahan stok)
- Kode barang (hindari item tertukar/duplikat)
- Nama barang (deskripsi jelas)
- Stok awal, masuk, keluar, stok akhir (alur angka bisa ditelusuri)
- Lokasi penyimpanan (rak/bin/gudang)
- Keterangan (retur, rusak, penyesuaian, dll.)
Contoh Format Tabel Laporan Stok Barang Excel
Di luar stock opname, laporan stok dapat disusun dalam beberapa format tabel Excel untuk tujuan yang berbeda, mulai dari monitoring rutin hingga pelacakan transaksi. Berikut beberapa di antaranya:
1. Laporan Stok Harian
Cocok untuk: Toko ritel, minimarket
| Tanggal | Kode Barang | Nama Barang | Stok Awal | Barang Masuk | Barang Keluar | Stok Akhir | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/09/25 | MIE-001 | Mie Instan Ayam Bawang (70 g) | 40 | 60 | 55 | 45 | Restock pagi, penjualan tinggi jam pulang kerja. |
| 01/09/25 | AIR-600 | Air Mineral 600 ml | 120 | 0 | 35 | 85 | Keluar banyak karena cuaca panas. |
| 02/09/25 | GUL-1KG | Gula Pasir 1 kg | 30 | 20 | 12 | 38 | Masuk dari supplier (GR) sore hari. |
| 02/09/25 | SUS-1L | Susu UHT Full Cream 1 L | 18 | 24 | 15 | 27 | Masuk parsial (split delivery). |
| 03/09/25 | KOP-010 | Kopi Sachet 10 pcs/pack | 25 | 10 | 9 | 26 | Banyak dibeli barengan gula. |
| 03/09/25 | MGR-2L | Minyak Goreng 2 L | 14 | 12 | 8 | 18 | Masuk menjelang weekend. |
| 04/09/25 | DET-800 | Deterjen Bubuk 800 g | 16 | 0 | 6 | 10 | Tanpa restock, cek batas stok minimum. |
| 04/09/25 | TEL-10 | Telur Ayam 10 pcs/tray | 22 | 18 | 25 | 15 | Masuk pagi, laku cepat siang hari. |
| 05/09/25 | ROT-002 | Roti Tawar 500 g | 28 | 30 | 44 | 14 | Ada promo bundling selai. |
| 06/09/25 | AIR-600 | Air Mineral 600 ml | 85 | 120 | 98 | 107 | Masuk dari gudang pusat (transfer). |
| 06/09/25 | SNA-120 | Snack Keripik 120 g | 32 | 24 | 37 | 19 | Naik karena display dekat kasir. |
| 07/09/25 | SUS-1L | Susu UHT Full Cream 1 L | 27 | 0 | 19 | 8 | Mendekati minimum, siapkan reorder. |
2. Laporan Stok Bulanan
Cocok untuk: Laporan manajemen
| Periode (Bulan) | Kode Barang | Nama Barang | Total Masuk | Total Keluar | Stok Akhir Bulan | Selisih | Tren |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 09/2025 | AIR-600 | Air Mineral 600 ml | 1.200 | 1.145 | 107 | -3 | Naik (sensitif cuaca, cepat habis) |
| 09/2025 | MIE-001 | Mie Instan Ayam Bawang (70 g) | 980 | 1.015 | 45 | 0 | Stabil (perputaran tinggi tapi terjaga) |
| 09/2025 | SUS-1L | Susu UHT Full Cream 1 L | 410 | 429 | 8 | -1 | Naik (sering mendekati minimum) |
| 09/2025 | DET-800 | Deterjen Bubuk 800 g | 210 | 216 | 10 | +2 | Stabil (cek pencatatan promo bundling) |
| 09/2025 | MGR-2L | Minyak Goreng 2 L | 320 | 314 | 18 | 0 | Stabil (pola belanja mingguan) |
| 09/2025 | TEL-10 | Telur Ayam 10 pcs/tray | 520 | 527 | 15 | -4 | Naik (rawan pecah, butuh kontrol kondisi) |
| 09/2025 | ROT-002 | Roti Tawar 500 g | 780 | 794 | 14 | -2 | Turun (waste/expired perlu dicatat terpisah) |
| 09/2025 | SNA-120 | Snack Keripik 120 g | 640 | 653 | 19 | +1 | Naik (display dekat kasir efektif) |
3. Laporan Stok Bahan Baku
Cocok untuk: Manufaktur, F&B, restoran
| Kode Bahan | Nama Bahan | Satuan | Supplier | Lead Time (Hari) | Minimum Order | Stok Saat ini | Satuan | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| BB-001 | Tepung Terigu Protein Sedang | kg | PT Sumber Pangan Jaya | 3 | 100 | 68 | kg | Batch 2409A, pakai FEFO. |
| BB-002 | Gula Pasir | kg | CV Manis Sejahtera | 2 | 50 | 41 | kg | Pemakaian stabil, aman. |
| BB-003 | Butter Unsalted | kg | PT Dairy Nusantara | 4 | 25 | 12 | kg | Chiller, cek expiry dekat. |
| BB-004 | Susu UHT 1 L (Bahan Produksi) | liter | PT Dairy Nusantara | 2 | 60 | 28 | liter | Mendekati minimum, jadwalkan PO. |
| BB-005 | Cokelat Compound | kg | CV Kakao Prima | 7 | 25 | 9 | kg | Rawan habis saat menu musiman. |
| BB-006 | Ragi Instan | pack | PT Bahan Roti Mandiri | 5 | 20 | 14 | pack | Simpan kering, sensitif kelembapan. |
| BB-007 | Cup Plastik 22 oz | pack | PT Kemasan Kita | 3 | 40 | 22 | pack | Periksa rasio dengan tutup cup. |
| BB-008 | Tutup Cup 22 oz | pack | PT Kemasan Kita | 3 | 40 | 17 | pack | Sering ketinggalan, pantau bareng cup. |
| BB-009 | Kopi Arabika Roasted Bean | kg | PT Sumber Kopi Nusantara | 5 | 30 | 14 | kg | Simpan kedap, kualitas mudah turun. |
| BB-010 | Sirup Vanilla 750 ml | botol | CV Rasa Prima | 6 | 12 | 5 | botol | Stok tipis, sering dipakai menu minuman. |
4. Laporan Riwayat Stok
Cocok untuk: Audit, tracking detail
| Tanggal | Kode Barang | Nama Barang | Jenis Transaksi | Qty | Stok Setelah Transaksi | Referensi Dokumen | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/09/25 | AIR-600 | Air Mineral 600 ml | Masuk | +120 | 240 | PO-2409-011 / GR-2409-011 | Penerimaan barang dari supplier. |
| 01/09/25 | AIR-600 | Air Mineral 600 ml | Keluar | -155 | 85 | SO-2409-302 / DO-2409-302 | Penjualan ritel & online. |
| 02/09/25 | MIE-001 | Mie Instan Ayam Bawang (70 g) | Masuk | +60 | 100 | PO-2409-018 / GR-2409-018 | Restock untuk jaga rak penuh. |
| 02/09/25 | MIE-001 | Mie Instan Ayam Bawang (70 g) | Keluar | -55 | 45 | SO-2409-355 / DO-2409-355 | Penjualan harian tinggi. |
| 03/09/25 | SUS-1L | Susu UHT Full Cream 1 L | Masuk | +24 | 42 | PO-2409-021 / GR-2409-021 | Masuk parsial, sisa menyusul. |
| 03/09/25 | SUS-1L | Susu UHT Full Cream 1 L | Keluar | -15 | 27 | SO-2409-401 / DO-2409-401 | Penjualan normal. |
| 04/09/25 | TEL-10 | Telur Ayam 10 pcs/tray | Retur | +2 | 17 | RT-2409-006 | Retur pelanggan, cek kondisi sebelum dijual. |
| 05/09/25 | ROT-002 | Roti Tawar 500 g | Adjust | -2 | 12 | ADJ-2409-004 | Koreksi karena produk rusak/expired. |
| 06/09/25 | AIR-600 | Air Mineral 600 ml | Transfer | +120 | 205 | TRF-2409-010 | Masuk dari gudang pusat. |
| 06/09/25 | AIR-600 | Air Mineral 600 ml | Keluar | -98 | 107 | SO-2409-522 / DO-2409-522 | Penjualan akhir pekan. |
| 07/09/25 | SUS-1L | Susu UHT Full Cream 1 L | Keluar | -19 | 8 | SO-2409-601 / DO-2409-601 | Stok tinggal sedikit, jadwalkan reorder. |
Cara Membuat Laporan Stok Barang Gudang
2. Satuan
Gunakan unit konsisten: pcs, kg, liter.
3. Format
Susun tabel stok dengan kolom lengkap.
4. Catat
Input setiap transaksi stok masuk/keluar.
5. Nilai Stok
Kalikan jumlah stok dengan harga per unit.
6. Periode
Cantumkan periode jelas, misal bulanan.
7. Rekonsiliasi
Bandingkan laporan dengan stok fisik rutin.
9. Verifikasi
Periksa ulang angka sebelum laporan dibagikan.
10. Software WMS
Implementasi WMS system untuk otomatisasi laporan stok.
- Tentukan periode pencatatan
Tulis periode di header laporan (misalnya: Harian, Mingguan, Bulanan) dan pakai format tanggal dd/mm/yy di seluruh kolom tanggal. - Buat daftar barang (master item) terlebih dulu
Isi minimal: Kode Barang (SKU), Nama Barang, Kategori, Satuan. Pastikan 1 SKU hanya dipakai untuk 1 item. - Tetapkan aturan satuan dan penulisan
Pilih satuan tetap per item (pcs/box/kg/liter) dan samakan penamaan kategori (contoh: “Minuman” jangan kadang “Minum”). - Susun kolom inti laporan stok
Gunakan kolom: Tanggal, Kode Barang, Nama Barang, Stok Awal, Barang Masuk, Barang Keluar, Stok Akhir, Lokasi (rak/bin/gudang), Keterangan, Referensi Dokumen. - Isi stok awal per item di awal periode
Ambil angka stok awal dari hasil cek fisik terakhir atau saldo akhir periode sebelumnya, lalu catat per SKU. - Catat setiap transaksi barang masuk
Setiap penerimaan barang: isi tanggal, SKU, qty masuk, lokasi simpan, lalu cantumkan referensi dokumen (misal: PO/GR). - Catat setiap transaksi barang keluar
Setiap pengeluaran barang: isi tanggal, SKU, qty keluar, tujuan (opsional di keterangan), lalu cantumkan referensi dokumen (misal: SO/DO). - Pisahkan transaksi khusus jadi baris terpisah
Untuk retur, barang rusak, adjustment, buat baris sendiri dan tulis jenisnya di keterangan (contoh: “Retur 2 unit”, “Rusak”, “Adjustment opname”). - Hitung stok akhir dengan aturan yang sama untuk semua SKU
Gunakan rumus per baris: Stok Akhir = Stok Awal + Masuk − Keluar, lalu jadikan stok akhir hari ini sebagai stok awal transaksi berikutnya. - Tambahkan kolom nilai stok jika memang dibutuhkan
Jika perlu nilai persediaan, tambahkan Harga Satuan dan Nilai Stok. Isi harga sesuai acuan internal yang dipakai (misal: harga beli terakhir atau rata-rata).
Agar pemantauan persediaan lebih praktis, kedua laporan ini bisa dikombinasikan dengan aplikasi stok barang yang memiliki fitur pelaporan.
Download Contoh Template Laporan Stok Barang Gudang Excel
Kami menyediakan contoh laporan stok barang gudang Excel yang dapat Anda download dan sesuaikan.
Template Laporan Stok Opname Barang Excel
Download Contoh Laporan Stok Opname Full
Template Excel Laporan Stok Barang Gratis
Download Contoh Laporan Stok Gudang
Cara Mengatur dan Mengorganisir Stok di Gudang
Bagaimana cara mengelola stok barang di gudang dengan baik?
Cara Membaca Laporan Stok untuk Menentukan Pembelian Ulang
Mulai dari data yang paling mudah dibaca di laporan, yaitu ‘Barang Keluar per SKU’. Ambil data minimal 4–12 minggu terakhir (atau 2–3 bulan) supaya angkanya tidak terpengaruh satu periode yang memuat anomali.
1. Hitung pemakaian rata-rata per periode
Gunakan kolom Barang Keluar untuk menghitung rata-rata pemakaian.
Rata-rata pemakaian = Total barang keluar ÷ jumlah periode
Contoh: barang keluar 3 bulan terakhir = 320 unit, 280 unit, 300 unit → rata-rata = (320+280+300) ÷ 3 = 300 unit/bulan.
2. Tentukan periode pembelian yang Anda pakai
Tentukan Anda biasa belanja untuk stok berapa lama (misal 2 minggu, 1 bulan, atau 2 bulan). Periode ini ditulis jelas supaya perhitungan konsisten.
3. Hitung kebutuhan untuk periode tersebut
Pakai rumus sederhana berikut:
Kebutuhan = Rata-rata pemakaian × Periode perencanaan
Contoh: rata-rata 300 unit/bulan, rencana belanja untuk 2 bulan → kebutuhan = 600 unit.
4. Cek stok yang benar-benar bisa dipakai
Lihat Stok Akhir, lalu pastikan angka itu tidak tercampur dengan transaksi khusus. Kalau di laporan ada keterangan retur, rusak, atau on-hold, pisahkan dulu angkanya sebelum dipakai untuk hitung pembelian.
5. Tambahkan safety stock (stok pengaman) bila diperlukan
Kalau pemakaian sering naik turun atau lead time tidak selalu stabil, masukkan safety stock. Rumusnya adalah:
Safety stock = (Pemakaian maksimum × Lead time maksimum) −
(Pemakaian rata-rata × Lead time rata-rata)
Contoh: pemakaian maksimum 15 unit/hari, lead time maksimum 20 hari; pemakaian rata-rata 10 unit/hari, lead time rata-rata 14 hari → safety stock = (15×20) − (10×14) = 300 − 140 = 160 unit.
6. Tentukan jumlah pembelian (order quantity)
Pakai rumus praktis berikut agar langsung bisa dieksekusi:
Jumlah beli = (Kebutuhan + Safety stock) − Stok tersedia
Stok tersedia diambil dari stok akhir yang sudah dibersihkan dari retur/rusak/hold.
7. Validasi cepat sebelum Anda finalkan
Cek 3 hal berikut, yaitu; (1) ada transaksi besar yang tidak rutin (misal proyek sekali beli), (2) ada promo musiman yang biasanya menaikkan penjualan, (3) ada perubahan harga atau MOQ dari supplier. Kalau ada, sesuaikan angkanya di periode yang dihitung.
Untuk membuat perencanaan stok lebih konsisten, mereka mengandalkan sistem terintegrasi seperti SIAP agar data penjualan dan pergerakan barang dapat terkonsolidasi, sehingga jadwal pembelian dan distribusi bisa disusun lebih cepat serta lebih presisi.
"Laporan stok manual sering molor, dan gudang kami jadi susah ketahuan mana barang yang kosong. Dengan sistem Warehouse Management System (WMS), laporan langsung muncul otomatis dan stok bisa dipantau setiap saat."
Anandia Denisha, MBA, Regional Manager
Kesimpulan
Laporan persediaan gudang yang rapi membantu perusahaan memantau stok lebih akurat, menekan risiko kekurangan/kelebihan stok, dan menjaga operasional tetap efisien.
Agar hasilnya bisa dipercaya, pencatatan perlu konsisten: stok opname rutin, update transaksi tepat waktu, dan struktur kolom yang mudah ditelusuri saat audit internal.
Jika volume transaksi sudah tinggi atau gudang tersebar, pendekatan berbasis sistem membantu mempercepat pembuatan laporan, meningkatkan visibilitas, dan mengurangi koreksi berulang saat closing.
Pertanyaan Seputar Contoh Laporan Stok Gudang
-
Bagaimana cara membuat laporan stok barang gudang harian yang efektif?
Untuk membuat laporan stok barang gudang harian yang efektif, mulailah dengan menyiapkan template stok barang excel. Isi format stok barang excel dengan informasi penting seperti nama barang, jumlah stok awal, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan jumlah stok akhir. Pastikan setiap perubahan stok dicatat dengan detail untuk menghindari kesalahan dan menjaga keakuratan data.
-
Apa saja elemen penting dalam laporan stok barang gudang?
Elemen penting dalam laporan stok barang gudang meliputi nama barang, kode barang, jumlah stok awal, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan jumlah stok akhir.
Selain itu, laporan juga harus mencantumkan periode waktu laporan serta informasi tambahan seperti harga barang jika diperlukan. Dengan elemen-elemen ini, laporan dapat memberikan gambaran lengkap tentang kondisi stok barang di gudang.
-
Apa masalah utama laporan stok barang manual?
1. Data sering tidak akurat karena salah input: Satu kesalahan ketik saja bisa membuat jumlah stok terlihat lebih banyak atau lebih sedikit dari kondisi sebenarnya. Akibatnya, keputusan pembelian barang bisa salah arah.
2. Sulit melacak stok real-time antar gudang: Excel tidak mampu menampilkan pergerakan barang secara langsung. Saat satu gudang mengeluarkan stok, gudang lain tidak mendapat update otomatis, sehingga rawan duplikasi pesanan atau kehilangan stok.
3. Risiko overstock atau stockout meningkat: Tanpa sistem otomatis, sulit memprediksi kapan barang menumpuk berlebihan atau habis mendadak. Kondisi ini bisa berujung pada pemborosan biaya penyimpanan atau hilangnya peluang penjualan.4. Membutuhkan banyak waktu untuk rekonsiliasi: Tim gudang harus rutin mencocokkan data manual dengan stok fisik. Proses ini melelahkan, rawan error, dan menyita jam kerja yang seharusnya bisa dipakai untuk aktivitas produktif lainnya
-
Bagaimana cara mencegah kesalahan dalam laporan stok barang gudang?
Untuk mencegah kesalahan dalam laporan stok barang gudang, lakukan pengecekan rutin sebelum dan sesudah penyimpanan barang di gudang. Gunakan sistem kode atau barcode untuk memudahkan pelacakan.Selain itu, pastikan semua pergerakan stok, baik barang masuk maupun keluar, dicatat dengan teliti. Menggunakan software manajemen stok barang yang terintegrasi juga dapat membantu mengurangi risiko kesalahan.
-
Bagaimana persiapan proses stock opname?
1. Menyiapkan anggota tim: Bentuk tim yang jumlah anggotanya seimbang dengan jumlah barang persediaan, dan bagi tim menjadi dua divisi: penghitung dan auditor, masing-masing dipimpin oleh ketua.
2. Menyusun tata letak barang: Atur tata letak barang di gudang dengan memberi kode atau menggunakan barcode untuk memudahkan proses stock opname. Persiapan ini harus dilakukan beberapa hari sebelum kegiatan dimulai.
3. Melakukan pengecekan: Setelah penghitungan stok oleh divisi penghitung, lakukan pengecekan oleh tim audit untuk memastikan jumlah dan kondisi barang. Hasilnya kemudian direkap dan disusun menjadi laporan stok barang gudang. -
Bagaimana tahapan pemeriksaan stok barang di gudang?
1. Perencanaan stock opname: Tentukan tanggal dan tim yang akan terlibat, serta metode yang akan digunakan (fisik atau sistem komputerisasi).
2. Pencatatan awal stok: Catat jumlah stok awal sebagai referensi untuk perbandingan dengan hasil stock opname.
3. Pelaksanaan stock opname: Tim melakukan penghitungan fisik stok barang dengan teliti, mencatat kondisi barang seperti yang rusak atau kadaluwarsa.
4. Pencatatan hasil stock opname: Catat hasil penghitungan stok aktual dan identifikasi perbedaan dengan stok awal.
5. Penghitungan nilai stok: Hitung nilai total stok dengan mengalikan jumlah barang dengan harga per unit untuk menentukan nilai persediaan.
6. Penginputan data ke sistem: Masukkan hasil stock opname ke dalam sistem manajemen persediaan untuk mempermudah pembuatan laporan.
7. Pembuatan laporan stok barang gudang: Gunakan data stock opname untuk membuat laporan yang mencakup jumlah stok, yang sudah dijual, dan nilai total stok. Anda juga dapat download template stok barang excel yang tersedia di laman ini.
8. Verifikasi dan revisi: Verifikasi keakuratan laporan dan revisi jika ada kesalahan atau ketidaksesuaian.
9. Distribusi laporan: Distribusikan laporan yang sudah diverifikasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
10. Tindak lanjut: Tentukan tindakan lanjut berdasarkan hasil laporan, seperti pembelian stok atau perbaikan manajemen persediaan







