Perusahaan garmen adalah salah satu industri dengan operasional bisnis yang cukup kompleks. Umumnya, jumlah produksinya sangat melimpah, sehingga setiap proses, termasuk procurement dan kontrol bahan bakunya harus sangat terjaga. Hal ini menyebabkan banyak perusahaan garmen perlu memanfaatkan Software Procurement yang dapat mengontrol biaya pengadaan menjadi lebih efisien.
Software procurement memungkinkan perusahaan garmen untuk mencari, mengontrol, dan memperoleh penawaran terbaik dari setiap vendor berbeda. Dengan begitu, proses produksi hingga quality control dapat berjalan cepat dan rapi dengan kualitas yang terjamin. Unduh skema perhitungan Software Procurement untuk mengetahui rinciannya. Simak juga artikel berikut untuk mengetahui lebih lanjut mengenai software procurement untuk mengontrol suplai bahan baku perusahaan garmen secara on-time.
Baca Juga: Software Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat
Daftar Isi
Apa Itu Software Procurement?
Procurement adalah sebuah proses yang perusahaan lakukan untuk membeli dan melakukan pengadaan terkait bahan baku, alat usaha, mesin produksi, dan berbagai bahan serta alat lainnya yang perusahaan butuhkan. Dengan begitu, software procurement dapat diartikan sebagai sebuah solusi digital untuk menyederhanakan seluruh rangkaian proses pengadaan dengan lebih cepat, tepat, dan akurat. Kecepatan dan ketepatan proses pengadaan ini dapat membantu perusahaan memenuhi kebutuhannya dengan tetap memperhatikan kualitas, tetapi juga meminimalisir pengeluaran demi mengefisiensikan biaya perusahaan.
Manfaat Penggunaan Software Procurement
Software Procurement memberikan berbagai manfaat dan kelebihan bagi perusahaan. Salah satunya, menyederhanakan kontrol suplai bahan baku produksi. Selain itu, berikut beberapa manfaat penggunaan software procurement bagi perusahaan.
1. Keterlacakan penuh
Dengan software, perusahaan dapat melacak produk yang masuk ke gudang dengan mudah dan cepat. Selain itu, perusahaan lebih mudah mengelola produk dengan notifikasi ketika pesanan telah terkirim atau diterima. Dengan begitu, perusahaan garmen dapat menjaga kualitas produk atau bahan baku produksi untuk dapat memenuhi permintaan konsumen.
2. Kemudahan manajemen backorder
Manfaat lain dari penggunaan software procurement adalah kemudahan melacak pengiriman barang dari vendor atau supplier. Selain itu, dengan memanfaatkan sistem, pembayaran barang ke vendor atau supplier juga dapat berjalan dengan lebih cepat.
3. Biaya procurement terkontrol
Dengan Software Procurement, aktivitas pengadaan pada perusahaan garmen dapat menjadi lebih terkontrol dengan baik. Khususnya dengan manajemen budgeting dan cost center tiap departemen ataupun proyek. Dengan begitu, biaya procurement dapat lebih terkelola dan meminimalkan kerugian perusahaan akibat pengeluaran yang membengkak.
4. Notifikasi pembayaran tepat waktu
Sistem memungkinkan perusahaan garmen memperoleh notifikasi yang akan muncul otomatis terkait aktivitas pengadaan. Misalnya, invoice dari vendor atau supplier yang belum dibayar. Dengan begitu, perusahaan dapat terhindar dari keterlambatan pembayaran dan meningkatkan efisiensi procurement.
5. Meningkatkan produktivitas bisnis
Software procurement memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi seluruh operasional pengadaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi kerja manual yang memakan banyak waktu dan menghindari kesalahan pencatatan. Terlebih, sistem ini dapat terintegrasi dengan berbagai Sistem ERP berbasis cloud lainnya. Dengan begitu, perusahaan dapat mengalihkan banyak waktu untuk prioritas lainnya dan meningkatkan produktivitas bisnisnya.
Fitur-Fitur Penting Software Procurement
Banyaknya manfaat yang dapat perusahaan peroleh menggunakan Software Procurement tentunya didorong dengan adanya berbagai fitur penting di dalamnya. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dan menyederhanakan pengadaan barang secara otomatis dan efisien. Berikut fitur-fitur penting yang ada pada software procurement.
1. PO, RFQ, and PR management
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk membuat purchase request (PR) dan mengubahnya menjadi purchase order (PO). Selain itu, dengan fitur ini perusahaan dapat dengan mudah mengirimkan penawaran ke supplier. Bahkan, seluruh aktivitas tersebut dapat dilakukan hanya dalam beberapa klik saja.
2. PR approval management
Melalui fitur ini, perusahaan dapat menyetujui purchase request (PR) yang telah diajukan. Bukan hanya menyetujui, tetapi fitur ini juga memungkinkan untuk perusahaan menolak PR dari berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan. Seluruh aktivitas ini dapat perusahaan jalankan melalui satu sistem terpusat.
3. Online portal for suppliers
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melihat berbagai katalog yang telah vendor bagikan melalui vendor portal. Kemudian, perusahaan dapat melakukan proses tender untuk memperoleh penawaran terbaik. Hal ini dapat perusahaan lakukan dengan mudah melalui Sistem Procurement. Dengan memperoleh penawaran terbaik, perusahaan garmen dapat memaksimalkan keuntungan dengan tetap menjaga kualitas produknya.
4. Vendor/supplier rating
Dengan fitur ini, perusahaan dapat memberikan penilaian kepada vendor atau supplier. Misalnya, pengukuran kinerja vendor atau supplier berdasarkan kualitas produk, layanan, waktu pengiriman, harga, dan berbagai aspek lainnya. Dengan begitu, perusahaan dapat melacak vendor atau supplier dengan pelayanan terbaik untuk nantinya melakukan repurchasing.
5. Blanket order management
Melalui fitur ini, perusahaan dapat melakukan pemesanan barang sesuai dengan kesepakatan vendor atau supplier. Misalnya, terkait kesepakatan harga dan waktu. Hal ini sangat berguna bagi perusahaan untuk dapat memaksimalkan aktivitas pengadaan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan jumlah, lokasi, kualitas, dan waktu dengan menekan biaya semaksimal mungkin.
6. Landed cost calculation
Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengetahui rincian atau total dari pengeluaran untuk aktivitas pengadaan. Misalnya, biaya pembelian produk, pajak, biaya kirim, asuransi, konversi mata uang, dan lainnya. Hal ini dapat perusahaan ketahui secara langsung melalui sistem procurement. Dengan begitu, perusahaan tidak akan mengalami kesalahan pencatatan yang dapat menyebabkan pengeluaran perusahaan menjadi membengkak.
Pentingnya Software Procurement untuk Otomatisasi Proses Bisnis Perusahaan Garmen
Procurement merupakan kegiatan untuk membeli bahan baku, berbagai alat usaha, mesin produksi, dan berbagai peralatan lainnya yang perusahaan butuhkan untuk memaksimalkan bisnisnya. Penggunaan Software Procurement membantu perusahaan garmen untuk mengefisiensikan dan mengotomatisasi seluruh rangkaian pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan dengan tetap menjaga kualitas produk. Tidak hanya itu, perusahaan juga dapat mencegah terjadinya pembelian berlebih dan stok menumpuk.
Selain penting untuk kontrol suplai bahan baku, pemanfaatan sistem ini sangat penting untuk memastikan pengadaan barang dan jasa dapat berjalan tepat waktu dengan spesifikasi yang perusahaan garmen perlukan. Namun, dengan tetap meminimalkan pengeluaran demi meraih efisiensi biaya perusahaan. Hal ini pada akhirnya juga akan berdampak terhadap peningkatan keuntungan perusahaan.
Baca Juga: Manfaat Aplikasi E-Procurement dan Fungsinya untuk Industri Konstruksi
Industri yang Menggunakan Software Procurement
Software procurement berperan penting terhadap kontrol suplai bahan baku pada perusahaan garmen. Namun, sebetulnya tidak hanya perusahaan garmen saja yang dapat menggunakan software ini. Industri lain juga perlu memanfaatkan sistem untuk mengefisienkan aktivitas pengadaan perusahaan. Misalnya industri manufaktur, produksi, dan industri retail. Dengan penggunaan software, seluruh operasional berbagai industri tersebut dapat terlaksana dengan lebih mudah. Misalnya, terkait proses produksi dan pengendalian bahan baku.
Baca Juga: Mengatasi Risiko Dark Purchasing dengan Program Procurement
Kesimpulan
Perusahaan garmen adalah salah satu industri dengan operasional bisnis yang cukup kompleks. Namun, di tengah digitalisasi seperti saat ini, proses pembelian, pembayaran, hingga pengadaan dapat berjalan dengan mudah dan otomatis dengan pemanfaatan Software Procurement. Dengan bantuan software, proses pengadaan dapat berjalan dengan lancar dengan kemudahan pelacakan dan memungkinkan perusahaan memperoleh keputusan pembelian tanpa membuat pengeluaran menjadi membengkak.
Selain itu, software procurement umumnya dapat terintegrasi dengan sistem lainnya, seperti sistem manajemen inventaris, sistem akuntansi, dan CRM-Sales. Dengan begitu, perusahaan dapat semakin mengoptimalkan operasional bisnisnya. Untuk mengetahui lebih lanjut, jadwalkan demo gratis sekarang juga!
