Daftar Isi:
Sistem kasir yang dipadukan dengan sistem point of sale (POS) memiliki berbagai keunggulan yang menguntungkan bagi pemilik bisnis. Mulai dari keamanan yang jauh lebih terjamin, hingga efisiensi pengelolaan bisnis multi cabang.
Sistem kasir saja tentu memiliki banyak keterbatasan karena tidak langsung terkoneksi dengan berbagai sistem lain yang berhubungan, misalnya sistem gudang untuk stok barang dan juga sistem akuntansi untuk pencatatan cash flow. Semua ini hanya bisa dilakukan jika pebisnis menggunakan sistem POS.
Key Takeaways
|
Perbedaan Kasir dengan POS
- Sistem kasir biasa: Fokus hanya pada pencatatan transaksi dan pembayaran. Umumnya berdiri sendiri, banyak proses manual, laporan terbatas, dan minim kontrol terhadap stok, karyawan, serta operasional.
- Sistem POS (Point of Sale): Bukan hanya mencatat transaksi, tapi mengelola seluruh operasional bisnis. Terintegrasi dengan stok, laporan penjualan, manajemen karyawan, meja, cabang, dan data real-time untuk pengambilan keputusan.
Kendati berbeda, keduanya dapat dikombinasikan untuk membangun lingkungan bisnis yang lebih canggih dan efisien.
Keunggulan Kasir dengan Sistem POS
Berikut ini beberapa keunggulan sistem kasir jika dipadukan dengan sistem POS yang otomatis:
1. Keamanan jauh lebih terjamin
Sistem kasir yang terintegrasi dengan sistem POS akan mencatat semua transaksi secara otomatis di sistem dan semuanya bisa dilacak. Hak akses dari tiap user bisa diatur, misalnya untuk kepala toko akan lebih banyak menu sistem yang bisa diakses dibandingkan pegawai kasir.
Adapun keamanan lainnya, seperti:
- Menghindari kecurangan (fraud)
- Menghindari kesalahan input manual (human error)
- Menghindari permainan stok barang karena setiap barang yang terjual pasti langsung berkurang pada stok
Selain itu, sistem POS juga akan otomatis ter-log out ketika kasir tidak melakukan aktivitas selama waktu tertentu (misal 20 menit). Untuk menggunakannya kembali maka harus login ulang dengan kredensial yang hanya diketahui perusahaan.
2. Bisa terkoneksi dengan semua cabang
Bagi pemilik bisnis dengan banyak cabang, tentunya akan kesulitan untuk mengetahui semua pemasukan dalam satu hari di semua cabang. Sistem POS mampu menjawab tantangan ini karena semua sistem kasir di semua cabang akan terintegrasi pada satu sistem pusat yang sama.
Nantinya, pemilik bisnis bisa memantau dengan helicopter view pada setiap cabang karena semua pencatatan pada sistem kasir berbasis cloud. Jadi, semua transaksi akan masuk ke satu database yang bisa diakses melalui internet. Apabila terkendala internet, sistem POS tetap bisa digunakan secara offline dan akan kembali sinkron dengan database ketika mendapat koneksi internet.
3. Stok di gudang berkurang otomatis
Setiap penjualan yang terjadi akan langsung memotong stok di sistem. Keuntungan dari update stok otomatis ini, antara lain:
- Tidak perlu update manual sehingga lebih efisien
- Risiko selisih stok lebih kecil
- Keputusan untuk proses restock jadi lebih cepat dan akurat
Namun, perlu diingat bahwa pengurangan stok otomatis ini hanya bisa dilakukan jika sistem POS sudah terintegrasi dengan sistem inventory atau warehouse Anda.
4. Mampu menghitung denda pada skema AYCE
Jika Anda mengelola restoran dengan skema all you can eat (AYCE), sistem POS pada kasir dapat diintegrasi dengan timbangan khusus makanan. Ini berfungsi untuk menghitung berapa denda pelanggan Anda yang makanannya tidak dihabiskan. Nantinya, Anda hanya perlu mengatur berapa rupiah denda berdasarkan gramasi makanannya.
5. Pengelolaan waiting list otomatis
Khusus untuk bisnis FnB, daftar antrian pelanggan (waiting list) bisa tercatat secara digital melalui sistem POS. Saat slot atau meja sudah tersedia, sistem langsung menunjukkan giliran berikutnya. Ini membuat pekerjaan lebih rapi dan meminimalisir salah panggil sehingga lebih efisien.
6. Table management sangat mudah
Pengelolaan meja dengan sistem POS akan sangat memudahkan karyawan. Biasanya, ada beberapa pelanggan yang ingin pindah meja padahal sudah memesan dari meja sebelumnya ataupun gabung meja karena jumlah orang melebihi kapasitas satu meja.
Beberapa menu yang tersedia untuk table management di sistem POS, di antaranya:
- Merge table: Menu ini untuk menggabungkan meja satu dengan lainnya menjadi satu pemesanan yang sama.
- Split table: Menu ini untuk memisahkan meja satu menjadi beberapa batch pemesanan yang berbeda. Ini bisa terjadi jika hanya tersedia satu meja yang besar dan diisi dua grup yang berbeda.
- Transfer table: Menu ini untuk memindahkan meja dari satu ke lainnya, misalnya ketika pelanggan sudah melakukan pemesanan di meja A namun ingin pindah ke meja B yang lebih besar atau dirasa lebih nyaman
7. Terdapat sistem split, open, dan close bill
Tagihan bisa dipisah per orang (split bill), dibuka dulu lalu ditambah pesanan (open bill), dan ditutup saat selesai (close bill). Fleksibel untuk berbagai skenario pembayaran pelanggan.
- Split bill: Split bill memungkinkan satu tagihan dibagi menjadi beberapa pembayaran, bisa berdasarkan item atau per orang. Nantinya, kasir cukup split di sistem tanpa perlu hitung manual.
- Open bill: Sistem bill terbuka memungkinkan kasir membuka satu transaksi dan menambah pesanan secara bertahap. Cocok untuk pelanggan dine-in yang pesan makanan/minuman lebih dari satu kali.
- Close bill: Close bill adalah proses menutup transaksi setelah pembayaran selesai. Jadi, pelanggan akan langsung membayar setelah melakukan pemesanan. Jika pelanggan ingin membeli hal lain, maka akan membuka bill baru yang tidak akan berdampak pada bill sebelumnya.
Baca Juga: Perbedaan Open Bill dan Close Bill: Panduan Lengkap Sistem POS
8. Terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya
Keunggulan sistem kasir yang dikombinasi dengan sistem POS adalah memungkinkan business owner untuk mendapatkan update terkini dari berbagai departemen bisnis. Ketika sistem POS terintegrasi dengan sistem penjualan, sistem gudang, sistem akuntansi, dan lainnya, tentu ini akan memudahkan semua sistem saling ter-update secara bersamaan.
Jadi, ketika ada pembelian dan dicatat pada sistem POS, stok barang di gudang akan ikut berkurang. Kemudian, cash flow pada sistem akuntansi juga otomatis tercatat tanpa perlu tindakan manual. Begitu seterusnya selama semua sistem saling terintegrasi.
Padukan Kasir dengan Sistem POS untuk Pertumbuhan Bisnis
Itulah beberapa keunggulan sistem kasir yang diintegrasi dengan sistem POS. Semua penjualan akan tercatat secara otomatis dan bisa dipantau dari satu dashboard yang sama. Baik pemilik bisnis maupun karyawan akan mendapatkan keuntungan dari sistem POS.
Adanya sistem POS akan memudahkan pemilik bisnis untuk memantau penjualan, omzet, bahkan menghitung perkiraan laba dengan cepat. Sementara bagi karyawan, sistem POS akan membuat pekerjaan lebih efisien tanpa catatan manual dan mengurangi human error.
Jika Anda belum menggunakan sistem POS pada proses penjualan, sebaiknya segera manfaatkan sistem ini untuk pertumbuhan bisnis yang lebih baik. Hindari segala kecurangan dan kesalahan melalui sistem POS yang terintegrasi.
Frequently Asked Question
Mesin kasir konvensional bekerja secara mandiri dan hanya mencatat transaksi penjualan dasar. Sebaliknya, sistem POS adalah ekosistem terintegrasi yang menghubungkan penjualan dengan inventaris, manajemen pelanggan, dan laporan analitik secara real-time.
Sebagian besar sistem POS berbasis cloud memerlukan internet untuk sinkronisasi data real-time. Namun, sistem POS modern yang berkualitas memiliki fitur 'Offline Mode' yang memungkinkan transaksi tetap berjalan saat internet mati dan akan melakukan sinkronisasi otomatis saat koneksi kembali.
Sistem POS memiliki fitur hak akses bertingkat dan log audit digital. Setiap aktivitas sensitif seperti pembatalan transaksi, diskon manual, atau pembukaan laci kasir tercatat dalam sistem dan dapat dipantau oleh pemilik bisnis, sehingga meminimalkan celah manipulasi.
Ya, sangat cocok. Saat ini tersedia banyak solusi POS berbasis cloud dengan model berlangganan yang terjangkau. Fitur efisiensi dan analisis data yang ditawarkan justru sangat krusial bagi UKM untuk bisa bersaing dan berkembang dengan cepat.
Tentu saja. Salah satu keunggulan utama POS modern adalah kemampuannya berintegrasi melalui API dengan berbagai software bisnis lain, termasuk sistem akuntansi dan ERP, sehingga menghilangkan kebutuhan input data manual ganda.
