Rata-rata perusahaan di Indonesia kehilangan sekitar 5% hingga 15% pendapatannya setiap tahun akibat piutang yang terlambat ditagih. Invoice tercatat rapi, pelanggan masih aktif, dan tidak ada tagihan yang secara resmi dinyatakan bermasalah. Namun ketika arus kas mulai melambat, barulah terlihat bahwa sebagian pembayaran tertahan lebih lama dari yang diperkirakan.
Sering kali penyebabnya bukan satu pelanggan tertentu, melainkan akumulasi dari banyak invoice yang terus bergeser dari satu periode ke periode berikutnya. Tagihan yang belum ditindaklanjuti, komunikasi pembayaran yang tertunda, atau kebiasaan menunggu jatuh tempo tanpa evaluasi membuat piutang menumpuk tanpa arah yang jelas.
Karena keterlambatan ini tersebar di berbagai akun, risikonya jarang terlihat langsung di laporan ringkas. Baru ketika tekanan kas meningkat, tim keuangan menyadari bahwa masalahnya bukan pada penjualan, melainkan pada umur piutang yang tidak pernah benar-benar dikendalikan. Di titik inilah invoice aging menjadi relevan untuk dibaca sebagai alat kontrol, bukan sekadar laporan administrasi.
Pada banyak perusahaan di Indonesia, invoice aging sering baru mendapat perhatian ketika proses audit berlangsung atau saat perputaran kas mulai melambat. Padahal, perubahan kecil pada komposisi umur piutang, seperti meningkatnya porsi tagihan di rentang 60 hingga 90 hari, kerap menjadi sinyal awal adanya masalah dalam proses penagihan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Invoice Aging dan Mengapa Penting bagi Bisnis?
Invoice aging atau aging schedule adalah laporan keuangan yang mengelompokkan piutang pelanggan berdasarkan lamanya waktu faktur tersebut belum dibayar (biasanya dalam interval 30 hari).
Coba bayangkan ini. Usaha Anda jalan, penjualan ramai, invoice terus keluar. Di atas kertas, semuanya terlihat sehat. Tapi setiap akhir bulan, Anda tetap harus putar otak untuk membayar supplier, gaji karyawan, dan biaya operasional. Uangnya ada, tapi belum masuk.
Masalahnya bukan di penjualan, melainkan di piutang yang menumpuk tanpa arah.
Di sinilah invoice aging mulai terasa perannya. Invoice aging membantu bisnis melihat dengan nyata invoice mana yang belum dibayar, sudah berapa lama tertahan, dan mana yang mulai berisiko. Tanpa laporan ini, piutang hanya terlihat sebagai angka total, bukan sebagai masalah yang perlu ditangani satu per satu.
Secara sederhana, invoice aging adalah laporan yang mengelompokkan tagihan pelanggan berdasarkan lamanya belum dibayar sejak tanggal invoice diterbitkan. Tanpa invoice aging, piutang sering hanya terlihat sebagai angka total di laporan, bukan sebagai risiko yang perlu ditangani satu per satu.
Struktur dan Cara Membaca Laporan Invoice Aging
Dalam invoice aging, piutang biasanya dikelompokkan ke dalam beberapa rentang waktu, seperti belum jatuh tempo, 1–30 hari, 31–60 hari, 61–90 hari, hingga lebih dari 90 hari. Namun, kesalahan paling umum bukan pada pembuatannya, melainkan pada cara membacanya.
1. Kategori Lancar (Current/0-30 Hari)
Faktur yang masuk dalam kategori ini adalah tagihan baru yang belum melewati tanggal jatuh tempo pembayaran. Status ini menandakan bahwa arus kas dari pelanggan tersebut masih dalam kondisi sehat dan normal. Anda hanya perlu memastikan aplikasi invoice untuk bisnis telah mengirimkan dokumen tagihan dengan benar.
2. Kategori Perhatian Khusus (31-60 Hari)
Kategori ini berisi faktur yang sudah melewati tanggal jatuh tempo hingga satu bulan keterlambatan. Ini adalah sinyal awal adanya masalah, baik itu masalah administrasi klien atau masalah likuiditas mereka. Tim keuangan harus segera melakukan tindak lanjut ramah untuk mengingatkan kewajiban pembayaran.
3. Lewat Jatuh Tempo (61-90 Hari)
Pengelolaan tagihan pelanggan yang berada di fase ini sudah masuk dalam zona merah yang memerlukan tindakan penagihan lebih tegas. Risiko gagal bayar meningkat signifikan pada tahap ini dan hubungan bisnis mungkin perlu dievaluasi ulang. Perusahaan biasanya mulai menghentikan penjualan kredit baru kepada pelanggan di kategori ini.
4. Kategori Macet atau Bad Debt (>90 Hari)
Faktur yang berumur lebih dari 90 hari memiliki kemungkinan sangat kecil untuk dilunasi secara penuh oleh pelanggan. Dalam akuntansi, nilai ini seringkali harus dicadangkan sebagai kerugian piutang tak tertagih. Penanganan kategori ini seringkali melibatkan pihak ketiga atau jalur hukum jika nominalnya signifikan.
Manfaat Strategis Menggunakan Aging Schedule
Aging schedule membantu perusahaan memprediksi arus kas secara lebih realistis, mengevaluasi kebijakan kredit, meningkatkan efektivitas penagihan, serta mengurangi risiko piutang macet.
Melalui pemantauan rutin, perusahaan dapat memperkirakan kapan piutang berpotensi menjadi kas masuk. Informasi ini penting untuk merencanakan pembayaran kewajiban seperti utang dagang dan biaya operasional, sehingga risiko kekurangan kas dapat diantisipasi lebih awal.
Laporan ini juga menjadi dasar objektif bagi manajemen dalam menilai kebijakan kredit. Konsentrasi piutang di kategori usia tertentu, misalnya di atas 60 hari, sering menjadi indikasi perlunya penyesuaian syarat pembayaran atau batas kredit pelanggan.
Dari sisi operasional, aging schedule membantu tim penagihan bekerja lebih terarah. Prioritas dapat difokuskan pada piutang bernilai besar dengan keterlambatan tinggi, sehingga upaya penagihan menjadi lebih efisien dan berbasis data.
Strategi Penagihan Berdasarkan Kelompok Umur Invoice
Gunakan pendekatan bertahap: pengingat ramah untuk 0-30 hari, komunikasi tegas untuk 31-60 hari, dan negosiasi atau tindakan hukum untuk piutang di atas 60 hari.
1. Pendekatan untuk Kategori 0-30 Hari
Pada fase awal ini, fokuslah pada pengiriman friendly reminder melalui email atau WhatsApp beberapa hari sebelum jatuh tempo. Tujuannya adalah memastikan pelanggan tidak lupa dan dokumen tagihan sudah diterima dengan lengkap. Pastikan Anda menggunakan aplikasi invoicing profesional untuk efisiensi bisnis agar pengingat ini terkirim otomatis.
2. Pendekatan untuk Kategori 31-60 Hari
Jika pembayaran belum diterima, ubah nada komunikasi menjadi lebih tegas namun tetap profesional melalui telepon langsung. Tanyakan kendala yang dihadapi klien dan mintalah komitmen tanggal pembayaran yang pasti. Pada titik ini, pertimbangkan untuk menahan pengiriman dokumen pemesanan barang atau jasa baru sementara waktu.
3. Pendekatan untuk Kategori >60 Hari
Untuk piutang yang sudah sangat terlambat, tawarkan opsi restrukturisasi pembayaran atau cicilan jika klien mengalami kesulitan keuangan. Langkah ini lebih baik daripada kehilangan seluruh nilai piutang akibat kebangkrutan klien. Jika tidak ada itikad baik, pelibatan konsultan hukum atau agensi penagihan bisa menjadi opsi terakhir.
Bagaimana Cara yang Efektif untuk Melacak Invoice Aging?
Excel bukan tools yang salah. Namun dalam praktik sehari-hari, aging report berbasis spreadsheet sering tertinggal dari kondisi aktual. Pembayaran bisa masuk di luar jam kerja, invoice baru muncul dari tim sales, dan mutasi bank belum sempat dicocokkan, sehingga laporan cepat usang bahkan sebelum dipakai.
Banyak langkah juga berulang: mengumpulkan data dari berbagai tim, rekonsiliasi bank, memperbarui sheet manual, lalu mengirim reminder satu per satu. Risiko salah input selalu ada, dan satu angka yang keliru bisa berdampak ke relasi dengan klien.
Karena itu, banyak perusahaan beralih ke software akuntansi atau invoicing untuk membantu tracking invoice aging secara real-time, otomatisasi reminder, dan follow-up penagihan yang lebih rapi. Tim finance jadi punya lebih banyak waktu untuk analisis cash flow, bukan sekadar mengejar pembaruan data.
Bagaimana Cara Meningkatkan Aging dari Invoice?
Pada skala tertentu, pengelolaan invoice aging secara manual mulai sulit dipertahankan. Tantangannya bukan pada ketelitian tim keuangan, melainkan pada perubahan data yang terus terjadi sementara laporan harus selalu diperbarui. Pendekatan berbasis sistem membantu menjaga pencatatan piutang tetap konsisten sejak invoice diterbitkan hingga pembayaran diterima, sehingga laporan umur piutang dapat mencerminkan kondisi yang lebih aktual tanpa pembaruan manual berulang.
Karena itu, banyak perusahaan menggunakan sistem akuntansi terintegrasi untuk menyatukan data penjualan, pembayaran, dan pencatatan keuangan dalam satu alur. Pendekatan ini memudahkan pemantauan piutang dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang lebih terkini.
Dalam praktiknya, solusi seperti software manajemen invoice HashMicro digunakan oleh berbagai perusahaan di Indonesia, termasuk Sompo Insurance, untuk menjaga visibilitas data piutang dan keuangan lintas proses. Dengan pencatatan transaksi yang saling terhubung, tim keuangan dapat memantau umur piutang dan riwayat pembayaran secara lebih rapi, terutama saat volume transaksi dan kompleksitas operasional meningkat.
Dengan HashMicro, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, transparansi data, dan otomatisasi proses bisnis yang lebih baik. Untuk melihat bagaimana solusi kami dapat membantu bisnis Anda secara nyata, jangan ragu untuk konsultasi gratis.
Pertanyaan Seputar Invoice Aging
Apa perbedaan antara aging schedule dan aging report?
Sebenarnya kedua istilah ini merujuk pada hal yang sama, yaitu laporan umur piutang yang mengelompokkan tagihan berdasarkan durasi keterlambatan.Seberapa sering perusahaan harus meninjau laporan invoice aging?
Idealnya laporan ini ditinjau setiap minggu oleh tim penagihan dan setiap bulan oleh manajemen untuk evaluasi kebijakan kredit.Apakah software akuntansi bisa mengirim pengingat ke WhatsApp?
Ya, software canggih seperti HashMicro memiliki fitur integrasi WhatsApp untuk mengirim invoice dan reminder pembayaran secara otomatis.
