ERP evaluation merupakan tahap penting bagi bisnis yang sedang berkembang di Indonesia untuk memastikan sistem yang dipilih benar-benar selaras dengan kebutuhan operasional. Proses evaluasi yang tepat membantu perusahaan memahami kesiapan internal.
Dalam praktiknya, banyak perusahaan masih berfokus pada perbandingan fitur teknis tanpa mempertimbangkan kesesuaian dengan strategi bisnis dan proses kerja yang ada. Pendekatan seperti ini berisiko menghasilkan sistem yang sulit diadopsi.
Melalui pemahaman yang menyeluruh terhadap kriteria seleksi, penilaian vendor, dan kesiapan organisasi, proses evaluasi ERP dapat dilakukan secara lebih terarah. Perusahaan juga memiliki peluang lebih besar untuk memilih solusi yang mendukung transformasi.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Mengapa Evaluasi ERP Menjadi Tahap Krusial bagi Bisnis?
Evaluasi ERP adalah proses sistematis untuk menilai, membandingkan, dan memilih perangkat lunak Enterprise Resource Planning yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional, anggaran, dan tujuan strategis jangka panjang sebuah perusahaan.
Proses ini merupakan fondasi vital sebelum Anda memutuskan mengadopsi teknologi baru yang akan mengubah cara kerja organisasi secara menyeluruh. Tanpa evaluasi yang matang, bisnis berisiko terjebak pada sistem kaku yang menghambat produktivitas.
Evaluasi ini penting untuk mengurangi risiko kegagalan akibat ketidaksesuaian sistem dengan budaya kerja. Penilaian menyeluruh membantu mengantisipasi kendala teknis serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi lokal Indonesia.
Cloud vs On-Premise: Mana Model ERP yang Lebih Tepat?
Menentukan metode penyebaran ERP, baik berbasis cloud maupun on-premise, merupakan keputusan penting dalam proses evaluasi. Setiap model memiliki dampak berbeda terhadap infrastruktur TI, biaya, dan keamanan data perusahaan.
1. Kelebihan ERP Berbasis Cloud
ERP Cloud menawarkan kemudahan akses dari mana saja, biaya awal yang lebih rendah, dan pembaruan sistem otomatis. Model ini sangat cocok untuk bisnis yang membutuhkan mobilitas tinggi dan ingin menghindari investasi besar pada server fisik.
2. Kelebihan ERP On-Premise
ERP On-Premise memberikan kontrol penuh atas data dan infrastruktur karena sistem diinstal langsung pada server milik perusahaan. Model ini sering dipilih oleh perusahaan dengan kebijakan keamanan data sangat ketat atau koneksi internet terbatas.
Bagaimana Menyusun Proses Evaluasi ERP yang Efektif?
Melakukan evaluasi tanpa panduan yang jelas hanya akan membuang waktu manajemen dan menghasilkan keputusan yang bias. Diperlukan pendekatan terstruktur mulai dari identifikasi masalah internal hingga finalisasi kontrak agar proses berjalan efisien.
1. Membentuk Tim Evaluasi Internal
Langkah pertama adalah membentuk tim khusus yang terdiri dari perwakilan departemen kunci seperti keuangan, operasional, dan IT. Tim ini bertugas memetakan seluruh masalah dan menyusun daftar kebutuhan fungsional yang wajib dipenuhi sistem baru.
2. Riset Vendor dan Shortlisting
Lakukan riset pasar menyeluruh untuk menemukan vendor yang memiliki kredibilitas tinggi dan dukungan lokal yang memadai di Indonesia. Gunakan kriteria awal untuk menyaring puluhan opsi menjadi daftar pendek yang terdiri dari tiga hingga lima vendor potensial.
3. Sesi Demo dan Proof of Concept
Jangan hanya mengandalkan presentasi penjualan standar, mintalah vendor mendemonstrasikan penyelesaian masalah spesifik menggunakan data simulasi Anda. Tahap ini sangat krusial untuk melihat antarmuka pengguna dan kemudahan penggunaan sistem bagi karyawan nanti.
Apa Saja Faktor Penentu dalam Evaluasi Software ERP?
Banyak pengambil keputusan terjebak hanya melihat harga lisensi tanpa memperhitungkan nilai fungsional jangka panjang. Padahal, kecocokan fitur dengan proses bisnis unik Anda adalah penentu utama keberhasilan implementasi sistem.
1. Fungsionalitas dan Kelengkapan Fitur
Pastikan sistem ERP memiliki modul yang sesuai dengan industri Anda dan benar-benar menjawab kebutuhan operasional harian. Sistem yang tepat mampu mengotomatiskan proses end-to-end tanpa bergantung pada banyak aplikasi tambahan.
2. Fleksibilitas dan Kemampuan Kustomisasi
Setiap bisnis memiliki alur kerja unik yang menjadi keunggulan kompetitif, sehingga sistem manajemen perusahaan harus mampu beradaptasi dengan proses tersebut. Kemampuan kustomisasi sangat vital agar software dapat dikonfigurasi sesuai SOP perusahaan yang mungkin berubah seiring pertumbuhan bisnis.
3. Model Biaya dan Lisensi Pengguna
Struktur biaya adalah jebakan yang sering tidak disadari, terutama biaya lisensi per pengguna yang membengkak seiring bertambahnya karyawan. Evaluasi harus mencakup perhitungan Total Cost of Ownership (TCO) termasuk biaya implementasi dan pemeliharaan tahunan.
4. Skalabilitas dan Integrasi Sistem
Sistem ERP yang Anda pilih hari ini harus mampu menopang pertumbuhan bisnis di masa depan, baik dari segi volume transaksi maupun penambahan cabang. Evaluasi kemampuan sistem untuk terintegrasi dengan perangkat lunak lain seperti e-commerce, POS, atau perangkat IoT.
Studi Kasus: Peningkatan Efisiensi Operasional Bisnis melalui ERP Terpadu
Sistem ERP terintegrasi dirancang untuk menyederhanakan berbagai proses bisnis, termasuk dalam menghadapi sistem yang kompleks. Banyak perusahaan, termasuk Parahyangan Group, menghadapi kendala karena solusi global sering tidak sesuai dengan alur kerja internal.
Parahyangan Group sendiri harus mengelola anggaran, produksi, dan SDM lintas divisi. Kompleksitas ini membuat alur kerja sulit terkoordinasi dan memengaruhi akurasi data yang dibutuhkan untuk mendukung keputusan bisnis.
Untuk mengatasinya, Parahyangan Group mengimplementasikan platform ERP terpadu dengan modul SIAP, Manufaktur, dan HRIS, sehingga perencanaan anggaran, pemantauan produksi, dan pengelolaan SDM dapat dilakukan secara terpusat dan real-time.
Kesimpulan
Evaluasi ERP merupakan langkah penting untuk memastikan sistem yang digunakan selaras dengan kebutuhan operasional dan tujuan bisnis jangka panjang. Proses evaluasi yang terarah membantu perusahaan menilai kesiapan serta potensi manfaat dari penerapan sistem secara objektif.
Pemahaman terhadap kebutuhan bisnis, fungsionalitas sistem, integrasi, dan struktur biaya berperan besar dalam meminimalkan risiko selama implementasi. Keputusan yang didasarkan pada analisis menyeluruh mendukung keberhasilan transformasi proses bisnis.
Dengan melakukan evaluasi secara sistematis, perusahaan dapat memilih pendekatan pengelolaan ERP yang lebih tepat guna serta mendukung efisiensi dan keberlanjutan operasional di berbagai sektor industri.
Pertanyaan Seputar ERP Evaluation
-
Berapa lama waktu ideal untuk evaluasi ERP?
Proses evaluasi yang ideal biasanya memakan waktu 3 hingga 6 bulan, tergantung pada kompleksitas kebutuhan dan ukuran perusahaan Anda.
-
Apa kesalahan umum saat memilih ERP?
Kesalahan terbesar adalah hanya fokus pada harga termurah dan mengabaikan fleksibilitas sistem serta kualitas dukungan purna jual vendor.
-
Bagaimana cara mengukur ROI ERP?
ROI diukur dengan membandingkan total biaya kepemilikan (TCO) terhadap penghematan operasional, peningkatan produktivitas, dan pengurangan risiko error.
-
Apakah HashMicro cocok untuk UMKM?
Ya, HashMicro memiliki solusi yang skalabel dengan harga kompetitif dan fitur yang sangat menguntungkan bagi UMKM yang sedang tumbuh.
