Account Payable adalah istilah yang sudah sering kali kita dengar dalam dunia akuntansi. Namun, masih banyak dari kita yang masih belum memahami istilah tersebut apalagi jika pelaku bisnis belum mengaplikasikan Software Akuntansi esensial untuk pengelolaan bisnisnya. Karena ketidaktahuan itu pencatatan account payable (utang dagang) tak jarang mengalami kesalahan. Apabila kesalahan yang terjadi cukup fatal, hal ini dapat memperburuk situasi, oleh karena itu hadirlah banyak penyedia layanan Software Akuntansi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
Sebagai seorang akuntan, Account Payable artinya adalah sebuah ilmu yang wajib untuk mereka pelajari agar mampu mengelola keuangan perusahaan menjadi lebih baik. Untuk memudahkan Anda dalam perhitungan pajak, HashMicro menyediakan Software Akuntansi untuk membantu Anda menghitung keperluan pajak perusahaan. Artikel kali ini akan membahas lebih banyak tentang account payable, mulai dari pengertian, peran penting, pembahasan tanggung jawab dari staff account payable.
Daftar Isi
Pengertian Account Payable
Account payable artinya adalah kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus segera mereka penuhi dalam jangka waktu tertentu. Penjelasan lain utang dagang adalah sebuah tanggungan utang yang perusahaan miliki dan harus mereka lunasi sebelum jatuh tempo sesuai dengan perjanjian antara pihak kreditur dengan perusahaan.
Kewajiban pembayaran ini terjadi karena perusahaan membeli secara kredit dari pihak lain untuk kembali menjual barang dagangan kepada konsumen. Tak hanya itu, utang dagang juga bisa terjadi karena sebuah pembelian menggunakan uang muka serta pembayaran yang terlaksana sebelum barang diterima (cash before delivery). Biasanya, perusahaan yang melakukan kedua sistem ini merupakan perusahaan jual beli produk siap pakai dan perusahaan industri.
Baca juga: Apa Saja Manfaat Software Akuntansi bagi Bisnis Anda?
Peran Penting Account Payable
Account payable memiliki peran yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Posisi ini perlu perlu dicek secara teratur supaya perusahaan mengetahui dan memahami tanggung jawab yang harus diselesaikannya, yaitu membayar dan melunasi sisa utang. Fungsi utamanya adalah supaya utang tidak menumpuk dan membuat perusahaan mengalami banyak kerugian, ketika barang telah perusahaan terima alangkah baiknya jika utang yang belum perusahaan bayarkan untuk segera mereka lunaskan. Selain meringankan beban, proses bisnis dengan pihak klien pun akan selalu lancar.
Tentunya setiap posisi pekerjaan tak jarang yang melakukan sebuah kesalahan, khususnya bagi seorang account payable. Hanya dengan sedikit kesalahan yang fatal dapat memperburuk situasi perusahaan seperti mengalami kerugian dan hubungan dengan klien pun akan terganggu. Akan tetapi pada zaman yang serba digital ini sekarang sudah tersedia sebuah Aplikasi Akuntansi yang dapat membantu berbagai pekerjaan akuntansi perusahaan. Dengan tujuan untuk meringankan pekerjaan akuntan dan memberikan hasil yang maksimal serta menghindari human error dengan biaya yang terjangkau.
Tugas Account Payable Staff adalah
Dalam sebuah perusahaan besar biasanya memiliki staf khusus yang mengelola hal tersebut. Berbeda dengan perusahaan kecil, pekerjaan ini juga mereka serahkan kepada akuntan perusahaan. Berikut 5 tugas yang biasanya staff account kerjakan, yaitu:
Melakukan koordinasi dengan bagian supply chain
Perusahaan melakukan transaksi dengan pihak eksternal, sehingga biasanya akan terlibat dengan banyak pihak. Pihak-pihak yang terlibat yaitu divisi sales, vendor, purchasing, produksi, dan warehouse. Oleh karena itu, seorang staff harus melakukan koordinasi dengan semua pihak tersebut. Koordinasi sendiri sangat penting untuk perusahaan lakukan supaya pembeliannya sesuai dengan rencana. Selain itu, account payable staff adalah orang yang harus memahami siklus supply chain supaya dapat memastikan bahwa barang yang perusahaan beli sudah sampai di tujuan dengan selamat.
Menganalisis kegiatan pembelian
Setiap transaksi biasanya akan tercatat dalam setiap dokumen. Namun terkadang terdapat kesalahan pencatatan yang kecil hingga besar dalam dokumen tersebut. Tentunya, hal ini sangat wajar untuk terjadi karena pekerjaannya sendiri manusia yang mengerjakannya. Maka dari itu, tugas staff account payable adalah harus melakukan pengecekan terhadap semua dokumen supaya tak ada kesalahan yang merugikan banyak pihak.
Mencatat kegiatan pembelian
Staff Account Payable juga memiliki tugas lain yaitu melakukan pencatatan terhadap semua kegiatan pembelian. Langkah ini bertujuan sebagai upaya verifikasi apabila ada ketidaksesuaian antara data di dokumen dengan fakta di lapangan.
Melakukan pembayaran untuk pembelian yang sudah valid
Setelah pembelian telah vendor tetapkan dan setujui, tugas staff account payable adalah bertugas untuk melakukan pembayaran. Ada tiga jenis pembayaran, yaitu:
- Cash After Delivery (CAD), merupakan pembayaran yang terjadi ketika semua barang sudah vendor kirimkan ke perusahaan, lalu perusahaan membayarnya secara tunai.
- Cash Before Delivery (CBD), semua pembayaran sudah harus perusahaan lunasi sebelum vendor mengantarkan barang.
- Pembayaran dua tahap, di tahap pertama, perusahaan melalui staff melakukan pembayaran tanda jadi atau down payment (DP). Setelah itu, perusahaan kembali melakukan pembayaran hingga lunas.
Menyusun laporan dan neraca pembelian
Tugas AP staff adalah mencatat dan membuat laporan. Laporan ini akan staf serahkan kepada atasan, bisa berupa Manager maupun Supervisor.
Tanggung Jawab Account Payable Staff
Masih terdapat beberapa tanggung jawab yang wajib account payable staff laksanakan, berikut merupakan tanggung jawabnya:
- Mengawasi dan memastikan bahwa arus kas perusahaan dalam posisi yang normal dan seimbang. Hal ini diwujudkan dengan melaksanakan tugas paling awal tadi, yaitu berkoordinasi dengan seluruh staf terkait.
- Mengarsipkan seluruh dokumen yang terkait dengan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Staff juga perlu melakukan pengecekan terhadap semua arsip.
- Memastikan bahwa semua aktivitas pembelian yang dilaksanakan oleh perusahaan didokumentasikan dalam bentuk laporan atau catatan.
- Bertanggung jawab atas pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. AP staff ini pulalah yang melakukan diskusi dan perjanjian dengan vendor untuk menentukan sistem pembayaran yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
- Membuat laporan pembelian yang sudah dilaksanakan perusahaan dalam periode tertentu yang menjadi pertanggungjawaban seorang staf terhadap supervisor atau manajer. Umumnya, laporan pembelian ini dibuat dalam periode bulanan dan mingguan
Perbedaannya Account Payable dengan Account Receivable (AR)
Cukup berbeda dengan account payable, account receivable merupakan catatan transaksi yang menjadi dasar kita menerima uang. AR juga banyak orang kenal dengan istilah piutang usaha. Account receivable merupakan jenis transaksi yang merupakan pengertian penagihan kepada konsumen yang telah berhutang. Pihak yang memberi utang kepada perusahaan ini bermacam-macam mulai dari perorangan, perusahaan atau organisasi.
Ada tiga ciri utama yang pada piutang, di antaranya:
Nilai Jatuh Tempo
Merupakan sejumlah nilai transaksi utama yang ditambah bunga. Pembayaran berjatuh tempo ini menimbulkan ada yang disebut dengan bunga.
Tanggal Jatuh Tempo
Tanggal jatuh tempo dalam account receivable merupakan hari pembayaran dimana pihak perusahaan harus menagih kewajiban pada pihak lain. Jika ada keterlambatan, biasanya perusahaan akan menerapkan sistem denda.
Umur Jatuh Tempo
Umur jatuh tempo dalam penagihan piutang juga dibagi menjadi bulanan dan juga harian. Apabila sebuah piutang menggunakan penghitungan bulanan, maka waktu jatuh tempo sama dengan tanggal terjadinya piutang di bulan berikutnya.
Kesimpulan
Itulah penjelasan mengenai account payable. Ada banyak tugas penting yang perlu staff account payable kerjakan. Untuk bisa mengerjakan hasil yang maksimal, seorang petugas AP haruslah bisa memahami profesinya dengan baik. Agar tidak terjadi miskalkulasi. Kami memahami kekhawatiran Anda tentang sistem akuntansi perusahaan dan perhitungan pajak yang diperlukan. Maka dari itu, HashMicro hadir memberi solusi bagi kebutuhan anda. Dengan Sistem Akuntansi untuk enterprise di Indonesia, HashMicro memberikan berbagai solusi terbaik bagi perusahaan Anda dalam mengelola keuangan. Segera jadwalkan demo gratis sekarang bersama tim marketing kami!
