Custom ERP: Risiko Kekurangan dan Solusi Alternatifnya

Apakah Anda pernah berjuang dengan sistem ERP yang terlalu fleksibel hingga menimbulkan lebih banyak masalah daripada solusi?

Dalam dunia bisnis yang dinamis, penggunaan Custom ERP memang menawarkan kebebasan dalam penyesuaian, namun tanpa strategi dan implementasi tepat, fleksibilitas ini bisa berubah menjadi kelemahan.

Sistem ERP kustom biasa dibuat khusus untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis tertentu. Namun, di balik kemudahan yang ditawarkan, biaya software tergolong sangat tinggi yang di mana melibatkan biaya signifikan seperti lisensi perangkat lunak, pengembangan kustom, pelatihan karyawan, dan pemeliharaan sistem.

Bagaimana kita dapat mengatasi permasalahan ini? Mari kita telusuri bersama dalam artikel ini.

Apa Itu Custom ERP?

Custom ERP adalah sistem manajemen sumber daya perusahaan yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan unik dan spesifik sebuah organisasi, serta memainkan peran penting dalam transformasi digital bisnis.

Berbeda dari solusi ERP standar yang seringkali bersifat generik dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan industri secara umum, Custom ERP memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan dengan solusi yang customizeable terhadap fitur-fitur khusus yang sesuai dengan proses bisnis, kebijakan, dan tujuan strategis mereka.

Fungsi utama dari Custom ERP untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis penting dalam satu sistem yang terpadu. Hal ini memungkinkan aliran informasi yang lancar antar departemen, meningkatkan efisiensi operasional.

Meski memiliki fungsi yang cukup fleksibel, dalam proses implementasinya, Custom ERP tidak menjadi pilihan utama para pebisnis. Hal ini dikarenakan biayanya yang tinggi dan memiliki proses implementasi yang cukup kompleks.

Untuk itu, dalam mempertimbangkan sistem yang akan digunakan, penting untuk memahami kekurangan dan risiko dari penggunaan Custom ERP serta mengeksplorasi opsi lain seperti implementasi sistem ERP fungsional yang mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

Kekurangan dan Risiko Penggunaan Custom ERP bagi Bisnis

Custom ERP memiliki keunggulan yang besar seperti memungkinkan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis yang ada. Hal ini tentu akan menguntungkan perusahaan yang memiliki kebutuhan spesifik.

Meski dinilai fleksibel, sistem ini pun memiliki kekurangannya tersendiri. Berikut merupakan beberapa kekurangan yang bisa ditemukan ketika menggunakan Custom ERP:

Risiko kegagalan yang tinggi

Salah satu kekurangan dan risiko penggunaan Custom ERP (Enterprise Resource Planning) adalah tingginya risiko kegagalan.

Pembuatan dan implementasi sistem ERP yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan memerlukan waktu, sumber daya, dan biaya yang signifikan.

Proses ini dapat kompleks dan rentan terhadap kesalahan, terutama jika tim pengembang tidak memiliki pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan bisnis, proses operasional, atau teknologi yang digunakan.

Kegagalan dapat terjadi akibat kurangnya koordinasi antara pihak pengguna dan pengembang, perubahan kebutuhan bisnis yang tidak terduga, atau bahkan kegagalan dalam mengadopsi dan beradaptasi dengan sistem baru oleh pengguna paling akhir.

Oleh karena itu, perusahaan yang memilih untuk menggunakan Custom ERP harus berhati-hati dan memastikan bahwa proses pengembangan dan implementasi dilakukan dengan cermat untuk mengurangi risiko kegagalan yang tinggi.

Biaya yang lebih besar

Tidak sedikit perusahaan yang menggunakan sistem Custom ERP karena bisa kustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis yang ada.

Namun tanpa mereka sadari, software Custom ERP ini sendiri memakan biaya yang jauh lebih tinggi dibanding dengan sistem yang lain.

Implementasi software ERP yang disesuaikan dengan kebutuhan khusus perusahaan memerlukan investasi yang signifikan, tidak hanya untuk pengembangan perangkat lunak itu sendiri, tetapi juga untuk pelatihan karyawan, pemeliharaan, dan pembaharuan berkelanjutan.

Selain itu, biaya penyesuaian dan peningkatan dapat meningkat seiring waktu, mengakibatkan beban finansial yang berkelanjutan.

Keputusan untuk menggunakan ERP kustom harus dipertimbangkan dengan cermat dengan memperhitungkan dampak finansial jangka panjang dan memastikan bahwa manfaat yang diperoleh sebanding dengan investasi yang dikeluarkan.

Kompleksitas dalam integrasi sistem

Karena Custom ERP dibangun sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan, integrasi dengan sistem yang sudah ada atau aplikasi pihak ketiga bisa menjadi tantangan yang kompleks.

Proses integrasi yang tidak terkelola dengan baik dapat mengakibatkan masalah kompatibilitas, kesalahan data, dan penundaan implementasi.

Selain itu, ketika perusahaan memutuskan untuk meng-upgrade atau memperluas fungsionalitas ERP kustom, mereka mungkin menghadapi kesulitan lebih lanjut dalam mengintegrasikan perubahan tersebut dengan sistem yang sudah ada, meningkatkan risiko ketidakseimbangan dan kegagalan integrasi.

Memiliki waktu implementasi dan penerapan yang lama

Proses pembangunan perangkat lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan memerlukan waktu yang signifikan, mulai dari perancangan, pengembangan, hingga pengujian.

Selain itu, adanya perubahan kebijakan atau kebutuhan bisnis selama tahap pengembangan dapat menambah kompleksitas dan memperpanjang waktu implementasi.

Risiko ini dapat berdampak pada ketersediaan sistem secara keseluruhan, mengakibatkan gangguan dalam operasional perusahaan serta meningkatkan biaya pengembangan yang mungkin melebihi perkiraan awal.

Ketergantungan pada pihak ketiga

Ketika sebuah perusahaan mengembangkan sistem ERP kustom, mereka sering kali membutuhkan dukungan kontinu dari pihak ketiga yang menyediakan server tersebut.

Ketergantungan ini dapat menciptakan risiko karena jika vendor tersebut mengalami masalah keuangan, perubahan strategis, atau kegagalan dalam memberikan dukungan teknis, perusahaan pengguna dapat mengalami gangguan operasional yang signifikan.

Selain itu, pembaruan atau perbaikan sistem juga dapat menjadi lebih rumit dan mahal jika perusahaan terlalu terikat pada solusi yang dikembangkan oleh vendor tertentu.

Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan dengan cermat dampak ketergantungan pada vendor saat memilih untuk menggunakan ERP kustom.

Pemeliharaan dan upgrade yang rumit

Perusahaan yang menerapkan implementasi ERP yang dibuat khusus untuk kebutuhan mereka harus menanggung tanggung jawab penuh dalam merawat dan mengembangkan sistem tersebut.

Proses pemeliharaan melibatkan perawatan rutin, penanganan bug, serta integrasi dengan perubahan kebijakan atau kebutuhan bisnis yang baru.

Selain itu, melakukan upgrade pada Custom ERP bisa menjadi tantangan, karena perubahan atau pembaruan perangkat lunak mungkin memerlukan penyesuaian yang rumit terhadap kode yang sudah ada.

Hal ini dapat mengakibatkan downtime yang signifikan, biaya tambahan, dan risiko kesalahan dalam implementasi, yang semuanya dapat berdampak negatif pada efisiensi operasional perusahaan.

Pilihan Alternatif Pengganti Custom ERP

Melihat risiko yang akan didapatkan ketika menggunakan Custom ERP tentu bisa membuat perusahaan ragu untuk menggunakan sistem ini.

Untuk itu, perusahaan harus mengetahui beberapa pilihan software lain yang ada. Berikut merupakan beberapa pilihan alternatif pengganti Custom ERP:

Enterprise ERP

Salah satu alternatif dari perangkat lunak ERP kustom adalah ERP yang dapat diimplementasikan baik berbasis cloud maupun on-premise.

Sistem ERP berbasis cloud tentu dapat menjadi solusi terpusat yang dapat diakses melalui internet, memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan proses bisnis mereka dengan lebih efisien. Mari kita bahas keunggulan dan kelemahan Enterprise ERP:

Keunggulan:

• Solusi berbasis cloud menyediakan fleksibilitas dan aksesibilitas yang tinggi, memungkinkan perusahaan untuk mengakses data dan aplikasi dari mana saja dengan koneksi internet.
• Kelebihan dari Enterprise ERP on-premise yaitu kontrol yang lebih besar atas infrastruktur dan data, karena perusahaan memiliki tanggung jawab penuh atas keamanan dan manajemen sistemnya.

Kelemahan:

• Meskipun layanan cloud memiliki keamanan yang ketat, tetapi beberapa perusahaan mungkin masih merasa ragu dengan menyimpan data kritis mereka di luar jaringan internal.
• ERP on-premise mengacu pada implementasi perangkat lunak ERP yang dihosting dan dioperasikan secara lokal di infrastruktur IT perusahaan. Meski begitu, sistem ini memerlukan biaya awal yang tinggi untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk implementasi.

SaaS ERP

SaaS, atau Software as a Service, merupakan model pengiriman perangkat lunak di mana aplikasi dihost secara eksternal dan diakses oleh pengguna melalui internet. SaaS ERP berbasis cloud menyediakan solusi manajemen sumber daya perusahaan yang fleksibel dan dapat diakses dari berbagai perangkat, tanpa memerlukan instalasi perangkat lunak lokal. Setelah ini, kita akan membahas keunggulan dan kelemahan dari SaaS ERP:

Keunggulan:

• Pengguna dapat mengelola proses bisnis mereka, seperti akuntansi, produksi, dan manajemen rantai pasokan, dengan mudah dan dapat diakses secara real-time dari mana saja dengan koneksi internet, yang dapat mengurangi biaya perangkat keras dan pemeliharaan.
• Fleksibilitas dan skalabilitas yang tinggi memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan mereka seiring pertumbuhan bisnis.

Kelemahan:

• Bisnis yang mengandalkan SaaS ERP harus senantiasa memiliki akses internet yang stabil untuk dapat mengakses dan menggunakan sistem dengan efektif. Jika koneksi internet di sekitar perusahaan buruk, maka SaaS ERP akan menjadi sulit diakses dan digunakan.
• Jika konektivitas internet terganggu, maka produktivitas perusahaan dapat terhambat dan dapat menyebabkan downtime operasional.

Kesimpulan

Meskipun Custom ERP Software menawarkan fleksibilitas untuk kebutuhan bisnis spesifik, perusahaan harus mempertimbangkan kompleksitas dalam pengembangan dan implementasi, biaya yang tinggi, hingga tantangan dalam pemeliharaan.

Untuk itu, dalam memilih sistem, perusahaan harus mempertimbangkan software ERP yang lebih fleksibel dan scalable agar mampu mengatasi kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

FAQ Seputar Kekurangan Custom ERP

• Apa kekurangan Custom ERP yang paling sering dirasakan perusahaan?

  Kekurangan Custom ERP yang paling umum dirasakan yaitu biaya tinggi, implementasi yang memakan waktu lebih lama, dan perubahan fitur yang lambat karena sering bergantung pada developer internal perusahaan.

• Kenapa biaya pemeliharaan Custom ERP lebih mahal?

  Pemeliharaan Custom ERP lebih mahal karena pembaruan dan penyesuaian integrasi yang mengharuskan kustomisasi kode. Jika dokumentasi kode buruk, biaya maintenance bisa naik secara signifikan dan lebih cepat.

• Apakah Custom ERP bisa membuat perusahaan menjadi sangat bergantung ke vendor?

  Ya. Custom ERP berisiko menimbulkan ketergantungan vendor karena hanya pihak tertentu yang memahami struktur sistem dan histori perubahan, sehingga switching vendor bisa sulit dan mahal.

• Kapan perusahaan sebaiknya mempertimbangkan alternatif pengganti Custom ERP?

  Pertimbangkan alternatif jika biaya pemeliharaan custom ERP terus meningkat, downtime sering terjadi, atau kebutuhan bisnis sangat dinamis. Software ERP cloud biasanya lebih mudah di-upgrade dan dikelola karena sudah terintegrasi ke server cloud.