Dalam menjalankan bisnis, penjualan merupakan komponen utama yang tidak bisa kita lepaskan. Hal ini karena bisnis akan memperoleh keuntungan dari tingkat penjualan yang perusahaan dapatkan. Dalam meningkatkan performa penjualan, perusahaan dapat mengatur sales menggunakan sistem penjualan. Permintaan barang yang tinggi membuat perusahaan seringkali memberikan kredit kepada konsumen yang ingin membeli produknya meskipun tidak sedang memiliki cukup uang. Perusahaan nantinya akan mengirimkan surat tagihan kepada krediturnya. Contoh surat tagihan ini akan mengingatkan kreditur untuk segera melakukan pembayaran atas transaksi yang Ia buat.
Daftar Isi
Pengertian Surat Tagihan
Surat tagihan merupakan surat yang pihak pemberi piutang berikan, dalam hal ini penjual, kepada pembeli. Surat tagihan ini diberikan berdasarkan kesepakatan bersama. Yang mana surat ini menjadi pilihan jika pembeli belum memenuhi kewajibannya pada tanggal pembayaran yang telah disepakati. Keterlambatan pembayaran dapat merugikan pemberi pinjaman. Sebab, uang yang seharusnya kreditur terima merupakan modal ataupun keuntungan bisnis. Namun, apabila faktur tidak diselesaikan tepat waktu, dapat menghambat kegiatan perusahaan, termasuk kegiatan penjualan lainnya.
Baca juga: Rumus Persamaan Dasar Akuntansi Terlengkap untuk Menghitung Keuangan Bisnis Anda!
Fungsi Surat Tagihan
Surat tagihan merupakan surat yang sangat berfungsi, terutama dalam hal pembayaran atas suatu transaksi. Secara spesifik, surat tagihan juga memiliki fungsi lain. Beberapa fungsi dari surat tagihan kami rangkum sebagai berikut:
Memberikan efek kepada peminjam
Surat tagihan menjadi solusi perusahaan ketika mengalami kesulitan dalam meminta kembali pembayaran atas kewajiban pelanggan atau pembeli. Dengan mengirimkan pemberitahuan tertulis, perusahaan berharap yang berkewajiban akan lebih cepat merespon saat memberikan informasi mengenai kreditnya. Hal ini karena beberapa pembeli mungkin tidak merespon dengan baik ketika sudah waktunya untuk membayar angsuran pinjaman.
Bukti bahwa pernah melakukan transaksi
Surat tagihan dapat menjadi bukti adanya transaksi pembelian. Sehingga, apabila salah satu pihak menyalahi kesepakatan transaksi, dapat dibawa ke proses hukum. Surat tagihan selaku bukti pembelian akan memudahkan perusahaan untuk memperoleh haknya sekaligus mencocokkan mana transaksi yang telah lunas atau belum.
Menghindarkan denda bagi pembeli
Pada pembelian kredit, biasanya ada sanksi atau denda apabila terjadi keterlambatan pembayaran. Denda atau sanksi ini biasanya dihitung per hari. Untuk mencegah pembeli mengalami kerugian yang besar akibat keterlambatan pembayaran kredit, surat tagihan akan dikirimkan sebelum tanggal jatuh tempo. Sehingga, paling tidak, pembeli bisa menyiapkan dana untuk membayar cicilan pinjaman di muka agar terhindar dari denda.
Pemantauan terhadap kualitas kredit pembeli
Frekuensi pengeluaran surat tagihan memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah menilai kualitas pembeli mereka. Frekuensi faktur dapat menjadi pertimbangan untuk memberikan persetujuan kredit. Hal ini memungkinkan penjual untuk mengetahui apakah pembeli memenuhi syarat untuk menerima pinjaman lain dengan kredit.
Untuk mempermudah pembuatan laporan keuangan terkait proses transaksi dengan pembeli, perusahaan dapat menggunakan Software Akuntansi dari HashMicro yang menyediakan data secara akurat dan otomatis. Dengan begitu, bisnis perusahaan juga dapat berjalan dengan lancar dan efisien.
Baca juga: Reorder Point – Pengertian dan Cara Menghitungnya
Komponen dan Contoh Surat Tagihan
Komponen surat tagihan
Setiap perusahaan membuat contoh surat tagihan sesuai dengan kebijakannya masing-masing. Meskipun begitu, secara umum terdapat beberapa komponen yang selalu ada dalam setiap surat tagihan. Komponen-komponen tersebut harus tertulis dalam surat tagihan, terlepas dari jenis perusahaannya. Berikut beberapa komponen wajib dalam surat tagihan, yaitu:
- Nomor urut
- Nomor order
- Delivery order, surat jalan, atau kode nomor transaksi
- Detail barang
- Subtotal
- Diskon dan biaya
Contoh surat tagihan
Perusahaan dalam berbagai industri dapat menggunakan surat tagihan. Meskipun bentuknya bermacam-macam, berikut kami berikan contoh surat tagihan yang dapat Anda gunakan untuk berbagai keperluan bisnis.
Kesimpulan
Contoh surat tagihan adalah surat yang pihak pemberi piutang berikan, dalam hal ini penjual, kepada pembeli. Surat tagihan ini pun memiliki berbagai fungsi, namun secara umum surat tagihan berguna untuk mengingatkan kepada pembeli atau kreditur untuk menyelesaikan pembayaran terkait transaksi yang terjadi. Surat tagihan pun memiliki beberapa komponen wajib yang harus ada pada setiap surat tagihan, terlepas dari jenis industri perusahaan penjual.
Khawatir arus kas Anda terganggu karena riwayat tagihan yang tidak terkendali? Sederhanakan pembuatan faktur dan pengelolaan tagihan di perusahaan Anda dengan Sistem E-Invoicing terbaik dari Hashmicro yang menggunakan faktur elektronik. Dengan begitu, Anda dapat membuat dan mengatur faktur, mengoptimasi arus kas, melacak riwayat tagihan, dan lainnya dalam hitungan detik. Jadwalkan demo gratis segera!
