Mimpi terburuk yang kerap menghantui bagian keuangan sebuah perusahaan adalah kehilangan dokumen penting seperti invoice, purchase order, atau dokumen pengiriman barang. Hal ini terjadi karena divisi keuangan tersebut masih melakukan pembelian secara manual, alias belum beralih ke software pembelian terbaik. Sebenarnya, ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan sistem procurement. Selain mengatasi hilangnya dokumen penting perusahaan, Anda bisa melakukan pelacakan terkait barang dan pembayaran dengan sistem pembelian terlengkap.
Kehilangan dokumen ini sudah pasti akan membuat banyak orang pusing tujuh keliling. Sebenarnya ada banyak sekali dampak yang muncul akibat kejadian ini, namun kali ini kita akan menyoroti 4 yang paling utama.
Daftar Isi
Menunda pembuatan laporan bulanan
Laporan bulanan adalah hal yang paling penting bagi divisi keuangan. Ketepatan dari laporan inilah yang menjadi penilaian anda dan seluruh anggota divisi keuangan perusahaan anda. Selain itu, kelengkapan dokumen pendukung, seperti invoice, purchase order, dan dokumen pengiriman harus terlampir dalam laporan tersebut. Software procurement dari HashMicro membantu agar aktivitas procurement lebih terkendali dengan manajemen budgeting dan cost center per departemen atau proyek.
Bayangkan seperti apa kacaunya divisi keuangan pada saat pembuatan laporan bulanan dengan dokumen yang tak lengkap. Pertanyaan-pertanyaan seperti “invoice barang A di mana? Yang approve purchase order ini siapa? Toko B sudah kirim invoice atau belum?” akan sering terdengar.
Tak adanya tempat penyimpanan dokumen akan membuat proses pengerjaan laporan bulanan menjadi rumit dan bertele-tele. Akibat dari hal ini, ada beberapa hal yang terpaksa dilakukan; yang pertama yaitu menunda penyelesaian laporan bulanan, atau yang kedua, tetap menyelesaikan laporan tersebut meski hasilnya tidak balance. Sehingga, dengan software pembelian Anda dapat mengetahui biaya total dari pembelian produk Anda, termasuk pajak, biaya kirim, asuransi, konversi mata uang, dan lainnya guna membuat laporan yang lebih baik. Namun, jangan lupa untuk selalu melakukan perhitungan harga terlebih dahulu.
Kesulitan di proses audit
Jika pada kejadian di atas anda memilih untuk tetap menyelesaikan laporan bulanan, maka siap-siap untuk serangan panik berikutnya, yakni pada saat proses audit. Kinerja anda sebagai staf keuangan akan menjadi taruhannya di sini. Jika anda tidak mampu memberikan data yang lengkap, jangan heran jika KPI anda sulit terpenuhi pada saat saat penilaian karyawan nanti.
Baik itu internal atau eksternal audit, laporan keuangan serta lampiran yang menyertainya harus tersedia dengan lengkap dan bisa ditunjukkan kapan saja ketika tim audit memintanya. Maka dari itu, adalah sebuah hal yang krusial bagi bagian keuangan perusahaan anda untuk memiliki lokasi penyimpanan utama untuk dokumen-dokumen penting.
Jika anda gagal menunjukkan invoice atau purchase order dari sebuah pembelian barang, maka sudah pasti tim audit akan memberikan kartu kuning (atau kartu merah jika di rasa perlu) pada divisi keuangan serta perusahaan anda. Kecurigaan-kecurigaan seperti penggelapan dana, korupsi, sudah pasti akan mengiringi jika sampai hal ini terjadi.
Invoice yang tidak tepat dan sulit dipercaya
Jika perusahaan anda bekerja sama dengan lembaga pemerintah atau BUMN misalnya, maka invoice dan pernyataan kerja anda harus memiliki kelengkapan dan akurasi yang baik. Jika anda tidak melampirkan kelengkapan yang mereka butuhkan, maka sudah pasti kredibilitas perusahaan anda akan jatuh di mata klien anda.
Menghilangkan dokumen penting antara anda dengan klien tak hanya berimbas pada menurunnya citra anda dan perusahaan anda, namun juga bisa menjauhkan anda dari klien potensial lainnya. Inilah pentingnya perusahaan anda mulai mempertimbangkan penggunaan software pembelian yang memudahkan pekerjaan akuntan.
Software pembelian juga memberikan kemudahan untuk menyimpan semua dokumen anda secara digital. Sehingga sewaktu-waktu anda membutuhkan dokumen tersebut untuk keperluan pelampiran invoice atau purchase order, anda cukup membuka software pembelian melalui laptop dan mendownloadnya langsung dari server.
Three-way match berujung jadi one-way match
Three-way match adalah proses pencocokan antara isi invoice, purchase order, serta dokumen pengiriman barang yang perusahaan beli. Proses ini penting untuk memastikan bahwa invoice yang anda terima cocok dengan purchase order yang dibuat.
Selain itu, three-way match berguna untk memastikan isi PO dan invoice serupa dengan dokumen pengiriman. Sehingga barang yang penjual kirimkan dan barang yang Anda terima di tangan tidak mengalami perubahan sedikit pun.
Ketika salah satu unsur dari three-way match tidak mencukupi, kebingungan akan terjadi. Contohnya; divisi keuangan merasa tidak pernah melakukan pembelian saat tiba-tiba menerima invoice. Sebabnya adalah tak pernah ada purchase order dari salah satu karyawan. Bisa juga divisi keuangan sampai harus melakukan pembayaran dua kali. Dikarenakan invoicenya hilang entah ke mana dan tak ada yang ingat sudah pernah melakukan pembayaran atau belum.
Kesimpulan
Nerakanya divisi keuangan di atas sebenarnya tak perlu terjadi jika perusahaan anda punya sebuah sistem yang bisa melakukan pencatatan dengan jelas dan terperinci. Salah satu metode yang banyak digunakan oleh para akuntan untuk menghindari masalah-masalah di atas adalah dengan menggunakan software pembelian.
Software pembelian meningkatkan kontrol anda terhadap biaya-biaya yang perusahaan keluarkan, akurasi purchase order, manajemen vendor, dan sejumlah aktifitas akunting lainnya yang menjadi keseharian divisi keuangan perusahaan anda. Dapatkan demo gratis software procurement HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
Baca artikel lainnya seputar perkembangan dunia industri di Indonesia dengan klik link berikut ini.
