6 Masalah yang Umum Terjadi di Kasir dan Solusinya

Sistem kasir memiliki berbagai masalah yang sering terjadi, seperti sistem yang lambat, adanya kecurangan (fraud), selisih uang, hingga kesulitan dalam mengelola ketersediaan meja bagi restoran. Semua ini sangat sering terjadi di industri manapun, baik FnB maupun retail.

Masalah-masalah ini bisa dirasakan baik oleh karyawan maupun pemilik bisnis. Bagi karyawan, masalah pada sistem akan berdampak pada efisiensi pekerjaannya. Sementara bagi pemilik bisnis, kesalahan pencatatan sistem kasir akan berdampak pada omzet bahkan laba usaha. Ketahui semua masalah pada kasir beserta solusinya di sini.

Berbagai Masalah yang Sering Terjadi di Kasir

Berikut ini beberapa masalah sistem kasir yang dihadapi pegawai maupun pemilik bisnis:

1. Sistem kasir lambat

Masalah pertama yang sering terjadi di kasir adalah sistem yang lambat dan terkadang freeze ketika digunakan, terutama saat jam ramai. Beberapa dampak dari sistem yang lambat, yaitu:

• Kasir harus menghitung secara manual
• Input pesanan satu per satu
• Kemungkinan pindah antar sistem
• Antrian panjang dan pelanggan merasa tidak nyaman
• Risiko kehilangan pelanggan

Masalah ini dapat diatasi dengan menggunakan hardware mesin kasir yang mumpuni dengan versi ter-update. Lakukan pemeliharaan (maintenance) mesin kasir secara berkala untuk mendapatkan performa yang terbaik.

2. Kecurangan oleh karyawan (fraud)

Masalah ini menjadi hal krusial bagi pemilik bisnis. Segala bentuk kecurangan oleh karyawan akan memengaruhi operasional bisnis secara keseluruhan dan dapat merugikan bisnis. 

Beberapa bentuk kecurangan yang bisa terjadi, seperti:

• Nota tidak dicetak namun pembayaran tetap diterima
• Manipulasi harga
• Manipulasi jumlah item yang dijual
• Kasir bisa mengubah harga semaunya

Semua kecurangan ini bisa diatasi dengan menggunakan sistem Point of Sale (POS) yang mumpuni. Semua transaksi akan terekam di sistem sehingga semua kontrol internal akan lebih kuat dan transparan.

3. Uang dan pencatatan tidak sesuai

Sistem pencatatan manual pada kasir akan rawan dengan masalah jumlah uang di kas yang tidak sesuai dengan laporan penjualan. Ini biasanya terjadi ketika pelanggan membeli banyak item sekaligus sehingga kasir kewalahan saat mencatat.

Selisih sering terjadi karena:

• Kesalahan hitung oleh kasir
• Ada transaksi yang terlewat
• Pencatatan manual yang tidak konsisten

Solusi dari masalah ini adalah menggunakan sistem POS yang dapat mencatat semua penjualan secara otomatis secara real-time. Kasir hanya perlu memasukkan data pesanan dan sistem akan langsung membuatkan nota. Dibandingkan pencatatan manual, tentunya sistem POS akan jauh lebih baik dan aman.

4. Perbedaan stok dan penjualan

Data stok di sistem seringkali tidak mencerminkan kondisi nyata di gudang atau etalase. Produk di laporan masih tersedia, tetapi fisiknya habis. Ini dapat terjadi akibat update stok barang tidak real-time atau lupa dicatat.

Ini akan berpengaruh pada kepuasan pelanggan karena ketika ada pelanggan yang ingin membeli barang A dan masih tersedia di sistem kasir namun ternyata stok barang kosong, maka pelanggan akan kecewa dan kemungkinan tidak datang kembali.

Sistem POS menjadi solusi untuk masalah ini karena bisa diintegrasikan dengan sistem inventory atau warehouse perusahaan. Nantinya, setiap kali kasir melakukan penjualan, stok barang di inventory atau gudang akan langsung berkurang dan ter-update dengan otomatis. Ini juga akan memudahkan tim procurement untuk melakukan pengadaan barang dengan lebih terjadwal.

5. Sulit mengelola meja dan waiting list

Pada bisnis restoran, sistem kasir terbatas dalam pengelolaan meja dan juga daftar tunggu.

Status meja tidak terdata dengan baik dan antrian pelanggan harus dicatat manual. Akibatnya meja kosong tidak cepat terisi, pelanggan menunggu lebih lama, dan potensi penjualan hilang.

Sistem POS mampu menjawab masalah ini karena memiliki 3D layout restoran lengkap dengan nomor meja dan juga sistem pendataan waiting list otomatis. Melalui menu ini, karyawan bisa dengan mudah memantau status meja, memindahkan meja atau bahkan menggabungkan meja, serta mengelola pelanggan yang sedang antri menunggu ketersediaan meja. 

6. Data tiap cabang terpisah

Masalah ini sangat dirasakan oleh pemilik bisnis, di mana data penjualan harian antara satu cabang dengan cabang lainnya tidak bisa dipantau dalam satu dashboard yang sama. Adanya batasan ini membuat pemilik bisnis tidak mendapat update omzet harian hingga perhitungan laba.

Masalah ini bisa diatasi dengan mengombinasikan sistem kasir dengan sistem POS. POS sudah berbasis cloud dengan database terpusat, di mana semua transaksi penjualan bisa dipantau secara real-time melalui satu dashboard.

Integrasikan Sistem Kasir dengan Sistem POS Sebagai Solusi

Semua masalah umum pada sistem kasir di atas dapat diatasi dengan mudah menggunakan sistem kasir yang terintegrasi dengan sistem POS. Sistem POS akan memberikan Anda keleluasaan dalam manajemen cash flow melalui dashboard terpusat. Anda bisa memantau pemasukan dalam satu hari pada banyak cabang sekaligus.

Baca Juga: 8 Keunggulan Sistem Kasir dengan Sistem POS: Aman Hingga Efisien

Jika Anda seorang pemilik bisnis dan ingin memiliki sistem pembayaran yang minim kecurangan, efisien, serta memudahkan alur bisnis, Anda sebaiknya memanfaatkan sistem POS. POS mampu menjawab semua batasan-batasan yang dimiliki sistem kasir biasa. Integrasikan sistem kasir dengan sistem POS untuk mengontrol operasional, keamanan, dan pertumbuhan bisnis yang lebih baik.

Frequently Asked Question