Bayangkan catatan stok Anda menunjukkan 150 unit barang masih tersedia, tetapi ketika dicek langsung di gudang ternyata hanya ada 120 karena Anda tidak pernah melakukan stock opname. Alhasil, pesanan pelanggan bisa tertunda dan biaya tambahan muncul karena harus mengisi stok mendadak.
Proses dari stock opname adalah mencocokkan catatan inventaris dengan kondisi nyata di gudang. Tapi, semua yang pernah melakukannya pasti tahu bahwa hal ini menguras waktu dan tenaga.
Walau demikian, bukan berarti Anda dapat melewatkan stock opname. Risiko ke depan jauh lebih besar dan membuang lebih banyak waktu dan biaya, karena kejanggalan tidak dapat diidentifikasi dan diatasi.
Oleh karena itu, saya akan menjabarkan lebih lanjut tentang stock opname dan apa manfaatnya bagi perusahaan Anda. Simak lebih lanjut!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Stock Opname?
Stock opname adalah proses menghitung jumlah fisik persediaan barang di gudang atau toko lalu mencocokkannya dengan catatan inventaris yang ada. Tujuannya adalah memastikan data stok benar-benar akurat, mendeteksi jika ada selisih atau barang rusak, serta mencegah kerugian akibat kekurangan maupun kelebihan barang.
Kegiatan ini mencakup pendataan seluruh persediaan, pengecekan kondisi dan kelayakan barang, hingga penataan ulang agar lebih mudah diambil saat proses pengiriman atau produksi. Stock opname biasanya dilakukan secara berkala, terutama saat terjadi arus masuk (inbound) dan keluar (outbound) barang.
Dengan pelaksanaan yang rutin, stock opname menjadi bagian penting dari manajemen persediaan untuk menjaga kelancaran distribusi, efisiensi operasional, dan kepercayaan pelanggan.
Mengapa Stock Opname Perlu Dilakukan Secara Efisien?
Mungkin Anda belum dapat membayangkan kenapa stock opname penting. Sekarang, bayangkan sebuah perusahaan ritel yang harus mengirimkan ratusan pesanan setiap hari. Karena pengecekan dilakukan setengah hati, data di sistem menunjukkan barang masih tersedia padahal di gudang sudah habis.
Masalah manajemen stok barang tidak berhenti di situ. Ketika data stok tidak akurat, manajemen bisa salah mengambil keputusan. Misalnya memesan terlalu banyak bahan baku yang akhirnya menumpuk, atau justru kehabisan barang saat permintaan sedang tinggi.
tulah mengapa stock opname harus dijalankan dengan efisien. Saat prosesnya rapi dan terjadwal, tim gudang bisa bekerja lebih tenang karena data yang mereka catat benar-benar sesuai dengan kondisi nyata. Dari situ, operasional harian pun berjalan lancar tanpa hambatan berarti.
Tujuan Stock Opname
Berikut beberapa tujuan utama dilakukannya stock opname:
- Menghindari penyimpangan stok seperti pencurian, kehilangan, atau penggelapan.
- Mendeteksi perbedaan antara catatan gudang dan kondisi nyata di lapangan.
- Mempercepat pengambilan keputusan terhadap barang yang rusak, tidak layak, atau tidak terjual.
- Mengetahui arus keluar masuk barang secara tepat untuk mendukung laporan penjualan dan pengeluaran.
- Mengevaluasi kondisi gudang dan mencegah kerusakan barang akibat lingkungan penyimpanan yang tidak ideal.
- Membandingkan data historis stok untuk analisis tren tahunan.
- Menyediakan informasi lengkap tentang jumlah aktiva, piutang, hutang, dan kas terkait persediaan.
Kegiatan ini juga penting dalam berbagai industri. Di manufaktur, ia membantu memastikan ketersediaan bahan baku dan barang jadi untuk menjaga kelancaran produksi.
Di sektor distribusi, kegiatan ini mempermudah identifikasi produk dengan permintaan tinggi dan dapat merencanakan pengadaan stok di seluruh cabang gudang.
Untuk mempermudah pemahaman, berikut rangkuman tujuan utama stock opname yang dapat dijadikan acuan dalam pengelolaan persediaan:
| No | Tujuan Utama | Ringkasan Manfaat |
|---|---|---|
| 1 | Menghindari penyimpangan stok. | Mencegah pencurian, kehilangan, atau penggelapan barang. |
| 2 | Mendeteksi perbedaan data. | Membandingkan catatan gudang dengan kondisi fisik di lapangan. |
| 3 | Mempercepat keputusan barang rusak. | Memudahkan penanganan barang tidak layak atau tidak terjual. |
| 4 | Mengetahui arus barang. | Mendukung laporan penjualan dan pengeluaran lebih akurat. |
| 5 | Mengevaluasi kondisi gudang. | Mencegah kerusakan barang akibat penyimpanan yang tidak ideal. |
| 6 | Membandingkan data historis. | Membantu analisis tren stok tahunan. |
| 7 | Menyediakan informasi keuangan. | Menunjang pencatatan aktiva, piutang, hutang, dan kas terkait stok. |
Manfaat Stock Opname
Manfaat stock opname lebih dari sekadar menghitung stok, kegiatan ini membantu menjaga kelancaran bisnis dan meningkatkan pengambilan keputusan.
Beberapa manfaat utama dari stock opname antara lain:
- Data lebih akurat: memastikan jumlah stok fisik sesuai dengan catatan sehingga risiko selisih bisa diminimalkan.
- Kontrol biaya lebih baik: mencegah pembelian berlebih dan mengurangi potensi pemborosan gudang.
- Deteksi shrinkage: memudahkan identifikasi kehilangan, pencurian, atau kerusakan barang sejak dini.
- Gudang lebih efisien: membantu penataan ulang persediaan sehingga ruang penyimpanan dapat digunakan secara optimal.
- Peningkatan pelayanan: dengan stok yang jelas, pesanan pelanggan dapat dipenuhi tepat waktu dan kualitas layanan tetap terjaga.
Pada akhirnya, manfaat-manfaat ini tidak hanya mengurangi risiko, tetapi juga memperkuat kepercayaan pelanggan dan membuat operasional perusahaan lebih stabil.
Tahapan untuk Melakukan Stock Opname
Stock opname tidak dapat dilakukan asal-asalan, biasanya dapat disederhanakan dengan software manajemen inventory. Ada tiga langkah dalam melakukan stock opname, antara lain sebagai berikut.
1. Persiapan awal
Tahap ini dilakukan jauh sebelum hari H. Tim gudang menyiapkan kode barang, tag atau barcode (yang bisa discan dengan aplikasi scan barcode), serta merapikan persediaan agar mudah dihitung. Aktivitas ini juga mencakup pemisahan barang yang rusak atau tidak terhitung untuk mencegah data ganda.
2. Menjelang pelaksanaan
Semakin dekat ke hari H, perusahaan biasanya mengadakan briefing agar semua tim paham perannya. Pada tahap ini juga, mutasi barang dihentikan sementara agar proses opname tidak terganggu.
3. Pelaksanaan stock opname
Hari H adalah inti kegiatan: tim mencocokkan stok fisik dengan daftar inventaris, memberi tanda pada barang yang sudah dicek, lalu mencatat hasilnya.
Data biasanya dicetak atau dicatat di Excel/Google Sheet sebagai panduan (dengan format Excel stok barang), kemudian diverifikasi ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan pencatatan.
4. Penyelesaian dan evaluasi
Hasil opname diserahkan ke bagian akuntansi untuk dibuatkan jurnal penyesuaian berupa laporan hasil stock opname di sistem.
Setelah itu, perusahaan menyusun laporan yang mencakup selisih stok, koreksi yang dilakukan, dan rekomendasi perbaikan. Evaluasi ini penting agar proses berikutnya bisa lebih efisien dan minim risiko.
Baca juga: 7 Manfaat Sistem Manajemen Inventory untuk Bisnis
Kapan Sebaiknya Melakukan Stock Opname?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan berbeda dalam menentukan periode stock opname. Jenis usaha dan tingkat kompleksitas gudang sangat memengaruhi frekuensinya.
Secara umum, kegiatan ini dilakukan tahunan untuk kebutuhan laporan audit, per kuartal atau semesteran untuk evaluasi rutin, dan bulanan pada perusahaan yang membutuhkan kontrol lebih ketat.
Beberapa bisnis bahkan menerapkan metode cycle counting (pemeriksaan stok harian atau mingguan dalam skala kecil) agar selisih bisa cepat diketahui tanpa mengganggu operasional.
Selain itu, banyak perusahaan juga membuat berita acara setiap kali opname dilakukan, misalnya di awal bulan. Tujuannya adalah memastikan jika ada selisih stok dapat segera ditelusuri penyebabnya, apakah karena kesalahan pencatatan, kerusakan, atau potensi kehilangan.
Contoh Laporan Stock Opname
Stock opname merupakan proses penting dalam manajemen inventaris yang dilakukan secara berkala untuk memastikan kesesuaian antara catatan stok dan jumlah fisik barang di gudang.
Kegiatan ini membantu perusahaan dalam mengidentifikasi selisih, kerusakan, atau potensi kehilangan barang sehingga pengelolaan stok menjadi lebih akurat dan andal.
Prosesnya biasanya mencakup pencatatan ulang barang secara fisik, pengecekan terhadap catatan sistem, serta analisis terhadap selisih yang terjadi. Hasil dari kegiatan ini menjadi dasar dalam pengambilan keputusan untuk perbaikan sistem, pengendalian internal, maupun audit internal perusahaan.
Berikut contoh Laporan Stock Opname yang dilakukan pada periode 1–30 Maret 2024:
Software Inventory HashMicro untuk Efisiensi Manajemen Stok Bisnis Anda
Stock opname memang penting, tetapi bila dilakukan manual, risiko human error tetap sulit dihindari. Selisih stok kecil saja bisa menimbulkan kerugian besar, apalagi jika menumpuk dalam jangka panjang.
Dengan HashMicro Inventory Management Software, semua proses bisa lebih terkendali. Anda dapat melihat pergerakan barang secara real-time, memastikan jumlah stok selalu akurat, dan mengetahui kapan harus memesan atau memproduksi barang baru.
Tak hanya itu, fitur barcode scanner membuat kegiatan stock taking jadi jauh lebih cepat dan efisien. Untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis Anda, kalkulasikan harga HashMicro sekarang dengan klik di sini.
Kesimpulan
Stock opname adalah langkah penting dalam memastikan data persediaan sesuai dengan kondisi nyata di gudang. Melalui proses ini, perusahaan dapat mendeteksi selisih stok, mencegah kerugian, serta menjaga efisiensi operasional sehari-hari.
Tanpa penerapan yang baik, risiko seperti human error, keterlambatan pengiriman, dan pemborosan biaya bisa semakin besar. Karena itu, perusahaan membutuhkan cara yang lebih efisien untuk menjaga keakuratan stok sekaligus mendukung kelancaran rantai pasok.
Dengan menggunakan HashMicro Inventory Management Software, kegiatan stock opname dapat dilakukan lebih cepat, akurat, dan minim kesalahan. Dapatkan kemudahan mengelola persediaan dengan teknologi canggih HashMicro sekarang juga. Klik di sini untuk mencoba demo gratisnya!
Pertanyaan (FAQ) Seputar Stock Opname
-
Apa Bedanya Stock Opname dengan Audit Inventaris?
Stock Opname adalah proses menghitung fisik persediaan, sementara audit inventaris mencakup verifikasi catatan dan prosedur yang digunakan dalam pengelolaan persediaan.
-
Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Melakukan Stock Opname?
Sebelum melakukan opname, siapkan daftar inventaris yang akan dihitung, pastikan sistem pencatatan sudah diperbarui, tentukan tim yang akan melakukan penghitungan, dan pastikan gudang atau toko dalam kondisi rapi dan terorganisir.
-
Siapa yang Harus Terlibat dalam Proses Stock Opname?
Tim yang terlibat biasanya terdiri dari staf gudang, manajer inventaris, dan auditor internal atau eksternal untuk memastikan akurasi dan objektivitas proses.
-
Bagaimana Menghindari Kesalahan saat Stock Opname?
Untuk menghindari kesalahan, lakukan pelatihan bagi tim yang terlibat, gunakan sistem barcode atau RFID, lakukan penghitungan dua kali oleh tim yang berbeda, dan pastikan catatan inventaris selalu diperbarui.
-
Bagaimana Cara Menghitung Barang dalam Stock Opname?
Barang dihitung secara fisik dengan mencatat jumlah setiap item, kemudian dibandingkan dengan data di aplikasi stok barang untuk memastikan kesesuaian.
