Kegiatan pengadaan atau procurement sendiri merupakan tindakan yang perusahaan lakukan untuk memperoleh barang atau jasa dalam skala yang relatif cukup besar. Transaksi pengadaan barang melibatkan berbagai macam proses dan dokumen yang kompleks, salah satunya aplikasi purchasing berbasis cloud.
Melalui software purchasing, setiap pihak dapat memiliki rujukan yang jelas mengenai apa yang telah disepakati. Hal ini bukan hanya meminimalisir kesalahan dan ketidaksesuaian, tetapi juga menjadi bukti otentik saat terjadi ketidaksesuaian atau perselisihan di kemudian hari.
Pada artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang rekomendasi software purchasing terbaik yang dapat dijadikan pilihan bagi bisnis Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Rekomendasi Aplikasi Purchasing Terbaik di Indonesia
Secara singkat, aplikasi purchasing dapat meminimalisir terjadinya kerugian pada bisnis Anda. Jika Anda tertarik untuk menggunakannya, maka Anda berada di laman yang tepat. Berikut ini beberapa rekomendasi software purchasing terbaik di Indonesia!
1. Software Purchasing HashMicro
Procurement Software dari HashMicro sudah membantu banyak perusahaan di Indonesia dan Singapura untuk mengontrol biaya procurement menjadi lebih efisien. Software purchasing mampu melacak produk yang akan masuk ke gudang dengan mudah melalui notifikasi yang muncul ketika pesanan terkirim.
Selain itu, software purchase order HashMicro juga menawarkan kemudahan dalam melakukan manajemen backorder, yaitu pelacakan pengiriman dan pembayaran barang dari vendor yang disesuaikan dengan jumlah barang yang sudah diterima. Perusahaan juga tidak perlu khawatir akan keterlambatan pembayaran.
Karena sistem ini akan memberikan notifikasi otomatis untuk invoice dari vendor yang belum perusahaan bayar untuk meningkatkan efisiensi procurement. Adapun beberapa fitur yang terdapat dalam aplikasi purchasing dari HashMicro di antaranya sebagai berikut:
- PO, RFQ & PR management. Melalui fitur ini, Anda dapat membuat purchase request dan mengubahnya menjadi purchase order secara instan, serta Anda dapat membuat dan mengirim permintaan penawaran ke supplier yang berbeda.
- PR approval management. Anda dapat menyetujui atau menolak purchase request dari berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan hanya dengan satu platform.
- Online portal for suppliers. Fitur ini memungkinkan vendor untuk berbagi katalog melalui vendor portal dan melakukan proses tender untuk mendapatkan penawaran terbaik dengan mudah.
- Vendor/supplier rating. Anda dapat menilai vendor atau supplier Anda berdasarkan kualitas produk, layanan, waktu pengiriman, harga, dan lainnya.
- Blanket order management. Setelah Anda sepakat dengan supplier, maka Anda dapat langsung memesan barang dan mengirim pesanan berulang secara otomatis.
- Landed cost calculation. Sistem pembelian yang terintegrasi dengan sistem akuntansi akan menyediakan informasi terkait biaya total dari pembelian produk Anda, termasuk pajak, biaya kirim, asuransi, konversi mata uang, dan lainnya.
- In depth purchase analysis. Anda dapat melihat produk apa yang sering dibeli oleh perusahaan Anda, daftar vendor yang sering bertransaksi dengan perusahaan Anda, juga memberikan informasi tentang harga rata-rata per produk. Informasi ini sangat berguna dalam perencanaan keuangan jangka panjang.
Jika Anda ingin mengetahui perkiraan biaya implementasi dan harga software purchasing HashMicro, Anda dapat mengunduh skema harganya dengan mengklik gambar di bawah ini.
2. RedERP
Aplikasi PO RedERP mampu menyederhanakan sistem pengadaan perusahaan menjadi lebih singkat, termasuk penerimaan faktur, tanda terima, penawaran, pembayaran dan pengembalian.
Selain itu, software purchasing ini juga memiliki pelaporan terintegrasi yang dapat membantu Anda untuk membandingkan setiap pemasok dan menegosiasikan kesepakatan dengan mudah.
Dengan mengandalkan aplikasi purchase order RedERP, perusahaan Anda dapat melakukan efisiensi biaya dan menghemat waktu dalam proses operasional dengan maksimal. Namun, perlu dicatat bahwa proses implementasi RedERP membutuhkan proses yang cukup panjang.
Baca juga: Software Akuntansi untuk Kelola Pembayaran Digital pada Bisnis Anda!
3. Software Purchasing Krishand
Krishand merupakan salah satu software purchasing yang telah banyak perusahaan gunakan karena sangat efektif membantu operasional perusahaan di dalam siklus pembelian barang.
Krishand Account Payable dapat membantu perusahaan untuk membuat transaksi seperti purchase order, bukti penerimaan barang, nota debet, nota kredit, pembayaran hutang dagang, pengecekan history harga pembelian barang, sisa pesanan pembelian yang masih belum perusahaan terima hingga kartu hutang dagang.
4. Software Purchasing Xero
Perusahaan software Xero yang sudah berdiri sejak tahun 2006 ini menyediakan berbagai macam solusi untuk operasional bisnis perusahaan Anda. Salah satunya adalah purchase order software. Software ini akan mempermudah perusahaan dalam membuat dan mengirim pesanan pembelian secara online.
Anda juga tentunya dapat melacak pesanan dan pengiriman untuk memastikan kegiatan procurement berjalan dengan lancar.
5. Sleekr
Modul dari Purchase Software Sleekr menawarkan berbagai macam kemudahan dalam mengotomasi proses pembelian barang, sehingga Anda dapat membuat pesanan pembelian (purchase order) dari supplier.
Invoice pembelian juga dapat terpisah lengkap dengan faktur pajak dan dapat dikelompokkan berdasarkan status lunas atau hutan (A/P) melalui Sleekr.
Jika Anda sulit membuat invoice dengan template Excel, maka Anda bisa mencoba untuk membuat, mengunduh, dan mengirim invoice melalui invoice generator dari Sleekr. Oleh karena itu, penggunaan software purchasing ini cocok untuk membantu proses bisnis.
Baca juga: Mengapa Cloud Procurement Penting bagi Perusahaan?
6. Aplikasi Purchasing Procurify
Procurify adalah software purchasing yang digunakan untuk mengelola proses pembelian barang dan jasa di perusahaan. Software ini membantu mengoptimalkan proses pembelian dengan menyediakan fitur-fitur seperti pengajuan permintaan pembelian dimana pengguna dapat mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa dengan mudah.
Aplikasi PO ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti sistem keuangan atau sistem inventori untuk meningkatkan efisiensi proses pembelian. Dengan hal ini, perusahaan dapat menentukan keputusan pembelian berdasarkan informasi anggaran yang tersedia.
7. Software Purchasing ProcurePort
ProcurePort adalah aplikasi purchasing yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian barang dan jasa secara efisien dan terintegrasi. software purchasing ini menyediakan fitur-fitur seperti pengajuan permintaan pembelian, approval workflow, sourcing, pemantauan pembelian, integrasi dengan sistem lain, analisis data dan akses dari mana saja melalui koneksi internet.
Dengan menggunakan ProcurePort, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian dan membuat keputusan yang lebih baik dengan data yang tersedia. ProcurePort sangat cocok digunakan oleh perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi proses pembelian dan mengontrol biaya.
Fakta Unik
8. Coupa Procurement
Coupa Procurement adalah software yang dikembangkan oleh Coupa Software, perusahaan yang berbasis di Amerika Serikat. Software ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian barang dan jasa secara efisien dan terintegrasi.
Dengan menggunakan Coupa Procurement, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian dan membuat keputusan yang lebih baik dengan data yang tersedia. Fitur-fitur yang tersedia dalam aplikasi purchasing ini dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi proses pembelian, mengontrol biaya dan meningkatkan transparansi dalam proses pembelian.
9. Aplikasi PO ProcurementExpress
ProcurementExpress didirikan pada tahun 2014 di Dublin, Irlandia. Software ini dapat membantu mengefisiensikan seluruh proses pembelian pada perusahaan melalui satu cloud. ProcurementExpress dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi perusahaan. Beberapa fiturnya adalah Purchase Request, Purchase Approval, 3 Way Matching, dan masih banyak lagi.
Perusahaan yang menggunakan software purchase order ini dapat merasakan beberapa keuntungan bagi bisnis mereka. Salah satunya adalah manajemen perusahaan mampu untuk menanggapi permintaan pelanggan yang masuk ke dalam software dengan mudah. Selain itu, perusahaan juga dapat memberikan bantuan optimal pada pelanggan mereka melalui sarana online chat 24/5.
10. Oracle iProcurement
Oracle iProcurement adalah aplikasi purchase order yang dikembangkan oleh Oracle Corporation. Software ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian barang dan jasa secara efisien dan terintegrasi.
Menggunakan Oracle iProcurement akan memberikan manfaat seperti mempermudah pengajuan permintaan pembelian, meningkatkan efisiensi dalam proses approval dan sourcing, memantau status pembelian dari awal hingga selesai, integrasi dengan sistem lain seperti sistem keuangan atau sistem inventori.
Analisis data yang memungkinkan perusahaan untuk memahami pola pembelian dan membuat keputusan yang lebih baik, serta akses dari mana saja dengan koneksi internet.
Penggunaan Oracle iProcurement dapat meningkatkan efisiensi proses pembelian dan membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik.
11. Software Purchasing Spend Analytics
Agar dapat melakukan analisis terhadap hasil data transaksi, interaksi, dan komunikasi dengan mudah, perusahaan dapat menggunakan aplikasi Spend Analytics. Software purchasing ini dapat mengetahui pola perilaku konsumen melalui pembelian dan pengeluaran yang telah terlaksana.
Dengan adanya analisis tersebut, perusahaan dapat membuat proses internal menjadi lebih mudah. Selain itu, perusahaan juga dapat menghemat biaya pengeluaran. Pada akhirnya, penggunaan aplikasi ini dapat mempermudah perusahaan dalam memproses purchase order yang masuk.
12. Electronic Sourcing
Software purchasing Electronic Sourcing merupakan sebuah prasarana yang memiliki beberapa manfaat menguntungkan bagi perusahaan yang menggunakannya. Melalui sistem ini, perusahaan dapat merespon permintaan konsumen yang masuk pada RFQ (Request for Quotes), RFP (Request for Proposal), dan RFI (Request for Information).
Terlebih lagi, aplikasi PO ini juga dapat memberikan dorongan signifikan pada kompetisi sehat yang terjadi antar supplier. Caranya adalah melalui nilai dan juga peringkat penawaran yang terjadi apabila dibandingkan dengan para pesaing yang lain. Hal ini dapat menimbulkan lancarnya proses bisnis yang terlaksana oleh setiap pihak dalam perusahaan.
Baca juga: 5 Aplikasi Manufaktur Berbasis Web Terbaik di Indonesia 2023
13. Aplikasi Purchasing Total ERP
Salah satu purchase order software alternatif lainnya adalah Total ERP. Melalui fitur pengadaan barang atau procurement, aplikasi ini memampukan setiap perusahaan yang menggunakannya untuk melakukan pengelolaan pembelian dengan mudah, efektif, dan efisien.
Di sisi lain, Total ERP merupakan aplikasi yang bersifat end-to-end, dimana perusahaan dapat melakukan pengelolaan terhadap berbagai transaksi pembelian. Beberapa contoh transaksi tersebut adalah e-sourcing, e-purchasing, dan e-invoicing. Software ini dapat mengelompokkan berbagai transaksi itu dengan rapi, sehingga perusahaan dapat mencari informasi pembelian dengan mudah.
Berikut adalah beberapa fitur dari Total ERP:
- Otomatisasi tanda terima. Anda dapat melakukan otomatisasi penerimaan barang dari vendor secara sistematis hanya dengan satu sistem.
- Manajemen request for quotation (RFQ). Pengajuan quotation kepada pihak vendor untuk keperluan produksi akan lebih mudah melalui fitur ini.
- Otomatisasi purchase. Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mengajukan purchase request kepada vendor yang berbeda sebelum stok barang di gudang habis.
- Manajemen faktur. Anda dapat menyimpan segala bukti pembelian serta transaksi untuk pembukuan keuangan perusahaan.
- Laporan dan analisa. Laporan procurement dan purchasing akan tersusun dengan efektif untuk analisis bisnis yang lebih optimal.
14. Software Procuring Beecloud
Perusahaan harus dapat memperhatikan beberapa hal penting dalam purchase order, seperti nama pembeli serta pemasok. Selain itu, perusahaan juga perlu memperhatikan nama barang, harga barang, kuantitas yang mereka beli, metode pembayaran, dan hal-hal esensial lainnya.
Agar dapat memudahkan hal tersebut, perusahaan dapat menggunakan salah satu aplikasi PO Beecloud. Aplikasi ini dapat membuat pesanan terhadap suatu barang dengan instan. Sehingga, perusahaan dapat menghemat waktu dalam pembuatan pesanan serta proses pengadaan barang.
15. Koneksi
Aplikasi purchasing berikutnya adalah Koneksi. Sistem ini memampukan perusahaan untuk melakukan proses pemesanan serta pembayaran barang menjadi lebih sederhana dan singkat. Beberapa proses yang dimudahkan oleh sistem ini adalah penerimaan faktur, pembayaran, dan pengembalian barang.
Sistem ini juga memiliki pelaporan pemesanan barang yang terintegrasi. Hal ini memampukan perusahaan untuk melakukan perbandingan terhadap harga dan kuantitas barang dari setiap pemasok. Sehingga, perusahaan dapat melakukan proses negosiasi seputar kesepakatan pembelian barang dengan efektif.
Cara Memilih Software Purchasing yang Tepat untuk Perusahaan Anda
Mengimplementasi aplikasi purchasing tentu tidak semudah membalikkan telapak tangan. Setiap vendor memiliki fitur dan manfaat yang berbeda, sehingga Anda mungkin bingung untuk memilih software purchasing yang tepat. Oleh karena itu, berikut lima hal yang harus Anda pertimbangkan sebelum memilih:
1. Memiliki akses mobile
Semua orang di perusahaan Anda akan menghemat banyak waktu jika software pengadaan Anda dilengkapi dengan aplikasi seluler yang memudahkan Anda:
- Meminta, menyetujui, dan menerima pembelian dengan cepat
- Menggunakan notifikasi push untuk mempercepat proses persetujuan
- Mengambil dan menyimpan gambar tanda terima dan slip pengepakan menggunakan perangkat seluler
- Melihat anggaran dan menetapkan ambang batas persetujuan agar departemen tetap berada dalam batas pengeluaran mereka
2. Mudah digunakan
Sebelum Anda berinvestasi pada software purchasing, periksa seberapa mudah aplikasi tersebut digunakan oleh setiap pengguna di perusahaan Anda.
Daftarkan uji coba gratis dan periksa kecocokannya dengan proses pengadaan Anda. Apakah semua langkahnya dapat dimengerti sejak awal? Apakah bahasa aplikasi sederhana dan mudah dimengerti oleh siapa pun? Seberapa ramahkah aplikasi purchasing ini terhadap pengguna?
3. Integrasi dengan sistem akuntansi/ERP
Software purchasing yang terintegrasi dengan sistem ERP dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi bisnis. Fitur seperti otomatisasi pembelian dan integrasi langsung dengan modul akuntansi dan persediaan dapat meningkatkan akurasi data dan mempercepat proses pembelian.
4. Pengelolaan budget real-time
Pastikan software purchasing Anda menyediakan data real-time tentang penggunaan anggaran, pengeluaran yang disetujui tapi belum dibelanjakan, dan sisa anggaran. Akses ke informasi ini sebelum menyetujui permintaan pembelian memungkinkan Anda membuat keputusan pembelian yang lebih tepat dan menyelaraskan pengeluaran dengan tujuan perusahaan.
5. Dukungan pelanggan terpercaya
Jika Anda memerlukan bantuan dengan perangkat lunak, dapatkah Anda menghubungi manajer akun atau mengobrol dengan dukungan pelanggan secara online? Perhatikan hal-hal seperti:
- Dukungan pelanggan 24/5 atau 24/7
- Tim, individu, dan proses orientasi yang berdedikasi untuk membantu Anda memulai dan menjalankan perangkat lunak
- Basis pengetahuan online atau pusat bantuan yang aktif dan diperbarui secara berkala
Kesimpulan
Tidak peduli seberapa besar atau kecil perusahaan Anda, jika Anda sering melakukan pembelian stok barang dalam jumlah yang banyak, maka Anda memerlukan aplikasi purchasing untuk mengolah transaksi pembelian agar aman dan perusahaan tidak mengalami kerugian.
Software Procurement dari HashMicro dapat menjadi solusi yang tepat dari masalah bisnis Anda. Kelola setiap pengajuan pembelian dari setiap cabang dan dapatkan penawaran terbaik dari supplier hanya dengan satu sistem.
Sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan software purchasing, Anda bisa mendapatkan gambaran harganya terlebih dahulu dengan mengunduh perhitungan skema harga software procurement dan jadwalkan demo gratis sekarang.
Pertanyaan Seputar Purchase Order Application
-
Bagaimana Proses Kerja Purchase Order?
Purchase order menguraikan detail dan inventaris penjualan tertentu. Pesanan tersebut mencantumkan jenis dan jumlah barang yang akan dibeli pembeli, harga barang tersebut, dan tanggal jatuh tempo produk.
-
Apa Itu Purchase Order Application?
Purchase order application adalah software untuk memastikan ketersediaan informasi yang lengkap dan terkini tentang pesanan pembelian tertentu. Software ini penting untuk memenuhi tujuan procurement dengan mempertahankan anggaran dengan bijak. Baca selengkapnya di sini!
-
Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Purchase Order Application?
Purchase order adalah dokumen yang dikeluarkan dari perusahaan kepada vendor. Dokumen ini merupakan alat penting bagi perusahaan karena dokumen ini memformalkan persyaratan dan harga, serta berfungsi sebagai dokumentasi yang mengikat secara hukum atas barang/jasa yang dipesan. Baca selengkapnya di sini!
-
Ada Tipe Purchase Order Apa Saja Yang Biasanya Digunakan Di Perusahaan?
Terdapat 4 jenis pesanan pembelian yang perusahaan gunakan dalam bisnis, yaitu:
1. Standard purchase order (PO)
2. Planned purchase order (PPO)
3. Blanket purchase order (BPO)
4. Contract purchase order (CPO)Baca selengkapnya di sini!
-
Bagaimana Cara Melacak Purchase Order Yang Efektif?
Sistem procurement adalah aplikasi yang tidak hanya menghasilkan pesanan pembelian dan melacaknya, namun juga terintegrasi dengan sistem lain dan menangani seluruh tugas administrasi pengadaan. Bagi sebagian besar bisnis, ini adalah cara terbaik untuk melacak pesanan pembelian. Baca selengkapnya di sini!
