Bisnis jasa profesional pada umumnya menghadapi banyak tantangan, mulai dari menangani klien dengan kebutuhan yang berbeda hingga mengelola aspek-aspek internal seperti keuangan dan SDM. Apalagi Anda harus mengelola berbagai proses tersebut secara manual.
Karena itu, penggunaan Sistem ERP pada perusahaan jasa yang tepat dapat menjadi solusi yang sangat diperlukan. Penerapan ERP pada perusahaan jasa adalah salah satu strategi yang efektif dan efisien untuk memudahkan proses operasional perusahaan. Berikut ini lima manfaat penerapan ERP pada perusahaan jasa profesional.
Manfaat Penerapan ERP pada Perusahaan Jasa Profesional
Penerapan Sistem ERP berbasis cloud pada perusahaan jasa tidak hanya dapat membantu mengintegrasikan seluruh aktivitas operasional, tetapi juga memberikan informasi yang lebih lengkap tentang seluruh aspek bisnis yang dapat membantu Anda untuk terus melakukan pengembangan.
Penerapan ERP pada perusahaan jasa dapat membantu mengelola hubungan dengan pelanggan, inventaris perusahaan, data pelanggan, penagihan konsumen, dan manajemen waktu karyawan.
Dengan mengetahui kebutuhan pelanggan, perusahaan jasa, termasuk di sektor jasa penerbangan, dapat memberikan layanan atau service terbaik kepada konsumer, mencontohkan bagaimana ERP meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan di industri tersebut. Selain itu, Berikut ini adalah lima manfaat penerapan ERP pada perusahaan jasa yang perlu Anda ketahui.
1. Peningkatan efisiensi dan produktivitas
Sistem ERP yang terintegrasi membantu mengotomatiskan berbagai proses yang kompleks dalam perusahaan jasa, mulai dari manajemen hubungan pelanggan, manajemen keuangan hingga manajemen karyawan. Sistem ERP dengan fitur yang lengkap memungkinkan Anda untuk mendapatkan data terkait proses bisnis secara real time dan akurat.
Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir pada kesalahan informasi atau kalkulasi (misalnya dalam laporan keuangan). Anda juga tidak perlu lagi menghabiskan biaya operasional untuk pembelian kertas dan alat tulis atau aplikasi-aplikasi terpisah.Karena proses bisnis menjadi lebih sederhana, maka efisiensi dan produktivitas pun dapat ditingkatkan.
Karyawan Anda dapat bekerja dengan lebih produktif. Anda dapat lebih fokus pada aspek-aspek bisnis yang menguntungkan lainnya ketimbang mengurus aktivitas bisnis yang berulang dan melelahkan. Hal ini pada akhirnya akan berdampak positif pada revenue bisnis jasa Anda.
2. Layanan pelanggan yang optimal
ERP membantu perusahaan jasa meningkatkan layanan mereka melalui modul-modulnya seperti sistem CRM dan sistem booking. Namun, tidak semua sistem ERP memiliki sistem booking. Hanya Sistem ERP dengan fitur lengkap saja yang menyediakan modul ini.Terkait layanan pelanggan yang optimal, Anda dapat menggunakan Sistem CRM yang unggul untuk memudahkan akses data lengkap klien yang tersimpan dalam satu lokasi terpusat.
Anda dapat mengaksesnya untuk mengecek jadwal pertemuan, memantau dan memperbarui status prospek, mengetahui siapa yang harus ditindaklanjuti (dan mengenai apa), dan melihat perkembangan dalam penjualan.
Ini tentunya akan membantu Anda memahami klien dengan lebih baik, sehingga dapat memberikan layanan yang maksimal. Sistem Booking berbasis online dalam ERP memungkinkan pemilik bisnis jasa mengotomatiskan manajemen reservasi.
Maka dari itu, sistem ini menyediakan customer portal yang mengizinkan klien untuk melakukan reservasi sesuai time slot yang tersedia. Dengan sistem memungkinkan Anda mengirimkan reminder secara otomatis kepada klien melalui email untuk janji temu yang akan datang. Sistem juga menyediakan online payment gateway yang dapat memudahkan klien dalam melakukan pembayaran.
3. Komunikasi dan kolaborasi tim yang lebih baik
Sistem ERP yang baik dapat mengintegrasikan seluruh proses dalam perusahaan dan memungkinkan setiap orang di dalamnya saling berkolaborasi melalui satu sistem terpusat. Dengan adanya sistem terpusat, setiap divisi dan bahkan kantor cabang dapat saling berkoordinasi tanpa harus saling menginterupsi satu sama lain.
Implementasi ERP pada perusahaan jasa tentu membuat antar divisi dapat berkomunikasi menjadi lebih baik dari sebelumnya.Tim pemasaran dapat memberikan data prospek yang mereka dapatkan dari iklan kepada tim penjualan melalui CRM.
Tim penjualan dapat memberi tahu tim pemasaran tentang prospek mana yang potensial dan mana yang tidak sehingga tim pemasaran dapat lebih fokus pada sumber prospek (lead source) yang lebih efektif.
Departemen keuangan dapat mengetahui berapa banyak biaya yang dihabiskan oleh setiap divisi atau staf tanpa harus menanyakannya langsung kepada mereka. Sementara itu, departemen HR dapat memonitor aktivitas staf dalam setiap divisi termasuk kehadiran, cuti, penggunaan jam kerja, permintaan dana untuk keperluan tertentu, dan lain-lain.
4. Visibilitas keuangan yang lebih besar
Keuangan merupakan salah satu aspek yang paling penting dalam perusahaan mana pun. ERP membantu Anda mendapatkan visibilitas yang lebih besar terhadap seluruh aspek bisnis, terutama akuntansi. Sistem Akuntansi berbasis cloud memungkinkan Anda mengetahui arus kas perusahaan secara real time dan menginformasikan tentang kondisi keuangan Anda yang sebenarnya.
Anda mungkin sudah terbiasa membuat laporan keuangan untuk mengetahui laba rugi bisnis Anda. Akan tetapi, Anda mungkin belum bisa melacaknya secara terperinci. Sistem Akuntansi yang baik memungkinkan Anda mengetahui laba rugi secara lebih detail, berdasarkan lokasi bisnis (jika Anda memiliki beberapa cabang bisnis), klien yang Anda layani, jenis layanan yang Anda berikan, dan berbagai hal lain.
Ini akan membantu Anda memahami sumber laba rugi dengan lebih baik, sehingga Anda dapat memangkas pengeluaran yang tidak menghasilkan profit untuk bisnis Anda.
5. Tingkat fleksibilitas dan skalabilitas yang lebih tinggi
Anda ingin berlibur di tempat yang jauh dari kantor, tetapi Anda harus menangani begitu banyak permintaan janji temu? Atau klien Anda tidak hanya datang dari dalam negeri tetapi berbagai negara lain dengan bahasa dan mata uang yang berbeda? Tidak masalah.
Karena Sistem ERP yang tersentralisasi memungkinkan pemilik perusahaan jasa untuk mengelola bisnis mereka dari mana saja dan memudahkan mereka untuk melayani klien dari negara mana pun.
ERP berbasis cloud memudahkan Anda mengakses berbagai informasi secara real time dari mana saja menggunakan perangkat seluler apa pun dengan koneksi internet. Anda tidak perlu selalu berada di kantor untuk memberikan tugas kepada staf, melacak jadwal janji temu dengan klien, mengirim tagihan, dan lain-lain.
Sistem ERP juga hadir dengan fitur-fitur seperti multi-currency dan multi-language management, sehingga Anda dapat melakukan kerja sama dengan siapa pun tanpa batasan.
5 Modul Utama Sistem ERP untuk Perusahaan Jasa Profesional
Berikut adalah beberapa modul unggulan yang tepat untuk membantu perusahaan jasa profesional.
1. Sistem Manajemen Reservasi
Perusahaan jasa profesional yang menyediakan konsultasi dan praktik, sudah seharusnya menggunakan sistem manajemen reservasi. Alat ini memudahkan perusahaan mengelola jadwal konsultasi, memungkinkan klien memilih tanggal dan waktu konsultasi secara online, dan menghindari no show melalui pengingat otomatis. Manajer dapat melihat ketersediaan konsultan atau terapis secara real time sehingga tidak akan ada jadwal yang bertabrakan.
2. Sistem Akuntansi
Akuntansi merupakan salah satu elemen terpenting dalam setiap perusahaan, terutama perusahaan berorientasi jasa yang melakukan berbagai transaksi dengan klien (atau juga vendor) setiap waktu.
Dengan modul akuntansi online dalam sistem ERP, pengguna tidak hanya dapat mengotomatiskan proses pembukuan di perusahaannya, tetapi juga mengatur anggaran, menghitung depresiasi aset, mengotomatiskan rekonsiliasi bank, membuat faktur, menghasilkan laporan keuangan, hingga bahkan mengestimasi arus kas.
3. Sistem CRM
Dalam perusahaan berorientasi layanan, penjualan merupakan aktivitas dasar yang terpenting untuk mendukung kelangsungan perusahaan. Semakin tinggi revenue yang dihasilkan, semakin besar kesempatan perusahaan jasa untuk berkembang.
Nah, dengan sistem CRM terbaik, revenue dapat Anda tingkatkan karena siklus penjualan menjadi lebih cepat, dan tim penjualan dapat lebih fokus pada prospek-prospek terbaik. Untuk memahami lebih lanjut tentang perbandingan sistem CRM dan ERP dapat Anda baca disini.
4. Sistem HRM
Modul HRM dalam Sistem ERP tidak hanya membantu mengelola gaji karyawan dalam perusahaan jasa, tetapi juga menyederhanakan proses rekrutmen, mencatat kehadiran dan cuti, menangani permintaan dana dari karyawan, mengatur proses mutasi, dan masih banyak lagi.
5. Sistem Manajemen Kontrak
Salah satu skenario terburuk yang bisa terjadi pada perusahaan berbasis layanan yakni kehilangan dokumen-dokumen penting. Untungnya, melalui sistem ERP, seluruh dokumen penting seperti kontrak klien, kontrak vendor, kontrak sewa gedung, dan lain-lain dapat tersimpan oleh sistem secara digital dalam repositori terpusat, yakni software manajemen dokumen.
Pengguna dapat memilih jenis sistem manajemen kontrak dengan fitur unggulan yang mereka inginkan, yakni project-based, rental-based, dan contract document.
Modul-Modul ERP Tambahan untuk Perusahaan Jasa Profesional
Berikut ini adalah tiga modul tambahan dalam sistem ERP yang layak untuk dipertimbangkan untuk diimplementasikan di perusahaan jasa Anda.
1. Sistem Manajemen Survei
Feedback dari klien tentang layanan Anda merupakan sumber berharga yang dapat membantu meningkatkan bisnis Anda. Sistem ERP menyediakan salah satu modul yang dapat membantu memudahkan Anda mengumpulkan saran dan penilaian dari klien Anda. Dengan Aplikasi Survei terbaik, Anda dapat membuat formulir survei yang dapat disesuaikan dan dalam jumlah tak terbatas.
2. Sistem Manajemen Proyek
Untuk perusahaan jasa yang melayani proyek klien, sistem manajemen proyek adalah modul yang patut Anda pertimbangkan. Melalui Kanban board, status proyek dapat Anda pantau dengan lebih mudah. Proyek dapat dipindahkan dari satu tahap ke tahap selanjutnya menggunakan fungsi drag & drop.
3. Sistem Manajemen Aset
Sistem manajemen aset yang baik akan sangat berguna bagi perusahaan jasa yang memiliki banyak aset yang tersebar di berbagai departemen (atau lokasi). Modul manajemen aset akan memudahkan tim untuk melacak lokasi aset, mengatur kepemilikan dan pemindahan aset, menjadwalkan pemeliharaan, dan masih banyak lagi.
Langkah-langkah Penerapan ERP pada Perusahaan Jasa Profesional
Jika perusahaan Anda memiliki niat untuk menerapkan Sistem ERP, maka perlu untuk mengetahui beberapa hal penting sebelumnya. Penggunaan sistem yang tepat memiliki peranan penting untuk keberlanjutan bisnis Anda.
Implementasi ERP pada perusahaan jasa tentu menjadi satu langkah besar untuk meningkatkan performa bisnis menjadi lebih optimal. Untuk membantu memudahkan proses penerapan ERP pada perusahaan jasa Anda, berikut ini kami memberikan langkah-langkah singkat dan sederhana yang dapat Anda ikuti:
Pahami kebutuhan bisnis Anda terlebih dengan melibatkan tim,
Lakukan riset mengenai harga sistem ERP dan cari vendor berdasarkan kebutuhan dan anggaran bisnis Anda,
Sisihkan anggaran yang lebih bila Anda ingin melakukan kustomisasi pada sistem ERP,
Temui beberapa vendor ERP dengan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran bisnis Anda,
Konsultasi dengan ahli perangkat lunak bisnis jika Anda bingung dalam mengambil keputusan, dan
Pastikan vendor selalu memberikan dukungan baik ketika proses deployment berjalan maupun setelah sistem sudah dapat digunakan.
Kesimpulan
Penerapan Sistem ERP pada perusahaan bukanlah suatu hal yang asing lagi. Bahkan, saat ini banyak dari perusahaan beralih dari cara manual yang memakan banyak waktu dan tenaga untuk menggunakan sistem ini. Dengan bantuan sistem, pengelolaan perusahaan dapat menjadi lebih optimal.
HashMicro menyediakan software ERP yang dapat membantu otomatiskan berbagai aspek bisnis, cocok untuk bermacam tipe perusahaan. Buat keputusan yang lebih akurat dengan dukungan software manajemen bisnis tercanggih. Beralih ke HashMicro dan jadwalkan demo gratis sekarang juga!
