3 Contoh Invoice Tagihan Bagi Kebutuhan Bisnis Anda

Bagi para pebisnis maupun pengusaha, mengelola invoice tentu sudah menjadi bagian dari kesehariannya. Invoice adalah sebuah dokumen daftar barang kiriman yang terdiri dari catatan nama, jumlah, dan harga yang penjual keluarkan dan harus pembeli bayar. Biasanya invoice ini memuat tiga rangkap dokumen dan masing-masing untuk pembeli jika telah melunasi tagihan, satu lembar untuk arsip dan satu lagi lainnya untuk laporan bagian keuangan. E-invoicing Software dapat membantu Anda untuk mengintegrasikan dokumen atau surat tagihan yang ada di dalam perusahaan

Seiring berkembangnya teknologi, invoice dapat lebih mudah jika menggunakan aplikasi tagihan atau sering disebut e-invoicing. E-invoicing dapat memudahkan Anda dalam mengelola transaksi. Dengan E-invoicing Software dari HashMicro, Anda juga dapat melihat surat tagihan yang terdapat di setiap perusahaan yang memiliki fungsi dan komponen wajib yang harus tersedia dalam surat tagihan. Anda dapat menggunakan skema perhitungan harga E-invoicing software untuk membantu pengecekan dan pembayaran tagihan Anda. Berikut ini adalah pengertian, komponen, fungsi, jenis-jenis, serta penjelasan lebih lengkap mengenai contoh Invoice yang perlu Anda ketahui.

Apa Itu Invoice?

Secara umum, invoice atau faktur adalah draft tertulis yang berisi keterangan penagihan hutang dari pihak penjual sebagai pemberi hutang kepada pembeli sebagai pihak penghutang. Invoice juga sebagai bukti atau perwujudan transaksi jual beli antara eksportir dan importir. Selain itu, berkas ini memiliki keterkaitan yang kuat dengan akuntansi. Dengan adanya hal tersebut, invoice menjadi faktor penting dalam rekam keuangan perusahaan. Sebab itu biasanya invoice cetak terdiri dari rangkap tiga untuk pembeli, penjual, dan cadangan. Karena demi menjaga keamanan kas masing-masing pihak terlibat.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar barang kiriman yang mencakup nama, jumlah, dan harga yang harus pembeli bayar. Invoice disebut juga faktur, yakni biaya yang berhubungan dengan perkreditan yang harus dialokasikan sebagai dasar transaksi penjualan. Tujuan invoice adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi atau keuangan sebagai bukti dokumen dari penjualan.

Komponen Dalam Invoice

Setiap jenis invoice yang dapat Anda temukan dalam transaksi pada setiap perusahaan biasanya memiliki format yang berbeda-beda tergantung dari kebutuhan. Akan tetapi, secara umum terdapat beberapa poin penting yang harus menjadi komponen dalam suatu invoice agar informasi yang Anda muat nantinya akan dapat tersampaikan dengan baik kepada penjual maupun pembeli. Komponen-komponen tersebut, antara lain:

Nomor urut invoice
Nomor order
Delivery Order/surat jalan atau kode nomor transaksi
Deskripsi barang
Sub Total
Diskon (jika ada)
Biaya pengiriman
Pajak atau PPN
Total biaya
Tanda tangan, cap stempel, atau tambahan logo jika perlu

Apa Saja Fungsi Faktur?

Meskipun hanya selembar kertas saja, faktur ternyata memiliki manfaat yang sangat penting. Faktur ini bisa menjadi penerang atas suatu transaksi dan bisa juga menjadi alat bukti di persidangan kelak. Berikut ini penjelasan secara lengkap mengenai fungsi faktur yang perlu Anda ketahui.

1. Faktur berfungsi sebagai bukti fisik pembelian

Faktur mengandung detail produk yang sesuai dengan pesanan para pembelinya. Dengan adanya faktur ini, pembeli jadi memiliki bukti informasi bahwa ia memesan produk dengan kualitas dan kuantitas tertentu. Jika Anda sebagai penjual tidak bisa memberikan yang sesuai, maka pembeli berhak untuk meminta pengembalian.

2. Faktur berfungsi sebagai informasi tagihan

Faktur atau invoice dapat Anda gunakan sebagai dasar penagihan kepada pembeli. Anda sebagai penjual perlu menyusun invoice dengan jelas, serta tanggal akhir pembayaran. Jika pembeli mengaku tidak tahu apa yang mereka pesan dan berapa harga yang harus pembeli bayar, Anda bisa menggunakan faktur sebagai acuan.

Untuk mengotomatiskan pembuatan invoice dan proses penagihan Anda ke pelanggan dengan menggunakan Sistem E-invoicing dari HashMicro. Lengkap dengan template faktur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Ketahui juga besaran harga yang harus Anda siapkan untuk mendapatkan software tersebut, unduh skema perhitungan harga agar Anda mendapat gambarannya secara mendetail.

3. Faktur memiliki fungsi dalam pencatatan akuntansi

Dalam akuntansi, pencatatan penjualan adalah segalanya. Namun, sekadar mencatat nominal transaksi tanpa adanya bukti pendukung bukanlah langkah yang bisa Anda pertanggungjawabkan. Maka itu, setiap pencatatan penjualan dalam pembukuan harus Anda sertakan dengan faktur. Untuk mempermudah perusahaan Anda dalam hal tersebut, Anda dapat menggunakan Sistem E-Faktur. SIstem ini juga dapat mengecek seluruh riwayat penagihan Anda dalam satu tampilan dan analisis pola pembayaran tagihan klien Anda.

4. Faktur memiliki fungsi kendali

Sebagai bukti transaksi yang sah, faktur bisa menjadi sumber verifikasi suatu pembelian. Jika sudah ada faktur, barulah pencairan dana untuk pembelian bisa Anda lakukan. Ini adalah fungsi faktur yang lebih menitikberatkan pada sisi pembeli.

Jenis-jenis Invoice

Jenis - jenis Invoice yang perlu Anda ketahui

1. Invoice biasa

Jenis invoice ini adalah jenis yang paling umum dan dapat Anda gunakan sebagai dokumen penagihan hutang. Selain itu, jenis ini dapat memiliki manfaat untuk melakukan transaksi yang sederhana. Hal tersebut karena formatnya yang juga cukup sederhana, yakni hanya terdiri dari nama barang dan harga jual saja.

2. Invoice proforma

Proforma invoice adalah bentuk yang sifatnya belum final. Artinya, invoice ini hanya berupa penawaran dari penjual kepada pembeli yang potensial. Tujuan dikeluarkannya proforma invoice adalah sebagai tawaran dari penjual kepada pembeli untuk mendapatkan orderan yang pasti. Apabila pembeli setuju dengan syarat jual beli yang diajukan, maka akan dikeluarkan kontrak penjualan yang disertai dengan komersial invoice yang bersifat final.

Invoice proforma juga dapat disebut sebagai invoice sementara. Hal tersebut karena surat ini biasanya dapat Anda gunakan ketika suplai produk masih belum selesai. Adapun ciri dari jenis invoice ini, yaitu diberikan kepada pembeli secara bertahap untuk digunakan sebagai bukti bahwa sebagian produk yang tercatat telah dikirimkan.

3. Invoice konsuler

Consular invoice adalah invoice secara khusus, yang diterbitkan oleh instansi resmi kedutaan atau konsuler suatu negara. Namun, dalam beberapa negara invoice tetap diterbitkan oleh eksportir (tapi harus tetap disahkan oleh konsuler perdagangan di negara eksportir). Tujuan utama penerbitan consular invoice adalah untuk memeriksa harga jual dibandingkan dengan harga pasar yang sedang berlaku. Hal tersebut dapat Anda lakukan untuk memastikan bahwa tidak terjadi dumping, terhadap barang yang ditransaksikan.

Contoh Invoice Tagihan dan Faktur Penjualan

1. Invoice / faktur sederhana

Contoh invoice sederhana ini memiliki format yang cukup sederhana, sehingga mudah untuk Anda buat kapanpun dan dimanapun. Akan tetapi, meskipun sederhana, format informasi yang tertera harus memuat segala informasi yang akan pihak penjual maupun pembeli gunakan. Adapun beberapa muatan informasi dalam format invoice sederhana ini, antara lain:

Identitas dari penagih, seperti nama, alamat, serta kontak perusahaan atau penjual
Tujuan dari invoice, yang dapat memuat nama, alamat, serta kontak pelanggan
Nomor referensi atau nomor surat pemesanan yang berhubungan dengan invoice
Tanggal terjadinya transaksi
Detail barang yang Anda beli, seperti harga per satuan barang, kuantitas barang, serta total pembayaran yang harus Anda bayar
Tujuan pembayaran, yang dapat berupa detail dari nomor rekening bank

2. Invoice penagihan / faktur tagihan

Invoice penagihan pada dasarnya harus memuat informasi mengenai daftar nama barang, jumlah barang yang menjadi hutang, serta total harga barang yang harus dibayar. Namun, ada beberapa poin informasi yang juga tidak kalah penting yang harus tercantum dalam invoice penagihan, diantaranya yaitu:

Mencantumkan identitas dari penjual, berupa nama penjual atau perusahaan, alamat, serta nomor kontak dari perusahaan
Mencantumkan identitas pelanggan atau identitas dari penerima tagihan
Mencantumkan waktu saat melakukan transaksi
Membuat nomor invoice yang harus sesuai dengan nomor yang berlaku
Bila perlu juga mencantumkan nama dari salesman yang bertugas menyampaikan penagihan
Mencantumkan daftar rincian barang yang telah pelanggan beli dengan detail seperti deskripsi barang, kuantitas barang, harga per satuan barangnya, diskon jika ada, serta harga total keseluruhan dari barang yang harus pembeli bayar.
Cantumkan Informasi mengenai pajak juga sebaiknya, jika memang ada.
Total pajak yang harus sesuai dengan total kesuluruhan harga barang yang seharusnya Anda bayar
Menyertakan tujuan pembayaran kepada pembeli atau customer yang dapat berupa nomor rekening bank milik penjual atau perusahaan.
Menyediakan kolom tanda tangan untuk pihak penerima barang atau pembeli sesuai dengan ketentuan invoice yang berlaku.
Jika ada catatan tambahan yang belum termuat di dalam invoice, bisa dicantumkan pada bagian bawah invoice, yang dapat berupa keterangan bahwa barang yang telah dibeli tersebut tidak dapat dikembalikan ataupun memuat ucapan terimakasih kepada pelanggan yang telah melakukan transaksi.
Agar transaksi dapat terlihat lebih terlegalisir, dapat ditambahkan dengan tanda lunas berupa cap, stempel ataupun logo dari komputer pada bagian atas invoice sebagai penanda bahwa tagihan telah dilunaskan oleh pembeli.

Untuk memudahkan Anda dalam proses penagihan hutang ke pembeli adalah dengan menggunakan Software E-invoicing. Software ini dapat memudahkan Anda dalam membuat surat penagihan secara kustomisasi dengan berbagai template dekoratif. Lalu Anda dapat mencetak suratnya ke format PDF atau langsung kirim ke penerima via email.

3. Invoice barang / faktur penjualan

Pada dasarnya, invoice sendiri sangat erat kaitannya dengan penjualan barang. Sebagai salah satu dokumen transaksi, invoice barang memiliki manfaat yaitu untuk menunjukkan bahwa pembeli berhutang atau belum melunasi barang yang dibelinya kepada penjual. Sehingga dari sudut pandang penjual, invoice untuk penjualan barang akan disebut sebagai invoice penjualan. Sedangkan, jika dilihat dari sudut pandang pembeli, invoice untuk harga barang yang diberikan disebut invoice pembelian. Berikut adalah komponen dari invoice penjualan barang:

Nama pelanggan sebagai tujuan penagihan
Identitas penjual
Nomor invoice
Daftar serta detail produk yang Anda beli, seperti kuantitas pemesanan, harga per satuannya, total tagihan keseluruhan, dan jika ada pajak yang harus Anda bayar
Diskon dan biaya pengiriman (bila ada)
Sistem pembayaran. Jika metode pembayaran melalui transfer rekening bank, maka penjual juga harus mencantumkan nomor rekeningnya atau nomor rekening perusahaan.

Perbedaan Invoice dan Faktur

Meskipun kerap kali dianggap sama, akan tetapi invoice dan faktur memiliki perbedaan dan pengertiannya masing-masing. Secara garis besar, perbedaan antara faktur dan invoice terletak pada perannya, terutama dalam hal pemungutan pajak dalam suatu transaksi bisnis atau ekonomi. Sebab pada dasarnya, makna dari faktur maupun invoice itu sendiri sangat erat kaitannya dengan bidang ekonomi dan bisnis.

Faktur adalah dokumen yang dapat menjadi bukti adanya pungutan pajak dari Pengusaha Kena Pajak (PKP) dalam melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) ataupun Jasa Kena Pajak (JKP). Sedangkan invoice lebih dikenal sebagai dokumen bukti pembayaran dan tagihan transaksi jual beli. Berikut adalah beberapa poin perbedaan lainnya antara faktur dan invoice:

Secara umum, invoice bersifat wajib, sedangkan faktur bersifat lebih opsional. Invoice dapat diterbitkan untuk semua jenis penjualan barang maupun jasa. Sementara faktur dapat Anda terbitkan hanya untuk penjualan barang atau jasa kena pajak saja dan jika Anda bukan seorang Pengusaha Kena Pajak (PKP) maka Anda tidak bisa atau tidak boleh untuk menerbitkannya.

Kesimpulan

Invoice adalah lembar daftar tagihan yang penjual keluarkan ke pembeli.Tujuan invoice adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi atau keuangan sebagai bukti dokumen dari penjualan. Berkas ini memiliki keterkaitan yang kuat dengan akuntansi dan menjadi faktor penting dalam rekam keuangan perusahaan. Biasanya invoice cetak mencakup rangkap tiga untuk pembeli, penjual, dan cadangan. Karena demi menjaga keamanan kas masing-masing pihak terlibat. Untuk mempermudah Anda dalam mengelola berkas atau dokumen tagihan, Anda dapat menggunakan E-invoicing Software. Software ini juga dapat membantu Anda untuk mengintegrasikan dokumen atau surat tagihan yang ada di dalam perusahaan.

Surat tagihan dalam e-invoicing pastinya memiliki berbagai fungsi diantaranya untuk mengingatkan kepada kreditur atau pembeli agar menyelesaikan pembayaran terkait transaksi yang telah pembeli lakukan, surat tagihan juga sebagai bukti Anda telah terjadi transaksi jual beli. Dengan menggunakan E-invoicing software tentunya dapat membantu Anda lebih mudah dalam mengelola tagihan tersebut. Ketahui juga besaran harga yang harus Anda siapkan untuk mendapatkan software tersebut, unduh skema perhitungan harga agar Anda mendapat gambarannya secara mendetail. Segera lakukan demo gratis sekarang.

Apakah artikel Ini bermanfaat?

YaTidak