Apa itu Warehouse Management System dan Perbedaanya dengan SCM

Warehouse Management System (WMS) dan Supply Chain Management (SCM) adalah dua proses terpenting dari sebuah bisnis. Tanpa kehadiran pengelolaan warehouse yang baik, perusahaan akan sulit mengelola inventaris secara akurat.

Selain itu, akan terjadi penurunan kualitas layanan pelanggan karena sulitnya mencari barang di dalam gudang dengan cepat dan tepat.

Sedangkan pengelolaan supply chain yang buruk akan mengakibatkan tidak lancarnya komunikasi dengan vendor atau pemasok, terhambatnya produksi karena pengiriman barang yang lamban, dan menurunnya kepuasan pelanggan karena minimnya ketersediaan barang.

Maka dari itu, banyak perusahaan yang kini beralih menggunakan supply chain management software berbasis cloud untuk mengelola produk dan material mereka dengan akurat.

Key Takeaways Warehouse Management System merupakan sistem yang mempercepat proses pengelolaan pergerakan barang di gudang secara real-time dan mengoptimalkan lokasi penyimpanan. Fitur utama Warehouse Management System meliputi fitur seperti pelacakan dimensi produk, strategi penyimpanan, barcode & RFID. Beberapa tips dalam memilih WMS yaitu Identifikasi kebutuhan, pertimbangkan skalabilitas, pastikan integrasi, dan lainnya. Penting untuk memilih vendor yang memiliki rekam jejak yang baik dan menyediakan fitur lengkap seperti HashMicro. Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!

Pengertian dan Pentingnya Warehouse Management System

Apa itu WMS? Warehouse Management System adalah suatu sistem yang membantu stakeholder mengenai pengelolaan barang baik dari maupun ke dalam gudang sehingga dapat mempercepat proses lead time secara otomatis, mengetahui jumlah stok secara akurat dan dapat melakukan alur distribusi barang dengan baik.

Warehouse Management System (WMS) adalah bagian dari supply chain management yang terintegrasi, yang mengelola penerimaan, pengiriman, dan pengambilan barang atau material. Untuk memantau alur produk secara efektif, WMS biasanya menggunakan teknologi seperti pemindai barcode, biometrik, dan RFID.

Oleh karena itu, Warehouse Management System (WMS) adalah aspek penting yang harus diperhatikan untuk mengoptimalkan pengelolaan perusahaan. Mencakup fasilitas gudang, pemrosesan pesanan, manajemen logistik, dan pengiriman, yang semuanya saling terintegrasi.

Konsep Warehouse Management System (WMS)

Untuk mengelola gudang ini secara efektif, Anda dapat menerapkan beberapa konsep. Konsep pertama adalah FIFO (First In First Out), yang mengharuskan barang yang masuk pertama kali untuk keluar pertama kali, mirip dengan sistem antrian. Konsep kedua adalah LIFO (Last In First Out), di mana barang yang masuk terakhir harus keluar pertama kali.

Terakhir adalah FEFO (First Expired First Out), yang berarti barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat harus keluar pertama kali. Sistem Manajemen Gudang (WMS) ini menggunakan barcode atau kode unik untuk mengidentifikasi barang, yang terhubung ke seluruh cabang.

WMS menyediakan informasi tentang lokasi dan penempatan barang, yang dicatat dalam sistem melalui pemindaian barcode lokasi, sehingga memastikan tidak ada barang yang hilang.

Perbedaan Antara Warehouse Management System dan SCM

Perbedaan	Warehouse Management System (WMS)	Supply Chain Management (SCM)
Tujuan Utama	Mengelola operasi penyimpanan dan pergudangan, termasuk penerimaan, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman barang	Mengelola seluruh rantai pasokan, termasuk produksi, pergudangan, distribusi, dan pengelolaan permintaan
Ruang Lingkup	Fokus terutama pada tugas internal gudang dan persediaan	Melibatkan koordinasi antara banyak elemen dalam rantai pasokan, termasuk pemasok, produsen, distributor, dan pelanggan
Proses Terkait	Penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengepakan, pengiriman, manajemen stok	Perencanaan rantai pasokan, pengelolaan permintaan, perencanaan produksi, pengiriman, dan koordinasi seluruh aliran barang
Perangkat Lunak Umum	Contoh WMS: Manhattan Associates, JDA Software, Oracle WMS	Contoh SCM: SAP SCM, Oracle SCM, IBM Sterling
Fokus Utama	Optimalisasi operasi gudang dan pengelolaan stok dengan efisien	Meningkatkan kinerja seluruh rantai pasokan dengan fokus pada pengurangan biaya, peningkatan efisiensi, dan pelayanan pelanggan
Waktu Pelaksanaan	Proses harian dalam gudang	Melibatkan perencanaan jangka panjang hingga pendek dalam rantai pasokan
Kepentingan Pengguna	Pihak yang terlibat dalam operasi gudang, seperti kepala gudang dan staf gudang	Manajemen tingkat atas, departemen produksi, pemasok, distributor, dan manajemen rantai pasokan
Integrasi	Terutama berintegrasi dengan sistem ERP atau sistem manajemen bisnis lainnya	Berintegrasi dengan banyak sistem termasuk WMS, TMS (Transportation Management System), ERP, dan lainnya

Masalah yang Muncul dari Pengelolaan Gudang Secara Manual

Dalam manajemen gudang, terdapat beberapa pain point atau masalah yang sering dihadapi oleh perusahaan. Salah satu masalah yang umum adalah kurangnya visibilitas dan akurasi persediaan. Banyak perusahaan menghadapi kesulitan dalam melacak dan mengelola persediaan mereka secara efektif. Berikut beberapa point yang perlu Anda perhatikan!

Rendahnya efisiensi dalam proses pick-and-pack

Hal ini menjadi masalah yang umum. Proses pemilihan barang yang tidak terorganisir atau tidak efisien dapat menyebabkan penundaan dalam pengiriman pesanan, kesalahan pengiriman, atau bahkan kehilangan barang. Hal ini dapat mengakibatkan kekecewaan pelanggan, biaya pengiriman yang tinggi, dan penurunan reputasi perusahaan.

Pengelolaan ruang yang tidak optimal di dalam gudang

Gudang yang tidak tertata dengan baik atau tidak memanfaatkan ruang dengan efisien dapat menyebabkan kekacauan, kesulitan dalam menemukan barang, atau bahkan risiko keamanan.

Selain itu, kurangnya penggunaan teknologi yang canggih seperti barcode atau RFID dalam manajemen gudang juga dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam melacak dan mengelola persediaan.

Ketidak dapat memprediksi permintaan 

Kurangnya visibilitas dan analisis data yang tepat membuat perusahaan sulit untuk membuat perkiraan yang akurat, sehingga mereka mungkin menghadapi stok berlebih atau kekurangan barang yang dapat berdampak pada ketersediaan produk dan kepuasan pelanggan.

Kurangnya integrasi sistem dan koordinasi antara departemen terkait

Hal ini juga bisa menyebabkan masalah dalam manajemen gudang. Jika sistem manajemen persediaan tidak terhubung dengan sistem penjualan, akuntansi, atau produksi, maka akan sulit untuk memastikan ketersediaan persediaan yang akurat dan menghindari kesalahan dalam pemrosesan pesanan atau penilaian persediaan.

Jika perusahaan Anda sering menghadapi masalah operasional seperti di atas, kebingungan dalam melacak barang, atau terlambatnya stock opname, maka mengadopsi sistem WMS merupakan langkah yang tepat. Sistem WMS akan membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan manajemen stok, membawa manfaat signifikan bagi perusahaan Anda.

Untuk melihat bukti nyata bagaimana software inventory HashMicro bisa membantu proses bisnis perusahaan sekelas Banban, Anda bisa simak videonya di bawah ini!

Manfaat Menggunakan Software Manajemen Gudang

Setiap pegiat bisnis, Anda pasti menggunakan bantuan tambahan seperti aplikasi atau software agar segala pekerjaan dapat selesai dengan cepat dan tepat. Setelah Anda mengenal Software Warehouse Management dari penjelasan diatas, Anda juga harus mengetahui manfaat dari penggunaan warehousing software tersebut. 

Manfaat menerapkan warehouse management system dapat meningkatan efisiensi dalam penyimpanan dan pengambilan barang sebesar 50%, akurasi inventaris gudang hingga 20%, pengurangan biaya operasional gudang sebesar 35%, efisiensi stock opname hingga 53%, dan mengurangi stok mati sebesar 80%. Berikut adalah penjelasan lengkap terkait dengan manfaat nyata menerapkan warehouse management system:

Warehouse management system mengoptimalkan efisiensi multi-gudang

Anda mungkin sering kesulitan dalam mengatur letak dari suatu barang baik karena ukuran atau bentuknya. Sehingga penempatan dari barang-barang tersebut seringkali tidak efektif karena adanya space kosong antara letak atau kapasitas barang tersebut.

Dengan menggunakan Software Warehouse Management, Anda bisa mengatur tata letak dan kapasitas cukup dengan satu sistem warehouse yang sama. Sudah tidak heran jika warehousing in supply chain management mampu memaksimalkan penyimpanan gudang secara efektif dan efisien.

Pengelolaan gudang dengan software gudang juga membuat perusahaan mampu memaksimalkan ruang yang ada pada gudang sehingga barang tersimpah secara rapi dan tersusun rata.

Warehouse management system mempercepat pengambilan barang

Penyimpanan barang yang Anda letakkan di gudang sering kali susah ditemukan ketika Anda membutuhkannya. Adanya Software Warehouse Management Anda bisa menempatkan dan mendata barang secara sistematis. Sehingga ketika Anda membutuhkan suatu barang maka pengambilan barang akan menjadi lebih cepat dan efisien.

Warehouse Management System Indonesia dapat mengidentifikasi letak barang secara cepat. Hal itu membuat staff gudang tidak perlu repot untuk mencari barang secara satu per satu.

Warehouse Management System memiliki e-katalog pada sistemnya sehingga staff gudang akan mengetahui pada row dan bagian mana barang tersebut.

Memaksimalkan penggunaan ruang

Seringkali Anda sudah berusaha menata setiap barang dengan baik tetapi kapasitas gudang tetaplah tidak mencukupi. Hal ini karena Anda belum memaksimalkan penggunaan setiap ruang.

Warehousing in supply chain management bisa membantu Anda untuk mengukur dimensi dari setiap produk dan rak secara otomatis. Hal ini dapat membantu Anda memanfaatkan pemakaian gudang dengan efektif.

Warehouse management system dapat menghemat biaya penyimpanan

Dengan menggunakan Software Warehouse Management, Anda bisa menghemat biaya penyimpanan barang. Anda tidak akan menemukan celah antar setiap barang karena sudah dihitung dengan perhitungan yang akurat tanpa adanya pemborosan pemakaian rak atau ruang gudang. Dengan begitu, Anda tidak perlu menyewa gudang tambahan untuk menyimpan barang penjualan Anda.

Keuntungan Warehouse Management System (WMS)

1. Peningkatan akurasi inventaris

Warehouse Management System (WMS) memantau setiap barang di dalam gudang secara real-time dengan menggunakan barcode atau kode unik. Hal ini mengurangi kesalahan pencatatan dan memastikan data inventaris yang akurat. Akurasi data ini sangat penting bagi perusahaan dalam mengelola persediaan dan mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan barang.

2. Penghematan Biaya

Dengan meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi kesalahan dalam manajemen inventaris, Sistem Manajemen Gudang berpotensi mengurangi berbagai biaya operasional yang signifikan, termasuk pengeluaran untuk penyimpanan barang serta menghindarkan dari potensi kerugian akibat ketidakakuratan data inventaris.

3. Pengoptimalan Ruang Penyimpanan

WMS memberikan rekomendasi tentang penempatan optimal barang berdasarkan volume dan frekuensi pergerakan mereka, yang bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan di dalam gudang.

4. Peningkatan Keamanan

Dengan menerapkan kontrol akses yang ketat dan melakukan pelacakan terhadap setiap pergerakan barang, Sistem Manajemen Gudang (WMS) berperan penting dalam meningkatkan tingkat keamanan gudang. Selain itu, pengawasan yang cermat ini juga berkontribusi dalam mengurangi risiko pencurian atau kehilangan barang yang mungkin terjadi.

Pain Point dalam Warehouse Management System

a. Proses Inbound

Dalam proses inbound Warehouse Management System (WMS), salah satu tantangan utama adalah koordinasi yang efisien antara penerimaan barang, pengelolaan ruang penyimpanan, dan pengecekan keakuratan pesanan.

Pentingnya waktu penerimaan yang tepat mempengaruhi seluruh rantai pasokan dan memerlukan integrasi sistem yang akurat dan real-time. Integrasi sistem WMS dengan teknologi otomatisasi dan analisis data menjadi kunci untuk meningkatkan produktivitas dan keandalan operasional gudang.

b. Proses dalam Gudang

Pada level proses dalam gudang, sebuah permasalahan signifikan yaitu manajemen yang efisien terhadap arus stok. Hal ini mencakup pengaturan stok yang tepat waktu dan penanganan yang optimal terhadap berbagai variasi dan volume barang yang masuk dan keluar dari gudang.

Tantangan utama dalam hal ini adalah mengkoordinasikan antara penerimaan barang dengan pengaturan ruang penyimpanan yang efisien, serta memastikan keakuratan terhadap data inventaris. Ketidakmampuan dalam mengelola dengan baik akan mengakibatkan peningkatan biaya operasional yang tidak terduga.

c. Proses Oubond

Pada tahap proses outbound dalam Warehouse Management System (WMS), salah satu tantangan yang sering dihadapi adalah optimalisasi pengambilan dan pengemasan barang untuk memenuhi pesanan dengan tepat waktu.

Koordinasi yang efisien antara pemilihan barang, pengecekan kualitas, dan pengemasan yang sesuai merupakan kunci dalam memastikan kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional yang maksimal.

Integrasi Warehouse Management System (WMS) dengan Sistem ERP

WMS HashMicro yang telah terintegrasi

HashMicro menawarkan solusi Warehouse Management System (WMS) yang terintegrasi dengan Sistem ERP, memastikan keselarasan operasional yang efisien dan terkoordinasi.

Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola secara menyeluruh aspek-informasi dari proses gudang hingga ke manajemen sumber daya perusahaan dengan lebih baik.

HashMicro tidak hanya menyediakan teknologi yang tepat untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan dan pemenuhan pesanan, tetapi juga mampu menyesuaikan solusi WMS sesuai dengan kebutuhan unik setiap perusahaan, menjamin kehandalan dan kepuasan pelanggan yang maksimal.

Manfaat dari integrasi Warehouse Management System (WMS) HashMicro

Dengan integrasi WMS HashMicro yang terdapat di sistem ERP, perusahaan mendapatkan manfaat besar dalam pengelolaan gudang dan sumber daya perusahaan secara efisien. Integrasi ini memungkinkan sinkronisasi data yang mulus antara proses pengelolaan persediaan di gudang dengan departemen lain seperti keuangan dan produksi.

Hal ini tidak hanya meningkatkan visibilitas dan kontrol atas inventaris, tetapi juga mempercepat proses pengambilan keputusan dan meningkatkan akurasi pelaporan.

Dengan dukungan teknologi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pengiriman tepat waktu dan pengelolaan inventaris yang lebih efektif.

Fitur Utama Warehouse Management System HashMicro

Agar dapat terus bertahan di tengah banyaknya kompetitor dan tingginya persaingan bisnis, perusahaan Anda harus bisa beradaptasi dan mengikuti cepatnya perubahan besar. Salah satu caranya adalah dengan mengadopsi teknologi WMS canggih. Berikut ini merupakan fitur-fitur utama yang akan Anda dapatkan dari rekomendasi aplikasi gudang terbaik Warehouse Management System HashMicro:

Product dimension tracking

Fitur yang pertama adalah product dimension tracking. Fitur ini adalah sistem warehouse yang melacak tinggi dan berat dari setiap barang yang ada di gudang Anda, untuk mengoptimalkan penempatan barang di rak atau lokasi yang lebih tepat dan lebih maksimal lagi. Tanpa perlu lagi membuang waktu dan tenaga lebih banyak lagi.

Location dimension management

Fitur ini yang membantu perusahaan dalam menghitung dimensi pada setiap lokasi di gudang secara otomatis untuk menyesuaikannya dengan kapasitas barang yang akan masuk ke dalam gudang tersebut. Tentunya fitur ini memastikan tidak terjadinya penumpukan atau penataan yang kurang rapi.

Putaway strategy settings

Fitur ini membantu perusahaan untuk menentukan strategi penyimpanan untuk setiap barang yang baru saja perusahaan terima, sebelum benar-benar perusahaan masukkan ke dalam gudang. Perusahaan dapat mengotomatiskan segala operasional penyimpanan gudangnya tanpa harus menunggu lebih lama lagi.

Putaways capacity checking

Dengan fitur ini perusahaan dapat melakukan pengecekan kapasitas barang, dan catat hasil pengecekan tersebut ke dalam sistem. Perusahaan juga dapat menentukan lokasi rak yang sesuai sebagai tempat penyimpanan seluruh barang yang baru perusahaan terima. Tentunya hal ini sangat membantu perusahaan karena meminimalisir terjadinya kekurangan tempat penyimpanan barang.

Warehouse pallet racking

Fitur ini dapat membantu perusahaan untuk mengelola penataan rak di gudang secara otomatis. Dengan fitur ini perusahaan dapat membuat kategori rak berdasarkan jenis dan fungsinya, dan dapat juga membuat penomoran rak dengan mudah menggunakan Software Warehouse Management System.

Warehouse reporting

Dengan fitur ini perusahaan dapat membuat laporan untuk mengetahui efisiensi manajemen gudang perusahaan. Efisiensi ini dapat perusahaan lakukan melalui sebuah laporan analitik yang lengkap dan dapat dilihat dalam berbagai format yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Push notifications

Data dalam sistem database WMS penting untuk memberikan pemberitahuan otomatis pada petugas gudang melalui notifikasi di aplikasi dan email. Ini meningkatkan efisiensi dalam manajemen gudang dengan memudahkan tugas seperti penerimaan barang dan persiapan packing. Dengan notifikasi ini, waktu, biaya, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk operasional gudang dapat dioptimalkan secara signifikan.

Barcode & RFID

Fitur Barcode dan RFID dalam sistem WMS berfungsi untuk mempercepat stock opname, pembaruan stok barang, serta memudahkan pelacakan dan pendataan barang dalam gudang. Ini dilakukan dengan memberi label barcode pada barang dan lokasi penyimpanan, yang membantu melacak perpindahan barang secara tepat.

Untuk mendapatkan fitur-fitur di atas, ada baiknya Anda mengetahui skema harga implementasi Warehouse Management System dengan meng-klik banner di bawah!

Kesimpulan

Penting untuk memilih vendor yang memiliki rekam jejak yang baik dan menyediakan fitur lengkap. Rekam jejak yang baik menunjukkan bahwa vendor tersebut dapat dipercaya dan telah memberikan solusi yang efektif kepada bisnis lain.

Fitur lengkap adalah kunci untuk memastikan bahwa sistem WMS dapat memenuhi semua kebutuhan dan juga tuntutan bisnis Anda dengan baik. Salah satu vendor sistem WMS yang layak dipertimbangkan adalah HashMicro.

HashMicro memiliki rekam jejak yang baik dengan ribuan klien yang puas. Selain itu, HashMicro menyediakan beragam fitur canggih yang sangat berguna untuk mengelola gudang, mungkin ini adalah jawaban untuk meningkatkan efisiensi operasional Anda.

Jika Anda masih ragu, maka Anda dapat mencoba demo gratis terlebih dahulu disini.

Pertanyaan Seputar Warehouse Management System

• Kapan Suatu Bisnis Harus Membutuhkan WMS?

  Sebuah bisnis sebaiknya mempertimbangkan untuk mengadopsi Warehouse Management System (WMS) ketika mengalami kesulitan dalam mengelola inventaris secara efisien, menghadapi peningkatan volume stok yang sulit diatur secara manual, atau ketika ingin meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam operasi gudang.

• Apa Saja Empat Jenis Sistem Manajemen Gudang?

  Ada empat jenis sistem manajemen gudang untuk bisnis. Hal ini adalah sistem manajemen gudang mandiri, modul eksekusi rantai pasokan, ERP terintegrasi (perencanaan sumber daya perusahaan), dan sistem berbasis cloud.

• Apakah SCM Merupakan Salah Satu Jenis ERP?
  

  Satu perbedaan signifikan antara keduanya adalah bahwa ERP mencakup hampir semua area fungsional manajemen bisnis. Supply chain management lebih terspesialisasi, hanya berurusan dengan perencanaan dan eksekusi rantai pasokan.

• Apa Strategi Dari Manajemen Gudang?
  

  Manajemen gudang memiliki tugas untuk memastikan kesiapan optimal untuk pengiriman, serta meminimalkan biaya pergudangan dan kekurangan pada saat yang bersamaan.

• Apa Strategi Dari Manajemen Gudang?
  

  Manajemen gudang memiliki tugas untuk memastikan kesiapan optimal untuk pengiriman, serta meminimalkan biaya pergudangan dan kekurangan pada saat yang bersamaan.

• Apa Perbedaan Dari Warehouse Management System Dengan ERP?

  Warehouse management system dirancang khusus untuk mengoptimalkan operasi gudang Anda. Sistem ERP dirancang untuk mengotomatiskan proses di seluruh bisnis, mulai dari pemasaran dan penjualan, hingga sumber dayat manusia, layanan klien pengadaan, inventaris, serta manajemen keuangan.