Manfaat Warehouse Management System bagi Perusahaan dan Perbedaanya dengan SCM

Warehouse Management System dan Supply Chain Management (SCM) adalah dua proses terpenting dari sebuah bisnis. Tanpa kehadiran pengelolaan gudang yang baik, perusahaan akan sulit mengelola inventaris secara akurat. Selain itu, akan terjadi penurunan kualitas layanan pelanggan karena sulitnya mencari barang di dalam gudang dengan cepat dan tepat.

Sedangkan pengelolaan supply chain yang buruk akan mengakibatkan tidak lancarnya komunikasi dengan vendor atau pemasok, terhambatnya produksi karena pengiriman barang yang lamban, dan menurunnya kepuasan pelanggan karena minimnya ketersediaan barang. Maka dari itu, banyak perusahaan yang kini beralih menggunakan supply chain management software berbasis cloud untuk mengelola produk dan material mereka dengan akurat.

Definisi Warehouse Management System

Apa itu WMS? Warehouse Management System adalah suatu sistem yang membantu stakeholder mengenai pengelolaan pergerakan barang baik dari maupun ke dalam gudang sehingga dapat mempercepat proses lead time secara otomatis, mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stok lebih cepat dan akurat secara real time, dapat mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal, serta dapat melakukan alur distibusi barang dengan baik.

WMS sistem atau sistem manajemen gudang merupakan bagian dari Supply Chain Management yang terintegrasi dan juga menangani penerimaan, pengiriman, dan pengambilan material atau barang. Untuk memonitor arus produk secara efektif, WMS menggunakan perangkat teknologi seperti barcode scanner, Bio-Metrics, dan RFID.

Oleh karena itu, warehouse management system adalah hal penting yang harus diperhatikan untuk membantu mengoptimalkan pengelolaan perusahaan yang dijalani. Mulai dari fasilitas gudang, pemrosesan order, dan manajemen logistik sampai pengiriman, semuanya saling terhubung.

Manajemen gudang merupakan bagian dari Supply Chain Management yang menangani pengelolaan penyimpanan barang agar penggunaan kapasitas gudang menjadi optimal. Warehouse Management System yang tepat juga mengatur tata letak barang di dalam gudang agar tidak terjadi pemborosan penggunaan rak atau ruang di dalam gudang.

Baca juga: Software Warehouse Management – Fitur dan Manfaat

Poin Poin dalam Manajemen Gudang

Dalam manajemen gudang, terdapat beberapa pain point atau masalah yang sering dihadapi oleh perusahaan. Salah satu masalah yang umum adalah kurangnya visibilitas dan akurasi persediaan. Banyak perusahaan menghadapi kesulitan dalam melacak dan mengelola persediaan mereka secara efektif. Berikut beberapa point yang perlu Anda perhatikan!

Rendahnya efisiensi dalam proses pick-and-pack

Hal ini menjadi masalah yang umum. Proses pemilihan barang yang tidak terorganisir atau tidak efisien dapat menyebabkan penundaan dalam pengiriman pesanan, kesalahan pengiriman, atau bahkan kehilangan barang. Hal ini dapat mengakibatkan kekecewaan pelanggan, biaya pengiriman yang tinggi, dan penurunan reputasi perusahaan.

Pengelolaan ruang yang tidak optimal di dalam gudang

Gudang yang tidak tertata dengan baik atau tidak memanfaatkan ruang dengan efisien dapat menyebabkan kekacauan, kesulitan dalam menemukan barang, atau bahkan risiko keamanan. Selain itu, kurangnya penggunaan teknologi yang canggih seperti barcode atau RFID dalam manajemen gudang juga dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam melacak dan mengelola persediaan.

Ketidakmampuan untuk memprediksi permintaan atau kebutuhan persediaan dalam sistem manajemen gudang

Kurangnya visibilitas dan analisis data yang tepat membuat perusahaan sulit untuk membuat perkiraan yang akurat, sehingga mereka mungkin menghadapi stok berlebih atau kekurangan barang yang dapat berdampak pada ketersediaan produk dan kepuasan pelanggan.

Kurangnya integrasi sistem dan koordinasi antara departemen terkait

Hal ini juga bisa menyebabkan masalah dalam manajemen gudang. Jika sistem manajemen persediaan tidak terhubung dengan sistem penjualan, akuntansi, atau produksi, maka akan sulit untuk memastikan ketersediaan persediaan yang akurat dan menghindari kesalahan dalam pemrosesan pesanan atau penilaian persediaan.

Manfaat Menggunakan Software Manajemen Gudang

Setiap pegiat bisnis, Anda pasti menggunakan bantuan tambahan seperti aplikasi atau software agar segala pekerjaan dapat selesai dengan cepat dan tepat. Setelah Anda mengenal Software Warehouse Management dari penjelasan diatas, Anda juga harus mengetahui manfaat dari penggunaan software tersebut. 

Software Warehouse tentu memiliki manfaat yang sangat besar bagi perusahaan. Manfaat utama dari Software Warehouse adalah memudahkan pengelolaan gudang dan penyimpanan perusahaan secara optimal. Berikut empat manfaat dari Software Warehouse Management yang perlu Anda ketahui:

Warehouse management system mengoptimalkan efisiensi multi-gudang

Anda mungkin sering kesulitan dalam mengatur letak dari suatu barang baik karena ukuran atau bentuknya. Sehingga penempatan dari barang-barang tersebut seringkali tidak efektif karena adanya space kosong antara letak atau kapasitas barang tersebut.

Dengan menggunakan Software Warehouse Management, Anda bisa mengatur tata letak dan kapasitas cukup dengan satu sistem warehouse yang sama. Sudah tidak heran jika warehouse software mampu memaksimalkan penyimpanan gudang secara efektif dan efisien.

Pengelolaan gudang dengan WMS Software juga membuat perusahaan mampu memaksimalkan ruang yang ada pada gudang sehingga barang tersimpah secara rapi dan tersusun rata. Hal itulah yang membuat banyak perusahaan di Indonesia beralih menggunakan Warehouse Software untuk memudahkan penyimpanan barang mereka.

Warehouse management system mempercepat pengambilan barang

Penyimpanan barang yang Anda letakkan di gudang sering kali susah ditemukan ketika Anda membutuhkannya. Adanya Software Warehouse Management Anda bisa menempatkan dan mendata barang secara sistematis. Sehingga ketika Anda membutuhkan suatu barang maka pengambilan barang akan menjadi lebih cepat dan efisien.

Warehouse Management System Indonesia dapat mengidentifikasi letak barang secara cepat. Hal itu membuat staff gudang tidak perlu repot untuk mencari barang secara satu per satu.

Warehouse Management System memiliki e-katalog pada sistemnya sehingga staff gudang akan mengetahui pada row dan bagian mana barang tersebut. Hal itulah yang membuat perusahaan-perusahaan penyimpanan besar di Indonesia menggunakan Warehouse Management System.

Memaksimalkan penggunaan ruang

Seringkali Anda sudah berusaha menata setiap barang dengan baik tetapi kapasitas gudang tetaplah tidak mencukupi. Hal ini karena Anda belum memaksimalkan penggunaan setiap ruang.

Software Warehouse Management bisa membantu Anda untuk mengukur dimensi dari setiap produk dan rak secara otomatis. Hal ini dapat membantu Anda memanfaatkan pemakaian gudang dengan efektif.

Warehouse management system dapat menghemat biaya penyimpanan

Dengan menggunakan Software Warehouse Management, Anda bisa menghemat biaya penyimpanan barang. Anda tidak akan menemukan celah antar setiap barang karena sudah dihitung dengan perhitungan yang akurat tanpa adanya pemborosan pemakaian rak atau ruang gudang. Dengan begitu, Anda tidak perlu menyewa gudang tambahan untuk menyimpan barang penjualan Anda.

Fitur Utama Warehouse Management System HashMicro

Agar dapat terus bertahan di tengah banyaknya kompetitor dan tingginya persaingan bisnis, HashMicro harus bisa beradaptasi dan mengikuti cepatnya perubahan besar. Salah satu caranya adalah untuk terus berinovasi dan menghadirkan fitur-fitur tercanggih. Berikut ini merupakan fitur-fitur utama dari Software Management Warehouse terbaik yang perlu Anda ketahui:

Product dimension tracking

Fitur yang pertama adalah product dimension tracking. Fitur ini adalah sistem warehouse yang melacak tinggi dan berat dari setiap barang yang ada di gudang Anda, untuk mengoptimalkan penempatan barang di rak atau lokasi yang lebih tepat dan lebih maksimal lagi. Tanpa perlu lagi membuang waktu dan tenaga lebih banyak lagi.

Location dimension management

Fitur ini yang membantu perusahaan dalam menghitung dimensi pada setiap lokasi di gudang secara otomatis untuk menyesuaikannya dengan kapasitas barang yang akan masuk ke dalam gudang tersebut. Tentunya fitur ini memastikan tidak terjadinya penumpukan atau penataan yang kurang rapi.

Putaway strategy settings

Fitur ini membantu perusahaan untuk menentukan strategi penyimpanan untuk setiap barang yang baru saja perusahaan terima, sebelum benar-benar perusahaan masukkan ke dalam gudang. Perusahaan dapat mengotomatiskan segala operasional penyimpanan gudangnya tanpa harus menunggu lebih lama lagi.

Putaways capacity checking

Dengan fitur ini perusahaan dapat melakukan pengecekan kapasitas barang, dan catat hasil pengecekan tersebut ke dalam sistem. Perusahaan juga dapat menentukan lokasi rak yang sesuai sebagai tempat penyimpanan seluruh barang yang baru perusahaan terima. Tentunya hal ini sangat membantu perusahaan karena meminimalisir terjadinya kekurangan tempat penyimpanan barang.

Warehouse pallet racking

Fitur ini dapat membantu perusahaan untuk mengelola penataan rak di gudang secara otomatis. Dengan fitur ini perusahaan dapat membuat kategori rak berdasarkan jenis dan fungsinya, dan dapat juga membuat penomoran rak dengan mudah menggunakan Software Warehouse Management HashMicro.

Warehouse reporting

Dengan fitur ini perusahaan dapat membuat laporan untuk mengetahui efisiensi manajemen gudang perusahaan. Efisiensi ini dapat perusahaan lakukan melalui sebuah laporan analitik yang lengkap dan dapat dilihat dalam berbagai format yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Kapan Bisnis Perlu untuk menerapkan Warehouse Management System

Bisnis perlu mempertimbangkan menerapkan Warehouse Management System (WMS) ketika mereka menghadapi tantangan dalam mengelola operasi gudang yang kompleks dan ingin meningkatkan efisiensi serta produktivitasnya. Beberapa faktor yang dapat menjadi indikator bahwa bisnis perlu mengadopsi WMS termasuk pertumbuhan bisnis yang pesat, volume persediaan yang tinggi, dan meningkatnya kompleksitas operasi gudang.

Jika bisnis mengalami pertumbuhan yang signifikan, kemungkinan besar gudang mereka juga akan mengalami peningkatan volume dan kegiatan. Dalam situasi seperti ini, menggunakan sistem manual atau berbasis lembar kerja dapat menjadi tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan. Menerapkan WMS akan membantu perusahaan mengelola persediaan yang lebih besar dengan lebih baik.

Selain itu, bisnis yang memiliki volume persediaan yang tinggi atau berbagai macam produk membutuhkan sistem yang dapat memberikan visibilitas real-time terhadap persediaan mereka. Dengan adopsi WMS, perusahaan dapat memantau persediaan secara akurat, mengetahui lokasi persediaan dengan tepat, dan menghindari kekurangan stok atau penumpukan yang tidak perlu.

Tips dalam Memlih Warehouse Management System yang Tepat

Berikut adalah penjelasan mengenai tips dalam memilih Warehouse Management System (WMS) yang tepat:

Identifikasi kebutuhan bisnis

Langkah pertama adalah memahami kebutuhan unik bisnis Anda. Analisislah operasi gudang Anda dengan cermat. Apakah Anda memiliki banyak SKU atau stok terbatas? Apakah fokus bisnis Anda pada distribusi, manufaktur, atau e-commerce? Mengetahui kebutuhan ini akan membantu Anda mencari WMS yang sesuai.

Skalabilitas dan pertumbuhan

Pilihlah WMS yang dapat beradaptasi dengan pertumbuhan bisnis Anda. Pertimbangkan apakah sistem dapat menangani kenaikan volume stok, penambahan lokasi gudang, atau perkembangan operasional. Skalabilitas akan mencegah Anda mengganti sistem saat bisnis berkembang.

Kemudahan penggunaan

Antarmuka yang mudah digunakan akan mempermudah tim Anda dalam mengadopsi WMS. Pilihlah sistem yang intuitif dan meminimalkan pelatihan yang diperlukan. Semakin cepat tim beradaptasi, semakin sedikit gangguan operasional yang terjadi.

Integrasi dan kompatibilitas

Pilih WMS yang dapat terintegrasi dengan sistem lain yang digunakan dalam bisnis Anda, seperti sistem akuntansi atau manajemen pesanan. Integrasi yang lancar akan menghindari kebingungan data dan memungkinkan alur kerja yang lebih mulus.

Fitur pelacakan dan pelaporan

WMS yang berkualitas akan memiliki fitur pelacakan stok yang akurat dan real-time. Fitur pelaporan yang kuat akan memberikan wawasan tentang kinerja gudang Anda, membantu Anda mengambil keputusan berdasarkan data yang relevan.

Pemilihan WMS yang tepat adalah investasi penting untuk operasi gudang yang sukses. Dengan memahami kebutuhan bisnis Anda, mempertimbangkan pertumbuhan, memilih antarmuka yang mudah digunakan, memprioritaskan integrasi, dan fokus pada fitur pelacakan serta pelaporan, Anda dapat memastikan bahwa sistem yang Anda pilih mendukung efisiensi dan produktivitas bisnis Anda.

Supply Chain Management

Supply Chain Management (SCM) adalah pengembangan lebih lanjut dari manajemen distribusi produk untuk memenuhi permintaan konsumen. SCM merupakan manajemen arus barang dan jasa termasuk bahan baku, persediaan yang masih dalam proses, dan barang jadi.

Management ini mengacu pada semua proses bisnis dan kegiatan yang terlibat dari pengadaan bahan baku hingga pembuatan dan pendistribusian produk yang telah jadi. SCM singkatnya adalah seni menyediakan produk dalam waktu yang tepat, di tempat yang tepat, dan dengan biaya yang tepat juga.

Kesimpulannya, SCM jauh lebih luas cakupannya daripada WMS. Namun, WMS mungkin merupakan proses terakhir dalam sistem SCM dan segala hambatan yang ada dalam sistem WMS juga akan menghambat SCM.

Tujuan utama Supply Chain Management adalah mencocokkan penawaran dengan permintaan. Agar hal ini berhasil, rantai suplai harus bebas dari masalah seperti kekeliruan inventori, kesulitan mencari inventori, dan lainnya.

Fungsi dari SCM ialah mengonversi bahan baku menjadi produk jadi yang hingga bisa sampai ke konsumen akhir. Fungsi dari supply chain management juga berhubungan dengan berbagai macam biaya, karena banyaknya kegiatan dan proses yang terjadi di dalamnya.

Biaya tersebut berupa biaya material, biaya penyimpanan, biaya khusus produksi, biaya untuk transportasi, dan lain sebagainya. Bahkan biaya lain bisa muncul jika kebutuhan konsumen terhadap produk tidak tersedia atau tidak cukup disediakan di dalam rantai pasokan.

Hingga saat ini, masih sering ada kebingungan dalam memahami SCM dan WMS, apalagi kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian. Namun, perlu Anda pahami bahwa Management Warehouse mengacu pada logistik gudang, penyimpanan, persediaan, dan pergerakan barang, sementara Supply Chain Management memiliki fokus yang jauh lebih luas yang melibatkan penyuplai, produsen, dan pengecer.

Baca juga: Pengertian Supply Chain Management (Manajemen Rantai Pasokan)

Perbedaan Antara Warehouse Management System dan SCM

Setelah mendapatkan gambaran tentang Warehouse Management System dan Supply Chain Management, sudah terlihat jelas perbedaan antara WMS dan SCM. Perbedaannya terletak pada tujuan penggunaannya.

SCM memiliki fokus pada pembentukan bahan baku menjadi barang jadi, sedangkan WMS lebih berfokus ke logistik gudang seperti penyimpanan dan persediaan barang. Apabila Anda membutuhkan software untuk mendapatkan visibilitas dan analisis untuk mengelola produk dan material secara akurat maka SCM bisa menjadi pilihan untuk kebutuhan perusahaan Anda.

Apabila Anda membutuhkan software untuk membantu mengoptimalkan penggunaan ruang dan mengkalkulasi serta melacak kapasitas gudang secara otomatis maka Anda bisa menggunakan WMS sebagai solusi perusahaan Anda. Untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda, HashMicro menyediakan Warehouse Management Software dan Supply Chain Management yang bisa mempercepat pekerjaan dan kinerja dari perusahaan Anda.

Kesimpulan

Dengan menyediakan sentra operasi pelanggan di pergudangan, perusahaan mendapatkan keunggulan kompetitif. SCM membantu mengelola persediaan secara efektif serta menjaganya pada tingkat optimal. Efisiensi SCM sangat bergantung pada efisiensi WMS. Perhatian utama SCM adalah untuk mengetahui tingkat penyimpanan terbaik yang akan ditangani oleh Sistem WMS.

Oleh karena itu, terlihat bahwa SCM dan WMS sebenarnya saling melengkapi dan tidak saling bersaing. Semakin besar skala suatu bisnis, maka akan semakin kompleks pula rantai pasokannya. Supply Chain Management hadir untuk membantu bisnis Anda.

Apabila Anda ingin merencanakan dan mengelola rantai pasokan perusahaan Anda secara efektif, maka gunakan Software SCM untuk perusahaan Anda! Dapatkan skema perhitungan harga Software Manajemen Inventaris HashMicro sekarang serta rasakan manfaatnya dengan mencoba demo secara gratis.

Pertanyaan Seputar Warehouse System

• Apa Saja Empat Jenis Sistem Manajemen Gudang?

  Ada empat jenis sistem manajemen gudang untuk bisnis. Hal ini adalah sistem manajemen gudang mandiri, modul eksekusi rantai pasokan, ERP terintegrasi (perencanaan sumber daya perusahaan), dan sistem berbasis cloud. Baca selengkapnya di sini!

• Apa Perbedaan Dari Warehouse Management System Dengan ERP?

  Warehouse management system dirancang khusus untuk mengoptimalkan operasi gudang Anda. Sistem ERP dirancang untuk mengotomatiskan proses di seluruh bisnis, mulai dari pemasaran dan penjualan, hingga sumber daya manusia, layanan klien, pengadaan, inventaris, serta manajemen keuangan.

• Apakah SCM Merupakan Salah Satu Jenis ERP?

  Satu perbedaan signifikan antara keduanya adalah bahwa ERP mencakup hampir semua area fungsional manajemen bisnis. Supply chain management lebih terspesialisasi, hanya berurusan dengan perencanaan dan eksekusi rantai pasokan.

• Apa Strategi Dari Manajemen Gudang?

  Manajemen gudang memiliki tugas untuk memastikan kesiapan optimal untuk pengiriman, serta meminimalkan biaya pergudangan dan kekurangan pada saat yang bersamaan. Baca selengkapnya di sini!

• Bagaimana Cara Meningkatkan Sistem Gudang?

  Berikut adalah enam cara yang bisa Anda terapkan untuk meningkatkan efisiensi keseluruhan dalam gudang Anda:
  1. Menetapkan manajer dengan kemampuan yang sesuai.
  2. Memanfaatkan teknologi secara optimal.
  3. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada.
  4. Mengatur alur kerja dengan baik.
  5. Mengadopsi strategi penyimpanan yang efektif.

  Baca selengkapnya di sini!