Tips Menentukan Bid Management Software yang Tepat untuk Perusahaan Konstruksi

Perusahaan konstruksi besar tentu sangat selektif dalam melakukan tender. Pemilihan subkontraktor yang berkualitas berpengaruh pada hasil kerja yang mereka berikan dan berdampak pada kualitas bangunan. Hal yang sama juga berlaku pada subkontraktor. Mereka berbondong-bondong mengikuti tender dan berusaha semaksimal mungkin untuk memenangkannya agar bisa turut serta menangani proyek besar. Semakin banyak yang tertarik dan mengajukan proposal tender, proses seleksi dan pengelolaan proposal yang masuk tentu akan sulit bagi Anda. Belum lagi pengelolaan dokumen legal seperti kontrak kerja yang dilakukan secara manual tentu sangat tidak efisien. Untuk itu, Anda membutuhkan bantuan dari Sistem ERP yang khusus menangani pengelolaan bid yaitu Bid Management Software dari HashMicro.

Sistem Bid Management berguna untuk membantu perusahaan konstruksi Anda untuk mengatur seluruh aspek proses penawaran subkontraktor seperti mengunggah proposal dan detail proyek, mengundang vendor untuk menawarkan kontrak, berbagi dokumen, mengelola data subkontraktor, melihat dan membandingkan penawaran, hingga pembuatan laporan proyek. Keseluruhan proses bidding menjadi lebih mudah dan efisien dengan bantuan sistem ini. Apabila Anda tertarik, Anda dapat mengunduh skema harga perhitungan Sistem Hash Construction Suite.

Manfaat Bid Management Software untuk Perusahaan Konstruksi

Penggunaan Bid Management Software akan sangat berguna bagi manajer proyek dan kontraktor Anda. Berikut ini manfaat dari sistem bidding yang akan Anda dapatkan:

Menyederhanakan proses penawaran

Sistem manajemen bidding membantu Anda dalam menyederhanakan proses penawaran selama masa penawaran harga dari subkontraktor berlaku dan masa transisi menuju proses manajemen konstruksi. Sistem ini juga berguna untuk menyeleksi subkontraktor apakah mereka memenuhi syarat untuk proyek konstruksi Anda, serta menyeleksi harga terbaik dengan kualitas terbaik pula yang ditawarkan oleh subkontraktor sehingga Anda dapat menghemat anggaran dana perusahaan Anda. 

Menggabungkan dokumen

Semua dokumen terkait proses penawaran akan digabungkan dalam satu sistem yang terpusat. Sistem penyimpanan yang terpusat ini akan sangat membantu dalam mencari dokumen yang Anda butuhkan hanya dalam waktu singkat. Anda juga tak perlu takut dokumen akan hilang atau tercecer, Sistem Manajemen Bid akan menjaga dokumen Anda dengan baik, ditambah dengan keamanan yang ketat sehingga meminimalkan risiko terjadinya pencurian data-data penting.

Baca juga: Kenali Manfaat Software ERP untuk Industri Konstruksi Anda

Fitur-fitur Penting Bid Management Software

Memahami fitur-fitur yang ada pada Bid Management Software akan membantu Anda dalam mengoptimalkan penggunaan sistem sehingga ada lebih banyak manfaat yang akan Anda dapatkan. Berikut ini beberapa fitur-fitur penting yang wajib Anda ketahui:

Document management

Fitur ini berfungsi untuk mengelola dan menyimpan dokumen-dokumen terkait penawaran. Anda dapat menyimpan semua dokumen dalam sistem ini sehingga penyimpanan dokumen menjadi lebih terorganisir, mudah Anda temukan ketika membutuhkannya, dan meminimalkan potensi terjadinya dokumen tercecer atau bahkan hilang.

Compliance tracking

Dengan bantuan fitur ini, Anda dapat dengan mudah untuk melacak kepatuhan setiap subkontraktor sesuai dengan standar kepatuhan proyek konstruksi. Selain itu, fitur ini menjadi kunci untuk memeriksa calon subkontraktor selama proses penawaran dan memastikan bahwa hanya perusahaan yang memenuhi persyaratan yang dapat lanjut ke tahap penawaran.

Integrations

Fitur integrasi di Bid Management Software berfungsi untuk mengintegrasikan sistem dengan perangkat lunak pendukung lainnya seperti Sistem ERP Konstruksi, Sistem Akuntansi, atau sistem lainnya. Semakin banyak sistem yang dapat terintegrasi dengan sistem penawaran, maka fungsinya pun semakin lengkap dan komprehensif.

Bid invites

Pertama-tama, proses tender mengundang perusahaan-perusahaan vendor yang biasa mengikuti tender. Untuk lebih memudahkan dalam mengundang para vendor, fitur Bid invites akan membantu Anda dalam membuat undangan dan memungkinkan subkontraktor memberikan informasi khusus tawaran.

Prequalification

Menyeleksi banyak subkontraktor tentu bukan hal yang mudah, terlebih jika Anda melakukannya secara manual. Bisa memungkinkan bahwa Anda tertukar saat penandaan subkontraktor yang memenuhi persyaratan dalam tahap pra kualifikasi. Maka dari itu, fitur prakualifikasi ini berfungsi untuk mempermudah penandaan subkontraktor yang memenuhi syarat dan terpilih untuk lanjut ke tahap penawaran proyek.

Bid comparisons

Setiap subkontraktor tentu menawarkan harga yang berbeda dengan kualitas yang berbeda pula. Untuk mendapatkan hasil penawaran terbaik, Anda dapat menggunakan fitur Bid comparisons untuk membandingkan harga penawaran secara langsung dari tiap subkontraktor sehingga terlihat mana yang lebih cocok untuk Anda pilih.

Project reports

Laporan adalah hal penting dalam kegiatan berbisnis apapun, termasuk di bidang konstruksi. Dengan adanya laporan, Anda dapat merefleksi dan mengevaluasi proyek sebelumnya sehingga bisa memaksimalkan proyek yang akan mendatang. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk membuat laporan proyek. Anda tak perlu repot menyusunnya secara manual karena fitur Project reports akan membantu Anda dalam penyusunan laporan yang dapat Anda sesuaikan dengan data dan informasi khusus proyek.

Optical Character Recognition (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) menyediakan fungsi pemindaian dokumen dengan kemampuan OCR. Fitur ini dapat membantu dalam menyederhanakan proses pengunggahan dokumen dan mempercepat proses pemberian informasi penting dari subkontraktor ke rekan kerja mereka.

Baca juga: 5 Tips Mengoptimalkan Manajemen Proyek Konstruksi

Siapa Saja yang Biasanya Menggunakan Bid Management Software?

Tidak semua orang harus mengoperasikan Sistem Manajemen Bid sebab aplikasi ini tidak diperuntukkan untuk banyak pihak. Hanya pihak-pihak terkait di dalam proyek konstruksi yang akan menggunakan sistem ini di kegiatan sehari-hari. Lalu, siapa saja yang biasa menggunakan sistem ini? Berikut ini adalah beberapa pihak yang biasa menggunakan Bid Management Software:

Kontraktor umum

Sistem manajemen bid biasanya digunakan oleh kontraktor umum yang disewa oleh perusahaan konstruksi. Mereka menggunakan sistem ini untuk menyusun dan menambahkan RFP (Request for Proposal) ketika detail proyek berubah, mengelola dokumen proyek, mengelola penawar, memilih subkontraktor, dan mengurus permintaan penawaran. Sistem ini menawarkan solusi automasi sehingga memudahkan vendor penawar dan kontraktor umum untuk bernegosiasi. Dengan demikian, kontraktor umum dapat mempertahankan profit proyek dan mengelola semua dokumen proyek secara komprehensif termasuk keuangan.

Subkontraktor

Bukan hanya kontraktor umum yang disewa perusahaan konstruksi saja yang menggunakan Bid Management Software, tetapi para subkontraktor pun juga terbiasa mengoperasikan sistem ini. Umumnya, mereka menggunakan sistem ini untuk memproduksi dan mengajukan tawaran konstruksi. Dengan Sistem Manajemen Bid, para subkontraktor dapat dengan mudah untuk mengumpulkan proposal dan mengajukan penawaran pada tender yang sedang berlangsung. Mereka juga bisa melacak perkembangan penawaran yang telah diajukan kepada pihak tender.dengan mudah hanya dengan melalui satu dashboard. Maka tak heran jika subkontraktor juga menggunakan sistem ini.

Tips Menentukan Bid Management Software untuk Perusahaan Anda

Sebelum mengimplementasikan Bid Management Software, pastikan bahwa sistem tersebut adalah sistem yang tepat untuk perusahaan konstruksi Anda. Lalu, bagaimana cara menentukan sistem manajemen bid yang tepat? Simak tips-tips di bawah ini!

Pahami proyek Anda saat ini dan yang akan mendatang

Anda harus memahami seberapa banyak proyek konstruksi yang Anda miliki saat ini dan beberapa tahun yang akan mendatang. Pertimbangkan juga seberapa besar skala proyek konstruksi tersebut karena ini akan berpengaruh pada keputusan Anda dalam memilih sistem yang tepat. Semakin banyak dan semakin besar proyek konstruksi yang perusahaan Anda miliki, maka Sistem Manajemen Bid pun harus memiliki fitur dan fungsi yang komprehensif dan lengkap sehingga tidak memerlukan sistem lain yang harus Anda integrasikan di kemudian hari. Selain mencegah pemborosan pengeluaran, pemilihan sistem yang lengkap dan sesuai dengan proyek dapat menghemat anggaran bisnis Anda.

Lakukan komparasi Bid Management Software dari berbagai vendor

Jangan hanya terpaku pada satu vendor yang menawarkan sistem, tetapi lakukanlah komparasi sistem dari berbagai vendor yang menyediakan Sistem Manajemen Bid. Pertimbangkan fitur-fitur yang ditawarkan, jumlah pengguna, harga, kemudahan dalam mengoperasikan sistem, keamanan sistem, dan lain sebagainya. Semua hal tersebut harus Anda pertimbangkan dan bandingkan secara cermat. Setelah merasa ada satu sistem yang sesuai dengan apa yang Anda inginkan, Anda dapat menjadwalkan demo produk dengan vendor terkait.

Susunlah daftar pertanyaan saat demo produk

Ketika vendor sedang menjelaskan produk, Anda harus memperhatikan dan mempersiapkan daftar pertanyaan yang akan Anda ajukan setelah vendor selesai melakukan demo. Pastikan pertanyaan yang Anda susun berkaitan dengan kasus permasalahan dalam penggunaan sistem yang mungkin bisa terjadi di kemudian hari. Hal ini berguna untuk mengantisipasi permasalahan tersebut dan menemukan solusi yang tepat. Selain itu, Anda juga bisa mengajukan pertanyaan yang lebih detail terkait sistem agar Anda lebih memahami produk tersebut. Jangan lupa untuk bertanya terkait dukungan yang akan diberikan vendor seperti konsultasi, pembuatan blueprint, pelatihan dan panduan penggunaan, dan lain sebagainya. Dengan demikian, pertimbangan Anda akan lebih matang dan lebih siap untuk menentukan sistem manajemen bid yang tepat untuk perusahaan konstruksi Anda.

Baca juga: 5 Manfaat Menggunakan Aplikasi Konstruksi dari HashMicro untuk Proyek Konstruksi

Mengapa Bid Management Software Sangat Dibutuhkan untuk Otomatisasi Proses Bisnis Perusahaan Anda?

Bid Management Software memiliki peran penting dalam perusahaan konstruksi. Tender dan proses bidding adalah hal yang lazim terjadi di bidang konstruksi. Prosesnya yang cukup panjang dan rumit membuat sistem ini mengambil peran penting dalam mempermudah dan menyederhanakan alur proses bidding. Dengan sistem ini, Anda bisa melakukan komparasi harga penawaran dengan lebih mudah dan lengkap hanya dengan melalui satu dashboard saja. Dokumen-dokumen yang Anda perlukan juga dapat tersimpan secara apik di dalam sistem dengan keamanan tingkat tinggi. Selain itu, ada banyak manfaat yang sistem ini tawarkan apabila Anda menggunakan sistem ini, seperti penjelasan di atas. Maka, tak ada alasan untuk tidak menggunakan sistem manajemen bid yang dapat mengefisiensikan proses bidding proyek Anda.

Otomatisasi Proses Penawaran Proyek Anda dengan Hash Construction Suite

HashMicro hadir dengan menawarkan solusi otomatisasi proses penawaran proyek konstruksi dengan aplikasi Hash Construction Suite. Dengan sistem ini, Anda tak akan kewalahan dalam mengelola dan menyeleksi bidding dari berbagai subkontraktor. Melalui satu dashboard yang terintegrasi, Anda dapat melakukan perbandingan harga penawaran antara satu subkontraktor dengan subkontraktor lainnya sehingga perbedaannya dapat terlihat dengan jelas. Karena kemudahan tersebut, Anda dapat dengan mudah memilih subkontraktor yang menawarkan kualitas terbaik dengan harga terbaik pula. Anggaran proyek pun bisa Anda hemat dan meminimalkan terjadinya over budget.

Kesimpulan

Menyeleksi proposal dan harga penawaran oleh para subkontraktor tentu sangat selektif demi mendapatkan kesepakatan terbaik. Pemilihan subkontraktor yang berkualitas berpengaruh pada hasil kerja yang mereka berikan dan berdampak pada kualitas bangunan. Untuk memudahkannya, Hash Construction Suite dari HashMicro hadir sebagai solusi otomatisasi proses penawaran dan membandingkan harga oleh subkontraktor hanya dengan satu dashboard yang terintegrasi dengan fitur-fitur lainnya. Selain itu, sistemnya yang lengkap juga membantu Anda dalam mengawasi perkembangan proyek dari awal hingga akhir. Apabila Anda tertarik untuk mengimplementasikannya, segera jadwalkan demo gratis dengan kami untuk konsultasi lebih lanjut mengenai Sistem Hash Construction Suite atau Sistem ERP lainnya.