BerandaIndustryConstruction10 Manfaat Software Manajemen Proyek bagi Kelancaran Proyek Anda

10 Manfaat Software Manajemen Proyek bagi Kelancaran Proyek Anda

Manajemen proyek secara garis besar adalah usaha dan upaya untuk mengelola suatu proyek dengan satu tujuan secara efektif dan efisien. Manajemen proyek ada untuk memastikan bahwa tujuan proyek dapat tercapai dalam kurun waktu tertentu meski terdapat batasan selama prosesnya. Kini, proses manajemen proyek lebih sering berjalan dengan bantuan dari software manajemen proyek.

Mengapa? Karena, manajemen proyek seperti dalam bidang konstruksi akan sulit berjalan tanpa bantuan sebuah sistem pembantu. Atau biasa disebut dengan software dan tools untuk manajemen proyek. Sehingga, dibutuhkan sebuah software manajemen proyek atau software manajemen proyek konstruksi untuk membantu dalam proses manajemen proyek.

Simak artikel berikut untuk mempelajari serba-serbi dari software manajemen proyek dan 10 manfaat dari penggunaannya bagi kelancaran proyek Anda.

Penjelasan Singkat Manajemen Proyek

Seperti yang ada pada pembahasan sebelumnya, manajemen proyek adalah suatu pengelolaan yang melibatkan sesuatu dengan skala besar sehingga membutuhkan sistem perangkat untuk membantu pekerja dalam menjalankannya. Selain proyek konstruksi, ada pula contoh-contoh proyek dalam bahasan mengenai manajemen proyek, antara lain proyek penelitian, proyek padat modal, dan proyek manufaktur. 

Selain itu, manajemen proyek yang meliputi pengelolaan atas waktu memulai proyek, perencanaan lingkup proyek, pendefinisian ruang lingkup proyek serta verifikasi proyek dan kontrol saat proyek berjalan; tentu bukan sekadar formalitas, namun bertujuan untuk hal-hal sebagai berikut:

  1. Menyelesaikan dan mengembangkan proyek sesuai anggaran biaya, tenggat waktu serta sesuai dari segi kualitas/spesifikasi yang sudah sesuai dengan kesepakatan.
  2. Meningkatkan nama baik pelaksana proyek yang berdasar pada kualitas hasil proyek.
  3. Menciptakan suasana kerja yang kondusif untuk melancarkan aktivitas proyek. Termasuk ketersediaan keadaan, sarana-prasarana, dan keselamatan kerja.
  4. Menjaga keharmonisan antar pihak dalam proyek sehingga seluruh pihak dapat memberikan yang usaha terbaik untuk proyek yang sedang berjalan.

Baca juga: 5 Tips Efektif untuk Keberhasilan Proyek Konstruksi

Fitur dalam Software Manajemen Proyek 

software manajemen proyek
Sumber: freepik.com

Selama menjalankan proyek, proses manajemen proyek konstruksi akan sangat terbantu dengan adanya penggunaan software atau sistem manajemen proyek konstruksi yang memiliki beragam fitur. Fitur-fitur khusus di dalam software manajemen proyek konstruksi inilah yang kemudian membantu Anda selama proses proyek berlangsung. 

Pengelolaan proyek otomatis

Dengan fitur ini, Anda dapat mengatur jalannya proyek secara otomatis dan berkomunikasi dengan berbagai divisi secara real-time. Beberapa aspek yang fitur ini dapat otomatiskan, yakni:

  • Kegiatan mengontrol anggaran; seperti material, aset, overhead, subkontraktor, serta tenaga kerja agar sesuai dengan RAB dan analisis kurva S.
  • Melacak timeline kinerja proyek yang berjalan; seperti internal transfer antar lokasi konstruksi, pengiriman, penggunaan material, dan lainnya secara akurat.
  • Mengelola berbagai aspek pembelian; mulai dari quotation, purchase tender, dan orders secara lebih mudah dengan approval matrix dan sistem pembelian yang sudah tersentralisasi.

Laporan keuangan akrual

Lalu, fitur selanjutnya ini, yaitu laporan keuangan akrual, dapat mempermudah Anda dalam pembuatan laporan keuangan atas segala proses dalam proyek dengan satu sistem akuntansi yang terintegrasi, antara lain:

  • Meningkatkan efisiensi budget dengan bantuan Sistem Akuntansi yang berjalan secara otomatis dan menyeluruh.
  • Membuat laporan available budget dan progres penagihan yang tersisa secara otomatis untuk meningkatkan profitabilitas proyek.
  • Mengintegrasikan dengan sistem akuntansi untuk mempermudah proses perhitungan laporan keuangan secara menyeluruh dari mulai hingga selesainya proyek.

Penyederhanaan pengelolaan karyawan

Terakhir, ada fitur penyederhanaan pengelolaan karyawan. Dengan menggunakan software manajemen proyek konstruksi ini, Anda dapat mengelola kinerja karyawan secara efektif dengan pengelolaan sumber daya yang komprehensif, dengan contoh sebagai berikut:

  • Adanya kemudahan bagi petugas untuk menginput data yang ada di lapangan secara real-time.
  • Mengontrol jadwal waktu pengerjaan proyek dengan fitur timesheet agar selesai tepat waktu serta dapat memaksimalkan kinerja karyawan.
  • Adanya fitur reporting, time tracking, dan statistic tools untuk meningkatkan efisiensi pengalokasian sumber daya di setiap proyek.

Baca juga: 7 Tips Mengelola Karyawan Konstruksi Secara Efektif

10 Manfaat Penggunaan Software Manajemen Proyek 

software manajemen proyek
Sumber: freepik.com

Setelah memahami apa itu manajemen proyek, Anda perlu mengetahui manfaat-manfaat apa saja yang akan dapatkan saat menggunakan software manajemen proyek yang dapat membantu Anda selama masa pengerjaan proyek.

Memulai awal yang baik dengan perencanaan proyek

Perencanaan proyek yang baik akan menjadi kunci dari berjalan lancarnya suatu proyek. Dengan menggunakan software manajemen proyek, Anda dapat menciptakan proses perencanaan yang jelas serta konsisten. Proses perencanaan meliputi semua tugas, resources, kendala, dan hasil secara efektif. Proses penentuan tenggat waktu, titik persetujuan, dan ketergantungan pun dapat terlaksana dengan mudah. Perencanaan yang tepat dengan software membantu Anda untuk memastikan apakah proyek tersebut dapat memenuhi keinginan berbagai pihak. Selain itu, software juga dapat memprediksi apakah proyek dapat selesai dengan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Memprioritaskan proyek dengan benar

Dengan software manajemen proyek, Anda dan perusahaan dapat memaksimalkan pemanfaatan sumber daya yang ada dengan sebaik mungkin. Lalu, software pun juga bisa berguna untuk memprioritaskan proyek-proyek dengan penawaran pengembalian investasi terbesar atau dengan risiko paling kecil pada urutan teratas daftar proyek yang akan atau sedang berjalan.

Manajemen proyek untuk meningkatkan perusahaan

Seluruh dokumen, bahan, serta perincian proyek di dalam software ini dapat memudahkan seluruh anggota tim untuk terus mendapatkan informasi terbaru selama masa pengerjaan proyek. Selain itu, manajemen proyek yang menggunakan software juga dapat memfasilitasi kolaborasi dengan lebih mudah, mencegah terjadinya kesalahan penagihan, melacak kiriman, serta membantu tim untuk memenuhi tenggat waktu.

Tidak meninggalkan detail manajemen proyek yang diabaikan

Software manajemen proyek merupakan asisten proyek yang tidak ada tandingannya karena software tidak akan mengesampingkan bahkan sebuah detail terkecil sekali pun. Software juga akan membuat Anda untuk lebih memperhatikan rincian yang mungkin sering terlewat. Maka dari itu, proyek dapat terselesaikan secara lebih sempurna dengan mempertimbangkan hingga detail paling kecil dalam proses pengerjaan proyek.

Menghasilkan dan memantau anggaran serta pengeluaran

Setelah menyelesaikan sebuah rencana proyek, software manajemen proyek dapat mengambil data dari proyek tersebut sebagai basis untuk menghasilkan anggaran proyek yang terperinci. Maka, software akan sangat membantu dalam memantau kinerja keuangan proyek dan melacak biaya aktual sambil membandingkannya dengan anggaran secara aktual. Data anggaran proyek pun dapat digunakan untuk memprediksi kondisi keuangan untuk proyek ke depannya.

Mempercepat proyek-proyek baru

Dengan menggunakan software manajemen proyek, Anda dapat memulai proyek baru atau melanjutkan proyek yang telah ada dengan segera. Selain itu, software juga berguna untuk menentukan posisi Anda dalam sebuah timeline proyek. Dengan memiliki kerangka kerja yang konsisten yang akan status sebuah proyek, daftar tugas apa yang telah diselesaikan, serta apa yang belum dilakukan, Anda juga dapat membandingkan proyek yang terdahulu dengan proyek yang sedang dikerjakan.

Memantau produktivitas tim dan perkembangan proyek

Software manajemen proyek yang tepat dapat memudahkan proses pengumpulan, pelacakan, serta penyetujuan kartu absen karyawan dan memantau perkembangan proyek. Efisiensi dari penggunaan software ini dapat membantu pengalokasian waktu dan pengeluaran lainnya untuk proyek, tugas, dan pusat biaya yang tepat. Selain itu, software juga dapat membantu proses pengotomatisan penagihan waktu proyek untuk menghasilkan arus kas yang lebih ramping.

Memberikan gambaran perkembangan secara real-time

Salah satu manfaat terbesar yang dapat dirasakan dari penggunaan software manajemen proyek adalah kemampuannya dalam menunjukkan perkembangan status proyek yang real-time dan konsisten bagi seluruh pihak. Software pun dapat melepaskan beban manajer proyek dari tugas mengumpulkan dan memasukkan update proyek serta tugas membuat laporan. Software secara otomatis dapat menghasilkan laporan yang dapat diaudit serta dapat juga mencegah keterlambatan dalam melaporkan status proyek.

Meningkatkan pelaporan dan analitik

Kemudian, satu fungsi penting lainnya dari software manajemen proyek adalah sebagai alat pelaporan seluruh indikator kinerja serta kinerja proyek secara keseluruhan. Informasi yang akurat tentang hal-hal seperti biaya, perkembangan, kinerja proyek, dan produktivitas sumber daya dapat diberikan oleh software ini secara real-time.

Menyelesaikan proyek dengan lebih cepat

Software manajemen proyek juga dapat membantu dalam penyelesaian proyek dengan lebih cepat. Dengan proses yang serba cepat dalam segala hal; seperti penentuan prioritas, estimasi, pelacakan, penagihan, dan pelaporan, software dapat membantu Anda untuk mengerjakan tugas dengan lebih cepat dan efisien. Timeline dan tenggat waktu menjadi jelas sehingga anggota tim pun terbantu untuk menyelesaikan proyek secara tepat waktu.

Baca juga: Menjaga Keselamatan Kerja Karyawan untuk Meningkatkan Produktivitas dalam Bisnis Konstruksi

Kesimpulan 

Suatu proyek dapat berjalan lancar dengan adanya pengelolaan proyek yang baik, termasuk hal-hal seperti anggaran, tenggat waktu, serta lingkup proyek yang akan dijalankan. Tentu akan ada risiko selama pengerjaan suatu proyek, namun penggunaan software manajemen proyek dapat memperkecil risiko yang akan Anda hadapi selama proses penggarapan proyek berlangsung. Dengan menggunakan software manajemen proyek, tools di dalam software seperti Hash Construction Suite akan membantu Anda mencari solusi yang tepat melalui sistem yang sudah terotomatisasi dan ter-update secara real-time,

Sistem ERP Konstruksi dari HashMicro ini merupakan software yang dibuat untuk menyederhanakan berbagai proses bisnis Anda dalam proyek konstruksi, terutama dalam kegiatan manajemen proyek. Software ini juga menyediakan berbagai fitur yang dapat meningkatkan produktivitas bisnis konstruksi. Dengan seluruh kelebihan tersebut, ditambah dengan tampilan yang user-friendly, Hash Construction Suite merupakan pilihan yang tepat untuk menjawab permasalahan perusahaan Anda. 

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Farrosa Aini
An aspiring writer; passionate about language, writing, and pop culture. For business inquiries, please contact me through the email [email protected]!

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA