Panduan Lengkap Purchasing: Definisi, Tugas, dan Prosesnya

Menurut The Hackett Group, tim procurement kelas dunia mampu mengendalikan hingga 93% dari total pengeluaran perusahaan; jauh di atas rata-rata industri yang hanya 64%. Angka ini merupakan bukti bahwa purchasing dapat menjadi penggerak utama efisiensi bisnis.

Namun pada kenyataannya, banyak perusahaan masih bergantung pada proses manual yang rentan kesalahan, lambat, dan sulit dilacak. Akibatnya, peluang efisiensi dan penghematan sering terlewat begitu saja.

Purchasing yang dijalankan dengan strategi dan sistem yang tepat dapat membawa perubahan besar. Di artikel ini, Anda akan melihat peran penting purchasing, tantangannya di lapangan, dan bagaimana teknologi bisa membantu menyederhanakan proses dari hulu ke hilir.

Pengertian Purchasing

Purchasing atau kegiatan pembelian merupakan proses memperoleh barang atau jasa dari pihak luar yang diperlukan oleh perusahaan. Proses ini mencakup serangkaian aktivitas, mulai dari mengidentifikasi kebutuhan, memilih vendor yang tepat, hingga menyelesaikan transaksi.

Dalam kegiatan produksi, peran tim purchasing adalah menjamin ketersediaan bahan baku berkualitas serta memastikan alat kerja dalam kondisi optimal. Selain itu, tim purchasing juga harus memastikan pengadaan sesuai anggaran dan kondisi keuangan.

Perlu Anda ketahui pula bahwa proses purchasing juga mencakup seluruh aktivitas bisnis dari produksi sampai distribusi, tidak hanya terbatas satu aspek saja.

Mengapa Purchasing Penting bagi Bisnis?

Peran purchasing tidak hanya soal membeli barang, tetapi juga berperan penting dalam pengelolaan biaya dan kualitas sumber daya yang digunakan perusahaan. Beberapa alasan mengapa fungsi purchasing sangat penting bagi keberlangsungan bisnis:

• Mendukung efisiensi biaya dan pemilihan barang atau jasa yang sesuai standar kualitas.
• Menjaga kelangsungan produksi dan operasional dengan memastikan ketersediaan bahan tepat waktu.
• Membantu menjalankan strategi bisnis jangka panjang dengan memilih supplier yang inovatif dan kompetitif.
• Meningkatkan fleksibilitas perusahaan dalam merespons perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan.

Dengan kata lain, purchasing berperan besar dalam mendorong daya saing dan keberlanjutan bisnis.

Tugas Divisi Purchasing

Berikut ini adalah tugas utama tim purchasing dalam perusahaan yang mencakup seluruh proses pengadaan secara menyeluruh:

1. Mengidentifikasi kebutuhan: Berkoordinasi dengan setiap divisi untuk mencatat jenis, jumlah, dan spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan.
2. Mengklasifikasikan jenis pembelian: Menentukan apakah kebutuhan bersifat jangka panjang, bulanan, atau just-in-time sesuai urgensi dan perencanaan operasional.
3. Menganalisis biaya kepemilikan (TCO): Melakukan evaluasi menyeluruh terhadap biaya total dari pembelian, termasuk harga, biaya pemeliharaan, dan masa pakai barang.
4. Menyusun daftar vendor potensial: Membuat vendor list berdasarkan kredibilitas, kualitas produk, dan kemampuan memenuhi permintaan.
5. Meminta dan membandingkan penawaran: Menghubungi supplier untuk mendapatkan penawaran harga, lalu menganalisis penawaran berdasarkan nilai terbaik dan kebutuhan.
6. Melakukan negosiasi: Bernegosiasi dengan vendor mengenai harga, jadwal pengiriman, garansi, serta syarat pembayaran.
7. Membuat purchase order (PO): Menyusun dokumen pemesanan resmi berisi detail produk/jasa, harga, dan syarat pengiriman sebagai acuan transaksi.
8. Melakukan quality control: Memastikan barang/jasa yang diterima sesuai spesifikasi dan standar kualitas sebelum disimpan atau digunakan.
9. Mengelola dokumen pengadaan: Menyimpan seluruh dokumen terkait proses pembelian untuk keperluan audit dan administrasi.
10. Berkoordinasi dengan gudang dan keuangan: Menjamin kelancaran alur penerimaan barang serta memastikan proses pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai kesepakatan.
11. Menjaga hubungan baik dengan vendor: Melakukan evaluasi kinerja supplier secara berkala dan membina hubungan kerja sama jangka panjang yang saling menguntungkan.

Alur Kerja Purchasing

Alur kerja proses purchasing umumnya menjadi acuan dalam penyusunan SOP purchasing yang terstruktur dan bisa diikuti oleh seluruh tim terkait. Berikut adalah alur kerja yang umum perusahaan jalankan:

1. Pembuatan permintaan pembelian (Purchase Requisition)

Proses dimulai dari unit atau divisi yang mengajukan permintaan kebutuhan barang atau jasa. Purchase requisition ini menjadi sinyal resmi kepada tim purchasing bahwa ada kebutuhan yang harus diproses, baik untuk kebutuhan operasional rutin, proyek tertentu, maupun pemeliharaan aset.

2. Evaluasi kebutuhan

Tim purchasing kemudian menganalisis permintaan yang masuk: apakah barang benar-benar dibutuhkan? Berapa banyak? Apa spesifikasinya? Dan bagaimana urgensinya? Dalam tahap ini, evaluasi dilakukan dengan mempertimbangkan anggaran, prioritas operasional, serta kelayakan pemakaian.

3. Perencanaan pembelian

Berdasarkan hasil evaluasi, tim purchasing menyusun rencana pembelian. Rencana ini mencakup jenis pembelian (rutin, jangka panjang, atau just-in-time), target vendor, serta estimasi waktu dan biaya.

Untuk keputusan yang lebih rasional, banyak perusahaan juga menggunakan metode analisis seperti Total Cost of Ownership (TCO), guna melihat biaya keseluruhan di luar harga barang.

4. Pemilihan vendor

Vendor dipilih berdasarkan kualitas barang, harga, reputasi, kecepatan pengiriman, dan kepatuhan terhadap standar perusahaan. Faktor lokasi juga menjadi pertimbangan, karena pengiriman dari lokasi yang terlalu jauh dapat meningkatkan biaya dan risiko keterlambatan.

5. Permintaan dan perbandingan penawaran

Tim purchasing akan menghubungi beberapa vendor untuk meminta penawaran. Di sinilah proses seleksi lebih lanjut dilakukan; penawaran akan dibandingkan secara menyeluruh, mulai dari harga, ketentuan pengiriman, hingga layanan purna jual.

6. Negosiasi

Tahap ini krusial untuk mendapatkan kesepakatan terbaik. Selain soal harga, negosiasi juga mencakup jadwal pengiriman, metode pembayaran, garansi, dan hal-hal teknis lain. Negosiasi yang baik dapat mengurangi beban biaya dan menghindari miskomunikasi di kemudian hari.

7. Pembuatan purchase order (PO)

Setelah kesepakatan dicapai, tim purchasing akan membuat dokumen resmi berupa purchase order. Dokumen ini akan menjadi acuan transaksi antara perusahaan dan vendor—lengkap dengan rincian produk, jumlah, harga, dan syarat pengiriman.

8. Penerimaan dan quality control

Barang atau jasa yang datang akan diperiksa kesesuaiannya dengan PO. Bila ditemukan ketidaksesuaian, tim purchasing atau gudang akan mengoordinasikan proses retur atau komplain ke vendor.

9. Evaluasi kinerja vendor

Setelah proses selesai, perusahaan perlu melakukan penilaian terhadap kinerja vendor. Apakah barang dikirim tepat waktu? Apakah kualitasnya sesuai standar? Apakah komunikasi vendor responsif?

Selain menyimpan dokumen, tim juga perlu menyiapkan laporan pembelian barang sebagai acuan audit dan evaluasi performa vendor.

Dengan banyaknya tahapan dan potensi kendala di tiap proses, sistem purchasing otomatis menjadi solusi yang efektif.

Jika perusahaan Anda masih bergantung pada proses manual dan spreadsheet, ini adalah saat yang tepat untuk mempertimbangkan aplikasi purchasing otomatis yang lebih modern dan efisien. Dapatkan demo gratis sekarang dengan mengklik banner di bawah ini!

Jenis-jenis Purchasing dalam Bisnis

Terdapat empat kategori utama dalam kegiatan purchasing, yaitu personal purchasing, mercantile purchasing, industrial purchasing, dan institutional purchasing.

Berikut penjelasan singkat dari masing-masing jenis:

1. Personal purchasing

Personal purchasing merujuk pada pembelian yang dilakukan oleh individu untuk memenuhi kebutuhan pribadi. Jenis pembelian ini paling umum ditemui dan mencakup barang atau jasa yang digunakan untuk konsumsi sehari-hari.

2. Mercantile purchasing

Jenis ini dilakukan oleh pelaku usaha seperti pengecer atau pedagang grosir yang membeli produk untuk dijual kembali. Tujuannya adalah memperoleh barang yang diminati pasar agar dapat mendatangkan keuntungan.

Mercantile purchasing banyak diterapkan dalam sektor ritel menggunakan sistem pembelian retail yang membantu mengelola stok dan harga jual secara efisien.

3. Industrial purchasing

Industrial purchasing adalah pembelian bahan baku oleh perusahaan manufaktur untuk diolah menjadi produk jadi. Transaksi ini biasanya melibatkan pembelian dalam jumlah besar, dilakukan secara terjadwal, dan membutuhkan dokumen seperti faktur sebagai bukti pembayaran resmi.

4. Institutional purchasing

Pembelian jenis ini dilakukan oleh lembaga atau instansi pemerintah dengan tujuan melayani kepentingan publik. Prosesnya umumnya lebih kompleks dan memakan waktu lebih lama karena melibatkan berbagai pihak dalam pengambilan keputusan.

Tantangan Umum dalam Purchasing

Dalam praktiknya, banyak perusahaan menghadapi tantangan seperti:

• Proses approval yang lambat dan berbelit
• Dokumen tercecer atau tidak terarsip rapi
• Sulit membandingkan harga antar vendor
• Keterlambatan pengiriman akibat miskomunikasi
• Tidak adanya data historis pembelian yang terpusat

Masalah-masalah ini bisa berdampak besar pada efisiensi operasional dan pengendalian biaya. Jika perusahaan Anda masih menggunakan cara manual, saatnya beralih ke sistem pembelian terintegrasi untuk menghindari kesalahan dan meningkatkan efisiensi.

Tingkatkan Efisiensi Purchasing dengan Software dari HashMicro 

Dalam praktiknya, banyak perusahaan masih mengandalkan proses manual dalam purchasing. Mulai dari approval dokumen yang panjang, kesulitan membandingkan penawaran vendor, hingga minimnya histori pembelian yang terdokumentasi.

Maka dari itu, sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem purchasing otomatis. HashMicro Purchasing Software, didukung oleh Hashy AI, hadir sebagai solusi modern untuk mengelola seluruh proses pengadaan secara efisien.

Dari permintaan pembelian, seleksi vendor, hingga approval multi-level, semua ada dalam satu platform terpusat. Dengan dukungan Hashy AI, sistem ini dapat:

• Memberikan rekomendasi vendor terbaik berdasarkan histori transaksi dan performa
• Memprediksi kebutuhan pembelian rutin berdasarkan tren data
• Mempercepat approval dengan notifikasi dan analisis otomatis

Kemudian, software purchasing HashMicro pun memiliki sejumlah fitur menarik untuk memastikan seluruh proses penjualan Anda lancar:

• Real-time budget tracking on PR/PO: Lihat sisa anggaran langsung saat membuat PR atau PO, sehingga pembelian tetap terkendali sesuai alokasi.
• Cost-saving tracking and KPI monitoring: Pantau penghematan yang dihasilkan setiap pembelian dan ukur pencapaian KPI tim purchasing secara real-time.
• AI-powered vendor and purchase recommendations: Hashy AI membantu menyarankan vendor terbaik dan memprediksi kebutuhan pembelian berdasarkan data historis.
• In-depth purchase analysis: Dapatkan insight lengkap seperti produk paling sering dibeli, kinerja vendor, fulfillment rate, dan harga rata-rata.
• Tender management with multi-RFQ comparison: Bandingkan berbagai penawaran vendor secara langsung untuk memilih opsi terbaik dalam tender.
  Multi-level approval workflows: Setujui permintaan pembelian berdasarkan struktur perusahaan seperti cabang, divisi, nilai transaksi, atau jenis produk.
• Vendor self-service portal: Izinkan vendor melakukan registrasi, unggah katalog, dan mengajukan harga secara mandiri dengan sistem persetujuan otomatis.

Kesimpulan

Purchasing adalah proses strategis yang mendukung operasional, efisiensi biaya, dan pertumbuhan bisnis. Setiap langkahnya berperan penting dalam memastikan pengadaan berjalan optimal.

Untuk mempermudah proses yang kompleks ini, HashMicro Purchasing Software hadir sebagai solusi yang terintegrasi dan mudah digunakan. Selain fitur-fiturnya yang modern, HashMicro juga tidak membebankan biaya untuk jumlah user, dan software ini dapat diakses melalui ponsel maupun desktop.

Diperkuat oleh Hashy AI, sistem ini juga memberikan rekomendasi vendor terbaik dan analisis pembelian yang akurat. Jika Anda tertarik untuk bekerja lebih cepat dan efisien, segera jadwalkan demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Purchasing

• Apa perbedaan antara purchasing dan procure-to-pay (P2P)?

  Purchasing hanya mencakup proses transaksi seperti membuat PO dan menerima barang. Sedangkan P2P (procure-to-pay) mencakup seluruh siklus pengadaan mulai dari permintaan hingga pembayaran. Sistem P2P memberikan kontrol keuangan yang lebih kuat, transparansi, dan penghematan biaya.

• Apa itu e-procurement dan kenapa penting?

  E-procurement adalah penggunaan alat digital seperti PO otomatis, e-tendering, dan e-invoicing untuk mempercepat proses pengadaan. Manfaatnya meliputi visibilitas pengeluaran yang lebih baik, proses yang lebih cepat, risiko kesalahan lebih rendah, dan kepatuhan vendor yang meningkat.

• Kenapa harus punya database pemasok terpusat daripada pakai spreadsheet?

  Database sourcing yang terpusat memudahkan manajemen vendor. Mulai dari menyimpan kontak, membandingkan penawaran, hingga menganalisis riwayat pembelian. Alhasil, proses pengambilan keputusan lebih efisien dibanding spreadsheet yang tersebar dan manual.

• Apa itu invoice matching dalam proses procurement?

  Invoice matching adalah proses mencocokkan faktur vendor dengan PO dan bukti penerimaan barang untuk mencegah kesalahan pembayaran atau penipuan. Banyak perusahaan menggunakan metode pencocokan 2, 3, atau 4 langkah untuk memastikan akurasi dan kepatuhan audit.