Document management software adalah sistem yang mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen secara digital. Sistem ini mengatur dokumen dalam folder terorganisir, memungkinkan pencarian cepat, kontrol versi, dan kolaborasi antar pengguna.
Bagi bisnis yang masih mengelola dokumen secara manual, kesulitan mencari dokumen, kehilangan data, dan kurangnya koordinasi dalam tim dapat menjadi tantangan.
HashMicro menawarkan Document Management System (DMS) untuk pengelolaan dokumen yang lebih efisien, dengan fitur otomatisasi, pencarian cepat, dan kontrol akses ketat yang menyederhanakan penyimpanan, pengorganisasian, serta keamanan dokumen.
Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan 7 document management software terbaik untuk bisnis yang dapat membantu Anda mengatasi tantangan operasional dan memaksimalkan performa bisnis.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Document Management Software?
Document management software adalah aplikasi arsip digital yang mengelola dan menyimpan dokumen secara terpusat, memungkinkan pencarian cepat, kontrol akses, dan pelacakan perubahan otomatis.
Software ini membantu meningkatkan efisiensi waktu dan mengurangi biaya pengelolaan dokumen fisik. Bisnis dapat meningkatkan produktivitas, menjaga keamanan data, dan memudahkan kolaborasi tim melalui akses dokumen yang terintegrasi.
Fitur Utama Document Management Software
Memilih aplikasi document management system yang tepat adalah langkah penting untuk mendukung efisiensi bisnis. Dengan fitur-fitur yang sesuai kebutuhan, bisnis dapat mengelola dokumen secara lebih mudah, aman, dan terorganisasi.
Berikut adalah beberapa fitur utama yang ideal dimiliki file management software.
- Penyimpanan besar atau tanpa batas: Memastikan kapasitas cukup untuk kebutuhan bisnis Anda.
- Fleksibilitas pengorganisasian dokumen: Kemudahan menyesuaikan pengaturan dan penamaan file.
- Pengeditan dan pengambilan dokumen: Proses yang cepat dan sederhana.
- Keamanan tinggi: Perlindungan optimal untuk informasi bisnis sensitif.
- Fitur berbagi dan kolaborasi: Mendukung efisiensi alur kerja tim.
- Kemudahan penggunaan: Antarmuka dan pengaturan sederhana tanpa memerlukan pelatihan yang rumit.
7 Rekomendasi Document Management Software Terbaik
Meningkatkan produktivitas bisnis melalui aplikasi manajemen dokumen adalah hal penting. Oleh karena itu, berikut adalah 7 document management software terbaik untuk membantu Anda mengatasi tantangan pengelolaan dokumen.
1. HashMicro Document Management Software
HashMicro Document Management System Indonesia terbaik adalah aplikasi manajemen dokumen terintegrasi. Sistem ini memiliki fitur dokumen tanpa batasan media penyimpanan, termasuk video, e-book, dan dokumen lainnya.
Selain itu, HashMicro menawarkan demo gratis dan konsultasi yang memungkinkan bisnis untuk mencoba langsung fitur dan fungsionalitas sistem. Layanan ini bermanfaat untuk memastikan sistem dapat memenuhi kebutuhan spesifik bisnis.
Fitur:
- Folder & Subfolder Management: Fitur dari file management software ini mengelompokkan dokumen dengan mudah dalam folder dan subfolder untuk penyimpanan yang terorganisir.
- Document & File Management: Aplikasi document management system mengelola data-data penting di satu lokasi terpusat untuk memudahkan akses bagi siapa pun yang membutuhkannya.
- File Review & Lock Management: Software document management system memberikan kemudahan kepada karyawan Anda untuk memberikan masukan tentang dokumen yang sudah dibuat.
- Access Management: HashMicro Document Management System Indonesia menetapkan batasan akses file berdasarkan wewenang atau jabatan di perusahaan Anda untuk perlindungan data sensitif.
- Versioning and Timeline Management: Aplikasi manajemen dokumen dari HashMicro memperbarui versi terbaru dokumen perusahaan dengan mudah dan cepat langsung dari sistem.
- Expiry Management: File management software dari HashMicro memberikan notifikasi otomatis pada pemegang dokumen mengenai tanggal kedaluwarsa dokumen yang sudah dekat.
- Integrasi DMS: Software HashMicro terintegrasi dengan berbagai sistem lainnya, mulai dari sistem manajemen timesheet, payroll, akuntansi, HR, hingga penjualan.
- Asset Management: Aplikasi manajemen dokumen dari HashMicro membantu bisnis mengelola dokumen-dokumen yang terkait dengan aset perusahaan dalam satu platform terintegrasi.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
HashMicro telah dipercaya oleh lebih dari 2000 perusahaan di Indonesia, termasuk nama-nama besar seperti Bank Mega, Toyota, dan Hino. Reputasi ini menunjukkan kualitas dan keandalan solusi HashMicro dalam memenuhi berbagai kebutuhan bisnis.
Jika Anda tertarik untuk mempelajari software document management system ini lebih lanjut, klik banner di bawah untuk melihat skema harga software HashMicro dan temukan solusi yang sesuai kebutuhan bisnis Anda.
2. Templafy Document Management Software
Templafy adalah aplikasi DMS yang cocok untuk perusahaan besar. Dengan ketersediaan di berbagai platform seperti web dan iOS, Templafy memudahkan akses dan penggunaannya.
Aplikasi manajemen dokumen ini tidak hanya menyimpan dokumen, tetapi juga menyediakan fitur seperti alat pembuatan dan penyuntingan dokumen, sehingga perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan dokumen sesuai merek mereka.
Fitur:
- Manajemen template dokumen
- Validasi merek dan konten
- Pembaruan real-time
- Audit trail dan pelaporan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. Document Management Software Hightail
Hightail adalah solusi manajemen dokumen dan proyek yang menyediakan kepraktisan dalam satu platform yang dapat diakses melalui berbagai perangkat, termasuk web, iOS, dan Android.
Dengan document management system software dari Hightail, bisnis dapat dengan mudah memantau tim, berbagi dokumen besar, mengumpulkan umpan balik, serta menugaskan dan mengelola tugas.
Fitur:
- Pengiriman dan kolaborasi file
- Tampilan pra-sampel dan ulasan
- Manajemen proyek
- Notifikasi real-time
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
4. DocuWare File Management Software
DocuWare adalah DMS yang memungkinkan integrasi berbagai aplikasi perangkat lunak. Dengan kemampuan untuk digitalisasi dan menyimpan dokumen di cloud, bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional.
Fitur:
- Pencarian berbasis metadata
- Pengenalan karakter optik (OCR)
- Cadangan data otomatis
- Pelaporan dan audit trail
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. eFileCabinet Document Management Software
eFileCabinet adalah solusi manajemen dokumen untuk bisnis. Dengan sistem berbasis cloud, bisnis dapat mengelola semua jenis dokumen, mulai dari dokumen kertas hingga email, faktur, dan kontrak, dalam satu platform yang aman.
Fitur:
- Pencarian cepat dan filter dokumen
- Manajemen versi dan timeline
- Fungsionalitas drag and drop
- Notifikasi kadaluwarsa
- Audit trail dan pelaporan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. ClickUp DMS
ClickUp adalah platform manajemen proyek yang menyediakan aplikasi document management system. Sistem ini memungkinkan tim membuat, mengedit, dan berbagi dokumen secara real-time.
Fitur:
- Pembuatan dan pengeditan dokumen
- Berbagi dan mengatur izin akses, serta komentar dalam dokumen
- ClickUp AI untuk otomatisasi alur kerja
- Pelacakan perubahan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. HubSpot Document Management System Software
HubSpot menyediakan aplikasi manajemen dokumen yang memungkinkan tim penjualan membangun perpustakaan konten. Aplikasi ini memberikan notifikasi saat prospek membuka atau membagikan dokumen, memungkinkan tindak lanjut yang tepat waktu.
Selain itu, analitik aplikasi document management system ini membantu mengidentifikasi konten yang efektif dalam mendorong konversi, sehingga bisnis dapat mengoptimalkan materi penjualan.
Fitur:
- Pengelolaan akses dan izin
- Pelacakan versi dokumen
- Pembuatan template dokumen
- Analitik dan pelaporan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Tips Memilih Document Management System (DMS)
Memilih DMS yang sesuai kebutuhan bisnis Anda adalah salah satu langkah kunci menuju kesuksesan. Namun, dengan banyaknya pilihan yang tersedia, memilih sistem yang tepat memerlukan pertimbangan matang.
Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda memilih DMS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis:
- Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis: Pilih DMS yang sesuai dengan skala dan industri bisnis Anda. Bisnis kecil mungkin lebih membutuhkan sistem yang simpel dan mudah digunakan, sedangkan perusahaan besar memerlukan fitur lanjutan seperti workflow automation dan akses multi-user.
- Keamanan Data yang Terjamin: Pastikan DMS memiliki fitur enkripsi, kontrol akses berbasis peran, serta pencadangan otomatis untuk mencegah kebocoran atau kehilangan data penting.
- Kemudahan Akses dan Penggunaan: Pilih sistem dengan antarmuka yang user-friendly dan mendukung akses dari berbagai perangkat, termasuk desktop dan mobile, agar tim dapat bekerja lebih fleksibel.
- Integrasi dengan Sistem Lain: Pastikan DMS dapat terhubung dengan perangkat lunak lain yang digunakan dalam bisnis Anda, seperti ERP, CRM, atau aplikasi produktivitas, untuk memperlancar alur kerja.
- Kepatuhan terhadap Regulasi: Jika bisnis Anda berada dalam industri dengan regulasi ketat, pilih DMS yang mendukung kepatuhan terhadap standar seperti ISO 27001, GDPR, atau regulasi lokal terkait manajemen data.
- Skalabilitas dan Biaya: Pilih DMS yang dapat berkembang sesuai dengan pertumbuhan bisnis Anda. Perhatikan juga biaya langganan atau investasi awal, termasuk biaya tambahan untuk penyimpanan dan pengguna tambahan.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih DMS yang tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga memastikan keamanan dan kepatuhan dalam pengelolaan dokumen bisnis.
Kesimpulan
DMS adalah tools penting yang banyak pebisnis masa kini cari. Mengapa demikian? Setiap perusahaan pasti memiliki ratusan hingga ribuan file dokumen digital atau fisik yang penting mereka simpan.
Namun, menyimpan dokumen perusahaan secara manual dan tanpa jaminan keamanan ganda adalah tindakan yang riskan.
Oleh karena itu, jika Anda ingin memilih document management software terbaik di Indonesia, software dari HashMicro menjadi solusi yang patut Anda pertimbangkan.
Tertarik mengetahui sistemnya lebih jauh? Coba demo gratis software document management system sekarang dan temukan kemudahan berbisnis di dalamnya!
Pertanyaan Seputar Document Management Software
-
Ada berapa jenis DMS dalam bisnis?
Ada empat jenis DMS utama: on-premises untuk kontrol penuh data lokal, cloud-based untuk akses mudah dan kolaborasi, open-source yang gratis dan dapat disesuaikan, serta proprietary yang menawarkan fitur eksklusif dan dukungan profesional.
-
Apakah DMS adalah ERP?
Tidak, DMS mengelola dokumen, sedangkan ERP mengelola berbagai aspek bisnis seperti keuangan dan sumber daya manusia.
-
Apa saja tiga jenis utama EDM?
Ada tiga jenis utama EDM: master data management yang mengelola data utama perusahaan, data integration untuk menyatukan data dari berbagai sumber, dan data governance yang mengatur kebijakan serta kualitas data. Ketiganya membantu perusahaan mengelola data secara efektif.
