Product Information Management: Pengertian, Cara Kerja, Manfaat, dan Tips Memilih Softwarenya

Bisnis dengan ribuan hingga jutaan SKU produk membutuhkan sistem yang mampu mengelola data secara terstruktur dan terpusat. Product Information Management (PIM) hadir sebagai solusi untuk menyederhanakan proses pengumpulan, pengelolaan, dan distribusi informasi produk ke berbagai kanal secara konsisten dan akurat.

Dengan bantuan PIM, perusahaan dapat mengurangi kesalahan data, mempercepat time-to-market, serta memastikan pengalaman pelanggan yang lebih baik di berbagai platform penjualan, baik online maupun offline. 

Melalui artikel ini, akan dibahas secara lengkap mengenai pengertian Product Information Management, cara kerjanya, manfaat dari berbagai aspek bisnis, hingga tips memilih software PIM yang tepat. Temukan pula contoh software yang bisa dijadikan referensi dalam meningkatkan efisiensi manajemen data produk di perusahaan Anda.

Pengertian Product Information Management

Product Information Management (PIM) adalah sistem atau proses yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola, mengorganisasi, dan mendistribusikan informasi produk secara terpusat ke berbagai kanal penjualan dan pemasaran.

PIM memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan, memperbarui, dan menyebarkan data produk seperti deskripsi, spesifikasi, harga, dan media visual ke berbagai platform seperti situs e-commerce, katalog cetak, aplikasi mobile, dan marketplace.

Penerapan PIM sering kali terintegrasi dengan sistem lain seperti Product Lifecycle Management, sehingga perusahaan dapat memastikan informasi produk tetap konsisten dan akurat sepanjang siklus hidup produk. Hal ini berdampak pada peningkatan efisiensi operasional dan pengalaman pelanggan di semua saluran distribusi.

Cara Kerja Product Information Management

Proses pengelolaan data yang baik akan memastikan informasi produk selalu akurat, konsisten, dan mudah diakses, yang pada akhirnya memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan. Berikut adalah cara kerja PIM yang membantu memastikan kelancaran pengelolaan informasi produk:

1. Integrasi data dari berbagai sistem

Solusi PIM mengintegrasikan data dari berbagai sistem bisnis yang relevan, seperti software ERP, Customer Relationship Management (CRM), dan platform lain yang berkaitan dengan produk. Proses ini memastikan seluruh data produk terkumpul dalam satu tempat.

2. Proses pengolahan dan penghapusan duplikasi

Setelah data terintegrasi, PIM akan memproses dan menghapus duplikasi (de-duping) untuk memastikan bahwa data produk yang digunakan adalah yang paling akurat dan terbaru. Proses ini mengurangi risiko redundansi dan kesalahan data.

3. Organisasi dan pengelompokan data dalam katalog

Setelah data produk terakumulasi, pengguna PIM dapat mengorganisasi informasi produk ke dalam katalog yang terstruktur. Katalog ini kemudian dapat dipetakan ke berbagai saluran pemasaran dan penjualan, sehingga data produk mudah diakses oleh berbagai pihak yang memerlukannya.

4. Pengaturan data untuk kemudahan akses

PIM memungkinkan administrator untuk menyusun data dengan cara yang memudahkan pemahaman dan penggunaan oleh berbagai tim, seperti tim pemasaran, penjualan, atau produk. Hal ini mempercepat proses pengambilan informasi yang dibutuhkan dan meningkatkan produktivitas tim tanpa hambatan atau silo data.

5. Meningkatkan keterlibatan dan kepuasan pelanggan

Dengan penerapan PIM yang lengkap, tim pemasaran dapat membuat konten produk yang lebih menarik, tim penjualan dapat meningkatkan penjualan, dan tim produk dapat memanfaatkan data untuk mengembangkan penawaran produk yang lebih relevan dengan perubahan perilaku konsumen dan tren pasar. 

Akhirnya, pelanggan merasa lebih terhubung dengan produk yang mereka beli, yang meningkatkan loyalitas dan kepuasan.

Manfaat Menggunakan Product Information Management

Dengan sistem yang terstruktur dan otomatis, PIM menawarkan berbagai manfaat yang membantu meningkatkan kinerja dan kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa Anda rasakan setelah mengimplementasikan PIM dalam bisnis Anda:

1. Meningkatkan penjualan dan pemasaran

PIM memungkinkan konsistensi data produk di seluruh kanal penjualan, baik itu di website, aplikasi, atau platform lainnya. Hal ini memudahkan pelanggan untuk mendapatkan informasi yang jelas dan konsisten mengenai produk yang mereka cari, mulai dari harga, metode pengiriman, hingga detail lainnya.

Selain itu, sistem ini juga memungkinkan untuk berbagi informasi produk dengan pihak ketiga, memperluas jangkauan pemasaran dan meningkatkan peluang penjualan.

2. Efisiensi waktu yang lebih baik

Salah satu keuntungan besar menggunakan PIM adalah otomatisasi proses pengelolaan data produk. Dengan sistem ini, Anda hanya perlu memperbarui informasi di satu tempat, dan perubahan tersebut akan disebarkan ke seluruh saluran penjualan yang ada. 

Hal ini menghemat waktu yang biasanya terbuang untuk memperbarui data produk secara manual di setiap platform.

3. Meningkatkan visibilitas dan penjualan melalui SEO

Data produk yang dikelola dengan baik dalam sistem PIM dapat dioptimalkan untuk SEO, terutama di website. Setiap produk dapat diberikan kata kunci yang relevan, yang meningkatkan peluang produk ditemukan oleh calon pembeli melalui mesin pencari. 

Dimana akan menarik lebih banyak pengunjung ke website Anda, yang berpotensi meningkatkan penjualan.

4. Meningkatkan pengalaman pelanggan

PIM memberikan akses mudah kepada pelanggan untuk melihat informasi produk secara lengkap, mengurangi kebingungan dan pertanyaan yang tidak perlu.

Dengan sistem ini, pelanggan dapat membandingkan berbagai produk dengan karakteristik yang serupa, menciptakan pengalaman berbelanja yang lebih lancar dan memuaskan.

5. Mempercepat proses kerja bisnis

Tanpa PIM, informasi produk sering kali tersebar di berbagai tempat dengan nama dokumen yang beragam. Hal ini dapat memperlambat proses akses dan pengeditan data.

PIM menyatukan seluruh informasi produk dalam satu tempat, mempermudah pengelolaan dan mempercepat proses kerja di seluruh departemen yang terlibat.

Mengapa Product Information Management Penting bagi Bisnis

PIM berperan penting dalam memastikan konsistensi dan akurasi informasi produk di semua saluran distribusi, seperti situs web dan aplikasi. Hal ini mengurangi potensi kesalahan informasi yang dapat membingungkan pelanggan, sekaligus meningkatkan kepercayaan mereka terhadap merek.

Dengan penerapan PIM, bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional. Pembaruan informasi yang dilakukan secara otomatis dan tersebar ke seluruh saluran penjualan memungkinkan penghematan waktu dan pengurangan biaya operasional terkait dengan pengelolaan data yang berlebihan.

Sistem ini juga kerap berjalan berdampingan dengan Product Data Management, untuk memastikan integritas data yang lebih kuat di seluruh proses bisnis.

PIM juga mendukung strategi omnichannel, yang memberikan pengalaman pelanggan yang mulus di berbagai platform. Sistem ini memungkinkan bisnis untuk lebih responsif terhadap perubahan pasar dan tetap menjaga loyalitas pelanggan.

Contoh Software Product Information

Setelah memahami pentingnya Product Information Management (PIM), mari kita lihat beberapa contoh software PIM yang dapat membantu mengelola informasi produk secara efisien. Berikut adalah beberapa pilihan software yang banyak digunakan oleh berbagai bisnis:

1. Software Product Information Management HashMicro

Software Product Information Management HashMicro membantu perusahaan mengelola informasi produk secara efisien dan terintegrasi. Dengan menggunakan PIM dari HashMicro, perusahaan dapat menyimpan, memperbarui, dan mendistribusikan data produk dengan mudah di berbagai saluran pemasaran dan penjualan.

PIM dari HashMicro sudah terintegrasi dengan sistem ERP yang akan mengefisiensikan manajemen data produk. Dengan integrasi ini, informasi produk dapat diakses, dikelola, dan didistribusikan ke berbagai saluran seperti e-commerce dan aplikasi internal.

Sistem ini memastikan konsistensi dan akurasi informasi produk, mengurangi kesalahan data, dan mempercepat proses pengambilan keputusan. Selain itu, PIM HashMicro memiliki beberapa fitur yang membantu operasional perusahaan, diantaranya:

• Built-in Business Intelligence (BI): Fitur ini menawarkan kemampuan analisis data yang luas, termasuk akses ke visualisasi data dan pelaporan real-time. Alat ini sangat penting untuk memastikan pengelolaan informasi produk yang efektif dan akurat.
• Dashboard Ninja: Fitur ini menyertakan dasbor yang dapat disesuaikan yang memungkinkan pengguna untuk secara efektif memantau indikator kinerja utama (KPI) dan metrik penting lainnya.
• Sheet Management: Fitur ini meningkatkan alur kerja dokumen dengan mengintegrasikan dokumen penting secara langsung ke dalam sistem product information management. Dengan terintegrasi memastikan bahwa semua dokumen yang terkait dengan produk dapat dikelola dengan mudah dan secara konsisten diperbarui.
• Mobile Apps: HashMicro menyediakan mobile apps yang menyediakan akses jarak jauh ke sistem PIM, serta memastikan bahwa pengguna dapat mengelola dan memperbarui informasi produk secara efektif saat bepergian.
• Multi-Language Support: Fitur ini memungkinkan akses dan pemanfaatan yang efektif oleh tim global, memfasilitasi kelancaran operasi di berbagai wilayah dan meminimalkan hambatan bahasa dalam pengaturan multinasional.

Temukan bagaimana sistem manajemen informasi produk berbasis ERP dari HashMicro dapat memperbaiki pengelolaan informasi produk Anda. Klik banner di bawah ini untuk melihat detail harga dan mulai menyederhanakan manajemen produk Anda.

2. Software Plytix

PIM Plytix adalah solusi perangkat lunak berbasis cloud yang dirancang khusus untuk manajemen informasi produk (PIM).

Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola, menyimpan, dan menyebarluaskan data produk mereka dengan cara yang terpusat dan efisien.

Dengan software ini, pengguna dapat mengelola berbagai informasi produk seperti deskripsi, gambar, dan spesifikasi dalam satu platform yang terintegrasi.

3. Product Information Management Pimly

Pimly adalah solusi perangkat lunak Product Information Management (PIM) yang dirancang untuk menyederhanakan pengelolaan data produk.

Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk menyimpan, mengelola, dan menyebarluaskan informasi produk secara lebih terstruktur dan akurat, sehingga meningkatkan konsistensi data di seluruh platform.

Selain itu, Pimly memfasilitasi tim dalam memperbarui dan memelihara informasi produk secara bersamaan.

4. Semarchy

Semarchy adalah perangkat lunak Product Information Management (PIM) yang dirancang untuk mengelola informasi produk secara terstruktur dan efisien.

Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengorganisir data produk dengan cara yang sistematis, serta mendistribusikannya ke berbagai saluran dan platform.

Dengan solusi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen informasi produk mereka secara menyeluruh.

5. BetterCommerce

Aplikasi ini menawarkan solusi komprehensif untuk menyimpan, mengatur, dan mendistribusikan informasi produk secara terpusat. BetterCommerce memungkinkan perusahaan untuk memastikan konsistensi dan akurasi data produk di berbagai saluran dan platform penjualan.

Solusi ini mendukung perusahaan dalam mengoptimalkan manajemen informasi produk mereka dan meningkatkan kinerja operasional secara keseluruhan.

Tips Memilih Software Product Information

Memilih software PIM yang tepat sangat krusial untuk menunjang efisiensi operasional dan akurasi informasi produk dalam jangka panjang. Berikut beberapa tips yang dapat dijadikan pertimbangan:

1. Kesesuaian fitur dengan kebutuhan

Pastikan software PIM yang dipilih memiliki fitur yang mendukung kebutuhan spesifik bisnis Anda. Periksa kemampuan untuk mengelola data secara terpusat, distribusi lintas saluran, serta integrasi dengan sistem lain seperti Product Lifecycle Management (PLM), guna memastikan aliran data yang efisien dan terkoordinasi.

2. Kemudahan penggunaan

Pilih software dengan antarmuka pengguna yang intuitif agar tim dapat lebih cepat beradaptasi dan memaksimalkan seluruh fungsionalitas yang tersedia, tanpa perlu proses pelatihan yang rumit.

3. Skalabilitas dan fleksibilitas

Pilih solusi yang dapat tumbuh bersama perusahaan Anda. Software PIM yang fleksibel memungkinkan penyesuaian seiring perkembangan kebutuhan bisnis dan perubahan skala operasional.

4. Dukungan dan layanan purna jual

Pastikan vendor menyediakan dukungan teknis yang andal serta layanan after sales yang responsif. Ini penting untuk menjamin kelancaran penggunaan software dan membantu menyelesaikan kendala secara tepat waktu.

Kesimpulan

Product Information Management (PIM) membantu perusahaan menjaga konsistensi dan akurasi data produk di seluruh saluran. Sistem ini mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memperkuat pengalaman pelanggan. Sehingga PIM sangat penting dalam mendukung strategi omnichannel yang kini makin dibutuhkan.

Software PIM dari HashMicro menawarkan solusi lengkap untuk manajemen data produk secara terpusat dan otomatis. Dengan integrasi ke ERP dan PLM, serta antarmuka yang mudah digunakan, HashMicro cocok untuk bisnis yang ingin tumbuh secara efisien dan berkelanjutan.

Tertarik mencobanya? Jadwalkan demo gratis dan temukan bagaimana solusi PIM ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Kini saatnya kelola data produk dengan lebih cerdas!

Pertanyaan Tentang Product Information Management

• Apa itu Product Information Management?

  Proses PIM mencakup langkah-langkah yang harus diikuti saat menerapkan sistem PIM atau mengikuti siklus PIM. Proses yang berprinsip, sistematis, dan kolaboratif untuk mengumpulkan, memproses, menganalisis, menyimpan, berbagi, dan menggunakan data dan informasi untuk memungkinkan tindakan berdasarkan bukti demi hasil perlindungan yang berkualitas.

• Apa contoh PIM?

  Contoh PIM adalah bisnis eCommerce yang perlu mengumpulkan, mengelola, memperkaya, dan mendistribusikan konten produk ke saluran penjualan dan eCommerce dengan cepat dan efisien.

• Apakah PIM sebuah sistem ERP?

  Secara umum, sementara ERP memperbarui informasi inventaris, Platform PIM memastikan informasi produk yang diperkaya dan akurat ditampilkan di berbagai saluran.