Nota Debit adalah: Pengertian, Contoh, dan Fungsinya untuk Bisnis Anda!

Dalam dunia bisnis setiap dokumen memiliki peran penting terutama nota, yang berfungsi sebagai bukti sah transaksi penjualan atau pembelian tunai.

Di antara berbagai jenis nota, nota debit sebagai salah satu yang wajib dipahami oleh perusahaan karena mencatat koreksi transaksi, misalnya selisih jumlah barang atau pengembalian oleh pembeli.

Memahami dan menyimpan data nota debit secara rapi sangat penting untuk kelancaran operasional perusahaan. Dengan sistem manajemen dokumen, perusahaan dapat mengelola dan mengarsipkan semua dokumen penting secara terintegrasi, memudahkan akses, dan menjaga akurasi setiap transaksi.

Apa itu Nota Debit?

Nota debit adalah salah satu bukti transaksi atas kerusakan atau ketidaksesuaian barang yang telah konsumen beli. Untuk alasan ini, pembeli membuat nota debit dan mengirimkannya kembali ke penjual bersamaan dengan barang yang diterimanya. 

Dalam dunia usaha, nota ini berguna untuk mengurangi utang usaha pembeli yang perlu untuk mereka lunasi. Umumnya, kertas atau lembaran nota ini akan dibuat setidaknya dalam dua salinan.

Lembar asli akan pembeli kirim ke penjual bersamaan dengan pengembalian barang yang Anda beli. Sementara salinannya tersimpan sebagai bukti pencatatan. 

Apa saja Fungsi dari Nota Debit?

Nota debit ini umumnya dikeluarkan oleh pembeli yang melakukan pembelian barang dari penjual. Nota ini memiliki fungsi penting dalam bidang bisnis, antara lain:

1. Pengurangan utang pada penjual

Salah satu fungsi dari nota debit adalah untuk meminta keringanan atau pengurangan utang kepada penjual atas barang yang telah Anda kirimkan. Dengan adanya nota ini, jumlah yang tertagih akan lebih rendah dari jumlah yang telah Anda sepakati sebelumnya.

Secara umum, pengurangan ini terjadi apabila produk yang Anda beli berbentuk piutang sehingga perlu penjual kembalikan.  

Perubahan utang maupun piutang dalam suatu transaksi jual beli merupakan hal yang biasa dan sering terjadi. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mencatat setiap bukti utang dan piutang  untuk dapat menghindari kesalahan pada akhir periode waktu penagihan.

2. Koreksi harga atas suatu produk

Fungsi kedua dari nota ini adalah untuk meminta penyesuaian harga untuk suatu produk tertentu. Penyesuaian harga ini dapat terjadi apabila suatu produk sudah tidak lagi laku terjual atau memiliki masalah lain yang kedua pihak sepakati bersama.

Oleh karena itu, Anda perlu mengubah harga produk yang Anda jual agar menjadi lebih transparan. Dengan cara ini, maka akan ada keuntungan bagi pihak penjual maupun pembeli. Hal ini karena barang dagangan bisa menjadi lebih laku dan pembeli bisa mendapatkan harga yang lebih cocok.

Baca juga: Rekomendasi Software Akuntansi Terbaik untuk Bisnis Anda!

3. Koreksi jumlah produk

Tak hanya itu, jenis nota ini juga berguna untuk meminta perubahan jumlah barang yang Anda sepakati antara pembeli dan penjual. Misalnya, kurangnya jumlah barang yang telah pembeli terima. Maka, notifikasi ini berfungsi untuk ditampilkan pada billing agar tidak terjadi masalah serupa.

Apabila barang yang Anda terima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan, maka pembeli dapat meminta pengembalian barang dengan menyerahkan bukti berupa nota debit.

Dengan begitu, seluruh transaksi dapat menjadi lebih transparan karena terdapat bukti yang sah akan jumlah barang yang harus pembeli terima. 

Baca juga: 5 Manfaat Nota Kredit bagi Bisnis Anda

Cara Membuat dan Contoh Nota Debit

Cara membuatnya sendiri cukup sederhana. Apabila Anda membuatnya secara manual, maka Anda hanya perlu mengisi bagian yang telah tersedia pada nota seperti alamat penjual, tanggal pembuatan nota, keterangan barang yang perlu penjual kembalikan atau potongan harga, dan komponen pentingnya yang juga akan dijelaskan dalam artikel ini.

Bila perlu, Anda dapat menambahkan tanda tangan sebagai bukti tambahan untuk memverifikasi bahwa nota tersebut valid bagi kedua belah pihak dalam transaksi. 

Namun, jika Anda ingin membuatnya dengan lebih rapi dan terstruktur maka bisa menggunakan Microsoft Excel. Terlebih membuat nota lewat Microsoft Excel terbilang cukup praktis. Anda bisa menerapkan cara membuat nota memakai Microsoft Excel dengan mudah dan cepat. Bagi Anda yang belum mengetahui seperti apa contoh nota debit (debet), berikut kami lampirkan contohnya. 

Namun, jika Anda ingin membuatnya secara lebih rapi, dan terstruktur, Anda dapat menggunakan bantuan Microsoft Excel atau bantuan software ERP finansial. Bagi Anda yang belum tahu seperti apa contoh nota debit, berikut merupakan contohnya:

Contoh nota debit 1:

Contoh nota debit 2:

Contoh nota debit 3:

Apa saja Komponen Nota Debit?

Nota ini memang tidak memiliki nota kosong tetap dalam penulisannya. Pembuatan nota ini umumnya sesuai dengan kesepakatan dari perusahaan yang mengeluarkannya.

Meskipun begitu, ada beberapa komponen penting yang harus Anda cantumkan dalam nota ini. Beberapa komponen tersebut yaitu:  

1. Nama PKP pembeli
2. Nama PKP penjual
3. Nomor nota kredit
4. Keterangan jumlah barang yang didebit
5. Jenis barang yang didebit
6. Harga barang per unit
7. Total harga barang yang didebit
8. Tanggal pembuatan
9. Nama dan tanda tangan pembeli

Tingkatkan Efisiensi Akuntansi Anda dengan Software HashMicro dan AI Hashy!

Proses akuntansi manual sering kali memakan waktu dan rawan kesalahan. Dengan Software Akuntansi HashMicro, Anda bisa mengotomatisasi pembuatan nota debit, pengelolaan utang-piutang, hingga laporan keuangan secara real-time. Semua data tersimpan aman dan mudah diakses kapan saja.

Dengan AI Hashy, pengelolaan invoice menjadi lebih cepat dan praktis. Hashy mendukung AR Collector dengan fitur follow-up otomatis ke pelanggan untuk mengurangi keterlambatan pembayaran, serta menyediakan fitur create invoice on the go agar tim keuangan bisa membuat invoice di mana saja tanpa repot.

Tingkatkan efisiensi operasional bisnis Anda dan rasakan kemudahan dalam proses akuntansi dan invoicing otomatis, dapatkan demo gratis sekarang dan temukan solusi terbaik untuk perusahaan Anda!

Kesimpulan

Nota debit merupakan bukti transaksi penting bagi penjual dan pembeli. Tanpa pencatatan yang tepat, sulit mendapatkan detail harga dan bukti pembayaran yang valid. Nota debit juga memiliki peran signifikan dalam setiap transaksi penjualan.

Tools yang dapat Anda gunakan untuk membuat nota debit secara otomatis yaitu Sistem Akuntansi terlengkap dari HashMicro. Sistem ini memiliki berbagai fitur komprehensif yang dapat Anda gunakan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik bagi perusahaan Anda.

Proses akuntansi juga akan menjadi lebih mudah karena setiap bukti transaksi yang masuk telah terintegrasi dengan sistem laporan keuangan dalamnya. Dapatkan demo gratis sistem akuntansi HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda. 

Pertanyaan Seputar Nota Debit

• Nota debit mengurangi apa?

  Nota debit memengaruhi laporan keuangan dengan mengurangi piutang dan mencerminkan penurunan nilai transaksi. Penyesuaian ini memastikan keakuratan laporan keuangan pembeli dan penjual.

• Siapa yang mengeluarkan nota debit?

  Nota debit adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk mengoreksi nilai transaksi yang sudah tercatat sebelumnya.

• Apa fungsi nota debit?

  Fungsi utama nota debit adalah untuk meminta pengurangan jumlah utang kepada penjual terkait barang yang dibeli. Sehingga, dengan adanya pengurangan tersebut, tagihan utang pembeli menjadi lebih sedikit dari total kesepakatan sebelumnya.