Nota Debit adalah: Definisi, Contoh & Fungsinya untuk Bisnis

Dalam dunia bisnis, setiap dokumen memiliki peran krusial, terutama nota debit yang menjadi bukti sah transaksi penjualan maupun pembelian tunai.

Untuk itu, pencatatan nota yang rapi sangat penting agar arus transaksi tetap transparan dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari. Di sinilah kemudian peran sistem akuntansi menjadi solusi yang mampu mengurangi kesalahan pengelolaan.

Pelajari seluk beluk nota debit selengkapnya melalui artikel ini.

Apa itu Nota Debit?

Nota debit adalah salah satu bukti transaksi atas kerusakan atau ketidaksesuaian barang yang telah konsumen beli. Untuk alasan ini, pembeli membuat nota debit dan mengirimkannya kembali ke penjual bersamaan dengan produknya. 

Dalam dunia usaha, nota ini berguna untuk mengurangi utang usaha pembeli yang perlu untuk mereka lunasi. Umumnya, kertas atau lembaran nota ini dicetak dalam dua salinan.

Lembar asli akan pembeli kirim ke penjual bersamaan dengan pengembalian barang yang Anda beli. Sementara salinannya tersimpan sebagai bukti pencatatan. 

Apa saja Fungsi dari Nota Debit?

Nota debit ini umumnya dikeluarkan oleh pembeli yang melakukan pembelian barang dari penjual. Nota ini memiliki fungsi penting dalam bidang bisnis, antara lain:

1. Pengurangan utang pada penjual

Salah satu fungsi dari nota debit adalah untuk meminta keringanan atau pengurangan utang kepada penjual atas barang yang telah Anda kirimkan.

Dengan adanya nota ini, jumlah yang tertagih akan lebih rendah dari jumlah yang telah Anda sepakati sebelumnya. Ini terjadi apabila produk yang Anda beli berbentuk piutang sehingga perlu penjual kembalikan.  

2. Koreksi harga atas suatu produk

Fungsi kedua dari nota ini adalah untuk meminta penyesuaian harga untuk suatu produk tertentu. Penyesuaian harga ini dapat terjadi apabila suatu produk sudah tidak lagi laku terjual atau memiliki masalah lain yang kedua pihak sepakati bersama.

Oleh karena itu, Anda perlu mengubah harga produk yang Anda jual agar menjadi lebih transparan. Dengan cara ini, maka akan ada keuntungan bagi pihak penjual maupun pembeli.

Baca juga: Rekomendasi Software Akuntansi Terbaik untuk Bisnis Anda!

3. Koreksi jumlah produk

Terakhir, jenis nota ini juga berguna untuk meminta perubahan jumlah barang yang Anda sepakati antara pembeli dan penjual. Misalnya, kurangnya jumlah barang yang telah pembeli terima

Pembeli dapat meminta pengembalian barang dengan menyerahkan bukti berupa nota debit. Dengan begitu, seluruh transaksi dapat menjadi lebih transparan dan sah.

Apa saja Komponen Nota Debit?

Beberapa komponen nota debit yang perlu Anda cantumkan adalah:  

1. Nama PKP pembeli
2. Nama PKP penjual
3. Nomor nota kredit
4. Keterangan jumlah barang yang didebit
5. Jenis barang debit
6. Harga barang per unit
7. Total harga barang debit
8. Tanggal pembuatan
9. Nama dan tanda tangan pembeli

Cara Membuat dan Contoh Nota Debit

Membuat nota debit sebenarnya cukup mudah. Jika berjalan manual, Anda perlu mengisi detail penting seperti alamat penjual, tanggal, keterangan barang retur, atau potongan harga, dan tanda tangan.

Namun, agar hasilnya lebih rapi, Anda bisa memanfaatkan software akuntansi HashMicro. Proses ini praktis karena format notanya dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Datanya pun tersimpan dengan teratur, sehingga mudah Anda lacak.

Dengan sistem HashMicro, Anda akan mendapat nota dan laporan keuangan yang komprehensif seperti beberapa contoh nota debit berikut ini:

Contoh nota debit 1:

Contoh nota 2:

Contoh nota 3:

Tingkatkan Efisiensi Akuntansi Anda dengan Software HashMicro dan AI Hashy!

Sejak berdiri tahun 2015 di Singapura, HashMicro hadir sebagai pengembang software yang mendukung efisiensi dan akurasi pencatatan keuangan.

Dalam pengelolaan nota debit, sistem ini menghadirkan fitur-fitur canggih yang didukung AI untuk memastikan transaksi tercatat rapi, valid, dan mudah untuk Anda lacak.

Dengan lebih dari 2.000 klien, HashMicro memberikan demo gratis dan konsultasi bisnis tanpa biaya kepada Anda. Beberapa fitur unggulannya mencakup:

• Hashy AI: Kelola pembuatan dan verifikasi nota hanya dengan prompt sederhana, memantau transaksi retur maupun potongan harga secara real-time.
• Dokumen terpusat: Simpan semua data dan dokumen nota dalam satu dashboard, sehingga tidak ada informasi tercecer.
• Penghitungan akurat: Catat nominal transaksi secara otomatis untuk menghindari kesalahan manual dan kehilangan data.
• Laporan komprehensif: Hasilkan laporan detail dan siap audit, memangkas waktu pemrosesan data.
• Rekonsiliasi bank: Cocokkan transaksi nota dengan rekening perusahaan secara otomatis dan aman.
• Akrual dan amortisasi: Lakukan pencatatan biaya dan pendapatan dengan konsisten agar laporan tetap transparan dan andal.

“Saya melihat HashMicro benar-benar mengurangi risiko human error dalam proses pencatatan dan rekonsiliasi. Dengan dukungan fiturnya, saya bisa lebih fokus menyusun strategi finansial dibanding sibuk mengurus detail administratif.”

– Jennifer Santoso, CA, CFA, CPA, Head of Finance and Accounting

Kesimpulan

Nota debit merupakan bukti transaksi penting bagi penjual dan pembeli. Tanpa pencatatan yang tepat, sulit mendapatkan detail harga dan bukti pembayaran yang valid.

Salah satu tools yang dapat Anda gunakan untuk membuat nota debit secara otomatis adalah Sistem akuntansi dari HashMicro. Sistem ini memiliki berbagai fitur komprehensif yang dapat Anda mendukung pengelolaan keuangan perusahaan Anda.

Dapatkan demo gratisnya untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana solusi HashMicro bisa membantu bisnis Anda. 

Pertanyaan Seputar Nota Debit

• Nota debit mengurangi apa?

  Nota debit memengaruhi laporan keuangan dengan mengurangi piutang dan mencerminkan penurunan nilai transaksi. Penyesuaian ini memastikan keakuratan laporan keuangan pembeli dan penjual.

• Siapa yang mengeluarkan nota debit?

  Nota debit adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk mengoreksi nilai transaksi yang sudah tercatat sebelumnya.

• Apa fungsi nota debit?

  Fungsi utama nota debit adalah untuk meminta pengurangan jumlah utang kepada penjual terkait barang yang dibeli. Sehingga, dengan adanya pengurangan tersebut, tagihan utang pembeli menjadi lebih sedikit dari total kesepakatan sebelumnya.