Pembelian bahan baku adalah salah satu hal yang sangat penting dalam operasional perusahaan manufaktur. Tanpanya, produksi akan terhenti dan berdampak pada kehilangan keuntungan bagi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan manufaktur harus memiliki prosedur yang efektif dan efisien dalam setiap prosesnya.
Dalam mengoptimasi proses pembelian bahan baku, perusahaan manufaktur umumnya menggunakan software Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ini membantu perusahaan mengelola sumber daya yang ada, termasuk bahan baku, dengan lebih efisien dan efektif.
Daftar Isi
Bagaimana Prosedur Pembelian Bahan Baku pada Manufaktur?
Prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan manufaktur harus benar agar persediaan ada sesuai dengan kebutuhan produksi. Proses tersebut meliputi identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, pemesanan, penerimaan, verifikasi faktur, dan pembayaran. Selain itu, proses yang efektif dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengeluaran dan meningkatkan profitabilitas.
Teknologi seperti software Enterprise Resource Planning (ERP) dapat membantu perusahaan manufaktur dalam meningkatkan efisiensi prosedur pembelian bahan baku. Sistem tersebut juga dapat membantu memudahkan proses pencarian vendor, pengelolaan persediaan, dan verifikasi faktur. Karenanya, perusahaan manufaktur dapat meningkatkan efisiensi proses pembelian bahan baku dan mengurangi risiko human error.
Sebagaimana yang telah dituliskan di atas, prosedur yang tepat dapat membantu perusahaan manufaktur dalam mengoptimalkan pengeluaran dan meningkatkan profitabilitas. Dalam prosesnya, perusahaan manufaktur dapat mencari vendor yang menyediakan material tersebut dengan harga lebih murah tanpa mengorbankan kualitas. Selain itu, dengan prosedur yang efektif, perusahaan dapat memperoleh diskon atau potongan harga dari vendor.
Baca juga: Sistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat
5 Divisi yang Terlibat dalam Proses Pembelian Bahan Baku
Dalam menjalankan proses pembelian bahan baku, perusahaan manufaktur harus melibatkan beberapa divisi untuk memastikan bahwa prosesnya berjalan dengan lancar dan efisien. Oleh karena itu, setiap divisi memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda dalam menjalankan prosedur tersebut. Berikut adalah 5 divisi yang terlibat proses tersebut:
Divisi gudang
Pertama, divisi gudang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan persediaan material tersebut. Divisi ini harus memastikan ketersediaan bahan baku yang cukup sesuai dengan kebutuhan produksi. Selain itu, divisi gudang juga harus memastikan kualitas bahan baku yang diterima dari vendor.
Divisi pembelian
Berikutnya, divisi pembelian, berperan dalam melakukan negosiasi harga dengan vendor dan memastikan pengiriman tepat waktu. Divisi ini harus memastikan bahwa vendor dapat menyediakan bahan baku dengan kualitas yang baik dan harga yang wajar. Tim juga bisa memanfaatkan sistem digital untuk mengotomasi pendataan menggunakan software procurement, seperti dari HashMicro, dalam proses pengadaan.
Divisi penerimaan
Divisi yang satu ini bertugas dalam memeriksa dan menerima bahan baku yang telah dikirim oleh vendor. Tim harus memastikan bahwa semua telah sesuai dengan pesanan dan memiliki kualitas yang baik. Jika terdapat masalah dengan material tersebut, divisi penerimaan harus segera menghubungi divisi pembelian untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Divisi akuntansi dalam proses pembelian bahan baku
Kemudian, ada divisi akuntansi yang bertanggung jawab dalam verifikasi faktur dan pembayaran atas bahan baku yang telah diterima oleh perusahaan. Tim harus memastikan bahwa faktur sesuai dengan pesanan dan jumlah. Divisi ini juga bisa memanfaatkan penggunaan sistem digital seperti software akuntansi dari HashMicro untuk menghindari masalah perhitungan manual dan human-error.
Divisi keuangan
Terakhir, divisi keuangan yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan pembayaran dari konsumen ke perusahaan. Divisi ini harus memastikan bahwa pembayaran tepat waktu sesuai dengan persetujuan yang ada. Tak hanya itu, diivisi keuangan juga harus memastikan bahwa pembayaran telah masuk dengan jumlah yang tepat dan sesuai dengan faktur dari vendor.
Kesimpulan
Dalam artikel ini, kita telah mempelajari tentang prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan manufaktur dan pentingnya melibatkan 5 divisi yang terkait dalam proses tersebut. Kemudian, banyak perusahaan manufaktur yang beralih ke penggunaan software procurement untuk meningkatkan efisiensi proses pembelian bahan baku mereka dalam era teknologi saat ini.
Salah satu sistem yang dapat membantu dalam mengoptimalkan proses tersebut adalah Procurement Software dari HashMicro. Sistem ini dapat mengotomatisasi beberapa tahapan seperti permintaan pembelian, penawaran, pengadaan, hingga pembayaran. Selain itu, Procurement Software juga memiliki fitur analisis data dan laporan yang dapat membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih baik dan efektif.
