Manajemen Konstruksi: Tips & Tahapan Lengkap (Part 2)

Manajemen konstruksi terdiri dari berbagai proses yang kompleks, mulai dari perancangan, perencanaan, eksekusi, pemantauan, hingga penutupan. Semua tahap itu telah Anda pelajari di bab sebelumnya. Di bab ini, Anda akan mengetahui cara memilih perangkat lunak manajemen konstruksi terbaik, melakukan dokumentasi, menangani risiko dan kegagalan, dan menghadapi perubahan dalam proyek konstruksi.

Artikel ini akan membahas terkait tugas & tanggung jawab manajer konstruksi, peran kontraktor umum, hingga tips menghadapi perubahan dalam proyek konstruksi. Selain itu, akan terlampir juga perhitungan skema harga software konstruksi agar Anda mengetahui gambarannya. 

Baca juga : Manajemen Konstruksi: Tips & Tahapan Lengkap (Part 1)

Tips Memilih Perangkat Lunak Manajemen Konstruksi Terbaik 

Perangkat lunak ERP industri konstruksi terbukti dapat menyederhanakan proses konstruksi yang kompleks, terutama dalam beberapa tahun terakhir. Dan bukan hanya itu saja. Sistem konstruksi terbaik ini juga membantu proyek selesai dengan lebih cepat dan tepat, meningkatkan kolaborasi, dan memberikan visibilitas lengkap di seluruh rantai pasokan konstruksi.  

Karena setiap software ERP konstruksi memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri, memilih satu yang terbaik bisa sedikit memusingkan. Anda perlu memastikan bahwa sistem ERP yang Anda pilih memang secara khusus dirancang untuk industri konstruksi. Selain itu, beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan adalah:

1. Pembaruan Real-time

Ini merupakan salah satu fitur utama yang harus Anda cari dari sebuah sistem ERP. Pembaruan real-time diperlukan dalam manajemen konstruksi untuk memudahkan manajer proyek dan kontraktor menyampaikan kemajuan dan perubahan pada saat semua itu terjadi kepada pemangku kepentingan 

2. Kemampuan Forecasting

Sistem ERP yang baik dilengkapi dengan fitur forecasting yang mengizinkan Anda mengestimasi biaya, kebutuhan akan bahan baku bangunan, pendapatan, hingga keuntungan. Fitur forecasting berpengaruh besar terhadap efisiensi biaya dan keputusan untuk mengerjakan proyek di masa depan.

3. Integrasi dengan Sistem Lain

Sistem lain sering kali memerlukan integrasi ERP untuk otomasi yang menyeluruh. Akan tetapi, tidak semua sistem ERP memungkinkan hal ini. Jadi, jika ini adalah fungsi yang Anda butuhkan, maka penting untuk memastikannya langsung kepada vendor.

Tips Melakukan Dokumentasi Proyek Konstruksi

Banyak tugas berbeda yang dieksekusi di situs konstruksi setiap hari. Sangatlah penting bahwa setiap pekerjaan didokumentasikan dengan baik dan setiap masalah dilaporkan. Perubahan sering kali terjadi, bahkan bisa bertentangan dengan rencana awal. Di sinilah peran dokumentasi menjadi sangat penting. 

Namun, dokumentasi menggunakan kertas atau spreadsheet bukanlah cara yang efektif, karena tidak disimpan dalam satu tempat yang terpusat, mudah hilang, dan mudah rusak. Untungnya, dengan munculnya sistem ERP, dokumentasi proyek konstruksi menjadi lebih efisien dan sederhana.

Seluruh perkembangan tercatat secara digital dan tersimpan di dalam sistem yang terpusat. Seluruh pihak yang memiliki akses ke dokumentasi akan secara otomatis mendapatkan notifikasi setiap kali pembaruan terjadi.

Tips Menghadapi & Mengurangi Risiko Manajemen Konstruksi

Proyek konstruksi tidak dapat dipisahkan dari berbagai risiko. Oleh karena itu, manajemen risiko konstruksi yang solid wajib perusahaan miliki. Tim proyek harus terbiasa dengan berbagai jenis risiko yang mungkin muncul selama pengerjaan proyek:

• Margin rendah atau negatif 
• Risiko kesehatan dan keselamatan
• Sengketa proyek
• Pembengkakan anggaran dan keterlambatan substansial dalam penyelesaian suatu proyek
• Tingkat pengerjaan ulang yang tinggi
• Keperluan untuk menghasilkan ROI tinggi berdasarkan dana yang diinvestasikan dalam proyek
• Kurangnya transparansi atau miskomunikasi di seluruh rantai pasokan
• Pelanggaran data
• Birokrasi dan tuntutan administrasi yang berat
• Faktor-faktor yang tidak terduga seperti fenomena cuaca ekstrem dan kekacauan sosial

Faktor-faktor risiko di atas menunjukkan betapa kompleksnya industri konstruksi dan betapa pentingnya berinvestasi pada solusi otomatis untuk mengintegrasikan seluruh proses. Analisis risiko juga sangat dibutuhkan agar dampak dari risiko dapat diminimalisir. Berikut ini adalah beberapa hal yang dapat seorang manajer konstruksi lakukan:

1. Cari Tahu Sumber Potensial Risiko

Risiko bisa datang dari berbagai sumber. Bisa terjadi di lingkungan kerja, keuangan, kontrak, proyek, atau pemangku kepentingan. Menemukan penyebab risiko akan memudahkan Anda mengatasinya.

2. Urutkan Tingkat Keparahan Risiko

Setelah Anda mengetahui sumber risiko, maka Anda dapat mengurutkannya berdasarkan tingkat keparahannya. Dengan begini, Anda akan dapat memprioritaskan penanganan risiko dengan lebih mudah.

3. Gunakan Sumber Daya yang Tepat untuk Menangani Risiko

Penggunaan sistem ERP terbukti dapat membantu mengurangi risiko dalam manajemen konstruksi, terutama risiko finansial dan proyek, melalui alat forecasting nya. Sementara dalam hal keselamatan, asuransi jiwa dan keselamatan dapat sangat membantu. Anda juga perlu mempertimbangkan untuk menyewa jasa konsultan yang dapat memberikan anjuran tentang bagaimana Anda harus menghadapi risiko, terutama yang berkaitan dengan kontrak.

4. Libatkan Seluruh Tim Anda dalam Menghadapi Risiko

Setiap orang harus tahu dan berkontribusi pada manajemen risiko yang baik sesuai dengan perannya dalam bisnis konstruksi. Pembahasan mengenai risiko harus menjadi bagian dari komunikasi di semua tingkatan. Dengan memiliki platform tersentralisasi dan terintegrasi, Anda akan dapat dengan mudah menyebarkan informasi terkait risiko kepada seluruh tim dan pemangku kepentingan.

Tips Menghadapi Kegagalan Proyek

Proyek konstruksi dapat berujung pada kegagalan karena berbagai alasan. Berikut ini adalah beberapa faktor penyebab kegagalan yang paling sering terjadi: 

1. Rantai Pasokan yang Tercerai Berai

Kurangnya hierarki yang jelas dan aliran informasi langsung dapat mengakibatkan rantai pasokan yang tercerai berai. Memiliki terlalu banyak pengambil keputusan di satu tempat pada akhirnya dapat menghambat kolaborasi dan membingungkan tim proyek. Ini adalah salah satu kendala paling umum yang perlu Anda atasi oleh manajer proyek konstruksi saat ini.

Anda dapat menggunakan software konstruksi untuk memudahkan pengelolaan rantai pasok. Rantai pasok dapat Anda satukan dan lebih terkontrol. Hal itulah yang menjadikan banyak perusahaan konstruksi di Indonesia menggunakan software konstruksi untuk mengelola bisnisnya.

2. Kebiasaan Kerja yang Buruk

Salah satu musuh terbesar untuk proyek konstruksi dan seluruh sektor adalah kebiasaan kerja yang buruk. Keengganan agen konstruksi untuk mengubah cara mereka bekerja dan mengadopsi pendekatan baru yang lebih digital adalah tantangan besar bagi sektor ini.

3. Kurangnya Kepercayaan dalam Hubungan Kontraktual

Hubungan kontraktual seringkali menjadi sumber masalah bagi kelancaran pengembangan proyek konstruksi. Ada banyak kasus di mana situs konstruksi tidak aktif selama berminggu-minggu, bahkan berbulan-bulan, karena miskomunikasi atau kurangnya kepercayaan antara subkontraktor. Ini dapat menyebabkan dampak serius pada biaya akhir proyek. 

Apa pun penyebab kegagalan proyek Anda, selalu ada cara yang sama untuk menghadapinya, yakni melalui negosiasi. Bicarakan pada pemangku kepentingan apakah mungkin untuk mengulur waktu penyelesaian proyek. Tawarkan beberapa solusi alternatif yang saling menguntungkan. Jika proses mediasi tidak berhasil dan terjadi pertikaian, maka memerlukan bantuan jasa mediator profesional atau pengacara untuk menemukan landasan dan mencapai kesepakatan bersama.

Baca juga: 5 Software Penting untuk Perusahaan Konstruksi

Tips Menghadapi Perubahan dalam Proyek Konstruksi

Proyek konstruksi sangat rentan terhadap perubahan. Meskipun tidak selalu buruk, namun ada kalanya ini membuat tim kebingungan. Agar perubahan tidak terlalu menyimpang dari rencana awal, sebaiknya Anda memasukkannya ke dalam kontrak Anda dengan klien. Berikut ini adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan ketika menghadapi perubahan:

1. Identifikasi Jenis Perubahan

Langkah pertama, tentu saja, untuk mencari tahu jenis perubahan yang muncul. Apakah itu perubahan yang dipaksakan atau perubahan yang diprakarsai oleh pemangku kepentingan. Beberapa poin yang harus tim pertimbangkan dan seluruh pihak adalah mengapa memerlukan perubahan , siapa yang menyebabkannya, dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi kinerja dan komunikasi tim.

2. Komunikasi dengan Seluruh Pihak

Setelah perubahan berhasil teridentifikasi, maka selanjutnya Anda perlu mengomunikasikannya dengan seluruh pihak yang terlibat. Sehingga, di sinilah keputusan mengenai kapan dan bagaimana perubahan akan diimplementasikan harus diambil.

3. Buat Prioritas Ketika Perubahan Anda Implementasikan

Mengimplementasikan strategi baru tidaklah mudah. Untuk memastikan kelancaran dalam hal ini, Anda harus memiliki daftar prioritas. Pastikan semua orang patuh terhadap prioritas yang telah ditentukan.

4. Analisis Perubahan yang Telah Anda Lakukan

Terakhir namun tidak kalah penting, Anda perlu menganalisis apakah praktik-praktik baru yang diimplementasikan berfungsi sebagaimana yang telah direncanakan. Jika perubahan dapat menambah nilai bagi proyek dan membuat pekerjaan tim menjadi lebih mudah, maka Anda berhasil membuat perbedaan yang nyata bagi bisnis Anda. 

Kesimpulan

Proses-proses dalam manajemen konstruksi bisa sangat membingungkan tetapi inti utamanya selalu sama, yakni koordinasi, perencanaan, dan penyelesaian proyek. Manajemen konstruksi yang solid membutuhkan komunikasi real-time yang baik antara berbagai pemangku kepentingan proyek, dan hal ini dapat diwujudkan melalui implementasi solusi manajemen konstruksi otomatis. Semoga artikel ini dapat memberikan nilai bagi bisnis konstruksi Anda dan membantu Anda dalam menghadapi masalah-masalah di situs konstruksi Anda.