Pernahkah Anda membayangkan berapa besar kerugian yang bisa terjadi karena kesalahan penyimpanan barang di gudang? Barang rusak, hilang, atau bahkan kedaluwarsa sebelum sempat terjual memicu kerugian finansial yang signifikan.
Dalam manajemen stok barang, gudang bukan sekadar tempat menumpuk bahan, tetapi pusat kendali stok yang menentukan efisiensi dan kelancaran distribusi. Penyimpanan barang yang baik membutuhkan SOP yang rapi dan strategi penyusunan yang sesuai.
Lalu, bagaimana cara memastikan barang tersimpan aman dan mudah untuk Anda akses? Artikel ini akan membahas panduan lengkap mengenai penyimpanan barang di gudang, mulai dari tips penyimpanan barang di gudang hingga SOP yang perlu Anda perhatikan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Penyimpanan Barang di Gudang?
Penyimpanan barang di gudang adalah proses menyimpan dan mengelola barang atau produk di area penyimpanan khusus untuk menjaga agar barang tetap dalam kondisi baik dan mudah diakses.
Gudang sendiri berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan stok bahan baku hingga produk jadi. Proses penyimpanan ini mencakup pengorganisasian barang yang befokus untuk memudahkan pengambilan dan penghitungan inventaris.
Dengan sistem manajemen inventaris yang tepat, penyimpanan barang di gudang dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko kerusakan barang serta kesalahan pengiriman.
12 Tips Penyimpanan Barang di Gudang yang Efektif
Setidaknya, terdapat 12 cara memanajemen penyimpanan barang di gudang yang dapat Anda coba lakukan. Berikut adalah penjelasan lengkapnya:
1. Susun barang sesuai SOP gudang Anda
Penting untuk menyusun barang sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) gudang, seperti tata letak, penempatan, dan alur barang. Ini akan memudahkan pengambilan dan pengembalian barang serta mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pengelolaan stok.
2. Simpan stok barang gudang Anda berdasarkan spesifikasi produk
Menjaga stok barang sesuai dengan spesifikasinya menjadi penting agar barang mudah untuk staf temukan. Misalnya, barang dengan jenis berbeda harus disimpan di tempat yang terpisah untuk menghindari kebingungan dan menghindari barang kadaluwarsa atau rusak.
3. Simpan stok barang sesuai tingkat permintaan
Selain berdasarkan jenis, prosedur penyimpanan barang di gudang berdasarkan tingkat permintaan sangat penting untuk memastikan alur kerja yang efisien. Tempatkan barang yang paling laris di area yang mudah untuk staf jangkau menggunakan racking system yang mendukung akses cepat dan terstruktur.
Sementara barang yang tingkat permintaannya rendah, dapat Anda simpan di tempat yang lebih jauh atau tinggi untuk mengoptimalkan ruang.
4. Berikan kategori dan label produk
Memberikan kategori dan label yang jelas pada setiap barang sangat membantu dalam proses identifikasi dan pengelolaan laporan stok barang gudang. Dengan label, staf dapat dengan cepat menemukan, mengklasifikasikan, dan menghitung jumlah stok inventaris dalam gudang.
5. Rencanakan lalu lintas barang dalam gudang
Menyusun jalur lalu lintas yang jelas akan membantu menghindari kemacetan dan mempercepat proses pemindahan barang. Dengan merencanakan pergerakan barang, Anda dapat menghindari penumpukan dan mempercepat pengambilan serta pengiriman barang.
6. Gunakan metode pengambilan barang FIFO/FEFO
Metode FIFO (First In, First Out) dan FEFO (First Expired, First Out) sangat penting dalam menjaga kualitas barang yang mudah kadaluarsa atau rentan rusak. Dengan proses penyimpanan barang di gudang ini, Anda dapat mengurangi pemborosan stok.
7. Implementasikan teknologi WMS dalam gudang Anda
Teknologi WMS adalah sistem yang memudahkan Anda dalam mengawasi dan mengelola stok secara real-time. Dengan ini, Anda dapat meningkatkan akurasi dan kecepatan pengambilan barang serta mengoptimalkan ruang gudang.
Terkait dengan tips penyimpanan barang di gudang satu ini, warehouse management system terbaik yang dapat Anda pertimbangkan adalah HashMicro. Mengapa demikian? Vendor ini menyediakan fitur-fitur canggih dan komprehensif berbasis kecerdasan buatan yang akurat.
Ingin mengetahui sistem WMS HashMicro lebih jauh? Cek simulasi harga sistemnya terlebih dahulu melalui banner ini.
8. Lakukan quality control agar kondisi barang tetap terjaga
Proses quality control memastikan bahwa hanya barang yang memenuhi standar yang perusahaan terima dan simpan di gudang. Dengan pengecekan kualitas yang ketat, Anda dapat meminimalkan kerugian akibat barang rusak atau cacat.
9. Gunakan tempat penyimpanan barang yang kokoh
Tempat penyimpanan barang yang kuat sangat penting untuk melindungi barang dari kerusakan atau pencurian. Pastikan rak dan sistem penyimpanan yang Anda gunakan dapat menahan berat barang serta memastikan barang tetap stabil dan tidak mudah jatuh.
10. Pastikan keamanan gudang melalui CCTV
Pemasangan CCTV dapat membantu memantau aktivitas di gudang secara real-time, sehingga meminimalkan risiko pencurian atau kerusakan. Keamanan yang terjaga juga memberikan rasa aman bagi karyawan yang bekerja di gudang.
11. Kurangi atau pisahkan stok bahan berbahaya dalam gudang
Barang-barang yang memiliki risiko tinggi, seperti bahan kimia berbahaya atau bahan mudah terbakar, harus Anda pisahkan dan simpan di tempat yang aman. Mengurangi kontak antara barang berbahaya dengan barang lainnya akan mengurangi risiko kebakaran atau kerusakan.
Penyimpanan yang terpisah juga akan memudahkan dalam penanganan darurat apabila terjadi kecelakaan. Pastikan area penyimpanan bahan berbahaya memiliki alat keselamatan yang memadai.
12. Lakukan pemeliharaan rutin atas stok
Melakukan pengecekan atas penyimapangan barang di gudang secara berkala melalui aplikasi stok barang dapat mencegah kerusakan akibat faktor kelembapan atau suhu. Pemeliharaan stok yang baik akan meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.
Tujuan Penyimpanan di Gudang
Penyimpanan di gudang berperan penting untuk menjamin ketersediaan barang agar permintaan pelanggan bisa terpenuhi tanpa harus menunggu pasokan baru. Selain itu, kondisi gudang yang terkelola dengan baik membantu menjaga kualitas produk agar tetap aman, tidak rusak, dan layak untuk dipasarkan.
Gudang juga berfungsi sebagai pusat pengaturan arus distribusi. Dengan adanya sistem penyimpanan yang rapi, barang dapat lebih mudah diakses dan didistribusikan ke berbagai cabang atau konsumen secara cepat dan efisien. Hal ini membuat rantai pasok menjadi lebih lancar.
Di sisi lain, keberadaan stok di gudang membantu perusahaan menghadapi lonjakan permintaan yang tiba-tiba sekaligus menekan risiko stockout maupun overstock. Dengan begitu, penyimpanan yang efektif mampu mengoptimalkan biaya operasional serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
SOP atau Syarat Standar Penyimpanan Barang di Gudang
Setidaknya, terdapat enam SOP penyimpanan barang di gudang yang wajib untuk Anda perhatikan. Keenam standar penyimpanan barang di gudang tersebut adalah:
- Memeriksa kondisi ruangan: Petugas gudang memeriksa temperatur, kelembaban, dan kondisi lingkungan gudang, lalu mencatat hasilnya pada lembar pendataan.
- Menyalurkan barang: Petugas penerimaan barang menyalurkan barang ke petugas penyimpanan untuk proses lanjutan.
- Melabeli dan menyimpan di area karantina: Petugas penyimpanan mengisi label karantina dan menempatkan barang awal di ruangan khusus karantina.
- Memberi label penyimpanan: Petugas penyimpanan memberikan label yang berisi nama barang, kode bahan, kode batch penerimaan, status barang (karantina, diuji, diluluskan, atau ditolak), dan tanggal kedaluwarsa.
- Menempelkan label oleh kepala pengawasan: Kepala pengawasan kualitas barang menempelkan label status untuk memastikan keakuratan pengelolaan dan mencegah kekeliruan.
- Memperbarui label jika ada perubahan: Petugas terkait memperbarui label apabila status barang berubah selama masa penyimpanan.
Proses Penyimpanan Barang di Gudang
Penyimpanan barang di gudang bukan sekadar menaruh stok pada rak, melainkan melalui tahapan sistematis agar barang mudah dilacak, terjaga kualitasnya, dan siap dikirim kapan saja. Secara umum, berikut proses penyimpanan barang di gudang:
1. Penerimaan barang
Proses dimulai dengan menerima barang dari pemasok atau produksi. Barang diperiksa sesuai dokumen pengiriman, baik dari sisi jumlah, kualitas, maupun kondisi fisik.
2. Pemeriksaan dan pencatatan
Setelah diterima, barang diperiksa lebih detail lalu dicatat dalam sistem, biasanya menggunakan Warehouse Management System (WMS) atau barcode scanning agar data stok akurat.
3. Pelabelan dan identifikasi
Barang diberi label berupa barcode, QR code, atau kode unik lainnya untuk memudahkan pelacakan dan mencegah kesalahan penempatan.
4. Penempatan di area penyimpanan
Barang disimpan di lokasi yang telah ditentukan, biasanya dengan metode seperti FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out) untuk menjaga kualitas dan menghindari kedaluwarsa.
5. Pemantauan dan kontrol stok
Selama barang tersimpan, dilakukan pemantauan secara berkala, termasuk pengecekan kondisi lingkungan (suhu, kelembapan, kebersihan) agar barang tetap terjaga.
6. Pengambilan dan distribusi
Ketika ada permintaan, barang diambil dari lokasi penyimpanan sesuai pesanan. Proses ini harus cepat dan akurat agar distribusi ke pelanggan berjalan lancar.
Dengan mengikuti proses yang terstruktur ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, menjaga kualitas produk, dan meningkatkan efisiensi operasional gudang.
Jenis-jenis dan Ukuran Gudang
Setiap jenis gudang memiliki peran tersendiri sesuai kebutuhan bisnis, mulai dari impor-ekspor, distribusi, hingga penyimpanan barang untuk kepentingan publik. Berikut adalah beberapa jenis gudang beserta perkiraan ukurannya:
1. Gudang berikat
Gudang ini digunakan untuk menyimpan barang impor yang belum membayar bea masuk dan pajak. Umumnya berukuran besar, lebih dari 2.500 m², karena harus menampung volume barang dalam jumlah banyak sebelum didistribusikan.
2. Gudang terminal konsolidasi
Dipakai untuk menggabungkan berbagai barang dari beberapa pemasok sebelum dikirim ke tujuan yang sama. Ukuran biasanya menengah, sekitar 500–2.500 m², menyesuaikan jumlah barang yang dikonsolidasikan.
3. Gudang distribusi
Difokuskan untuk mempercepat pergerakan barang menuju konsumen. Biasanya berlokasi dekat pasar atau area penjualan, dengan ukuran menengah hingga besar (1.000–5.000 m²) tergantung volume distribusi.
4. Gudang pemerintah
Dimiliki dan dikelola oleh instansi pemerintah untuk menyimpan barang-barang tertentu, seperti bahan pokok, hasil sitaan, atau barang strategis. Umumnya berukuran besar, di atas 3.000 m², karena menampung persediaan untuk kepentingan publik.
5. Gudang pribadi
Dimiliki oleh perusahaan untuk kepentingan sendiri. Skala ukurannya sangat variatif: kecil (<500 m²) untuk usaha ritel hingga besar (>2.500 m²) untuk manufaktur atau distributor besar.
6. Gudang publik
Dikelola pihak ketiga dan disewakan kepada berbagai perusahaan. Ukurannya fleksibel, mulai dari menengah (500 m²) untuk UMKM hingga sangat besar (>5.000 m²) untuk kebutuhan industri yang lebih luas.
Faktor Penting dalam Gudang
Agar gudang dapat berfungsi secara optimal, ada sejumlah aspek yang perlu diperhatikan dalam pengelolaannya. Faktor-faktor ini tidak hanya memengaruhi efisiensi operasional, tetapi juga kualitas layanan kepada pelanggan. Berikut beberapa hal penting yang harus ada dalam sebuah gudang:
1. Tata letak dan organisasi
Penataan ruang gudang yang efisien memudahkan proses penyimpanan dan pengambilan barang. Rak, lorong, serta jalur distribusi perlu diatur secara sistematis agar aktivitas bongkar muat berjalan lebih cepat dan terhindar dari kesalahan.
2. Keamanan
Gudang harus dilengkapi dengan sistem pengamanan yang memadai, seperti CCTV, alarm, dan akses terbatas. Hal ini bertujuan untuk mencegah potensi pencurian maupun kerusakan barang yang dapat merugikan perusahaan.
3. Lokasi strategis
Pemilihan lokasi gudang sangat berpengaruh terhadap kelancaran operasional. Gudang yang dekat dengan jalur distribusi utama atau pasar tujuan akan mempercepat proses penerimaan barang dari pemasok maupun pengiriman ke pelanggan.
4. Teknologi modern
Pemanfaatan teknologi seperti Warehouse Management System (WMS) dapat membantu mengelola stok secara real-time, meminimalkan human error, serta meningkatkan efisiensi operasional gudang secara keseluruhan.
Efisiensikan Manajemen Gudang Anda dengan Otomatisasi Sistem Warehouse HashMicro
Berdiri sejak 2015 di Singapura, HashMicro adalah perusahaan Indonesia yang menyediakan software inventaris terbaik di Asia Tenggara. Warehouse management system dari HashMicro merupakan bagian dari manajemen stok gudang canggih yang ada di Indonesia.
Dipercaya oleh 2000+ perusahaan, seperti Marimas, Banban, Brinks, dan Pertamina, HashMicro menawarkan demo gratis. Tanpa perlu berinvestasi tinggi, Anda dapat mengetahui bagaimana software gudang beroperasi dalam perusahaan Anda.
- RFID warehouse: Penggunaan teknologi RFID untuk mengotomatisasi proses pelacakan pergerakan stok yang masuk dan keluar dari rak gudang.
- Stock forecasting: Sistem yang menganalisis data historis penjualan, tren musiman, dan faktor lainnya untuk memprediksi permintaan barang di masa depan.
- Fast & slow moving: Analisis data historis terkait stok barang di gudang untuk mengidentifikasi barang yang bergerak cepat (fast moving) lambatl (slow moving) dalam inventaris.
- Packaging management: Fitur yang digunakan untuk manajemen dan pelacakan kontainer atau wadah yang digunakan untuk menyimpan barang di gudang.
Sebagai contoh, Banban mempercayai HashMicro Warehouse Management System untuk mendapatkan insight menyeluruh pada stok mereka. Simak selengkapnya pada video berikut!
Kesimpulan
Penyimpanan barang di gudang yang sistematis dan aktif memastikan proses warehouse berjalan sesuai standar. Meskipun demikian, mengelola gudang secara menyeluruh dengan segala proses detailnya bukanlah tugas yang mudah.
Untuk itu, penggunaan sistem gudang atau Warehouse Management System menjadi penting. Sebagai salah satu penyedia sistem WMS terbaik, HashMicro hadir dengan berbagai fitur dan metode penyimpanan barang untuk Anda.
Tertarik mengetahuinya lebih lanjut? Klik banner berikut untuk mendapatkan akses demo gratis selengkapnya!
Pertanyaan Seputar Penyimpanan Barang di Gudang
-
Bagaimana cara menyimpan produk di gudang?
Petugas menyusun produk sesuai jenis dan kategori. Mereka menggunakan label untuk menandai identitas dan status barang. Lalu, mereka menempatkan barang di area penyimpanan yang sesuai.
-
Metode apa saja yang digunakan dalam penyimpanan barang di gudang?
Petugas menggunakan metode FIFO, FEFO, dan LIFO sesuai kebutuhan. Mereka memilih metode berdasarkan jenis produk dan tanggal kedaluwarsa. Metode ini membantu mengatur alur keluar masuk barang secara efisien.
-
Hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan saat menyimpan barang di gudang?
Petugas memastikan suhu dan kelembaban ruangan tetap ideal. Mereka memeriksa keamanan, kebersihan, dan kondisi fisik barang. Selain itu, mereka rutin memperbarui label dan catatan stok.
-
Apa saja jenis penyimpanan di gudang?
Jenis penyimpanan meliputi rak statis, rak bergerak, dan area karantina. Gudang juga menggunakan sistem penyimpanan terbuka dan tertutup. Setiap jenis disesuaikan dengan karakteristik dan volume barang.
