Dalam lingkup perusahaan, surat-menyurat menjadi suatu dokumen yang mempunyai tujuan dan fungsi tertentu. Salah satu surat yang tujuannya untuk memberi informasi dan bersifat sebagai undangan adalah surat undangan rapat. Contoh surat undangan rapat sangat beragam penggunaannya sesuai dengan instansi, namun penulisannya harus menggunakan bahasa baku, padat dan jelas.
Dalam suatu perusahaan maupun organisasi, kegiatan rapat sangat perlu karena merupakan bentuk musyawarah untuk mencapai suatu kesepakatan tertentu. Tujuan rapat adalah untuk membahas perencanaan dan kebijakan seputar perusahaan. Meski pandemi sudah berangsur mereda, perusahaan masih sering menggunakan rapat jarak jauh untuk karyawannya yang sedang WFH. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan surat undangan rapat, cara membuat hingga contohnya simaklah artikel berikut ini!
Daftar Isi
- Apa itu Surat Undangan Rapat?
- Cara Membuat Surat Undangan Rapat
- Contoh Surat Undangan Rapat
- Kesimpulan
Pengertian dari Surat Undangan Rapat
Definisi surat undangan rapat adalah sebuah dokumen yang berisi ajakan atau undangan secara resmi kepada suatu instansi atau perorangan untuk datang dan hadir pada rapat sesuai dengan tempat dan waktu yang terlebih dahulu sudah ditentukan. Adapun di dalam contoh surat undangan tersebut, terdapat tema atau topik rapat, waktu dan tempat pelaksanaan rapat, serta beberapa informasi lainnya sebagai pendukung surat.
Bila isi surat mengandung informasi secara lengkap, maka peserta rapat akan mengetahui secara jelas dan bisa mempersiapkan dirinya lebih matang. Dalam hal ini, menggunakan Software Manajemen Dokumen terlengkap dibutuhkan karena dapat mengelola data-data tersebut lebih efisien.
Rapat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencari sebuah keputusan secara musyawarah. Biasanya dalam rapat, pihak yang datang akan membahas mengenai bagaimana cara mengatasi suatu permasalahan. Nah, fungsi dari surat undangan rapat adalah untuk mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam rapat tersebut. Surat rapat undangan ini perlu diketahui oleh pihak sekretaris atau pihak perusahaan yang berwenang dalam mengurusi surat-surat.
Hal tersebut karena sekretaris yang memiliki hak untuk membuat surat apapun baik undangan resmi maupun tidak resmi. Surat undangan resmi adalah surat undangan yang instansi keluarkan lengkap dengan stempel pada surat tersebut. Hal ini karena surat undangan resmi adalah surat yang mewajibkan orang yang diundang datang pada acara tersebut.
Cara Membuat Surat Undangan Rapat
Selanjutnya, untuk pembuatan surat undangan rapat yang baik harus memperhatikan tata bahasa serta susunannya. Tata bahasa yang bagus untuk undangan resmi adalah tata bahasa yang formal, baku, dan sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Berikut ini adalah bagian-bagian yang perlu Anda perhatikan dalam pembuatan surat undangan rapat:
1. Kop surat
Pertama, kop surat merupakan hal yang penting, hal ini berkaitan dengan identitas sebuah instansi atau perusahaan. Identitas tersebut dapat berupa logo instansi, nama, alamat, kontak perusahaan yang telah tertata rapi. Fungsi dan tujuannya adalah agar penerima surat dapat mengetahui asal pengirimnya.
2. Tanggal surat
Tanggal yang tertera dalam surat undangan sesuai dengan waktu pembuatan surat, hal ini juga sebagai acuan waktu kepenulisan tersebut telah dibuat. Setiap contoh undangan rapat atau yang lain, pasti memiliki tanggal surat. Tanggal surat menjadi bagian wajib pada setiap surat undangan.
3. Nomor surat
Jika perusahaan Anda membutuhkan arsip surat, maka cantumkanlah nomor surat pada undangan resmi. Namun, terdapat beberapa surat undangan yang tidak memiliki nomor surat. Salah satunya adalah undangan lamaran. Surat undangan lamaran hanya mencantumkan tanggal, alamat, dan acara kegiatan. Hal ini karena surat undangan lamaran bentuknya tidak formal.
Baca juga: Contoh Notulen Rapat Lengkap untuk Mencatat Seluruh Hasil Rapat Anda
4. Perihal
Dalam bagian ini, Anda bisa menuliskan tujuan dari surat tersebut. Hal ini untuk memudahkan penerima mengetahui isi surat. Salah satu contohnya adalah undangan kegiatan atau undangan rapat rt sederhana. Undangan kegiatan pasti akan mencantumkan kegiatan yang akan Anda ikuti ketika menerima ajakan tersebut. Sementara surat undangan rapat rt sederhana akan mencantumkan perihal pembahasan apa yang akan terbahas pada rapat tersebut.
5. Nama penerima dan alamat tujuan
Bagian ini wajib tercantum secara jelas dan singkat. Alamat yang lengkap akan tertulis pada bagian sampul surat. Tulis nama penerima dan gelar serta jabatannya dengan jelas dan sesuai.
6. Salam pembuka
Setelah menuliskan nama penerima dan alamat tujuan, lampirkan juga salam pembuka dengan bahasa yang sopan, baik, dan benar. Contoh undangan yang baik dan benar, pasti memiliki salam pembuka sebagai etika yang baik dalam memberikan undangan. Salah satu contoh undangan yang memiliki salam pembuka adalah contoh surat undangan rapat.
7. Isi surat
Dalam bagian ini, membuat ajakan kepada penerima surat untuk menghadiri acara resmi tertentu, cantumkan maksud dan tujuan dari pembuatan surat undangan rapat tersebut, cantumkan hari dan tanggal pelaksanaan rapat, pokok bahasan, serta tempat dan penunjang isi surat lainnya.
Baca juga: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?
8. Salam penutup
Selanjutnya, sebuah penulisan surat undangan resmi harus mengandung suatu etika yang baik, seperti salam dan ucapan terima kasih pada bagian penutup. Pada setiap contoh suran undangan, pasti memiliki bagian salam penutup. Salam penutup menjadi satu syarat wajib untuk memperlihatkan etika dan sopan santun penulis. Terlebih lagi, surat undangan rapat biasanya bertujuan untuk acara-acara formal pemerintah atau organisasi. Hal itulah mengapa salam penutup penting dalam susunan surat undangan rapat.
9. Lampiran
Mencantumkan lampiran dalam surat undangan rapat tidak bersifat wajib. Lampiran hanya berlaku sebagai dokumen untuk memperjelas atau melengkapi isi surat undangan. Tujuannya adalah untuk memperjelas topik pelaksanaan acara agar penerima mengetahui secara detail tentang acara rapat tersebut. Salah satunya adalah lampiran mengenai rundown acara.
10. Nama pengirim, stempel dan tanda tangan
Setelah bagian penutup, pada bagian ini cantumkan jabatan serta nama pengirim agar penerima mengetahui dengan jelas. Stempel dan tanda tangan juga perlu karena sebagai bukti bahwa undangan tersebut resmi. Namun, stempel tidak Anda perlukan pada undangan non formal. Salah satu contoh surat undangan non formal adalah undangan ulang tahun, undangan lamaran, dan undangan pesta pernikahan.
Baca juga: Mengapa Surat Jalan Itu Penting? Berikut Penjelasan dan Contohnya
Contoh Surat Undangan Rapat
Penulisan berbagai undangan rapat tentu berbeda-beda tergantung konteks dan tujuan penulisan surat tersebut. Sebelum Anda memulai untuk menulis surat undangan rapat, Anda dapat melihat berbagai contoh surat undangan rapat berikut ini.
1. Contoh surat undangan rapat perusahaan internal
2. Contoh surat undangan rapat perusahaan eksternal
3. Contoh surat undangan rapat kementerian
4. Contoh surat undangan rapat RT/RW
Kesimpulan
Surat undangan rapat merupakan sebuah undangan yang resmi dan berisikan sebuah ajakan kepada pihak tertentu untuk menghadiri rapat sesuai dengan waktu dan tempat yang tercantum. Namun, agar dokumen surat berjalan dengan efektif, sebuah perusahaan memerlukan sebuah sistem dokumen yang terintegrasi.
Kurangi penggunaan kertas dan mulai gunakan Software Manajemen Dokumen terbaik dan terlengkap dari HashMicro. Berbagi video, e-book, dan surat undangan resmi serta dokumen lain dengan mudah dengan bantuan software manajemen dokumen. Oleh karena itu, menggunakan software manajemen dokumen dari HashMicro Anda akan mendapatkan proses pembuatan dokumen yang lebih mudah dengan fitur yang lengkap dan terintegrasi dengan software HashMicro lainnya.
