BerandaProductsDocument ManagementContoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Dalam lingkup perusahaan, surat-menyurat menjadi suatu dokumen yang mempunyai tujuan dan fungsi tertentu. Manfaat penggunaan software manajemen dokumen dapat digunakan dalam surat-menyurat perusahaan. Salah satu surat yang tujuannya untuk memberi informasi dan bersifat sebagai undangan adalah surat undangan rapat. Contoh surat undangan rapat sangat beragam penggunaannya sesuai dengan instansi, namun penulisannya harus menggunakan bahasa baku, padat dan jelas. Selain itu, penggunaan software timesheet management dari HashMicro dapat menjadwalkan meeting dan mendelegasikan tugas kepada setiap karyawan perusahaan Anda. 

Download sekarang: Perhitungan skema harga software untuk bisnis Anda!

Dalam suatu perusahaan maupun organisasi, kegiatan rapat sangat perlu karena merupakan bentuk musyawarah untuk mencapai suatu kesepakatan tertentu. Software manajemen dokumen terbaik dapat mengefisiensi kan segala dokumen kegiatan rapat. Tujuan rapat adalah untuk membahas perencanaan dan kebijakan seputar perusahaan. Pada masa pandemi ini, seringkali rapat berlangsung pada jarak jauh. Untuk melacak jam kerja karyawan walaupun pada jarak jauh, maka dapat menggunakan aplikasi timesheet. Lantas, untuk mengetahui tentang surat undangan rapat, cara membuat hingga contohnya serta perhitungan skema harga softwarenya. Simaklah artikel berikut ini!

sumber: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

contoh surat undangan rapat

Daftar Isi

Apa itu Surat Undangan Rapat?

Definisi surat undangan rapat adalah sebuah dokumen yang berisi ajakan atau undangan secara resmi kepada suatu instansi atau perorangan untuk datang dan hadir pada rapat sesuai dengan tempat dan waktu yang terlebih dahulu sudah ditentukan. Penggunaan sistem manajemen dokumen berbasis web diperlukan untuk surat undangan rapat

Adapun di dalam contoh surat undangan tersebut, terdapat tema atau topik rapat, waktu dan tempat pelaksanaan rapat, serta beberapa informasi lainnya sebagai pendukung surat. Bila isi surat mengandung informasi secara lengkap, maka peserta rapat akan mengetahui secara jelas dan bisa mempersiapkan dirinya lebih matang. Dalam hal ini menggunakan software manajemen dokumen terlengkap dibutuhkan karena dapat mengelola data-data tersebut lebih efisien.

Rapat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencari sebuah keputusan secara musyawarah. Biasanya dalam rapat, pihak yang datang akan membahas mengenai bagaimana cara mengatasi suatu permasalahan. Nah, fungsi dari surat undangan rapat adalah untuk mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam rapat tersebut. Contoh surat undangan rapat yang baik dan benar dapat memberikan representasi yang baik bagi penerima.

Surat undangan rapat dapat termasuk pada undangan resmi atau tidak resmi. Surat undangan resmi adalah surat undangan yang instansi keluarkan lengkap dengan stempel pada surat tersebut. Hal ini karena surat undangan resmi adalah surat yang mewajibkan orang yang diundang datang pada acara tersebut.

Baca juga: Contoh Notulen Rapat Lengkap untuk Mencatat Seluruh Hasil Rapat Anda

Cara Membuat Surat Undangan Rapat

Selanjutnya, untuk pembuatan surat undangan rapat yang baik harus memperhatikan tata bahasa serta susunannya. Tata bahasa yang bagus untuk undangan resmi adalah tata bahasa yang formal, baku, dan sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Berikut ini adalah bagian-bagian yang perlu Anda perhatikan dalam pembuatan surat undangan rapat: 

Kop surat 

Pertama, kop surat merupakan hal yang penting, hal ini berkaitan dengan identitas sebuah instansi atau perusahaan. Identitas tersebut dapat berupa logo instansi, nama, alamat, kontak perusahaan yang telah tertata rapi. Fungsi dan tujuannya adalah agar penerima surat dapat mengetahui asal pengirimnya. 

Tanggal surat 

Tanggal yang tertera dalam surat undangan sesuai dengan waktu pembuatan surat, hal ini juga sebagai acuan waktu kepenulisan tersebut telah dibuat. Setiap contoh undangan rapat atau yang lain, pasti memiliki tanggal surat. Tanggal surat menjadi bagian wajib pada setiap surat undangan.

Nomor surat 

Jika perusahaan Anda membutuhkan arsip surat, maka cantumkanlah nomor surat pada undangan resmi. Namun, terdapat beberapa surat undangan yang tidak memiliki nomor surat. Salah satunya adalah undangan lamaran. Surat undangan lamaran hanya mencantumkan tanggal, alamat, dan acara kegiatan. Hal ini karena surat undangan lamaran bentuknya tidak formal.

Perihal 

Dalam bagian ini, Anda bisa menuliskan tujuan dari surat tersebut. Hal ini untuk memudahkan penerima mengetahui isi surat. Salah satu contohnya adalah undangan kegiatan atau undangan rapat rt sederhana. Undangan kegiatan pasti akan mencantumkan kegiatan yang akan Anda ikuti ketika menerima ajakan tersebut. Sementara surat undangan rapat rt sederhana akan mencantumkan perihal pembahasan apa yang akan terbahas pada rapat tersebut. 

Nama penerima dan alamat tujuan

Bagian ini wajib tercantum secara jelas dan singkat. Alamat yang lengkap akan tertulis pada bagian sampul surat. Tulis nama penerima dan gelar serta jabatannya dengan jelas dan sesuai.

Salam pembuka 

Setelah menuliskan nama penerima dan alamat tujuan, lampirkan juga salam pembuka dengan bahasa yang sopan, baik, dan benar. Contoh undangan yang baik dan benar, pasti memiliki salam pembuka sebagai etika yang baik dalam memberikan undangan. Salah satu contoh undangan yang memiliki salam pembuka adalah contoh surat undangan rapat.

Isi surat 

Dalam bagian ini, membuat ajakan kepada penerima surat untuk menghadiri acara resmi tertentu, cantumkan maksud dan tujuan dari pembuatan surat undangan rapat tersebut, cantumkan hari dan tanggal pelaksanaan rapat, pokok bahasan, serta tempat dan penunjang isi surat lainnya. 

Gunakan event management software terbaik untuk meningkatkan produktivitas perencanaan acara Anda. Selain itu, software ini memiliki fitur yang lengkap mulai dari registrasi peserta hingga manajemen keuangan. Anda dapat mengunduh perhitungan skema harga event management software disini.

Download skema perhitungan harga software event management!

Salam penutup 

Selanjutnya, sebuah penulisan surat undangan resmi harus mengandung suatu etika yang baik, seperti salam dan ucapan terima kasih pada bagian penutup. Pada setiap contoh suran undangan, pasti memiliki bagian salam penutup.

Lampiran 

Mencantumkan lampiran dalam surat undangan rapat tidak bersifat wajib. Lampiran hanya berlaku sebagai dokumen untuk memperjelas atau melengkapi isi surat undangan. Tujuannya adalah untuk memperjelas topik pelaksanaan acara agar penerima mengetahui secara detail tentang acara rapat tersebut. Salah satunya adalah lampiran mengenai rundown acara.

Nama pengirim, stempel dan tanda tangan

Setelah bagian penutup, pada bagian ini cantumkan jabatan serta nama pengirim agar penerima mengetahui dengan jelas. Stempel dan tanda tangan juga perlu karena sebagai bukti bahwa undangan tersebut resmi. Namun, stempel tidak Anda perlukan pada undangan non formal. Salah satu contoh surat undangan non formal adalah undangan ulang tahun, undangan lamaran, dan undangan pesta pernikahan.

Baca juga: Mengapa Surat Jalan Itu Penting? Berikut Penjelasan dan Contohnya

Contoh Surat Undangan Rapat

Contoh surat undangan rapat perusahaan internal

Undangan Internal
sumber: suratresmi.net

Contoh surat undangan rapat perusahaan eksternal

Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan Eksternal
sumber: scribd

Contoh surat undangan rapat kementerian

Undangan Instansi Kementerian
sumber: menpan.go.id

Contoh surat undangan rapat RT/RW

Contoh Surat Undangan Rapat RT/RW
sumber: scribd

Kesimpulan

Surat undangan rapat merupakan sebuah undangan yang resmi dan berisikan sebuah ajakan kepada pihak tertentu untuk menghadiri rapat sesuai dengan waktu dan tempat yang tercantum. Namun, agar dokumen surat berjalan dengan efektif, sebuah perusahaan memerlukan sebuah sistem dokumen yang terintegrasi. 

Contoh Surat Undangan Rapat

Kurangi penggunaan kertas dan mulai gunakan Software Manajemen Dokumen terbaik dan terlengkap dari HashMicro, Anda dapat menyesuaikan kepentingan bisnis Anda dengan mengunduh skema perhitungan harga software manajemen dokumen disini. Berbagi video, e-book, dan surat undangan resmi serta dokumen lain dengan mudah. Oleh karena itu, ,menggunakan software manajemen dokumen dari HashMicro Anda akan mendapatkan proses pembuatan dokumen yang lebih mudah dengan fitur yang lengkap dan terintegrasi dengan software HashMicro lainnya.

Unduh skema perhitungan harga software manajemen dokumen

Artikel terkait: Surat Penawaran Harga: Kenali Jenis dan Berbagai Komponennya

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Annastasya Berliana Dunda
Annastasya Berliana Dunda
Junior content writer at HashMicro's Company. If you have any questions or cooperation please kindly contact my email.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
Ă—
Jadwalkan Demo Via WA