BerandaProductsDocument ManagementContoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Dalam lingkup perusahaan, surat-menyurat menjadi suatu dokumen yang mempunyai tujuan dan fungsi tertentu. Salah satu surat yang tujuannya untuk memberi informasi dan bersifat sebagai undangan adalah surat undangan rapat. Contoh surat undangan rapat sangat beragam penggunaannya sesuai dengan instansi, namun penulisannya harus menggunakan bahasa baku, padat, dan jelas.

Dalam suatu perusahaan maupun organisasi, kegiatan rapat sangat diperlukan karena merupakan bentuk musyawarah untuk mencapai suatu kesepakatan tertentu. Tujuan rapat adalah untuk membahas perencanaan dan kebijakan seputar perusahaan. Lantas, untuk mengetahui tentang surat undangan rapat, cara membuat hingga contohnya. Simaklah artikel berikut ini! 

Daftar Isi

Apa itu Surat Undangan Rapat?

Definisi surat undangan rapat adalah sebuah dokumen yang berisi ajakan atau undangan secara resmi kepada suatu instansi atau perorangan untuk datang dan hadir pada rapat sesuai dengan tempat dan waktu yang terlebih dahulu sudah ditentukan. 

Adapun di dalam surat tersebut, terdapat tema atau topik rapat, waktu dan tempat pelaksanaan rapat, serta beberapa informasi lainnya sebagai pendukung surat. Bila isi surat mengandung informasi secara lengkap, maka peserta rapat akan mengetahui secara jelas dan bisa mempersiapkan dirinya lebih matang. 

Rapat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencari sebuah keputusan secara musyawarah. Biasanya dalam rapat, pihak yang diundang akan membahas mengenai bagaimana cara mengatasi suatu permasalahan. Nah, fungsi dari surat undangan rapat adalah untuk mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam rapat tersebut. 

Baca juga: Contoh Notulen Rapat Lengkap untuk Mencatat Seluruh Hasil Rapat Anda

 

Cara Membuat Surat Undangan Rapat

Selanjutnya, untuk pembuatan surat undangan rapat yang baik harus memperhatikan tata bahasa serta susunannya. Tata bahasa yang bagus untuk undangan resmi adalah tata bahasa yang formal, baku, dan sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Berikut ini adalah bagian-bagian yang perlu Anda perhatikan dalam pembuatan surat undangan rapat: 

Kop surat 

Pertama, kop surat merupakan hal yang penting, hal ini berkaitan dengan identitas sebuah instansi atau perusahaan. Identitas tersebut dapat berupa logo instansi, nama, alamat, kontak perusahaan yang telah tertata rapi. Fungsi dan tujuannya adalah agar penerima surat dapat mengetahui asal pengirimnya. 

Tanggal surat 

Tanggal yang tertera dalam surat undangan sesuai dengan waktu pembuatan surat, hal ini juga sebagai acuan waktu kepenulisan tersebut telah dibuat. 

Nomor surat 

Jika perusahaan Anda membutuhkan arsip surat, maka cantumkanlah nomor surat pada undangan resmi. 

Perihal 

Dalam bagian ini, Anda bisa menuliskan tujuan dari surat tersebut. Hal ini untuk memudahkan penerima mengetahui isi surat. 

Nama penerima dan alamat tujuan

Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas dan singkat. Alamat yang lengkap akan tertulis pada bagian sampul surat. Tulis nama penerima dan gelar serta jabatannya dengan jelas dan sesuai.

Salam pembuka 

Setelah menuliskan nama penerima dan alamat tujuan, lampirkan juga salam pembuka dengan bahasa yang sopan, baik, dan benar. 

Isi surat 

Dalam bagian ini, membuat ajakan kepada penerima surat untuk menghadiri acara resmi tertentu, cantumkan maksud dan tujuan dari pembuatan surat undangan rapat tersebut, cantumkan hari dan tanggal pelaksanaan rapat, pokok bahasan, serta tempat dan penunjang isi surat lainnya. 

Salam penutup 

Selanjutnya, sebuah penulisan surat undangan resmi harus mengandung suatu etika yang baik, seperti salam dan ucapan terima kasih pada bagian penutup. 

Lampiran 

Mencantumkan lampiran dalam surat undangan rapat tidak bersifat wajib. Lampiran hanya berlaku sebagai dokumen untuk memperjelas atau melengkapi isi surat undangan. Tujuannya adalah untuk memperjelas topik pelaksanaan acara agar penerima mengetahui secara detail tentang acara rapat tersebut. Salah satunya adalah lampiran mengenai rundown acara.

Nama pengirim, stempel dan tanda tangan

Setelah bagian penutup, pada bagian ini cantumkan jabatan serta nama pengirim agar penerima mengetahui dengan jelas. Stempel dan tanda tangan juga dibutuhkan sebagai bukti bahwa undangan tersebut resmi. 

Baca juga: Mengapa Surat Jalan Itu Penting? Berikut Penjelasan dan Contohnya

 

Contoh Surat Undangan Rapat

Contoh surat undangan rapat perusahaan internal

Contoh Surat Undangan Internal
sumber: suratresmi.net

Contoh surat undangan rapat perusahaan eksternal

Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan Eksternal
sumber: scribd

Contoh surat undangan rapat kementerian

Contoh Surat Undangan Rapat Instansi Kementerian
sumber: menpan.go.id

Contoh surat undangan rapat RT/RW

Contoh Surat Undangan Rapat RT/RW
sumber: scribd

Kesimpulan

Surat undangan rapat merupakan sebuah dokumen resmi yang berisikan sebuah ajakan kepada pihak tertentu untuk menghadiri rapat sesuai dengan waktu dan tempat yang tercantum. Namun, agar dokumen surat berjalan dengan efektif, sebuah perusahaan memerlukan sebuah sistem dokumen yang terintegrasi. 

Document Management System

Kurangi penggunaan kertas dan mulai gunakan Software Manajemen Dokumen dari HashMicro. Berbagi video, e-book, dan surat undangan resmi serta dokumen lain dengan mudah. Oleh karena itu, dengan menggunakan software manajemen dokumen dari HashMicro Anda akan mendapatkan proses pembuatan dokumen yang lebih mudah dengan fitur yang lengkap dan terintegrasi dengan software HashMicro lainnya.

Artikel terkait: Surat Penawaran Harga: Kenali Jenis dan Berbagai Komponennya

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Annastasya Berliana Dunda
Junior content writer at HashMicro's Company. If you have any questions or cooperation please kindly contact my email.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.

Butuh Software untuk Bisnis Anda?

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan mengisi form ini dan dapatkan demo GRATIS!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA