Banyak pelaku usaha masih bingung bagaimana membuat surat tanda terima barang yang tepat. Padahal, dokumen ini sangat penting dalam setiap proses serah terima barang, baik untuk bahan baku, barang setengah jadi, maupun produk jadi yang siap digunakan.
Surat tanda terima barang adalah dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti bahwa suatu barang telah diterima oleh pihak yang berwenang. Dokumen ini tidak hanya melindungi pihak pengirim, tetapi juga menjadi arsip penting bagi penerima.
Artikel ini akan membahas fungsi surat penerimaan barang, komponen penting yang harus ada di dalamnya, hingga contoh format surat yang bisa langsung digunakan dalam kegiatan bisnis Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Tanda Terima Barang?
Surat tanda terima barang adalah dokumen yang mengkonfirmasi penerimaan produk yang telah dikirimkan dari pemasok ke penerima. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti barang telah diterima dalam kondisi yang sesuai kontrak.
Surat penerimaan barang mencakup informasi penting, seperti tanggal penerimaan, rincian barang yang diterima, jumlah barang, serta tanda tangan atau cap dari pihak yang menerima.
Fungsi dan Manfaat Surat Tanda Terima
Secara umum, surat bukti ini memiliki tiga fungsi dan manfaat utama dalam aktivitas bisnis, yaitu:
1. Sebagai kontrol internal perusahaan
Surat tanda terima membantu perusahaan memastikan proses serah terima barang berjalan sesuai prosedur. Dokumen ini mencegah kesalahan pengiriman seperti barang hilang, tertukar, atau salah alamat karena memuat detail barang.
2. Menjadi arsip keluar-masuk barang
Dokumen ini juga berfungsi sebagai arsip resmi bagi perusahaan. Jika terjadi perselisihan antara pengirim dan penerima, perusahaan dapat melacak transaksi berdasarkan arsip surat tanda terima untuk memastikan kejelasan proses pengiriman.
3. Memperkuat legalitas bisnis
Surat tanda terima memiliki kekuatan hukum sebagai bukti otentik dalam kasus sengketa. Dengan tanda tangan, tanggal, dan rincian barang yang jelas, dokumen ini melindungi perusahaan saat bekerja sama dengan vendor, klien, maupun mitra usaha.
Tahukah Anda?
Dengan dukungan software ERP berbasis AI milik HashMicro, Anda dapat menindaklanjuti dan membuat dokumen penerimaan kapan saja. Tingkatkan efisiensi bisnis Anda dengan sistem ERP HashMicro!
Dapatkan demo gratis sekarang!
Jenis Tanda Terima Barang
Terdapat beberapa jenis surat yang digunakan dalam berbagai situasi, tergantung pada kebutuhan dan prosedur perusahaan. Berikut adalah penjelasannya:
| Jenis Tanda Terima Barang | Penjelasan |
|---|---|
| Tanda terima barang standar | Digunakan untuk mencatat penerimaan barang sehari-hari. Memuat informasi dasar seperti nama pemasok, tanggal penerimaan, deskripsi barang, jumlah diterima, dan tanda tangan penerima. |
| Tanda terima barang parsial | Dipakai saat barang yang diterima hanya sebagian dari pesanan keseluruhan. Membantu mencatat barang yang sudah diterima sambil menunggu sisa pesanan. |
| Tanda terima barang yang dikembalikan | Digunakan untuk mencatat barang yang tidak sesuai, rusak, atau cacat, yang dikembalikan ke pemasok. Termasuk detail barang yang dikembalikan dan alasan pengembaliannya. |
| Tanda terima barang berjangka | Diterapkan ketika barang diterima secara bertahap atau sesuai jadwal. Setiap pengiriman dicatat dengan surat tanda terima untuk memastikan semua barang diterima hingga pesanan lengkap. |
| Tanda terima barang elektronik | Mencatat penerimaan barang secara digital menggunakan sistem elektronik, sehingga memudahkan penyimpanan dan pelacakan data penerimaan. |
Melalui software ERP, perusahaan dapat mengelola surat terima barang elektronik secara terpusat dan real-time. Sistem ini memastikan setiap penerimaan barang tercatat otomatis, mengurangi risiko kehilangan data, serta mempercepat alur kerja.
Klik banner berikut untuk mengetahui skema harganya tanpa komitmen apapun!
Contoh Surat Tanda Terima
Sebelum Anda membuat surat penerimaan, Anda perlu mengetahui format penulisan surat yang baik dan benar. Berikut merupakan cara penulisan serta contoh lengkapnya:
1. Contoh surat tanda terima barang
Surat tanda terima barang adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai bukti jika barang telah diserahterimakan dengan keadaan baik. Surat ini biasa dibuat melalui aplikasi stok barang oleh pihak yang ingin melakukan serah terima barang kepada pihak lainnya.
Berikut ini beberapa informasi yang perlu Anda cantumkan dalam membuat surat tanda terima barang:
- Identitas pengiriman barang berupa nama, alamat, nomor telepon, dan email kantor pengirim barang
- Nomor resmi bukti penyerahan barang dari perusahaan pengirim
- Tanggal pengiriman secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan
- Rincian detail atau keterangan barang
- Tujuan pemberian barang
- Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima
Contoh surat tanda terima barang:
2. Contoh surat tanda terima dokumen
Surat tanda terima dokumen adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai bukti empiris atas terjadinya transaksi serah terima dokumen, baik dalam bentuk surat penting, barang maupun uang.
Tidak jauh berbeda dengan contoh surat jalan pengiriman barang, dokumen ini memuat beberapa komponen informasi seperti:
- Nama, alamat, telepon, dan email kantor pengiriman dokumen
- Nomor resmi bukti penyerahan dokumen dari oleh perusahaan pengirim
- Tanggal pengiriman secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan
- Rincian detail atau keterangan barang
- Tujuan pemberian barang
- Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima
Contoh surat tanda terima dokumen:
3. Contoh surat tanda terima uang
Surat tanda terima uang adalah dokumen resmi yang mencatat penerimaan pembayaran tunai antar pihak dan menjadi bukti transaksi sah melalui media kertas maupun aplikasi invoice.
Beberapa informasi yang perlu Anda cantumkan dalam bukti dari penerimaan uang adalah:
- Informasi pengirim dan penerima berupa nama, alamat, telepon, dan email kantor
- Tanggal penyerahan secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun
- Nominal uang yang akan Anda serahkan
- Tujuan penyerahan uang tersebut
- Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima
Contoh surat tanda terima uang:
4. Contoh surat tanda terima lengkap
Berikut adalah contoh rapi dari surat untuk perkantoran, yang dapat dilihat dengan adanya serah terima laptop dan printer.
SURAT TANDA TERIMA BARANG
Nomor: STTB/09/2025/001
Yang bertanda tangan di bawah ini:
| Nama | : Budi Santoso |
| Jabatan | : Staff Gudang |
| Alamat | : Jl. Merdeka Raya No. 45, Jakarta |
| No. Telp | : 0812-3456-7890 |
Telah menerima barang dari PT Sejahtera Abadi dengan rincian sebagai berikut:
| No | Nama Barang | Qty | Keterangan |
|---|---|---|---|
| 1 | Laptop Lenovo ThinkPad | 5 Unit | Baru |
| 2 | Printer Epson L3150 | 2 Unit | Baru |
Dokumen ini dibuat sebagai bukti serah terima barang yang sah dan dapat digunakan sesuai ketentuan yang berlaku.
Penerima
( Budi Santoso )
Yang Menyerahkan
( PT Sejahtera Abadi )
Jakarta, 17 September 2025
Permudah Laporan Serah Terima Barang, Uang, dan Dokumen dengan ERP HashMicro
Mengelola laporan serah terima barang, uang, dan dokumen secara manual sering kali menimbulkan risiko human error, keterlambatan, dan kehilangan data.
Dengan ERP HashMicro, seluruh proses dapat Anda otomatisasi dan catat secara digital sehingga laporan menjadi lebih akurat, transparan, dan mudah Anda telusuri.
Manfaat menggunakan ERP HashMicro:
- Kurva pembelajaran singkat, memudahkan tim gudang maupun keuangan mengoperasikan sistem.
- Pencatatan data barang, uang, dan dokumen secara cepat serta real-time, meminimalkan kesalahan input.
- Demo gratis tersedia, sehingga Anda dapat melihat langsung bagaimana sistem membantu mengelola serah terima.
- Desain UI/UX yang ramah, memudahkan siapa pun tanpa latar belakang teknis.
- Keamanan data terbaik untuk melindungi catatan serah terima sensitif.
- Kepatuhan terhadap regulasi lokal, mendukung validitas laporan bisnis.
Fitur utama HashMicro:
- Business Intelligence (BI): Analisis mendalam untuk memantau pola serah terima barang, uang, dan dokumen.
- Integrasi WhatsApp: Mempercepat konfirmasi serah terima dengan komunikasi real-time.
- Aplikasi mobile: Memungkinkan akses laporan penerimaan dari mana saja melalui iOS atau Android.
- Manajemen dokumen: Mengotomatisasi penyimpanan dokumen serah terima dengan aman dan terintegrasi.
- Tingkat akses: Mengatur otorisasi karyawan sesuai peran agar data serah terima tetap terkontrol.
Kesimpulan
Proses serah terima barang tentu tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya surat tanda terima barang. Surat ini biasanya dilampirkan bersama dokumen purchase order sebagai bukti bahwa barang telah sepenuhnya penjual serahkan dan diterima oleh pembeli.
Berbicara mengenai dokumen ini, HashMicro menyediakan solusi terbaik untuk mengotomatiskan pengelolaan penerimaan barang, uang, dan dokumen perusahaan. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir akan adanya human-error.
Coba demo gratis HashMicro sekarang dan rasakan langsung bagaimana solusi ini dapat meningkatkan efisiensi serta produktivitas bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar Tanda Terima
-
Siapa yang membuat surat tanda terima barang?
Surat Tanda Terima Barang (STTB) biasanya dibuat oleh pihak penerima barang sebagai bukti bahwa mereka telah menerima barang sesuai dengan pesanan atau perjanjian yang telah disepakati. Penerima barang bisa berupa bagian gudang, tim procurement, atau pihak yang berwenang dalam perusahaan atau instansi yang menerima barang tersebut.
-
Apa itu surat serah terima?
Surat Serah Terima adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti bahwa suatu barang, aset, atau tanggung jawab telah diserahkan dari satu pihak ke pihak lain. Dokumen ini biasanya mencantumkan nama pihak yang menyerahkan dan menerima, deskripsi barang atau tanggung jawab yang diserahkan, tanggal serah terima, serta tanda tangan kedua belah pihak.
-
Keterangan apa saja yang harus ada dalam dokumen penerimaan barang?
Elemen yang wajib ada adalah nama dan identitas pihak terkait, tanggal penerimaan, deskripsi barang, nomor dokumen, dan tanda tangan.
