5 Cara Meyakinkan Atasan Anda untuk Melakukan Implementasi ERP

Syifa Fadiyah
implementasi erp

Akhir tahun adalah waktu terbaik untuk mulai menyusun budgeting, apalagi jika Anda berencana untuk melakukan implementasi ERP. Tetapi, kadang, sulit untuk mencari dukungan ketika Anda hendak melakukan perubahan besar di kantor, terlebih dari atasan Anda.

Anda mungkin sudah lelah dengan sistem yang tidak sesuai dengan kebutuhan Anda atau pekerjaan manual yang melelahkan. Tapi, para eksekutif ini tidak mengalami apa yang Anda rasakan. Karena itulah mereka tidak merasa perlu adanya sistem ERP – apalagi jika mereka tidak mengetahui manfaatnya.

Kadang butuh beberapa bulan – bahkan sampai bertahun-tahun – sampai akhirnya atasan mereka mendukung implementasi ERP. Sayangnya, pekerjaan manual yang terlalu lama dibiarkan semakin menumpuk dan menyulitkan Anda. Oleh karena itu, kami akan memberikan 5 tips yang bisa Anda gunakan untuk meyakinkan atasan Anda.

Image result for meeting

Jelaskan kesulitan Anda dengan angka

Atasan Anda, mau dia adalah pemilik bisnis, manajer, atau eksekutif perusahaan, hanya akan berbicara angka. Jadi, anekdot tentang bagaimana sulitnya pekerjaan Anda tidak cukup untuk meyakinkan mereka. Mereka ingin tahu dampaknya pada finansial keuangan mereka.

Misalnya, berapa presentase pelanggan yang tidak jadi membeli produk Anda karena tidak memprediksi, mengatur, dan menelusuri inventaris? Lebih jauh lagi, coba bandingkan presentase tersebut dengan kompetitor Anda. Mengandalkan data kualitatif seperti ini bisa membuat permintaan implementasi ERP terlihat kredibel.

Tunjukan ROI yang akan didapat perusahaan

ROI dalam konteks proyek ERP adalah metrik-metrik yang bisa dicapai setelah berinvestasi dan menggunakan sistem ERP. Biaya yang dikeluarkan untuk ERP bisa dengan mudah dikalkulasikan, tapi tidak dengan hasilnya. Hal ini dikarenakan manfaat dari ERP yang ada yang bisa dan tidak bisa dijelaskan dengan angka (tangible & intangible)Berikut adalah daftar manfaat ERP yang masih Anda bisa elaborasi untuk meyakinkan atasan Anda:

Manfaat tangible

  • Berkurangnya jumlah inventaris yang tidak dibutuhkan berkat kontrol dan perencanaan yang baik.
  • Harga material yang tidak terlalu mahal karena proses procurement yang lebih termonitor dan otomatis.
  • Biaya pekerja yang tidak terlalu besar karena alokasi pekerja yang baik.
  • Proses produksi yang meningkat karena perencanaan yang matan dan kondisi mesin yang terawasi.
  • Reduksi biaya penjualan.

Manfaat intangible

  • Operasi bisnis menjadi efisien, transparan, dan efektif.
  • Stok inventaris yang lebih akurat karena prediksi yang tepat.
  • Customer service yang lebih baik dan pengiriman barang yang tepat waktu.
  • Prosedur yang terstandarisasi
  • Manajemen keuangan yang lebih terkontrol
  • Kepatuhan pada peraturan yang lebih mudah dijalani

Artikel terkait: 10 Hal yang Harus Dipertimbangkan Sebelum Implementasi ERP di Perusahaan Anda

Hadirkan pihak ketiga yang independen

Jika poin di atas bisa memperkuat argumen Anda, poin ini akan memberikan perspektif lain dari pihak ketiga untuk atasan Anda. Anda bisa mencari konsultan bisnis atau orang IT yang bisa memberikan penjelasan lebih lanjut mengenai manfaat ERP dan cara terbaik untuk mengimplementasikannya.

Dengan pengalaman dan pengetahuan yang mereka miliki, mereka tentunya bisa lebih dipercaya. Catatan: pastikan phihak ketiga ini benar-benar independen dan tidak terafiliasi dengan vendor ERP manapun.

Paparkan rencana untuk meminimalisir risiko proyek

Atasan Anda pasti sangat takut dengan risiko atau kegagalan proyek. Jadi, untuk hal ini, jangan coba yakinkan mereka bahwa proyek ini bebas hambatan. Mereka sendiri mungkin saja sudah mencari tahu kemungkinan kegagalan implementasi proyek.

Jadi, daripada menyembunyikan risikonya, jelaskanlah rencana manajemen risiko Anda untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah-masalah yang muncul. Akan lebih baik jika Anda berhasil mengidentifikasi kemungkinan masalah yang ada dan berkonsultasi dengan konsultan bisnis sebelum menyampaikannya ke atasan Anda.

Memilih vendor dan demo sistem

Anda sudah menyiapkan argumen Anda. Selanjutnya, siapkan pilihan vendor ERP terbaik. Mintalah demo pada vendor. Hal ini penting karena, sistem ERP harganya cukup mahal dan bisa mengubah pola operasi bisnis Anda secara dramatis. Menyiapkan diri Anda akan membantu Anda menjelaskan sistem ERP pilihan Anda ke atasan.

Tentukan tim yang akan melakukan pemilihan dan evaluasi sistem. Tim ini biasanya terdiri dari IT staf, sponsor, stakeholder internal,legal, dan tim ahli di luar. Selain itu, usahakan sistem ini dicoba oleh semua departemen untuk mengevaluasi sistem karena sistem ini harus bisa digunakan ketika bisnis semakin berkembang.

Kesimpulan

Itulah tips meyakinkan atasan Anda untuk melakukan implementasi ERP. Singkatnya, Anda harus berbicara dengan bahasa atasan Anda. Gunakan fakta, grafik, dan gambar untuk membantu Anda menjelaskan argumen. Jangan khawatir jika mereka menentang Anda. Itu bukan masalah personal, tapi teknofobia yang bisa disembukan dengan persiapan yang matang.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles