Banyak perusahaan menghadapi kesulitan bukan karena kehilangan aset akibat pencurian, melainkan karena pergerakan aset internal yang tidak tercatat dengan rapi. Saat audit, manajer sering kesulitan mengetahui lokasi terakhir peralatan, sehingga laporan keuangan menjadi kurang akurat.
Jika perpindahan aset masih dicatat secara manual melalui kertas atau spreadsheet, risiko kesalahan input dan aset “hilang di sistem” akan terus muncul. Pemanfaatan sistem pemantauan aset modern dapat membantu melacak posisi, status, dan penanggung jawab aset secara real-time, sehingga pengawasan lebih terstruktur.
Dalam artikel ini, Anda akan mendapatkan wawasan tentang praktik pengelolaan pergerakan aset yang lebih sistematis. Dengan pendekatan yang tepat, setiap perpindahan aset bisa didokumentasikan dengan jelas dan meminimalkan risiko kehilangan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Memahami Konsep Perpindahan Aset dalam Operasional Bisnis
Asset movement adalah proses pencatatan dan pelacakan perpindahan fisik aset tetap perusahaan dari satu lokasi atau penanggung jawab ke entitas lain. Aktivitas ini mencakup berbagai skenario, mulai dari peminjaman perangkat kerja kepada karyawan hingga transfer mesin antar pabrik.
Tujuan utama dari proses ini adalah menjaga akurasi data inventaris agar selalu sesuai dengan kondisi fisik di lapangan. Dengan pencatatan yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa aset tercatat dengan benar dan siap digunakan saat dibutuhkan.
Proses pemantauan pergerakan aset penting untuk mencegah munculnya ghost assets dan menjaga nilai aset perusahaan. Tanpa pencatatan yang jelas, perusahaan berisiko menanggung pajak dan asuransi atas aset yang sebenarnya sudah tidak ada.
Mengapa Banyak Perusahaan Gagal Melacak Pergerakan Asetnya?
Mengandalkan metode pencatatan manual sering kali menjadi penyebab utama kekacauan data inventaris aset di banyak perusahaan berkembang. Karyawan lapangan kerap lupa memperbarui data saat memindahkan peralatan kecil antar departemen karena dianggap sepele. Akumulasi kelalaian ini akan menciptakan selisih stok yang signifikan saat periode audit akhir tahun tiba.
Kurangnya visibilitas real-time membuat manajer kesulitan mengetahui ketersediaan alat saat dibutuhkan untuk proyek mendesak. Proses verifikasi lokasi aset menjadi lambat karena harus menghubungi berbagai pihak secara manual. Hal ini tidak hanya membuang waktu produktif, tetapi juga meningkatkan potensi pembelian aset baru yang sebenarnya tidak diperlukan.
Langkah Praktis Mengontrol Alur Keluar-Masuk Aset
Dalam praktiknya, pengelolaan perpindahan aset yang terdokumentasi dan terkontrol sejalan dengan prinsip ISO 55001, standar internasional yang menekankan pentingnya tata kelola aset sepanjang siklus hidupnya. Standar ini menyoroti kebutuhan akan proses yang konsisten, akuntabel, dan dapat ditelusuri untuk memastikan aset mendukung tujuan bisnis secara berkelanjutan.
Untuk memastikan setiap perpindahan aset berjalan terkontrol dan terdokumentasi dengan baik, berikut beberapa strategi yang dapat diterapkan perusahaan dalam mengelola alur asset movement secara sistematis:
1. Standarisasi Formulir Permintaan Transfer
Langkah pertama untuk mengontrol pergerakan aset adalah mewajibkan penggunaan formulir permintaan transfer atau Asset Transfer Request yang baku. Dokumen ini harus memuat detail aset, lokasi asal, lokasi tujuan, serta alasan pemindahan secara spesifik. Digitalisasi formulir ini melalui software asset management akan mencegah manipulasi data dan memastikan setiap permintaan terekam.
2. Penerapan Matriks Persetujuan Berjenjang
Mencegah pemindahan aset tanpa izin memerlukan sistem matriks persetujuan yang melibatkan atasan terkait. Setiap permintaan perpindahan aset bernilai tinggi harus mendapatkan validasi dari manajer aset atau kepala departemen sebelum dieksekusi. Sistem ini menciptakan lapisan keamanan tambahan dan memastikan akuntabilitas penuh dari pihak yang memohon.
3. Validasi Penerimaan di Lokasi Tujuan
Siklus perpindahan aset baru dianggap selesai setelah pihak penerima melakukan verifikasi fisik dan konfirmasi penerimaan. Proses ini penting untuk memastikan bahwa barang yang sampai sesuai dengan dokumen pengiriman dan dalam kondisi baik. Jika terjadi kerusakan selama transit, penerima dapat langsung membuat laporan insiden untuk tindak lanjut perbaikan atau klaim asuransi.
Praktik Nyata Pengelolaan Aset di Operasional Tersebar
Perusahaan dengan jaringan operasional yang tersebar sering menghadapi tantangan dalam memantau perpindahan aset secara konsisten. Tanpa sistem terpusat, perubahan lokasi dan penanggung jawab aset berisiko tidak tercatat, sehingga menyulitkan pengawasan dan pengambilan keputusan.
SMS Finance menjadi salah satu contoh perusahaan yang mengatasi kompleksitas tersebut dengan memanfaatkan sistem manajemen aset terintegrasi untuk mencatat setiap pergerakan aset secara terstruktur. Melalui pencatatan digital, tim dapat mengetahui lokasi terakhir aset, status penggunaan, serta pihak yang bertanggung jawab tanpa bergantung pada laporan manual.
Penerapan sistem ini membantu SMS Finance meningkatkan akurasi data inventaris, mempercepat proses audit, dan meminimalkan risiko aset tidak terlacak. Selain itu, visibilitas yang lebih baik terhadap asset movement mendukung perencanaan operasional dan pengendalian biaya aset secara berkelanjutan.
Peran Teknologi dalam Kontrol Asset Movement
Penggunaan teknologi barcode dan RFID sangat efektif untuk mempercepat proses identifikasi aset saat berpindah lokasi. Staf gudang cukup memindai label pada aset untuk memperbarui status lokasinya di sistem secara otomatis. Fitur Asset StockTake with Barcode memungkinkan proses audit lapangan dilakukan jauh lebih cepat dan akurat dibandingkan metode konvensional.
Bagi perusahaan yang memiliki aset bergerak seperti kendaraan, teknologi Asset GPS Tracking menjadi solusi mutlak. Manajer dapat memantau posisi kendaraan secara real-time dan memastikan aset tersebut berada di rute operasional yang diizinkan. Data pelacakan ini juga berguna untuk menganalisis efisiensi penggunaan aset di berbagai lokasi proyek.
Integrasi Asset Movement dengan Laporan Keuangan
Perpindahan aset sering kali berdampak pada alokasi biaya dan perhitungan depresiasi yang harus dicatat oleh tim akuntansi. Menggunakan rekomendasi enterprise asset management software yang terintegrasi memastikan nilai buku aset otomatis terupdate saat lokasi berubah. Hal ini mencegah kesalahan perhitungan biaya penyusutan pada pusat biaya atau cost center yang berbeda.
Fitur Parent and Child Asset Management juga krusial untuk melacak komponen aset yang dipisahkan dari unit utamanya. Misalnya, mesin produksi (parent) yang motor penggeraknya (child) dipindahkan ke pabrik lain untuk perbaikan. Struktur hierarki ini memungkinkan pelacakan biaya pemeliharaan dan lokasi yang presisi untuk setiap komponen aset yang kompleks.
Kesimpulan
Pengelolaan asset movement yang terstruktur berperan penting dalam menjaga akurasi inventaris dan nilai aset perusahaan. Pencatatan yang konsisten membantu mencegah ghost assets serta risiko pajak dan asuransi yang tidak perlu.
Tantangan seperti pencatatan manual dan minimnya visibilitas aset menunjukkan perlunya kontrol yang lebih sistematis. Standarisasi dokumen, persetujuan berjenjang, dan validasi penerimaan aset membantu memperkuat pengawasan dan memperlancar proses audit.
Pemanfaatan teknologi serta integrasi dengan laporan keuangan membuat perpindahan aset lebih transparan dan terkendali. Untuk pendalaman lebih lanjut, perusahaan dapat mempertimbangkan diskusi dengan profesional atau mengakses panduan lengkap sesuai kebutuhan operasionalnya.
Pertanyaan Seputar Asset Movement
-
Apa itu Asset Movement?
Asset movement adalah proses memindahkan aset fisik perusahaan dari satu lokasi ke lokasi lain yang dicatat dalam sistem.
-
Mengapa pelacakan aset itu penting?
Pelacakan aset penting untuk mencegah kehilangan barang, memastikan akurasi laporan keuangan, dan mengoptimalkan penggunaan aset.
-
Apa bedanya transfer aset dan peminjaman aset?
Transfer aset bersifat permanen antar lokasi, sedangkan peminjaman aset bersifat sementara dan harus dikembalikan.
